Automatisations

Les automatisations vous permettent de créer des règles du type « lorsque X se produit, faire Y » qui s'exécutent automatiquement. Elles éliminent les tâches répétitives et garantissent des processus de travail cohérents au sein de votre cabinet.

Fonctionnement des automatisations#

Chaque règle d'automatisation se compose de trois éléments :

1. Déclencheur — L'événement qui lance l'automatisation
2. Conditions (facultatif) — Les filtres qui doivent être vérifiés pour que l'automatisation se déclenche
3. Actions — Ce qui s'exécute lorsque le déclencheur s'active et que les conditions sont remplies

Déclencheurs#

Conditions#

Ajoutez des conditions facultatives pour contrôler le moment où l'automatisation se déclenche. Les conditions utilisent la logique ET : toutes les conditions doivent être remplies.

Opérateurs disponibles :

• Equals — Correspondance exacte (ex. : l'étape est égale à « Intake »)
• Not Equals — Ne correspond pas
• Contains — Correspondance partielle (ex. : le titre contient « NDA »)
• In — Correspond à l'une des valeurs d'une liste (ex. : le domaine d'expertise figure dans « Corporate, Tax »)
• Not In — Ne correspond à aucune valeur d'une liste

Exemples de conditions :

• L'étape est égale à « Intake » — Se déclenche uniquement lorsqu'un dossier est à l'étape Intake
• Le domaine d'expertise figure dans « Family Law, Litigation » — Se déclenche uniquement pour des domaines d'expertise spécifiques

Actions#

Les actions sont exécutées dans l'ordre lorsque l'automatisation se déclenche.

1. Notify (In-App)#

Envoyez une notification dans l'application aux membres désignés de l'équipe.

• Choisissez les destinataires (utilisateurs spécifiques ou « tous les membres de l'équipe »)
• Rédigez un message de notification
• La notification apparaît dans le centre de notifications du destinataire

2. Notify (Email)#

Envoyez une notification par e-mail.

• Choisissez les destinataires
• Définissez l'objet et le corps du message
• Les e-mails sont envoyés immédiatement

3. Create Milestone#

Ajoutez un jalon unique au dossier.

• Définissez le titre du jalon et sa date d'échéance
• Choisissez la priorité (Basse, Moyenne, Haute, Critique)
• Assignez-le à un membre de l'équipe

4. Create Milestones (Batch)#

Ajoutez une liste de contrôle de plusieurs jalons en une seule fois — particulièrement utile pour les processus standardisés.

• Définissez un ensemble de jalons avec leurs titres et des dates d'échéance relatives
• Tous les jalons sont créés simultanément
• Idéal pour les listes de contrôle d'intégration (ex. : « Lorsqu'un dossier atteint l'étape Intake, créer la liste de contrôle standard d'ouverture de dossier »)

Créer une automatisation#

1. Accédez à Paramètres → Automatisations
2. Cliquez sur Nouvelle automatisation
3. Configurez la règle :
   • Nom — Donnez un nom descriptif à la règle (ex. : « Liste de contrôle d'intégration pour le contentieux »)
   • Déclencheur — Sélectionnez l'événement déclencheur
   • Conditions — Ajoutez éventuellement des filtres
   • Actions — Ajoutez une ou plusieurs actions dans l'ordre souhaité
4. Cliquez sur Enregistrer

L'automatisation démarre avec le statut Brouillon. Passez-la sur Actif dès que vous êtes prêt.

Modèles prédéfinis#

Cinq modèles prêts à l'emploi sont disponibles :

1. New Lead Notification — Avertir l'équipe lorsqu'un nouveau prospect arrive
2. Matter Intake Checklist — Créer des jalons standard lorsqu'un dossier entre dans la phase d'admission (Intake)
3. Stage Change Alert — Envoyer une notification par e-mail lorsqu'un dossier change d'étape
4. Lead Conversion Follow-up — Créer des tâches de suivi lorsqu'un prospect devient un dossier
5. Matter Closure Checklist — Créer les jalons de révision finale lorsqu'un dossier est clôturé

Statuts d'une règle#

Historique d'exécution#

Chaque automatisation effectue le suivi de :

• Exécutions totales — Le nombre de fois où elle s'est déclenchée
• Dernière exécution — La date et l'heure de sa dernière exécution
• Statut des exécutions récentes — En attente, En cours, Terminée ou Échouée

Fonctions de sécurité#

• Coupe-circuit — Si une règle échoue 5 fois de suite, elle est automatiquement mise en pause pour éviter les erreurs répétées
• Mécanisme de nouvelle tentative — Les actions qui échouent font l'objet d'une nouvelle tentative avant d'être marquées comme échouées
• Vous serez averti si des règles sont automatiquement mises en pause afin de pouvoir analyser et corriger le problème