Co video ukazuje
- Web, kontaktní stránka, Lawzana Directory: každá poptávka dorazí sem.
- Ploy dostane upozornění z kteréhokoli z nich.
- O dvě minuty později asistent pro příjem poptávek odpovídá zabezpečeným odkazem.
- Během oběda Lukas odpovídá na otázky k nemovitosti.
- Nahraje čtyři dokumenty. Bez účtu, bez aplikace.
- Pak Lukas Ploy sdělí, že je připraven si promluvit.
- Druhý den ráno se poptávka sama posunula dál.
- Flow u něj i u developera prověřil střet zájmů.
- AI přečetla všechny čtyři dokumenty: shrnutí a klíčová fakta.
- Zeptejte se, co během hovoru vyjasnit. Každý bod odkazuje na příslušnou stránku.
- Po hovoru ho Ploy zaznamená jedním řádkem.
- Smlouva vychází ze šablony kanceláře pro nemovitosti, s již vyplněnými údaji o klientovi, případu a odměně.
- Jakmile Lukas souhlasí, jedno kliknutí promění poptávku v případ.
- Jeho údaje, dokumenty a klíčová fakta už jsou v systému.
Co video ukazuje
- Všechny případy máte na jedné nástěnce, od příjmu poptávky až po podpis.
- Ploy přetáhne Lukasovu koupi do sloupce Kontrola.
- Datum podpisu zadá jen jednou, s připomenutím 3 dny předem.
- Přidá se ke všem ostatním lhůtám v kalendáři kanceláře.
- Sdílí případ s Lukasem na zabezpečeném portálu.
- Upravenou SPA posílá tam, ne e-mailem.
- Druhý den ráno stránka Domů ukáže, co se změnilo a co je potřeba vyřídit.
- Čas k případu vykážete během několika sekund.
- Paušální odměna se převede na fakturu, která se dokončí a odešle Lukasovi e-mailem přímo z případu.
Co video ukazuje
- Ploy spustí na návrh SPA playbook pro kupní smlouvy.
- Šest kontrol v jednom průchodu, každá se svým stavem.
- Každé zjištění cituje ustanovení, pojmenovává riziko a navrhuje znění.
- Každou citaci si sami porovnejte s textem na stránce.
- Playbooky jsou předpřipravené podle oblastí práva. Každé pravidlo lze upravit.
- Fact Grid přehledně uspořádá data, strany a částky ze všech čtyř dokumentů.
- Změna ceny je nepřehlédnutelná.
- Položte otázku k celému případu běžnými slovy.
- Odpověď vychází ze tří dokumentů a odkazuje na jednotlivé stránky.
- Pak si nechte připravit návrh e-mailu pro Lukase s aktuálním stavem.
Začínáme s Lawzana Flow
Vítejte v Lawzana Flow, systému pro správu advokátní praxe určeném pro samostatné advokáty a menší advokátní kanceláře. Poptávky, případy, dokumenty, čas, faktury i klientský portál na jednom místě – doplněné o AI, která čte vaše dokumenty a pomáhá vám s jejich přípravou. Tento průvodce vás provede prvními kroky.
Vytvoření účtu#
Každá kancelář začíná s plánem Free. Nečeká vás žádné vypršení zkušební doby ani zadávání platební karty.
- Přejděte na flow.lawzana.com a klikněte na Create your free account
- Zadejte své jméno, e-mail, heslo, název své kanceláře a její hlavní oblast právní praxe (nebo klikněte na Continue with Google či Continue with Microsoft)
- Volitelně nám můžete sdělit, co vás do Flow přivádí, případně tento krok přeskočit
- Pokud jste se registrovali pomocí e-mailu, klikněte na ověřovací odkaz, který vám zašleme, a poté se přihlaste
Ocitnete se na stránce Home, kde vám krátký kontrolní seznam Get set up navrhne první kroky: vytvoření prvního případu, přidání nejbližší lhůty, nahrání dokumentu a pozvání kolegy či sdílení s klientem. Nachází se zde také krok Set up invoicing, který mohou dokončit pouze vlastníci a administrátoři; ostatním uživatelům se zobrazuje jako již hotový. Tyto kroky můžete provádět v libovolném pořadí, případně kartu skrýt. Karta obsahuje také odkaz na rezervaci bezplatného úvodního hovoru s naším týmem pro nastavení systému.
Váš pracovní prostor obsahuje ukázkový případ a ukázkovou poptávku označené jako „Demo“, abyste si mohli systém prohlédnout. Vlastníci a administrátoři je mohou odstranit pomocí volby Clear demo data na kartě nastavení; Flow také automaticky odstraní nedotčený ukázkový případ po 30 dnech.
Flow je k dispozici v angličtině, španělštině a francouzštině. Jazyk můžete změnit v nabídce pod svým jménem.
Nastavení fakturace#
Pokud budete klientům vystavovat faktury přímo z Flow, proveďte toto nastavení jednou, ještě než kdokoli začne vykazovat čas. Krok Set up invoicing na kartě Get set up otevře Settings → Invoicing & rates, kde vlastník nebo administrátor nastaví:
- Vaši fakturační měnu, výchozí hodinovou sazbu a platební podmínky
- Přírůstek účtování a zaokrouhlování času
- Hodinovou sazbu pro každého výkonného pracovníka
- Výchozí sazbu daně a název daně uváděný na fakturách (například DPH)
- Prefix číselné řady faktur a daňové identifikační číslo (DIČ / IČO) vaší kanceláře
- Platební údaje, jako jsou bankovní informace, které se tisknou na každé faktuře
Klikněte na Save invoicing settings. Krok bude odškrtnut, jakmile tento formulář uložíte, nebo jakmile bude v kanceláři vystavena první faktura. Stránka Billing v postranním panelu zobrazuje stejné výchozí kroky, dokud není vykázán žádný záznam. Další podrobnosti naleznete v článcích Settings a Invoicing.
