Облік часу

Відстежуйте оплачуваний і неоплачуваний час безпосередньо у справі: ставки застосовуються автоматично, а підсумкові суми відразу потрапляють до ваших рахунків-фактур.

Облік часу ведеться в кожній справі на вкладці Billing → Time.

Внесення записів про час#

Відкрийте справу, перейдіть на вкладку Billing і скористайтеся кнопкою Add time, щоб додати запис. Кожен запис містить:

Date — дата виконання роботи
Duration — підтримує різні формати: 2.4h, 144m або 2:24
Narrative — опис роботи, який відображатиметься в рахунку клієнта
Billable — вимкніть цей перемикач для часу, за який ви не плануєте виставляти рахунок
Rate — залиште значення Auto, щоб використати автоматично визначену ставку (див. нижче), або вкажіть індивідуальну ставку для цього запису

Додавати час може кожен учасник команди. Ви можете редагувати або видаляти власні чернетки та затверджені записи; після того як за записом виставлено рахунок, він блокується для редагування.

Таймер#

Замість того щоб вводити тривалість вручну, скористайтеся кнопкою Start timer на вкладці Billing у справі. Активний таймер з'явиться на панелі у верхній частині кожної сторінки, тому ви не втратите його, переходячи між розділами. На панелі відображаються справа, для якої ведеться відлік, та витрачений час; натисніть Stop & save, щоб зберегти цей час як чернетку запису.

Порада

Якщо таймер працює понад 8 годин, панель стає червоною і нагадує, що відлік досі триває — це зручно, якщо ви забули зупинити таймер.

Складання опису за допомогою ШІ#

У діалоговому вікні додавання запису часу функція Draft with AI перетворює короткі чернетки нотаток на чіткий, професійний опис для рахунка. Ви завжди можете перевірити та відредагувати результат перед збереженням, а створені за допомогою ШІ записи позначаються значком AI. Для цієї функції використовуються кредити ШІ — див. Функції ШІ.

Як визначаються ставки#

Коли ви фіксуєте час із параметром Auto, Flow визначає ставку в такому порядку (від найбільш конкретної):

Ставка виконавця для цього клієнта (індивідуальне перепризначення для клієнта та юриста)
Стандартна ставка клієнта
Власна стандартна ставка виконавця
Стандартна ставка компанії

Ставка фіксується в записі в момент його створення, тому подальші зміни ставок ніколи не змінюють уже внесений час.

Налаштуйте стандартні ставки компанії та співробітників у розділі Settings → Invoicing & rates, а індивідуальні ставки для клієнтів — у картці клієнта в розділі Contacts.

Примітка

Якщо для оплачуваного запису ще немає ставки, Flow не нараховуватиме за нього нульову суму — такий запис не включається до рахунків-фактур, доки ви не встановите ставку. У такому разі з'явиться банер із пропозицією налаштувати ставки.

Кроки обліку та округлення#

У розділі Settings → Invoicing & rates ви можете налаштувати крок виставлення рахунків (6, 12, 15, 30 або 60 хвилин) та округлення (Up, Nearest або None). Тривалість округлюється до заданого кроку під час розрахунку вартості часу.

Статуси записів#

Статус	Значення
Draft	Внесено, ще не затверджено
Approved	Перевірено та готово до виставлення рахунка
Billed	Включено до рахунка-фактури — заблоковано для редагування
Written off	Списано (оплата навмисно не стягується)

Незавершене виробництво (WIP)#

У розділі Time відображаються поточні підсумки за справою:

Unbilled time — години, які ще не включено до рахунка-фактури
Unbilled value — вартість цього часу за поточними ставками
Non-billable — години, зафіксовані як неоплачувані

Невиставлений час разом із витратами складають ваш WIP (незавершене виробництво), на основі якого формується рахунок-фактура. Див. Виставлення рахунків.

Примітка

Шукаєте інформацію про те, як оплатити сам сервіс Lawzana Flow — вашу підписку та робочі місця? Це описано в статті Плани та оплата підписки.