Wat deze video laat zien
- Website, contactpagina, Lawzana Directory: elke aanvraag komt hier binnen.
- Ploy krijgt via elk van deze kanalen een melding.
- Twee minuten later antwoordt de intakeassistent met een beveiligde link.
- Tijdens de lunch beantwoordt Lukas de vastgoedvragen.
- Hij uploadt vier documenten. Geen account, geen app.
- Dan laat hij Ploy weten dat hij klaar is voor een gesprek.
- De volgende ochtend is de aanvraag vanzelf een stap verder.
- Flow controleerde hem en de projectontwikkelaar op belangenconflicten.
- De AI heeft alle vier de documenten gelezen: een samenvatting en de belangrijkste feiten.
- Vraag wat er tijdens het gesprek verduidelijkt moet worden. Elk punt verwijst naar de bijbehorende pagina.
- Na het gesprek legt Ploy het in één regel vast.
- De brief is gebaseerd op het vastgoedsjabloon van het kantoor, met de cliënt, het dossier en het honorarium al ingevuld.
- Als Lukas akkoord gaat, wordt de aanvraag met één klik omgezet in een dossier.
- Zijn gegevens, documenten en belangrijkste feiten staan er al in.
Wat deze video laat zien
- Elk dossier staat op één bord, van intake tot ondertekening.
- Ploy sleept de aankoop van Lukas naar Beoordeling.
- Ze voegt de ondertekeningsdatum één keer toe, met een herinnering 3 dagen van tevoren.
- Deze komt naast alle andere deadlines in de kantooragenda te staan.
- Ze deelt het dossier met Lukas in een beveiligd portaal.
- Hij stuurt de herziene SPA daarheen, niet per e-mail.
- De volgende ochtend toont Home wat er is gewijzigd en wat er moet gebeuren.
- Binnen enkele seconden staat de tijd op het dossier.
- Het vaste honorarium wordt een factuur, definitief gemaakt en vanuit het dossier naar Lukas gemaild.
Wat deze video laat zien
- Ploy past het playbook voor koopovereenkomsten toe op de concept-SPA.
- Zes controles in één keer, elk met een status.
- Elke bevinding citeert de bepaling, benoemt het risico en stelt een formulering voor.
- Lees elk citaat zelf na op de pagina.
- Playbooks zijn per rechtsgebied kant-en-klaar beschikbaar. Elke regel is aanpasbaar.
- De Fact Grid zet datums, partijen en bedragen uit alle vier de documenten op een rij.
- De prijswijziging valt op.
- Stel in gewone taal een vraag over het hele dossier.
- Het antwoord is gebaseerd op drie documenten en verwijst naar elke pagina.
- Laat het vervolgens de update-e-mail aan Lukas opstellen.
Aan de slag met Lawzana Flow
Welkom bij Lawzana Flow, praktijkbeheer voor solisten en kleine advocatenkantoren. Leads, dossiers, documenten, tijdregistratie, facturen en het cliëntenportaal bevinden zich op één centrale plek, inclusief AI die uw documenten leest en helpt bij het opstellen ervan. Deze handleiding leidt u door uw eerste stappen.
Uw account aanmaken#
Elk kantoor begint met het Free-abonnement. U zit nergens aan vast: er is geen proefperiode die afloopt en u hoeft geen creditcard op te geven.
- Ga naar flow.lawzana.com en klik op Create your free account
- Vul uw naam, e-mailadres, een wachtwoord, de naam van uw kantoor en uw belangrijkste rechtsgebied in (of klik op Continue with Google of Continue with Microsoft)
- Laat ons optioneel weten wat u naar Flow brengt, of sla deze stap over
- Hebt u zich geregistreerd met een e-mailadres? Klik dan op de verificatielink die wij u sturen en meld u vervolgens aan
U komt terecht op Home, waar een korte checklist Get set up uw eerste stappen voorstelt: maak uw eerste dossier aan, voeg de eerstvolgende deadline toe, upload een document en nodig een collega uit of deel met een cliënt. Er is ook een stap Set up invoicing, die alleen eigenaren en beheerders kunnen voltooien; voor alle overige gebruikers staat deze al gemarkeerd als voltooid. U kunt deze stappen in willekeurige volgorde doorlopen of de kaart verbergen. Op de kaart vindt u ook een link om een gratis configuratiegesprek met ons team te boeken.
Uw werkomgeving begint met een voorbeelddossier en een voorbeeldlead met het label 'Demo', zodat u rustig kunt rondkijken. Eigenaren en beheerders kunnen deze verwijderen via Clear demo data op de configuratiekaart; Flow verwijdert een onaangeroerd voorbeelddossier ook automatisch na 30 dagen.
Flow is beschikbaar in het Engels, Spaans en Frans. U kunt van taal wisselen via het menu onder uw naam.
Facturatie instellen#
Als u cliënten vanuit Flow gaat factureren, stel dit dan éénmalig in voordat iemand tijd registreert. De stap Set up invoicing op de kaart Get set up opent Settings → Invoicing & rates, waar een eigenaar of beheerder het volgende instelt:
- Uw facturatievaluta, standaard uurtarief en betalingsvoorwaarden
- De tijdseenheid en afronding voor de tijdregistratie
- Een uurtarief per fee-earner
- Het standaard belastingtarief en de belastingaanduiding op facturen (bijvoorbeeld btw)
- Het voorvoegsel van het factuurnummer en het btw-identificatienummer van uw kantoor
- Betalingsinstructies, zoals uw bankgegevens, die op elke factuur worden vermeld
Klik op Save invoicing settings. De stap wordt afgevinkt zodra dit formulier is opgeslagen, of zodra uw kantoor een factuur heeft aangemaakt. De pagina Billing in de zijbalk toont dezelfde beginstappen totdat er gegevens zijn ingevoerd. Zie Settings en Invoicing.
