Settings

Binibigyang-daan ka ng page na Settings na i-configure ang sarili mong account, ang iyong organisasyon, team, mga workflow, at integrasyon. Binubuksan ito ng mga may-ari (owner) at admin mula sa Settings sa sidebar; binubuksan naman ito ng iba mula sa command palette (⌘K → Settings) o sa gear icon sa page ng Notifications.

My Settings#

Profile#

• Display Name at Email
• Change Password, o Set Password kung nag-sign up ka gamit ang Google o Microsoft: i-click ang Email me a link at itakda ito mula sa link na aming ipapadala (gumagana ito sa loob ng 60 minuto)

Notifications#

• Email notifications: i-on o i-off ang mga ito, at piliin kung aling mga abiso ang matatanggap mo, sa loob ng app at sa pamamagitan ng email (halimbawa, New lead, Prospect ready to talk, o Client didn't answer the intake)
• Weekly digest: ang mga owner at admin ay nakatatanggap ng buod ng aktibidad para sa linggo tuwing Lunes (i-on o i-off ito rito); hindi nito pinapalitan ang mga indibidwal na email
• Daily agenda email: isang email tuwing umaga, bandang 7am sa iyong lokal na oras sa mga araw ng trabaho, na naglalaman ng mga lampas na at paparating na deadline at mga lead na naghihintay pa rin ng sagot. Lagyan ng tsek ang Also send it on weekends upang matanggap ito araw-araw

Email Forwarding#

Gawin ang iyong pribadong intake address at i-forward ang mga email ng kliyente rito, nang awtomatiko mula sa iyong inbox o isa-isa. Isinasaayos ng Flow ang bawat mensahe sa ilalim ng tamang kliyente. Sa iyo ang address na ito; ang mga bagong katanungan para sa buong firm ay napupunta sa enquiry address sa Lead sources. Naglalaman din ang tab na ito ng:

• mga hakbang sa pag-setup para sa Gmail at Outlook
• Unmatched email retention: kung gaano katagal maghihintay ang mga hindi tugmang email sa Email Review
• isang opsyonal na AI Intake Assistant na sumasagot sa mga bagong lead mula sa email gamit ang ilang mga qualifying question
• Email signature, na idinaragdag sa dulo ng bawat email na isusulat mo sa Flow
• Send me a copy of emails I send from Flow
• Send from your firm's address (Essentials at Advanced): idinaragdag ng mga owner at admin ang domain ng firm at ang mga DNS record nito, upang ang mga email na ipinapadala mo mula sa Flow ay magmula sa isang address tulad ng [email protected]. Ang mga tugon ng kliyente ay papasok pa rin sa Flow

Organization#

General#

• Organization Name: ang display name ng iyong firm
• URL Slug: ang natatanging web address identifier ng iyong firm
• File Storage Region: kung saan nakaimbak ang iyong mga na-upload na file (United States, Europe, o Asia Pacific). Europe para sa mga firm na nag-sign up sa flow.lawzana.com; pinipili kapag ginawa ang workspace para sa mga firm na nagsimula mula sa Lawzana Directory. Hindi na ito maaaring baguhin.

Firm Details#

• Firm Address: ang address ng iyong negosyo para sa mga engagement letter at letterhead
• Primary Jurisdiction: ang bansa (at estado o rehiyon) kung saan pangunahing nagsasanay ang iyong firm
• Firm letterhead (Essentials at Advanced): ang iyong logo, pangalan ng firm, mga detalye sa pakikipag-ugnayan, at isang opsyonal na footer sa mga draft na ine-export o ipinapadala mo. Piliin ang posisyon ng logo at laki ng papel (A4 o US Letter), at kung nais na Use letterhead by default

Invoicing & rates#

Ang mga default para sa pagsingil sa iyong mga kliyente. Punan ang bawat card bago mag-log ng oras ang sinuman, pagkatapos ay i-click ang Save invoicing settings sa ibaba. Mga owner at admin lamang ang maaaring magbago sa mga ito.

