Nastavení

Stránka Nastavení vám umožňuje konfigurovat vlastní účet, organizaci, tým, pracovní postupy a integrace. Vlastníci a administrátoři ji otevřou kliknutím na Nastavení v bočním panelu; všichni ostatní ji otevřou z příkazové palety (⌘K → Nastavení) nebo pomocí ikony ozubeného kola na stránce Oznámení.

Moje nastavení#

Profil#

• Zobrazované jméno a E-mail
• Změnit heslo, případně Nastavit heslo, pokud jste se zaregistrovali přes Google nebo Microsoft

Oznámení#

• E-mailová oznámení: zapněte nebo vypněte je a vyberte, která oznámení chcete dostávat
• Týdenní přehled: vlastníci a administrátoři dostávají v pondělí souhrn týdenní aktivity (zde jej můžete zapnout nebo vypnout); nenahrazuje jednotlivé e-maily
• Denní e-mailový přehled: ranní e-mail s termíny po splatnosti, nadcházejícími termíny a zájemci, kteří stále čekají na odpověď

Přeposílání e-mailů#

Vytvořte si svou soukromou adresu pro příjem zpráv a přeposílejte na ni e-maily od klientů, ať už automaticky ze své e-mailové schránky, nebo jednotlivě. Flow zařadí každou zprávu k příslušnému klientovi. Karta obsahuje postup nastavení pro Gmail a Outlook a také volitelného AI asistenta pro příjem, který odpovídá novým zájemcům z e-mailu pomocí několika kvalifikačních otázek.

Organizace#

Obecné#

• Název organizace: zobrazovaný název vaší advokátní kanceláře
• Identifikátor URL (slug): jedinečný identifikátor webové adresy vaší kanceláře
• Oblast úložiště souborů: místo, kde jsou uloženy vaše nahrané soubory (Spojené státy, Evropa nebo Asie a Tichomoří). Evropa pro kanceláře, které se zaregistrovaly na flow.lawzana.com; zvoleno při vytvoření pracovního prostoru pro kanceláře, které začaly z Lawzana Directory. Toto nastavení nelze změnit.

Údaje o advokátní kanceláři#

• Adresa kanceláře: adresa vašeho sídla pro smlouvy o poskytování právních služeb a hlavičkové papíry
• Hlavní jurisdikce: země (a stát či region), kde vaše kancelář převážně vykonává praxi

Fakturace a sazby#

Výchozí hodnoty pro fakturaci vašim klientům. Vyplňte každou kartu dříve, než kdokoli začne zaznamenávat čas, a poté dole klikněte na Uložit nastavení fakturace. Měnit je mohou pouze vlastníci a administrátoři.

Sazby a čas

• Výchozí hodinová sazba: oceňuje čas, pokud neexistuje konkrétnější sazba. Ponecháte-li ji prázdnou, u času se zobrazí Vyžaduje sazbu
• Měna: fakturační měna vaší kanceláře. Není-li nastavena, Flow použije fakturační měnu ze Smluv o poskytování právních služeb, poté měnu země vaší kanceláře (z Údajů o advokátní kanceláři) a americké dolary pouze v případě, že ji nelze určit. Vaše výchozí sazby i sazby zaměstnanců jsou v této měně. Později ji můžete změnit, ale čas a výdaje již zaevidované v původní měně budou z faktur vynechány a vaše sazby si zachovají své částky v nové měně. Viz Fakturace v jiné měně
• Splatnost (dny, 0 = při převzetí): počet dní do splatnosti faktury. Vlastní podmínky klienta mají přednost
• Fakturační krok (1 min, 6 min nebo 15 min) a Zaokrouhlování (Zaokrouhlit nahoru, K nejbližšímu nebo Bez zaokrouhlování): zaokrouhluje se pouze fakturovaný čas; skutečně odpracovaný čas zůstává zachován
• Nový čas ve výchozím nastavení k fakturaci: určuje, zda je přepínač K fakturaci při přidání času nebo uložení stopek výchozím způsobem zapnutý. Vypněte jej, pokud většinu své práce nefakturujete; u každého záznamu lze stav stále přepnout

Sazby zaměstnanců: jedna hodinová sazba na každého výkonného pracovníka. Pokud je pole prázdné, použije se výchozí sazba.

Fakturace a daně

• Výchozí sazba daně (%) a Název daně na fakturách (například DPH, VAT, TVA nebo GST): aplikuje se na každý nový koncept faktury, kde lze sazbu stále změnit. Výchozí název je „VAT“ a prázdný název se uloží jako „VAT“, zadejte proto název, který vaši klienti očekávají
• Předčíslí čísla faktury: čísla faktur se skládají z předčíslí a čtyř číslic. Nastavte jej před vystavením první faktury, protože vystavená čísla se již nikdy nemění
• Název vašeho DIČ/IČ a Vaše DIČ/IČ: vytištěno pod názvem vaší kanceláře. Pokud pole ponecháte prázdné, název se zobrazí jako „DIČ“ v jazyce klienta
• Platební pokyny: volný text, jako je název banky, IBAN a variabilní symbol/reference. Uvádí se na každé faktuře a na stránce faktury pro klienta. Vystavená faktura si zachová ty pokyny, se kterými byla vystavena

Informace o tom, jak se tato nastavení používají, najdete v článcích Fakturace a Sledování času.