Overstappen vanuit de Lawzana Directory#
Als uw kantoor al vermeld staat op lawzana.com, hoeft u zich niet apart te registreren. Klik in uw Lawzana-dashboard op Open in Flow bij een lead:
- Eerste keer: een bevestigingsscherm toont het kantoor, de lead en de locatie waar uw documenten worden opgeslagen (de Verenigde Staten, Europa of Azië-Pacific, vooraf geselecteerd op basis van het land van uw kantoor; dit kan later niet meer worden gewijzigd). Flow maakt vervolgens uw Free-werkomgeving aan, meldt u aan zonder wachtwoord en opent de lead. Leads en berichten van de afgelopen 90 dagen worden automatisch overgenomen; kies Import older leads too als u ook eerdere gegevens wilt importeren.
- Daarna: zodra uw kantoor is gekoppeld, gaat Open in Flow direct naar het desbetreffende leaddossier.
Er is geen installatiewizard via deze route. Een betaald Directory-abonnement voegt bovendien Flow-licenties en AI-credits toe aan uw werkomgeving (zie Billing & Plans).
Regio voor bestandsopslag#
| Regio | Locatie |
|---|---|
| United States | Iowa, Verenigde Staten |
| Europe | België |
| Asia Pacific | Singapore |
Kantoren die zich rechtstreeks aanmelden via flow.lawzana.com, slaan hun bestanden op in de regio Europa. U kunt uw regio zien in Settings → General, onder File Storage Region.
Home#
Home is uw startpagina. Zolang u bezig bent met configureren, wordt hier de checklist Get set up getoond. Dagelijks vindt u hier Needs attention, Deadlines & hearings, leads die staan op Waiting for a reply, Matter updates, My week en uw Reminders voor leads, inclusief handige knoppen om snel een dossier aan te maken, tijd te registreren, een deadline toe te voegen of een bestand te uploaden.
Navigatie#
De linkerzijbalk biedt u snel toegang tot elk onderdeel:
| Onderdeel | Functionaliteit |
|---|---|
| Home | Uw configuratiechecklist en zaken die vandaag uw aandacht vereisen |
| Leads | Potentiële cliënten en aanvragen |
| Matters | Uw actieve zaken en dossiers |
| Calendar | Deadlines en herinneringen voor leads |
| Contacts | Personen en bedrijven |
| Documents | Uw Files, Drafts & templates en Prompts & playbooks |
| Assistant | AI-assistentchat op volledig scherm |
| Email Review | Doorgestuurde e-mails die wachten om te worden gearchiveerd (wordt alleen getoond als er e-mails zijn) |
| Billing | Ongefactureerd werk, openstaande facturen, betalingen, derdengeldrekeningen en de export voor uw boekhouder (eigenaren en beheerders) |
| Conflicts | Conflictcontroles (eigenaren en beheerders; overige gebruikers zien dit alleen als er een conflictcontrole in behandeling is) |
| Notifications | Recente meldingen en updates |
| Help | Ondersteuning en documentatie |
| Settings | Kantoorconfiguratie (eigenaren en beheerders) |
Uw eerste dossier#
- Ga naar Leads in de zijbalk
- Klik op New Lead en voer de gegevens van de potentiële cliënt in
- Zodra de lead een cliënt wordt, klikt u op Convert op de pagina van de lead
- Voer een titel in voor het dossier en klik op Create Matter
Of maak een dossier rechtstreeks aan:
- Ga naar Matters in de zijbalk
- Klik op New matter
- Vul de titel en de naam van de cliënt in, en voer optioneel het rechtsgebied en de eerstvolgende deadline in
- Het dossier wordt aangemaakt in de standaardfase van uw pipeline
Uw eerste document uploaden#
- Open een dossier en ga naar het tabblad Documents
- Klik op Upload of sleep bestanden naar het venster
- Ondersteunde bestandsindelingen: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-mailbestanden (.eml, .msg), tekstbestanden en foto's
- Maximale bestandsgrootte: 25 MB
- Zodra een ondersteund document is geüpload, leest Lawzana Flow dit en worden de belangrijkste feiten (data, namen, bedragen, vorderingen) eruit gelicht
Vervolgens kunt u:
- Met één klik een samenvatting genereren via Generate Summary
- De belangrijkste feiten bekijken, telkens voorzien van de bron
- Met het document chatten om vragen te stellen over de inhoud ervan
Volgende stappen#
- Lead Management: leer hoe u uw pijplijn met leads beheert
- Matter Management: structureer zaken met behulp van Kanban-borden
- AI Features: ontdek de mogelijkheden van AI-gestuurde documentanalyse
- Team & Roles: richt uw team in met de juiste toegangsrechten
- Invoicing: factureer uw cliënten rechtstreeks vanuit een dossier
- Settings: configureer de workflows van uw kantoor