Rates & time

• Default hourly rate: nagtatakda ng presyo sa oras kapag walang mas tiyak na rate na umiiral. Kung iiwan itong blangko, magpapakita ang oras ng Needs rate
• Currency: ang pera para sa pagsingil ng iyong firm. Kung hindi ito nakatakda, gagamitin ng Flow ang billing currency mula sa Engagement Letters, pagkatapos ay ang pera ng bansa ng iyong firm (mula sa Firm Details), at US dollars lamang kapag hindi nito matukoy. Ang iyong default at staff rate ay nasa currency na ito. Maaari mo itong baguhin sa ibang pagkakataon, ngunit ang oras at mga gastusing naitala na sa lumang currency ay hindi isasama sa mga invoice, at pananatilihin ng iyong mga rate ang halaga ng mga ito sa bagong currency. Tingnan ang Billing in Another Currency
• Payment terms (days, 0 = on receipt): bilang ng mga araw bago mag-due ang isang invoice. Mas mangingibabaw ang sariling mga tuntunin ng isang kliyente
• Billing increment (1 min, 6 min, o 15 min) at Rounding (Round up, Nearest, o No rounding): ang sisingiling oras lamang ang niroround; ang aktwal na oras ng pagtatrabaho ay pinananatili
• New time billable by default: kung naka-on agad ang switch na Billable kapag may nagdagdag ng oras o nag-save ng timer. I-off ito kung ang karamihan sa iyong trabaho ay hindi sinisingil; maaari pa ring baguhin ang switch ng bawat entry

Staff rates: isang hourly rate bawat fee earner. Kung blangko, gagamitin ang default rate.

Invoicing & tax

• Default tax rate (%) at Tax name on invoices (halimbawa VAT, TVA, o GST): inilalapat sa bawat bagong draft, kung saan maaari pa ring baguhin ang rate. Nagsisimula ang pangalan bilang "VAT", at ang blangkong pangalan ay mase-save bilang "VAT", kaya i-type ang pangalang inaasahan ng iyong mga kliyente
• Invoice number prefix: ang mga numero ay ang prefix kasama ang apat na digit. Itakda ito bago ang iyong unang invoice, dahil hindi na mababago ang mga naibigay nang numero
• Name of your tax ID at Your tax ID: nakaimprenta sa ilalim ng pangalan ng iyong firm. Kung iiwang blangko, ang pangalan ay lalabas bilang "Tax ID" sa wika ng kliyente
• Withholding tax rate (%) (hindi hihigit sa 50) at Withholding name on invoices: para sa mga corporate client na nagbabawas ng buwis mula sa iyong bayarin. Tingnan ang Withholding Tax
• Payment instructions: libreng teksto tulad ng pangalan ng iyong bangko, IBAN, at ang reference na dapat banggitin. Nakaimprenta sa bawat invoice at sa page ng invoice ng kliyente. Pananatilihin ng isang naibigay nang invoice ang mga tagubiling kasama nitong inilabas

Invoice document: kung ano ang itatawag sa iyong mga invoice at kung ano ang maiimprenta sa mga ito: Document title, Footer, Your tax office, Name of the client's tax ID, Name of the official invoice number, at para sa mga firm sa Pilipinas, ang VAT registration (VAT REG TIN o NON-VAT REG TIN). Tingnan ang Fee Statements and Official Tax Invoices.

Country defaults: ang mga firm sa Turkey, Pilipinas, at Thailand ay makakakita ng Use Turkey defaults (o Philippines, Thailand) sa itaas ng tab. Lagyan ng tsek ang We are VAT-registered kung naaangkop, i-click ang Apply, at kumpirmahin. Itatakda nito ang iyong currency, buwis, withholding, mga label ng tax ID, at mga pananalita sa dokumento; hindi magbabago ang iyong mga rate at mga naibigay nang invoice. Tingnan ang Country Defaults.

Tingnan ang Invoicing at Time Tracking para sa kung paano ginagamit ang mga setting na ito.

