Automatisations

Les automatisations vous permettent de créer des règles du type « lorsque X se produit, faire Y » qui s'exécutent automatiquement. Elles éliminent les tâches répétitives et garantissent des processus de travail cohérents au sein de votre cabinet.

Fonctionnement des automatisations#

Chaque règle d'automatisation se compose de trois éléments :

1. Déclencheur — L'événement qui lance l'automatisation
2. Conditions (facultatif) — Les filtres qui doivent être vérifiés pour que l'automatisation se déclenche
3. Actions — Ce qui se produit lorsque le déclencheur s'active et que les conditions sont remplies

Déclencheurs#

Conditions#

Ajoutez des conditions facultatives pour contrôler le moment où l'automatisation se déclenche. Avec deux conditions ou plus, choisissez Match all conditions (toutes les conditions doivent être remplies) ou any condition (au moins une condition doit être remplie).

Chaque condition sélectionne un champ à partir du déclencheur, tel que le nom du prospect, le nom de la nouvelle étape, le titre du dossier ou le nom du client.

Opérateurs disponibles :

• Equals — Correspondance exacte (ex. : le nom de la nouvelle étape est égal à « Consulté »)
• Not Equals — Ne correspond pas
• Contains — Correspondance partielle, sans distinction de casse (ex. : le titre du dossier contient « NDA »)

Exemples de conditions :

• Le nom de la nouvelle étape est égal à « Consulté » — Se déclenche uniquement lorsqu'un prospect passe à l'étape Consulté
• Le titre du dossier contient « Bail » — Se déclenche uniquement pour les dossiers dont le titre contient « Bail »

Actions#

Les actions sont exécutées dans l'ordre lorsque l'automatisation se déclenche. Les messages, objets et titres peuvent inclure des détails issus de l'événement, tels que {{lead.name}}.

Une notification concernant un prospect ou un dossier ne parvient qu'aux personnes autorisées à l'ouvrir. Si les membres ne voient que les enregistrements qui leur sont assignés ou partagés avec eux (Visibilité des dossiers dans Équipe et rôles), l'expression « tous les membres de l'équipe » désigne les propriétaires et les administrateurs, ainsi que ces membres. Une muraille éthique exclut toute personne qu'elle vise.

1. Envoyer une notification dans l'application#

Envoyez une notification dans l'application aux membres de votre équipe.

• Choisissez le destinataire : l'utilisateur assigné, le créateur ou tous les membres de l'équipe
• Rédigez un message de notification
• Choisissez une priorité (Basse, Normale, Haute, Urgente)
• La notification apparaît dans le centre de notifications du destinataire

2. Envoyer une notification par e-mail#

Envoyez une notification par e-mail.

• Choisissez le destinataire : l'utilisateur assigné, le créateur ou tous les membres de l'équipe
• Définissez l'objet et le corps du message
• L'e-mail est envoyé dès que l'automatisation s'exécute

3. Créer un jalon#

Ajoutez un jalon unique au dossier.

• Définissez le titre du jalon
• Définissez la date d'échéance : 1, 2, 3, 5, 7, 14 ou 30 jours après l'événement
• Choisissez la priorité (Basse, Moyenne, Haute, Critique)

4. Créer une liste de contrôle de jalons#

Ajoutez une liste complète de jalons en une seule fois — particulièrement utile pour les procédures standardisées.

• Définissez un ensemble de jalons, chacun avec un titre, une date d'échéance et une priorité
• Tous les jalons sont créés simultanément
• Idéal pour les listes de contrôle d'intégration (ex. : « Lorsqu'un prospect devient un dossier, créer la liste de contrôle d'intégration standard »)

Créer une automatisation#

1. Accédez à Paramètres → Automatisations (propriétaires et administrateurs)
2. Cliquez sur Nouvelle automatisation
3. Configurez la règle :
   • Nom — Donnez un nom descriptif à la règle (ex. : « Liste de contrôle d'admission pour le contentieux »)
   • Description — Facultatif
   • Quand (Déclencheur) — Sélectionnez le moment où la règle se déclenche
   • Si (Conditions) — Ajoutez éventuellement des filtres
   • Alors (Actions) — Ajoutez une ou plusieurs actions dans l'ordre souhaité
4. Cliquez sur Créer l'automatisation

Les nouvelles automatisations sont actives immédiatement. Utilisez le bouton bascule situé à côté d'une règle pour la mettre en pause à tout moment, et réactivez-la dès que vous êtes prêt.

Modèles prédéfinis#

Cliquez sur Modèles pour partir de l'une des cinq règles prêtes à l'emploi. Chacune s'ouvre dans l'éditeur afin que vous puissiez l'adapter avant de l'enregistrer :

1. New Lead Follow-Up — Lorsqu'un nouveau prospect arrive, notifier tous les membres de l'équipe et envoyer un e-mail à l'utilisateur assigné
2. Website/Zapier Lead Alert — Lorsqu'un prospect provient de l'annuaire Lawzana, de votre site web, de Zapier, de votre page de contact ou de votre page de réservation, envoyer une alerte urgente dans l'application à tous les membres de l'équipe
3. New Client Onboarding — Lorsqu'un prospect devient un dossier, créer une liste de contrôle d'intégration en 5 étapes
4. Discovery Stage Preparation — Lorsqu'un dossier passe à une étape de communication des pièces (Discovery), créer une liste de contrôle de préparation et notifier l'utilisateur assigné
5. Matter Closure Checklist — Lorsqu'un dossier est clôturé, créer une liste de contrôle de clôture pour le suivi administratif

Statut des règles#

Historique d'exécution#

Chaque automatisation de la liste affiche son déclencheur, son nombre de conditions et d'actions, le nombre de fois où elle s'est exécutée ainsi que la date de sa dernière exécution. Ouvrez l'Historique d'exécution depuis le menu de la règle pour consulter chaque exécution récente et voir si son statut est En attente, En cours, Terminé ou Échoué.

Dispositifs de sécurité#

• Coupe-circuit — Si une règle échoue 5 fois consécutives, elle est automatiquement mise en pause pour éviter les erreurs répétées
• La personne ayant créé la règle est notifiée lors de sa mise en pause automatique, avec le détail de la dernière erreur survenue, afin que vous puissiez analyser et résoudre le problème