Облікові записи клієнтів

Обліковий запис клієнта містить усе необхідне вашій фірмі для виставлення рахунків: кому адресовано рахунки, платіжну електронну адресу, фізичну адресу, податковий номер, умови оплати та, за потреби, власну валюту й індивідуальні ставки клієнта. У Flow це Платіжні реквізити клієнта. Вони належать клієнту, тому використовуються у кожній його справі. Ви редагуєте їх в одному місці: на сторінці контакту клієнта.

Налаштування платіжних реквізитів клієнта#

Клієнт отримує платіжні реквізити одним із двох способів:

Зі справи. Відкрийте вкладку справи Оплата → Платіжні реквізити та натисніть кнопку Налаштувати реквізити клієнта. Flow автоматично заповнить ім’я, електронну адресу та поштову адресу з контакту клієнта (або компанії, де він працює), а потім відкриє сторінку контакту клієнта для перевірки. Якщо у справі ще немає контакту клієнта, Flow прив’яже контакт із такою ж електронною адресою клієнта справи або створить новий і призначить його клієнтом справи.
Зі сторінки контакту. Для контакту, який є клієнтом у справі, відображається кнопка Налаштувати реквізити. Натисніть її, щоб створити платіжні реквізити на основі електронної адреси та поштової адреси контакту.

Доки для клієнта не налаштовано платіжні реквізити, рахунки виставляються на ім’я та електронну адресу клієнта, зазначені у справі.

Справа, клієнт якої вже має платіжні реквізити, використовує їх автоматично. Якщо замінити клієнта у справі іншим контактом, справа перейде на платіжні реквізити нового клієнта (або залишиться без них, доки їх не буде налаштовано).

Платіжні реквізити на сторінці контакту#

Відкрийте сторінку контакту клієнта. Картка Платіжні реквізити містить:

Ім’я в рахунках та поле До уваги
Електронна адреса для рахунків: сюди надсилаються рахунки та нагадування про оплату. Залиште поле порожнім, щоб використовувати основну адресу контакту
Адреса, Поштовий індекс, Місто та Країна
Податковий номер клієнта
Умови оплати (днів): залиште поле порожнім, щоб використовувати значення за замовчуванням вашої фірми
Валюта клієнта: валюта, в якій виставляються рахунки у справах клієнта, якщо для конкретної справи не встановлено іншу

Натисніть Зберегти платіжні реквізити. Зміни буде застосовано до всіх справ клієнта. Власники, адміністратори та учасники можуть редагувати цю картку. Користувачі з правами перегляду бачать її в режимі лише для читання; це ж стосується й осіб, обмежених «етичним муром» щодо будь-якої зі справ клієнта, оскільки зміна реквізитів вплинула б на рахунки цієї справи.

Примітка

Виставлений рахунок зберігає реквізити платника, з якими його було сформовано. Їхня зміна надалі вплине лише на нові рахунки, однак листи та нагадування завжди надсилаються на поточну платіжну електронну адресу клієнта.

Платіжні реквізити у справі#

На вкладці справи Оплата → Платіжні реквізити дані клієнта відображаються в режимі лише для читання. Натисніть Редагувати на сторінці клієнта, щоб змінити їх (користувачі з правами перегляду бачать посилання Переглянути на сторінці клієнта).

Єдине, що встановлюється безпосередньо для справи, — це її Валюта. Оберіть її та натисніть Зберегти валюту. Змінювати її можуть власники, адміністратори та учасники з правом редагування справи.

Платіжні реквізити справи для французького клієнта: ім’я клієнта в рахунках, платіжна електронна адреса, адреса, податковий номер і умови оплати в режимі лише для читання з посиланням «Редагувати на сторінці клієнта», а також валюта справи — EUR — Платіжні реквізити справи: реквізити клієнта лише для читання, власна валюта справи доступна для редагування.

