Налаштування

Сторінка «Налаштування» дозволяє налаштувати ваш обліковий запис, організацію, команду, робочі процеси та інтеграції. Власники й адміністратори відкривають її з пункту Налаштування на бічній панелі; решта користувачів — з командного рядка (⌘K → Налаштування) або за допомогою піктограми шестірні на сторінці сповіщень.

Мої налаштування#

Профіль#

• Відображуване ім'я та Електронна пошта
• Змінити пароль або Встановити пароль, якщо ви зареєструвалися через Google чи Microsoft

Сповіщення#

• Сповіщення електронною поштою: увімкнення або вимкнення та вибір сповіщень, які ви бажаєте отримувати
• Щотижневий дайджест: власники та адміністратори щопонеділка отримують підсумок активності за тиждень (вмикається або вимикається тут); це не замінює окремі листи
• Щоденний розклад електронною поштою: ранковий лист із простроченими й найближчими дедлайнами, а також лідами, які все ще очікують на відповідь

Пересилання електронної пошти#

Створіть свою приватну адресу для прийому вхідних звернень і пересилайте на неї листи клієнтів — автоматично зі своєї скриньки або по одному. Flow прикріплює кожне повідомлення до потрібного клієнта. Вкладка містить інструкції з налаштування для Gmail та Outlook, а також додатковий ШІ-помічник прийому звернень, який відповідає на нові ліди з електронної пошти кількома уточнювальними запитаннями.

Організація#

Загальні#

• Назва організації: відображувана назва вашої фірми
• URL-ідентифікатор (Slug): унікальний вебідентифікатор адреси вашої фірми
• Регіон зберігання файлів: місце зберігання завантажених вами файлів (Сполучені Штати, Європа або Азійсько-Тихоокеанський регіон). Європа — для фірм, які зареєструвалися на flow.lawzana.com; для фірм, які розпочали з Lawzana Directory, регіон обирався під час створення робочого простору. Його не можна змінити.

Інформація про фірму#

• Адреса фірми: ваша юридична адреса для договорів про надання правової допомоги та фірмових бланків
• Основна юрисдикція: країна (а також штат чи регіон), де ваша фірма переважно здійснює практику

Виставлення рахунків і ставки#

Параметри за замовчуванням для розрахунків із клієнтами. Заповніть усі картки, перш ніж хтось почне фіксувати час, а потім натисніть Зберегти налаштування рахунків унизу. Змінювати їх можуть лише власники й адміністратори.

Ставки та час

• Погодинна ставка за замовчуванням: вартість часу, якщо не вказано конкретнішої ставки. Якщо залишити поле порожнім, для часу відображатиметься статус Потрібна ставка
• Валюта: валюта розрахунків вашої фірми. Якщо її не налаштовано, Flow використовує валюту розрахунків із вкладки Договори про надання правової допомоги, далі — валюту країни вашої фірми (з розділу Інформація про фірму), і долари США лише тоді, коли валюту визначити не вдалося. Ваша ставка за замовчуванням і ставки співробітників зазначаються в цій валюті. Ви можете змінити її пізніше, але час і витрати, вже зафіксовані у старій валюті, не будуть включені до рахунків, а суми ваших ставок просто збережуться в новій валюті. Див. Виставлення рахунків в іншій валюті
• Умови оплати (дні, 0 = після отримання): кількість днів до настання строку оплати рахунку. Індивідуальні умови клієнта мають пріоритет
• Крок білінгу (1 хв, 6 хв або 15 хв) та Округлення (Округлення вгору, До найближчого або Без округлення): округлюється лише оплачуваний час; фактично відпрацьований час зберігається
• Новий час оплачуваний за замовчуванням: чи ввімкнено перемикач Оплачуваний за замовчуванням, коли хтось додає час або зберігає таймер. Вимкніть його, якщо більша частина вашої роботи не підлягає оплаті; статус кожного окремого запису можна змінити будь-коли

Ставки співробітників: індивідуальна погодинна ставка для кожного спеціаліста, що генерує дохід. Якщо залишити поле порожнім, використовується ставка за замовчуванням.