Subscription#

Ang iyong Lawzana Flow plan. Ito ang binabayaran ng iyong firm para sa Flow, hindi ang mga invoice na ipinapadala mo sa iyong mga kliyente.

• Current Plan: Free, Essentials, o Advanced, kasama ang status (Active, Past Due, o Canceled)
• Usage: mga aktibong seat, mga nakabinbing imbitasyon, at tinatayang buwanang gastusin
• Manage Billing: binubuksan ang Stripe billing portal upang i-update ang iyong card at mag-download ng mga invoice (Owner lamang)
• Cancel subscription (Owner lamang). Tingnan ang Billing & Plans

Ipinapakita rin sa Subscription tab ang AI Usage:

• AI Actions Used ngayong buwan, at kung ano ang natitira
• Kung kailan magre-reset ang iyong quota
• Ang mga aksyong binibilang para sa iyong mga credit (tingnan ang Billing & Plans para sa talahanayan ng credit)
• Lead AI: i-on o i-off ang awtomatikong AI sa mga bagong lead
• Overage (Essentials at Advanced): payagan ang paggamit nang lampas sa buwanang mga credit, hanggang sa itinakda mong limitasyon
• Document storage na nagamit laban sa limitasyon ng iyong plan

Import data#

Nagpapasok ang mga owner at admin ng mga contact, matter, o lead mula sa isang spreadsheet (CSV o Excel, hanggang 5 MB at 5,000 row):

1. Piliin kung ano ang i-aangkat, pagkatapos ay ang iyong file. Mag-Download a template kung kailangan mo
2. Match your columns: suriin kung paano ise-save ang bawat column sa Flow
3. Check before importing: tingnan kung ano ang idaragdag, ia-update, o lalaktawan, at piliin kung ano ang gagawin kapag umiiral na ang isang record. Wala pang naitatala sa puntong ito
4. I-click ang import button, halimbawa Import 40 rows

Maaari mong i-click ang Undo this import sa loob ng 7 araw. Tinatanggal ng Undo ang idinagdag ng pag-aangkat at pinananatili ang mga record na binago ng sinuman mula noon. Ang mga na-import na lead ay hindi kailanman pinapadalhan ng awtomatikong intake.

Team#

Members#

• Tingnan ang lahat ng kasalukuyang miyembro ng team kasama ang kanilang mga tungkulin
• Invite Member: magpadala ng email ng imbitasyon
• Baguhin ang tungkulin ng isang miyembro gamit ang Make Admin, Make Member, o Make Viewer
• Remove from Team: bawiin ang access ng isang miyembro, at opsyonal na muling italaga ang kanilang mga lead at matter
• Muling ipadala o bawiin ang mga nakabinbing imbitasyon

Groups#

• Gumawa ng mga grupo sa loob ng iyong organisasyon
• Magdagdag ng mga miyembro sa mga grupo
• Magtalaga ng isang group lead
• Magbahagi ng mga lead at matter sa buong grupo nang sabay-sabay

Access#

• Record visibility: piliin kung makikita ng mga miyembro at viewer ang bawat lead at matter, o ang mga itinalaga o ibinahagi lamang sa kanila. Laging nakikita ng mga owner at admin ang lahat.
• Ethical Walls: limitahan ang mga matter sa mga taong binigyan lamang ng access. Ang Owner lamang ang maaaring magbago ng mga setting ng ethical wall; nakikita ito ng mga admin bilang read-only. Tingnan ang Ethical Walls.