Předplatné#

Váš tarif Lawzana Flow. Jedná se o částku, kterou vaše kancelář platí za Flow, nikoli o faktury, které posíláte svým klientům.

• Aktuální tarif: Free, Essentials nebo Advanced, včetně stavu (Aktivní, Po splatnosti nebo Zrušeno)
• Využití: aktivní licence, čekající pozvánky a odhadované měsíční náklady
• Spravovat fakturaci: otevře fakturační portál Stripe pro aktualizaci platební karty a stažení faktur (pouze vlastník)
• Zrušit předplatné (pouze vlastník). Viz Fakturace a tarify

Karta Předplatné také zobrazuje Využití AI:

• Využité akce AI v tomto měsíci a zbývající počet
• Kdy se vaše kvóta obnovuje
• Akce, které se započítávají do vašich kreditů (tabulku kreditů najdete v části Fakturace a tarify)
• AI pro zájemce: zapněte nebo vypněte automatickou AI pro nové zájemce
• Čerpání nad rámec (Overage) (Essentials a Advanced): povolte využití nad rámec měsíčních kreditů až do vámi nastaveného limitu
• Úložiště dokumentů využité v rámci limitu vašeho tarifu

Tým#

Členové#

• Zobrazení všech stávajících členů týmu a jejich rolí
• Pozvat člena: odeslání e-mailové pozvánky
• Změna role člena pomocí Jmenovat administrátorem, Změnit na člena nebo Změnit na diváka
• Odebrat z týmu: odebrání přístupu členovi a volitelné přeřazení jeho zájemců a spisů
• Opětovné odeslání nebo zrušení čekajících pozvánek

Skupiny#

• Vytváření skupin v rámci vaší organizace
• Přidávání členů do skupin
• Určení vedoucího skupiny
• Sdílení zájemců a spisů s celou skupinou najednou

Přístup#

• Viditelnost záznamů: zvolte, zda členové a diváci uvidí všechny zájemce a spisy, nebo pouze ty, které jsou jim přiřazeny či s nimi sdíleny. Vlastníci a administrátoři vidí vždy vše.
• Etické zdi (Ethical Walls): omezení přístupu ke spisům pouze na osoby, kterým byl výslovně udělen. Viz Etické zdi.

Pracovní postup#

Fáze spisů#

Přizpůsobte si fáze v přehledu svých spisů (pipeline):

• Přidat fázi: vytvoření nové fáze s názvem a barvou
• Změnit pořadí: přetažením fází změňte jejich pořadí
• Upravit: přejmenování nebo změna barvy fáze
• Smazat: odstranění fáze (fázi, která stále obsahuje spisy, nelze smazat; nejprve je přesuňte)
• Šablony: použití předem připravené šablony (Litigation, Transactional nebo Family Law)
• Fáze Uzavřeno/Dokončeno: označení fáze, do které přecházejí dokončené spisy

Fáze zájemců#

Přizpůsobte si fáze přehledu zájemců, podobně jako u fází spisů:

• K dispozici jsou šablony Výchozí (Default), Rozšířená pipeline (Extended Pipeline) a Jednoduchá (Simple)
• Přidávání, úprava, změna pořadí a mazání fází
• Označení fází Získáno (Won) a Ztraceno (Lost)

Typy milníků#

Definujte typy milníků, které jsou k dispozici ve vašich spisech:

• Každý typ má Název, Barvu, Ikonu, volitelný Popis a Výchozí připomenutí (počet dní předem)
• Nové kanceláře začínají s typy, jako je Soudní jednání, Lhůta pro podání, Promlčecí lhůta a Schůzka s klientem

Automatizace#

Vytvářejte pravidla pracovních postupů, která se automaticky spustí při výskytu určitých událostí. Kompletní informace najdete v článku Automatizace.