Як обирається валюта справи#

Рахунки у кожній справі виставляються в одній валюті. Flow використовує першу встановлену з наступного списку:

Валюта, встановлена у розділі Платіжні реквізити самої справи
Валюта клієнта з картки Платіжні реквізити на сторінці контакту клієнта
Валюта вашої фірми з меню Налаштування → Рахунки та ставки (або, якщо її не вказано, валюта за замовчуванням із розділу Налаштування → Договори про надання правової допомоги)
Валюта країни вашої фірми, і лише в крайньому разі — долари США

У розділі Валюта в платіжних реквізитах справи вказано джерело її встановлення: Обрано для цієї справи., Валюта клієнта. або Валюта вашої фірми. Нові записи обліку часу та витрат отримують валюту справи в момент їх внесення і зберігають її.

Валюту справи можна змінити лише тоді, коли це не залишить неврахованих даних. Якщо у справі є невиставлений у рахунках облік часу чи витрат із фіксованою ціною або чернетка рахунку в іншій валюті, Flow відхилить спробу зміни, і нічого не буде збережено. Спочатку виставте рахунок або видаліть ці записи. Записи часу без установленої ставки не блокують зміну; повернення до валюти, в якій уже збережено роботу, завжди дозволене. Це ж правило діє для параметра Валюта клієнта щодо всіх справ, які її успадковують.

Якщо справа починає використовувати платіжні реквізити клієнта (або переходить на нового клієнта), а валюта клієнта призвела б до втрати розціненої невиставленої роботи у справі, справа зберігає свою поточну валюту як індивідуальну.

Порада

Налаштуйте валюту фірми до того, як користувачі почнуть фіксувати час, а валюту кожного іноземного клієнта — до початку роботи над його справами. Покроковий приклад наведено у статті Виставлення рахунків в іншій валюті.

Ставки для виставлення рахунків#

Більшість клієнтів розраховуються у валюті вашої фірми за її базовими ставками, тож цей крок можна пропустити. Якщо для клієнта діють спеціальні тарифи, використовуйте картку Ставки на сторінці контакту клієнта:

Ставка клієнта за замовчуванням: погодинна ставка для цього клієнта
Індивідуальна ставка для конкретного фахівця, яка перевизначає ставку за замовчуванням для цієї людини

Натисніть Зберегти ставки. Залиште поле ставки порожнім, щоб застосовувалася стандартна ставка фірми. Картка з’являється після налаштування платіжних реквізитів клієнта.

Зазначені тут ставки вказуються у валюті клієнта (Валюта клієнта в Платіжних реквізитах або валюта фірми, якщо її не вказано) і застосовуються лише до обліку часу у справах, рахунки за якими виставляються в цій валюті. Для клієнта з розрахунками у фунтах потрібні ставки у фунтах: ваші ставки в євро не застосовуватимуться, і час за цим клієнтом матиме статус Потрібна ставка, доки її не буде призначено. Докладніше про пріоритетність ставок див. у статті Облік часу.

Якщо ви змінюєте параметр Валюта клієнта за наявності встановлених ставок клієнта, оновіть також і самі ставки: числові значення залишаться незмінними, але тепер вважатимуться сумами в новій валюті. Облік часу, що очікує на ставку, буде розраховано під час наступного натискання кнопки Зберегти ставки, а не в момент зміни валюти.

Картка «Ставки» на сторінці контакту клієнта з Великої Британії: ставка клієнта за замовчуванням 200 GBP на годину та ставка фахівця 210 GBP на годину — Картка «Ставки» для клієнта з Великої Британії з розрахунками у фунтах стерлінгів.

Користувачі з правами перегляду, а також особи, обмежені «етичним муром» щодо будь-якої зі справ клієнта, бачать цю картку лише в режимі читання.

Як знайти облікові записи клієнтів#

Перейдіть до розділу Контакти на бічній панелі та відкрийте вкладку Облікові записи клієнтів. Кожен запис відкриває сторінку контакту клієнта в розділі його платіжних реквізитів
На вкладці справи Огляд картка клієнта містить посилання на контакт клієнта, а за їх наявності — на його Платіжні реквізити
Розділ Платіжні реквізити у справі містить посилання на сторінку контакту клієнта

На сторінці контакту клієнта відображаються його справи, платіжні реквізити та ставки.

Доступ до порталу#

Доступ до порталу налаштовується індивідуально для кожної справи за допомогою кнопки Поділитися з клієнтом. Він дозволяє клієнтам переглядати надані документи, відстежувати етапи роботи та листуватися з вашою командою. Детальні відомості наведено у статті Портал клієнта.