Workflow#

Matter Stages#

I-customize ang mga yugto sa iyong matter pipeline:

• Add Stage: gumawa ng bagong yugto na may pangalan at kulay
• Reorder: i-drag ang mga yugto upang baguhin ang pagkakasunod-sunod ng mga ito
• Edit: palitan ang pangalan o baguhin ang kulay ng isang yugto
• Delete: mag-alis ng yugto (ang isang yugtong may mga matter pa ay hindi maaaring tanggalin; ilipat muna ang mga ito)
• Templates: maglapat ng nakahandang template (Litigation, Transactional, o Family Law)
• Closed/Completed stage: markahan ang yugto kung saan napupunta ang mga natapos nang matter

Lead Stages#

I-customize ang mga yugto ng iyong lead pipeline, katulad ng mga yugto ng matter:

• May available na mga template para sa Default, Extended Pipeline, at Simple
• Magdagdag, mag-edit, mag-reorder, at magbura ng mga yugto
• Markahan ang mga yugto ng Won at Lost

Naglalaman din ang tab ng Client intake card na may Start the client intake automatically, ang kaparehong switch na nasa Lead sources.

Milestone Types#

Tukuyin ang mga uri ng milestone na magagamit sa iyong mga matter:

• Ang bawat uri ay may Name, Color, Icon, isang opsyonal na Description, at isang Default Reminder (mga araw bago ang petsa)
• Nagsisimula ang mga bagong firm sa mga uri tulad ng Court Date, Filing Deadline, Statute of Limitations, at Client Meeting

Automations#

Gumawa ng mga panuntunan sa workflow na awtomatikong gagana kapag naganap ang ilang partikular na event. Tingnan ang Automations para sa buong detalye.

Content#

Practice Areas#

Pamahalaan ang mga legal specialty na hinahawakan ng iyong firm:

• Magdagdag ng mga practice area, at mga matter type sa loob ng bawat isa, na may mga custom na icon at kulay
• Ginagamit ang mga practice area at matter type upang ikategorya ang mga matter
• Maaaring tukuyin ng bawat practice area kung Who gets new Directory leads
• Kabilang sa mga default na area ang: Litigation, Corporate, Real Estate, Family Law, Employment, Intellectual Property, Criminal, at Immigration

Intake questions#

Piliin ang mga tanong na sasagutin ng mga kliyente sa kanilang intake page, isang set bawat practice area at isa para sa mga lead na walang practice area (mga owner at admin). Magsimula mula sa mga tanong ng Lawzana at i-click ang Customize. Ang bawat tanong ay may uri ng sagot (maikling sagot, mahabang sagot, pagpipilian, o petsa), maaaring gawing Required, at maaaring Checked for conflicts. Gamitin ang Preview as client upang makita ang page, at Restore Lawzana's questions upang bumalik sa dati. Tingnan ang Lead Management.

Tags#

Gumawa ng mga tag upang isaayos at i-filter ang iyong mga matter:

• Ang bawat tag ay may Name, isang Color, at isang opsyonal na Description
• Ang pagtanggal sa isang tag ay nag-aalis nito mula sa lahat ng matter

Document Types#

I-configure ang mga uri ng dokumento na ginagamit ng AI kapag tinutukoy nito ang uri ng isang dokumento at itinutugma ang mga playbook:

• Ang bawat uri ay may Key, Display Name, Category, at opsyonal na Description
• Ibabalik ng Reset to Defaults ang built-in na listahan

Engagement Letters#

I-pre-configure ang mga default na value para sa wizard ng engagement letter:

• Disclosure Defaults: default na teksto para sa mga paghahayag (disclosures) sa AI Technology, Data Security, at Conflict of Interest, at kung ang bawat isa ay isasama bilang default
• Billing Defaults: currency, istruktura ng bayarin, mga hourly rate para sa mga partner, associate, at paralegal, halaga ng retainer, at mga tuntunin sa pagbabayad. Kung walang currency ang Invoicing & rates, ang currency na ito ang gagamitin para sa billing

Integrations#

Lead sources#

Bawat lugar kung saan nagmumula ang iyong mga katanungan, sa iisang page (mga owner at admin):

• Ang switch ng Client intake, Start the client intake automatically
• Where your enquiries come from: bawat channel, kung ito ba ay naka-set up, ang pinakahuling lead nito, at ang mga lead nito sa nakalipas na 30 araw
• Your enquiry address, kasama ang status ng pag-forward nito, mga hakbang sa pag-setup para sa bawat platform ng email o website, at Email these steps to my web person
• Set aside: kung ilang email papunta sa iyong enquiry address ang naghihintay para sa iyo sa Email Review

Tingnan ang Integrations.