Рахунки та податки

• Ставка податку за замовчуванням (%) та Назва податку в рахунках (наприклад, ПДВ, VAT чи GST): застосовуються до кожної нової чернетки, де ставку все ще можна змінити. За замовчуванням назва встановлена як «VAT», і порожнє поле також зберігається як «VAT», тому введіть назву, звичну для ваших клієнтів
• Префікс номера рахунку: номери складаються з префікса та чотирьох цифр. Встановіть його до створення першого рахунку, оскільки вже присвоєні номери змінити не можна
• Назва вашого податкового номера та Ваш податковий номер: друкуються під назвою вашої фірми. Якщо залишити поле порожнім, назва відображатиметься як «Податковий номер» мовою клієнта
• Інструкції щодо оплати: довільний текст, наприклад назва вашого банку, IBAN та призначення платежу. Друкується на кожному рахунку та на сторінці рахунку клієнта. Вже виставлений рахунок зберігає ті інструкції, з якими його було створено

Дізнайтеся більше про застосування цих налаштувань у розділах Виставлення рахунків та Відстеження часу.

Підписка#

Ваш тарифний план у Lawzana Flow. Це те, що ваша фірма сплачує за Flow, а не рахунки, які ви надсилаєте своїм клієнтам.

• Поточний план: Free, Essentials або Advanced, зі статусом (Активний, Прострочений або Скасований)
• Використання: активні робочі місця, очікувані запрошення та орієнтовна щомісячна вартість
• Керування оплатою: відкриває платіжний портал Stripe для оновлення банківської картки та завантаження рахунків (лише для Власника)
• Скасувати підписку (лише для Власника). Див. Оплата та тарифні плани

Вкладка «Підписка» також показує Використання ШІ:

• Використано дій ШІ цього місяця та скільки залишилося
• Коли оновлюється ваша квота
• Дії, що враховуються у ваші кредити (таблицю кредитів див. у розділі Оплата та тарифні плани)
• ШІ для лідів: увімкнення або вимкнення автоматичної обробки нових лідів штучним інтелектом
• Перевищення ліміту (Essentials та Advanced): дозвіл на використання понад щомісячний обсяг кредитів до встановленого вами порогу
• Сховище документів: використаний обсяг відносно ліміту вашого плану

Команда#

Учасники#

• Перегляд усіх поточних учасників команди та їхніх ролей
• Запросити учасника: надіслати запрошення електронною поштою
• Зміна ролі учасника за допомогою команд Зробити адміністратором, Зробити учасником або Зробити глядачем
• Видалити з команди: скасувати доступ учасника та, за бажанням, перепризначити його ліди та справи
• Повторне надсилання або скасування запрошень, що очікують на розгляд

Групи#

• Створення груп усередині вашої організації
• Додавання учасників до груп
• Призначення керівника групи
• Надання доступу до лідів і справ усій групі одночасно

Доступ#

• Видимість записів: оберіть, чи бачитимуть учасники та глядачі всі ліди та справи, чи лише призначені їм або ті, якими з ними поділилися. Власники й адміністратори завжди бачать усе.
• Етичні бар'єри (Ethical Walls): обмеження доступу до справ лише для тих осіб, яким його безпосередньо надано. Див. Етичні бар'єри.

Робочий процес#

Етапи справ#

Налаштуйте етапи у вашій воронці справ:

• Додати етап: створіть новий етап, указавши назву та колір
• Змінити порядок: перетягуйте етапи, щоб змінити їхню послідовність
• Редагувати: змініть назву або колір етапу
• Видалити: вилучіть етап (етап, на якому все ще є справи, видалити не можна; спочатку перемістіть їх)
• Шаблони: застосуйте готовий шаблон («Судовий процес», «Транзакційна практика» або «Сімейне право»)
• Етап «Закрито/Завершено»: позначте етап, куди потрапляють завершені справи

Етапи лідів#

Налаштуйте етапи воронки лідів аналогічно до етапів справ:

• Доступні шаблони: «За замовчуванням», «Розширена воронка» та «Простий»
• Додавання, редагування, зміна порядку та видалення етапів
• Позначення етапів Успішно та Втрачено

Типи контрольних точок#

Визначте типи контрольних точок (milestones), доступні у ваших справах:

• Кожен тип має Назву, Колір, Піктограму, додатковий Опис і Нагадування за замовчуванням (кількість днів до настання)
• Нові фірми отримують такі стандартні типи, як «Судове засідання», «Строк подання документів», «Позовна давність» та «Зустріч із клієнтом»

Автоматизації#

Створюйте правила робочого процесу, які запускаються автоматично при настанні певних подій. Повні відомості див. у розділі Автоматизації.