Přechod z katalogu Lawzana Directory#
Pokud je vaše kancelář uvedena na portálu lawzana.com, nemusíte se registrovat zvlášť. V ovládacím panelu Lawzana klikněte u dané poptávky na Open in Flow:
- Poprvé: na jediné potvrzovací obrazovce se zobrazí kancelář, poptávka a informace o tom, kde budou vaše dokumenty uloženy (Spojené státy, Evropa nebo Asie a Tichomoří – předvybráno podle země vaší kanceláře; později to již nelze změnit). Flow poté vytvoří váš pracovní prostor v tarifu Free, přihlásí vás bez hesla a otevře danou poptávku. Poptávky a zprávy za posledních 90 dní se přenesou automaticky; pokud chcete přenést i starší, zvolte Import older leads too.
- Poté: jakmile je vaše kancelář propojena, tlačítko Open in Flow vás přesměruje přímo do složky dané poptávky.
Při tomto postupu se nezobrazuje žádný průvodce nastavením. Placený tarif v Directory vám do pracovního prostoru navíc přidá uživatelská místa Flow a AI kredity (viz Billing & Plans).
Region úložiště souborů#
| Region | Umístění |
|---|---|
| United States | Iowa, Spojené státy |
| Europe | Belgie |
| Asia Pacific | Singapur |
Kanceláře, které se registrují přímo na flow.lawzana.com, ukládají své soubory v regionu Evropa. Svůj region můžete zkontrolovat v Settings → General pod položkou File Storage Region.
Home#
Home je vaše výchozí stránka. Během úvodního nastavování zobrazuje kontrolní seznam Get set up. Každý den vám pak ukazuje sekce Needs attention, Deadlines & hearings, poptávky Waiting for a reply, Matter updates, My week a vaše připomínky k poptávkám (Reminders) spolu s rychlými tlačítky pro přidání případu, vykázání času, přidání lhůty nebo nahrání souboru.
Navigace#
Levý postranní panel vám poskytuje rychlý přístup ke všem sekcím:
| Sekce | K čemu slouží |
|---|---|
| Home | Váš kontrolní seznam nastavení a přehled toho, co dnes vyžaduje pozornost |
| Leads | Potenciální klienti a poptávky |
| Matters | Vaše aktivní případy a spisy |
| Calendar | Lhůty a připomínky k poptávkám |
| Contacts | Fyzické a právnické osoby |
| Documents | Vaše sekce Files, Drafts & templates a Prompts & playbooks |
| Assistant | Celoobrazovkový chat s AI asistentem |
| Email Review | Přeposlané e-maily čekající na zařazení do spisu (zobrazuje se pouze v případě, že nějaké existují) |
| Billing | Nevyúčtovaná práce, neuhrazené faktury, platby, advokátní úschovy a exporty pro účetní (vlastníci a administrátoři) |
| Conflicts | Prověřování střetu zájmů (vlastníci a administrátoři; ostatním se zobrazí pouze v případě čekajícího střetu) |
| Notifications | Nedávná upozornění a aktualizace |
| Help | Podpora a dokumentace |
| Settings | Konfigurace kanceláře (vlastníci a administrátoři) |
Váš první případ#
- V postranním panelu přejděte na Leads
- Klikněte na New Lead a zadejte údaje potenciálního klienta
- Jakmile se z poptávky stane klient, klikněte na stránce poptávky na Convert
- Zadejte název případu a klikněte na Create Matter
Případ můžete vytvořit také přímo:
- V postranním panelu přejděte na Matters
- Klikněte na New matter
- Vyplňte název a jméno klienta, případně oblast praxe a nejbližší lhůtu
- Případ se vytvoří ve výchozí fázi vašeho kanbanového přehledu
Nahrání prvního dokumentu#
- Otevřete případ a přejděte na záložku Documents
- Klikněte na Upload nebo soubory přetáhněte myší
- Podporované formáty: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-mailové soubory (.eml, .msg), textové soubory a fotografie
- Maximální velikost souboru: 25 MB
- Po nahrání Lawzana Flow podporované dokumenty přečte a vytáhne z nich klíčová fakta (data, jména, částky, nároky)
Poté můžete:
- Jedním kliknutím vygenerovat shrnutí pomocí Generate Summary
- Zkontrolovat klíčová fakta (key facts), každé s odkazem na svůj zdroj
- Využít chat s dokumentem a klást otázky k jeho obsahu
Co dál?#
- Správa poptávek: Naučte se spravovat proces získávání klientů
- Správa případů: Organizujte případy pomocí Kanban nástěnek
- Funkce AI: Objevte analýzu dokumentů s využitím umělé inteligence
- Tým a role: Nastavte svůj tým se správnými oprávněními
- Fakturace: Fakturujte klientům přímo z případu
- Nastavení: Přizpůsobte si pracovní postupy své kanceláře