Obsah#

Oblasti praxe#

Spravujte právní specializace, kterým se vaše kancelář věnuje:

• Přidávejte oblasti praxe a typy spisů v rámci každé z nich s vlastními ikonami a barvami
• Oblasti praxe a typy spisů se používají ke kategorizaci spisů
• Každá oblast praxe může určit, Kdo obdrží nové zájemce z Directory
• Mezi výchozí oblasti patří: Sporná agenda, Korporátní právo, Nemovitosti, Rodinné právo, Pracovní právo, Duševní vlastnictví, Trestní právo a Imigrační právo

Štítky#

Vytvářejte štítky pro organizaci a filtrování svých spisů:

• Každý štítek má Název, Barvu a volitelný Popis
• Smazáním štítku dojde k jeho odstranění ze všech spisů

Typy dokumentů#

Nakonfigurujte typy dokumentů, které AI používá při rozpoznávání typu dokumentu a párování s pravidly (playbooks):

• Každý typ má svůj Klíč, Zobrazovaný název, Kategorii a volitelný Popis
• Možnost Obnovit výchozí vrátí původní vestavěný seznam

Smlouvy o poskytování právních služeb#

Předem nakonfigurujte výchozí hodnoty pro průvodce vytvořením smlouvy o poskytování právních služeb:

• Výchozí prohlášení: výchozí text pro prohlášení o technologii AI, zabezpečení dat a střetu zájmů a určení, zda je každé z nich standardně zahrnuto
• Výchozí fakturace: měna, struktura odměn, hodinové sazby pro partnery, koncipienty/advokáty a asistenty, výše zálohy a platební podmínky. Pokud v části Fakturace a sazby není nastavena žádná měna, použije se pro fakturaci tato měna

Integrace#

Kontaktní stránka#

Vytvořte si jednoduchou webovou stránku, jejímž prostřednictvím může kdokoli kontaktovat vaši kancelář. Každá zpráva dorazí do Zájemců. Viz Integrace.

Widget na web#

Nakonfigurujte formulář pro zachycení zájemců, který lze vložit na vaše webové stránky:

• Vygenerujte a spravujte svůj klíč widgetu a otevřete nástroj pro přizpůsobení (pouze vlastník)
• Zvolte režim widgetu (Vložený, Tlačítko nebo Plovoucí)
• Přizpůsobte si barvy, text a pole formuláře
• Zkopírujte kód pro vložení

Kompletní podrobnosti najdete v článku Integrace.

Kalendářový kanál#

Vytvořte soukromý odkaz na kalendář a přihlaste se k jeho odběru z Google Kalendáře, Outlooku nebo Apple Kalendáře. Zobrazuje termíny u spisů, ke kterým máte přístup, připomenutí pro kontaktování zájemců a vaše naplánované schůzky. Kanál je jednosměrný: změny provedené ve vašem kalendáři se do Flow nepřenášejí.

Rezervace schůzek#

Umožněte klientům rezervovat si s vámi schůzku online. Každý kolega si nastaví své jméno pro rezervace, časové pásmo, typy rezervací a týdenní dostupnost; vlastníci a administrátoři mohou rezervace kolegy vypnout. Tato možnost se nezobrazuje divákům.

Kompletní podrobnosti najdete v článku Integrace.

Integrace API#

Odesílejte zájemce z vlastních formulářů nebo nástrojů prostřednictvím rozhraní REST API s využitím vašeho klíče widgetu. Na kartě najdete koncový bod (endpoint), pole požadavku, ukázky kódu a testovací formulář.

Zapier#

Propojte Lawzana Flow s dalšími aplikacemi prostřednictvím služby Zapier (vlastníci a administrátoři):

• Vygenerovat klíč API a ihned jej zkopírovat: celý klíč se zobrazí pouze jednou
• Otevřete aplikaci Lawzana Flow ve službě Zapier z odkazu v krocích nastavení a přijměte pozvánku: aplikace je prozatím dostupná pouze na pozvání, takže ji vyhledávač Zapieru do té doby nenajde
• Použijte klíč ve svých Zapech k vytváření zájemců z webových formulářů, e-mailů nebo jiných nástrojů
• Povolit integracím číst fakturační údaje: ve výchozím nastavení vypnuto. Zapnutím umožníte fakturačním triggerům (vystavení faktury, zaznamenání platby, plné uhrazení faktury, stornování faktury) číst pomocí tohoto klíče vaše vystavené faktury a platby. Viz Integrace

Lawzana Directory#

Propojte svůj účet v Lawzana Directory, aby zprávy z adresáře a převzatí zájemci přicházeli do Flow jako zájemci:

• Propojte se pomocí párovacího tokenu a kdykoli propojení zrušte
• Podívejte se na svůj tarif Directory a limit pro Flow, který zahrnuje
• Zapněte nebo vypněte možnost Spustit předběžné prověření pomocí AI automaticky pro nové zájemce z Directory

Zabezpečení#

Protokoly auditu#

Vlastník může kontrolovat historii akcí v organizaci:

• Hledat a filtrovat podle akce, typu záznamu, uživatele nebo data
• Exportovat CSV pro vaše záznamy
• Sleduje přihlášení, změny u zájemců, spisů, kontaktů a dokumentů, zobrazení a stažení dokumentů a změny členů týmu. Viz Zabezpečení a ochrana osobních údajů.