Вміст#

Галузі практики#

Керуйте юридичними спеціалізаціями вашої фірми:

• Додавайте галузі практики та категорії справ усередині кожної з них, призначаючи власні піктограми й кольори
• Галузі практики та категорії справ використовуються для класифікації справ
• Для кожної галузі практики можна призначити, Хто отримує нові ліди з Каталогу
• Галузі за замовчуванням включають: «Судові спори», «Корпоративне право», «Нерухомість», «Сімейне право», «Трудове право», «Інтелектуальна власність», «Кримінальне право» та «Імміграція»

Теги#

Створюйте теги для впорядкування та фільтрації ваших справ:

• Кожен тег має Назву, Колір та необов'язковий Опис
• Видалення тегу вилучає його з усіх справ

Типи документів#

Налаштуйте типи документів, які ШІ використовує під час визначення типу документа та підбору інструкцій (плейбуків):

• Кожен тип має Ключ, Відображувану назву, Категорію та додатковий Опис
• Кнопка Відновити значення за замовчуванням повертає вбудований перелік

Договори про надання правової допомоги#

Попередньо налаштуйте значення за замовчуванням для майстра створення договорів:

• Розкриття інформації за замовчуванням: стандартний текст для застережень про технології ШІ, безпеку даних і конфлікт інтересів, а також те, чи включаються вони за замовчуванням
• Параметри розрахунків за замовчуванням: валюта, структура гонорару, погодинні ставки для партнерів, юристів і помічників юристів, розмір авансу (гонорару успіху/retainer) та умови оплати. Якщо у вкладці Виставлення рахунків і ставки валюту не вказано, для білінгу використовується ця валюта

Інтеграції#

Сторінка контактів#

Створіть просту вебсторінку, через яку клієнти зможуть зв'язатися з вашою фірмою. Кожне повідомлення надходить у розділ «Ліди». Див. Інтеграції.

Віджет для вебсайту#

Налаштуйте форму збору лідів для розміщення на вашому сайті:

• Генеруйте свій ключ віджета, керуйте ним і відкривайте налаштування вигляду (лише для Власника)
• Оберіть режим відображення віджета («Вбудований», «Кнопка» або «Плавучий»)
• Налаштуйте кольори, текст і поля форми
• Скопіюйте код для вставки

Повні відомості див. у розділі Інтеграції.

Календарний фід#

Створіть приватне посилання на календар і підпишіться на нього з Google Calendar, Outlook або Apple Calendar. У ньому відображаються дедлайни щодо доступних вам справ, нагадування про зв'язок із лідами та заплановані зустрічі. Фід є одностороннім: зміни, внесені у вашому зовнішньому календарі, не повертаються до Flow.

Бронювання#

Дозвольте клієнтам бронювати зустрічі з вами онлайн. Кожен колега задає своє ім'я для бронювання, часовий пояс, типи зустрічей та графік роботи за тижнем; власники й адміністратори можуть вимкнути бронювання для будь-якого співробітника. Недоступно користувачам із роллю глядача.

Повні відомості див. у розділі Інтеграції.

Інтеграція через API#

Передавайте ліди з власних форм або інструментів через REST API, використовуючи ключ вашого віджета. Вкладка містить кінцеву точку (endpoint), поля запиту, приклади коду та тестову форму.

Zapier#

Підключайте Lawzana Flow до інших додатків через Zapier (для власників та адміністраторів):

• Згенерувати ключ API, після чого одразу скопіюйте його: повний ключ показується лише один раз
• Відкрийте застосунок Lawzana Flow у Zapier за посиланням з інструкції з налаштування та прийміть запрошення: наразі застосунок доступний лише за запрошенням, тому пошук у Zapier не знайде його, доки ви цього не зробите
• Використовуйте цей ключ у своїх Zaps для створення лідів із вебформ, електронної пошти чи інших систем
• Дозволити інтеграціям читати платіжні дані: вимкнено за замовчуванням. Увімкніть, щоб платіжні тригери (рахунок виставлено, платіж зареєстровано, рахунок повністю оплачено, рахунок анульовано) могли зчитувати виставлені рахунки та платежі за допомогою цього ключа. Див. Інтеграції

Lawzana Directory#

Підключіть свій профіль у Lawzana Directory, щоб повідомлення з каталогу та отримані ліди потрапляли у Flow як нові ліди:

• Підключайтеся за допомогою токена зв'язування та відключайтеся в будь-який момент
• Переглядайте свій тарифний план у Directory та обсяг послуг Flow, включений у нього
• Вмикайте або вимикайте функцію Автоматично запускати попередній ШІ-скринінг для нових лідів із Каталогу

Безпека#

Журнали аудиту#

Власник може переглядати історію всіх дій в організації:

• Пошук і фільтрація за дією, типом запису, користувачем або датою
• Експорт у CSV для вашої звітності
• Відстеження входів у систему, змін у лідах, справах, контактах і документах, переглядів і завантажень документів, а також змін у складі команди. Див. Безпека та конфіденційність.