Contact page#

Bumuo ng isang simpleng web page kung saan maaaring makipag-ugnayan ang mga kliyente sa iyong firm. Dumating ang bawat mensahe sa Leads. Tingnan ang Integrations.

Website Widget#

I-configure ang mai-embed na form para sa pagkuha ng lead sa iyong website:

• Bumuo at pamahalaan ang iyong widget key at buksan ang customizer (Owner lamang)
• Piliin ang mode ng widget (Inline, Button, o Floating)
• I-customize ang mga kulay, teksto, at mga field ng form
• Kopyahin ang embed code

Tingnan ang Integrations para sa buong detalye.

Calendar feed#

Gumawa ng pribadong link ng kalendaryo at mag-subscribe rito mula sa Google Calendar, Outlook, o Apple Calendar. Ipinapakita nito ang mga deadline sa mga matter na maaari mong makita, ang iyong mga paalala sa pag-follow up sa lead, at ang iyong mga naka-book na appointment. One-way ang feed: ang mga pagbabago sa iyong kalendaryo ay hindi babalik sa Flow.

Booking#

Pahintulutan ang mga kliyente na mag-book ng pulong sa iyo online. Itinatakda ng bawat kasamahan ang kanilang booking name, time zone, mga uri ng booking, at lingguhang oras; maaaring i-off ng mga owner at admin ang booking ng isang kasamahan. Hindi ipinapakita sa mga viewer.

Tingnan ang Integrations para sa buong detalye.

API Integration#

Magsumite ng mga lead mula sa sarili mong mga form o tool sa pamamagitan ng isang REST API, gamit ang iyong widget key. Ipinapakita sa tab ang endpoint, ang mga field ng kahilingan, mga halimbawa ng code, at isang pansubok na form.

Zapier#

Ikonekta ang Lawzana Flow sa iba pang mga app sa pamamagitan ng Zapier (mga owner at admin):

• Generate API Key, pagkatapos ay kopyahin ito kaagad: ang buong key ay ipinapakita nang isang beses lamang
• Buksan ang Lawzana Flow app sa Zapier mula sa link sa mga hakbang sa pag-setup at tanggapin ang imbitasyon: invite-only ang app sa kasalukuyan, kaya hindi ito mahahanap ng search ng Zapier hangga't hindi mo ito ginagawa
• Gamitin ang key sa iyong mga Zap upang gumawa ng mga lead mula sa mga web form, email, o iba pang tool
• Allow integrations to read billing data: naka-off bilang default. I-on ito upang payagan ang mga trigger sa billing (invoice issued, payment recorded, invoice paid in full, invoice voided) na basahin ang iyong mga naibigay nang invoice at bayad gamit ang key na ito. Tingnan ang Integrations

Lawzana Directory#

Ikonekta ang iyong Lawzana Directory account upang ang mga mensahe sa direktoryo at mga na-claim na lead ay pumasok sa Flow bilang mga lead:

• Kumonekta gamit ang isang pairing token, at magdiskonekta anumang oras
• Tingnan ang iyong Directory plan at ang alokasyon ng Flow na kasama rito

Ang awtomatikong intake para sa mga bagong lead sa Directory ay binubuksan sa Lead sources.

Security#

Audit Logs#

Maaaring suriin ng Owner ang kasaysayan ng mga aksyon sa organisasyon:

• Search at mag-filter ayon sa aksyon, uri ng record, user, o petsa
• Export CSV para sa iyong mga talaan
• Sinusubaybayan ang mga pag-sign in, mga pagbabago sa mga lead, matter, contact, at dokumento, pagtingin at pag-download ng mga dokumento, at mga pagbabago sa miyembro ng team. Tingnan ang Security & Privacy.