Time Tracking

I-track ang billable at non-billable na oras sa isang matter. Tinutukoy ng Flow ang tamang rate para sa bawat entry, sa currency ng matter, at idinaragdag ito sa unbilled work ng matter, handa para sa iyong susunod na invoice.

Matatagpuan ang time tracking sa bawat matter sa ilalim ng tab na Billing → Time.

Pag-log ng Oras#

Magbukas ng matter, pumunta sa tab na Billing, at i-click ang Add time. Maaari mo ring gamitin ang Log time sa itaas ng isang matter, o ang Log time sa Home page at piliin ang matter. Ang bawat entry ay mayroong:

• Date: petsa ngayon sa iyong device bilang default. Hindi tatanggapin ang mga petsang lampas sa isang araw sa hinaharap
• Duration: i-type ito ayon sa nakasanayan mo. Gumagana ang 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 at 2 heures, at ang simpleng numero ay nangangahulugang oras. Ang isang entry ay may maximum na limitasyon na 14 na araw
• Narrative: ang paglalarawang mababasa ng kliyente sa invoice
• Billable: nagsisimula bilang naka-on o naka-off batay sa nakatakda sa New time billable by default (Settings → Invoicing & rates). I-off ito para sa panloob na gawain (internal work). Ang non-billable na oras ay hiwalay na binibilang at kailanman ay hindi isinasama sa invoice
• Rate override: iwanan ito sa Auto upang gamitin ang mga panuntunan sa rate sa ibaba, o mag-type ng rate sa currency ng matter. Pinapayagan ang 0 para sa pro bono na gawain

I-click ang Save entry. Ang lahat maliban sa mga viewer ay maaaring magdagdag ng oras. Maaari mong i-edit o i-delete ang sarili mong mga entry hangga't hindi pa nabibili ang mga ito; kapag ang isang entry ay nasa isang naibigay nang invoice, ito ay naka-lock na. Hindi maaaring i-edit o i-delete ng mga may-ari at admin ang time entry ng isang kasamahan mula sa screen, kaya hilingin sa kasamahan na iwasto ito.

Ang Timer#

Sa halip na manu-manong maglagay ng tagal, i-click ang Start timer sa tab na Time ng matter. Maaari kang magpatakbo ng isang timer sa bawat pagkakataon. Habang ito ay tumatakbo, isang bar sa itaas ng bawat pahina ang nagpapakita ng matter, ang lumipas na oras, at ang Stop & save, upang hindi mo ito mawala habang nagna-navigate sa app.

Ang Stop & save, sa bar o sa matter, ay nagbubukas ng dialog na Stop timer and save kung saan nakalagay na ang lumipas na oras. Isaayos ang tagal, isulat ang narrative, pagkatapos ay:

• Save entry pinapahinto ang timer at sine-save ang entry sa isang hakbang
• Keep running isinasara ang dialog at hinahayaang patuloy na tumakbo ang timer
• Discard timer hihilingin sa iyong kumpirmahin, pagkatapos ay ibabasura ang naitalang oras

Ang isang timer na hininto sa loob ng ilang segundo ay magse-save ng isang minuto. Ang timer na hinayaang tumakbo nang higit sa 14 na araw ay hindi mai-save sa kasalukuyang anyo nito: ilagay ang oras na aktwal mong ipinagtrabaho. Kung ang timer ay hininto na sa ibang lugar (halimbawa, sa ibang tab), walang mase-save at aabisuhan ka ng Flow.

Draft with AI#

Sa dialog ng time entry, mag-type ng maikling tala sa Narrative, pagkatapos ay i-click ang Draft with AI. Gagawing malinis na billing narrative ng Flow ang tala, gamit ang pamagat at paglalarawan ng matter bilang konteksto. Susuriin at ie-edit mo ang resulta bago i-save, at ang mga entry na na-save gamit ang AI draft ay magpapakita ng badge na AI. Gumagamit ito ng mga AI credit.

Paano Napagpapasyahan ang mga Rate#

Kapag ang rate ay naka-set sa Auto, ginagamit ng Flow ang pinakatiyak na umiiral na rate:

1. Isang rate na nai-type sa Rate override sa mismong entry
2. Ang rate ng kliyente para sa naturang fee earner
3. Ang default rate ng kliyente
4. Ang staff rate ng naturang fee earner
5. Ang default na hourly rate ng law firm

Itinatakda ng mga may-ari at admin ang default rate, currency, at staff rates ng law firm sa Settings → Invoicing & rates. Ang mga rate ng kliyente ay itinatakda sa pahina ng contact ng kliyente, sa card na Billing rates (tingnan ang Client Accounts).

Nalalapat lamang ang isang rate sa sarili nitong currency. Ang mga rate ng law firm at staff ay nasa currency ng law firm, at ang mga rate ng kliyente ay nasa currency ng kliyente. Kung ang isang matter ay sumisingil sa pounds at ang iyong mga rate ay nasa euros, ang oras nito ay magpapakita ng Needs rate at may banner na magsasabi nito; hindi kailanman papalitan ng Flow ang label ng €250 na rate para maging £250. Magtakda ng mga rate ng kliyente sa currency na iyon, o mag-type ng rate override sa bawat entry.

Nai-save ang rate sa entry sa oras na i-log mo ito, kaya ang pagbabago ng rate sa hinaharap ay hindi magbabago sa presyo ng nakaraang oras. Upang baguhin ang presyo ng isang partikular na entry, mag-type ng rate override.

Mga Increment at Rounding#

Sa Settings → Invoicing & rates maaari mong itakda ang Billing increment (1 min, 6 min o 15 min) at ang Rounding (Round up, Nearest, o No rounding). Ang billable na oras ay ini-round sa itinakdang increment kapag na-save mo ang entry, at napananatili rin ang oras na aktwal mong ipinagtrabaho. Sa 6 na minutong rounded up, ang 7 minuto ay ibinibilang bilang 0.2 oras.

Katayuan ng Entry (Entry Status)#

Mayroon ding mga status na Approved at Written off ang Flow, ngunit walang button para itakda ang mga ito sa app, kaya bihirang makita ang mga ito. Ang approved na oras ay sinisingil tulad ng Draft na oras.

Unbilled Work#

Ipinapakita ng tab na Time ang mga tumatakbong kabuuan (running totals) para sa matter:

• Unbilled time: mga billable na oras na wala pa sa isang naibigay na invoice, pagkatapos ng rounding
• Unbilled value: ang kabuuang halaga ng oras na iyon batay sa mga rate na na-save sa bawat entry. Ang oras na naitala sa ibang currency ay ipinapakita sa tabi nito, at kailanman ay hindi idinaragdag sa kabuuan
• Non-billable: mga oras na nai-log bilang hindi masisingil (non-billable)

Ang unbilled time at mga gastusin (expenses) nang magkasama ay bumubuo sa work in progress (WIP) ng matter, kung saan ibinabatay ang invoice. Tingnan ang Invoicing.

Naghahanap kung paano magbayad para sa Lawzana Flow mismo, sa iyong subscription, at mga seat? Tinatalakay iyan sa Billing & Plans.