Автоматизації
Автоматизації дозволяють створювати правила за принципом «коли відбувається X, виконати Y», які спрацьовують автоматично. Вони позбавляють від рутинних завдань і забезпечують узгодженість робочих процесів у вашій фірмі.
Як працюють автоматизації#
Кожне правило автоматизації складається з трьох частин:
- Тригер — подія, яка запускає автоматизацію
- Умови (необов'язково) — фільтри, які мають виконуватися для спрацьовування автоматизації
- Дії — те, що відбувається після спрацьовування тригера та виконання умов
Тригери#
| Тригер | Коли спрацьовує |
|---|---|
| When a new lead arrives (Новий лід) | У системі з'являється новий лід із будь-якого каналу |
| When a lead changes stage (Зміна етапу ліда) | Лід переходить на інший етап |
| When a lead becomes a matter (Конвертація ліда у справу) | Лід перетворюється на справу |
| When a lead completes intake (Завершення опитування лідом) | Лід заповнює форму первинного збору даних або проходить AI-опитування |
| When a matter is created (Створення справи) | Створюється нова справа |
| When a matter changes stage (Зміна етапу справи) | Справа переходить на інший етап |
| When a matter is assigned (Призначення справи) | Справу призначено користувачеві |
| When a matter is closed (Закриття справи) | Справа переходить на етап, позначений як закритий |
| When an email is received (Отримання електронного листа) | Пересланий лист реєструється за лідом або справою |
Умови#
Додавайте необов'язкові умови, щоб контролювати, коли саме має спрацьовувати автоматизація. Якщо умов дві або більше, оберіть Match all conditions (мають виконуватися всі умови) або any condition (має виконуватися хоча б одна умова).
Кожна умова обирає певне поле з тригера, як-от ім'я ліда, назва нового етапу, назва справи або ім'я клієнта.
Доступні оператори:
- Equals (Дорівнює) — точний збіг (наприклад, назва нового етапу дорівнює «Consulted»)
- Not Equals (Не дорівнює) — не збігається
- Contains (Містить) — частковий збіг без урахування регістру (наприклад, назва справи містить «NDA»)
Приклади умов:
- Назва нового етапу дорівнює «Consulted» — спрацьовує лише тоді, коли лід переходить на етап «Consulted»
- Назва справи містить «Lease» — спрацьовує лише для справ, у назві яких є «Lease»
Дії#
Дії виконуються по черзі після спрацьовування автоматизації. Повідомлення, теми та заголовки можуть містити дані з події, наприклад {{lead.name}}.
Сповіщення щодо ліда або справи отримують лише ті користувачі, які мають доступ до відповідного запису. Якщо учасники бачать лише призначені їм або надані у спільний доступ записи (Record visibility у розділі Команда та ролі), параметр «all team members» охоплює власників, адміністраторів, а також цих учасників. Етична стіна виключає всіх, на кого поширюються відповідні обмеження.
1. Send In-App Notification (Надіслати сповіщення в системі)#
Надішліть внутрішнє сповіщення своїй команді.
- Оберіть одержувача: призначений користувач, творець запису або всі члени команди
- Введіть текст сповіщення
- Оберіть пріоритет (Low, Normal, High, Urgent)
- Сповіщення з'явиться в центрі сповіщень одержувача
2. Send Email Notification (Надіслати сповіщення електронною поштою)#
Надішліть сповіщення на електронну пошту.
- Оберіть одержувача: призначений користувач, творець запису або всі члени команди
- Вкажіть тему та текст листа
- Лист надсилається в момент виконання автоматизації
3. Create a Milestone (Створити етап)#
Додайте до справи окремий етап (milestone).
- Вкажіть назву етапу
- Встановіть строк виконання: через 1, 2, 3, 5, 7, 14 або 30 днів після події
- Оберіть пріоритет (Low, Medium, High, Critical)
4. Create Checklist of Milestones (Створити чекліст етапів)#
Додайте одразу чекліст етапів — це зручно для стандартних робочих процесів.
- Визначте перелік етапів, кожен із власною назвою, строком виконання та пріоритетом
- Усі етапи створюються одночасно
- Ідеально підходить для чеклістів онбордингу (наприклад, «Коли лід стає справою, створити стандартний чекліст онбордингу»)
Створення автоматизації#
- Перейдіть до розділу Settings → Automations (доступно для власників і адміністраторів)
- Натисніть New Automation
- Налаштуйте правило:
- Name — дайте правилу зрозумілу назву (наприклад, «Чекліст первинного збору даних для судових спорів»)
- Description — необов'язково
- When (Trigger) — оберіть подію, яка запускає правило
- If (Conditions) — за потреби додайте фільтри
- Then (Actions) — додайте одну або кілька дій у потрібній послідовності
- Натисніть Create Automation
Нові автоматизації активуються одразу. Ви можете будь-коли призупинити дію правила за допомогою перемикача поруч із ним та увімкнути його знову, коли будете готові.
Готові шаблони#
Натисніть Templates, щоб використати одне з п'яти готових правил. Кожне з них відкривається в редакторі, тож ви можете змінити його параметри перед збереженням:
- New Lead Follow-Up (Робота з новим лідом) — коли надходить новий лід, надіслати сповіщення всім членам команди та надіслати електронного листа призначеному користувачеві
- Website/Zapier Lead Alert (Сповіщення про лід із сайту/Zapier) — коли лід надходить із каталогу Lawzana Directory, вашого вебсайту, через Zapier, зі сторінки контактів або сторінки бронювання, надіслати всім членам команди термінове сповіщення в системі
- New Client Onboarding (Онбординг нового клієнта) — коли лід стає справою, створити чекліст онбордингу з 5 кроків
- Discovery Stage Preparation (Підготовка до стадії розкриття доказів) — коли справа переходить на етап «Discovery», створити підготовчий чекліст і сповістити призначеного користувача
- Matter Closure Checklist (Чекліст закриття справи) — коли справу закрито, створити чекліст фінальних адміністративних дій
Статус правила#
| Статус | Значення |
|---|---|
| Active | Правило працює і буде виконуватися при настанні подій тригера |
| Paused | Правило збережене, але не спрацьовуватиме, доки ви знову його не ввімкнете |
Історія виконання#
Для кожної автоматизації у списку відображається тригер, кількість умов і дій, кількість запусків та час останнього виконання. Відкрийте пункт Execution History у меню правила, щоб переглянути нещодавні запуски та їхній статус: Pending, Running, Completed або Failed.
Функції безпеки#
- Автоматичний вимикач (Circuit breaker) — якщо правило зазнає невдачі 5 разів поспіль, воно автоматично призупиняється для запобігання подальшим помилкам
- Користувач, який створив правило, отримує сповіщення про автоматичне призупинення разом із текстом останньої помилки, що дозволяє швидко з'ясувати причину та виправити її