Автоматизації

Автоматизації дозволяють створювати правила за принципом «якщо відбувається X, виконати Y», які спрацьовують автоматично. Вони усувають повторювані завдання та забезпечують узгодженість робочих процесів у вашій фірмі.

Як працюють автоматизації#

Кожне правило автоматизації складається з трьох частин:

1. Тригер — подія, яка запускає автоматизацію
2. Умови (необов'язково) — фільтри, які мають виконуватися для запуску автоматизації
3. Дії — те, що відбувається після спрацьовування тригера та виконання умов

Тригери#

Умови#

Додавайте необов'язкові умови, щоб контролювати, коли саме має спрацьовувати автоматизація. Умови використовують логіку «І» (AND) — усі умови мають бути виконані.

Доступні оператори:

• Equals — точний збіг (наприклад, етап дорівнює «Intake»)
• Not Equals — не збігається
• Contains — частковий збіг (наприклад, назва містить «NDA»)
• In — відповідає будь-якому значенню зі списку (наприклад, галузь практики належить до списку «Corporate, Tax»)
• Not In — не відповідає жодному значенню зі списку

Приклади умов:

• Етап дорівнює «Intake» — спрацьовує лише тоді, коли справа перебуває на етапі Intake
• Галузь практики належить до списку «Family Law, Litigation» — спрацьовує лише для зазначених практик

Дії#

Дії виконуються по черзі під час спрацьовування автоматизації.

1. Сповістити (у додатку)#

Надіслати сповіщення у додатку визначеним учасникам команди.

• Виберіть одержувачів (конкретних користувачів або «всі учасники команди»)
• Напишіть текст повідомлення
• Сповіщення з'явиться в центрі сповіщень одержувача

2. Сповістити (електронною поштою)#

Надіслати сповіщення електронною поштою.

• Виберіть одержувачів
• Укажіть тему та текст повідомлення
• Електронні листи надсилаються миттєво

3. Створити контрольний пункт#

Додати один контрольний пункт (milestone) до справи.

• Укажіть назву контрольного пункту та термін виконання
• Виберіть пріоритет (Low, Medium, High, Critical)
• Призначте відповідального учасника команди

4. Створити контрольні пункти (пакетом)#

Додати контрольний список етапів одразу — зручно для типових робочих процесів.

• Визначте набір контрольних пунктів із назвами та відносними термінами виконання
• Усі контрольні пункти створюються одночасно
• Чудово підходить для адаптаційних чеклістів (наприклад: «Коли справа переходить на етап Intake, створити стандартний чекліст прийому»)

Створення автоматизації#

1. Перейдіть до Settings → Automations
2. Натисніть New Automation
3. Налаштуйте правило:
   • Name — укажіть описову назву правила (наприклад, «Чекліст прийому для судової практики»)
   • Trigger — виберіть, коли правило має спрацьовувати
   • Conditions — за потреби додайте фільтри
   • Actions — додайте одну або кілька дій за черговістю виконання
4. Натисніть Save

Автоматизація створюється зі статусом Draft. Переведіть її в статус Active, коли будете готові.

Готові шаблони#

Доступно п'ять готових до використання шаблонів:

1. New Lead Notification — сповістити команду про надходження нового ліда
2. Matter Intake Checklist — створити стандартні контрольні пункти, коли справа переходить на етап прийому (Intake)
3. Stage Change Alert — сповіщення електронною поштою у разі зміни етапу справи
4. Lead Conversion Follow-up — створити завдання для подальшої роботи, коли лід конвертується у справу
5. Matter Closure Checklist — створити контрольні пункти фінальної перевірки, коли справу закрито

Статус правила#

Історія виконання#

Для кожної автоматизації відстежуються:

• Загальна кількість запусків — скільки разів спрацювало правило
• Останній запуск — коли автоматизація виконувалася востаннє
• Статус останніх запусків — Pending, Running, Completed або Failed

Функції безпеки#

• Автоматичний вимикач (circuit breaker) — якщо правило дає збій 5 разів поспіль, воно автоматично ставиться на паузу для запобігання повторним помилкам
• Механізм повторних спроб — перед тим як позначити дію як неуспішну, система повторює спробу її виконання
• Ви отримаєте сповіщення, якщо правило буде автоматично призупинено, щоб ви могли з'ясувати причину та виправити проблему