Qué muestra este vídeo
- Sitio web, página de contacto, Lawzana Directory: todas las consultas llegan aquí.
- Ploy recibe una notificación, llegue por donde llegue.
- Dos minutos después, el asistente de recepción responde con un enlace seguro.
- Durante el almuerzo, Lukas responde a las preguntas sobre el inmueble.
- Sube cuatro documentos. Sin cuenta ni aplicación.
- Luego le dice a Ploy que está listo para hablar.
- A la mañana siguiente, la consulta ha avanzado por sí sola.
- Flow comprobó si había conflictos de intereses con él y con el promotor.
- La IA leyó los cuatro documentos: un resumen y los datos clave.
- Pregunte qué aclarar en la llamada. Cada punto cita su página.
- Después de la llamada, Ploy la registra en una sola línea.
- La carta parte de la plantilla inmobiliaria del despacho, con los datos del cliente, el expediente y los honorarios ya incluidos.
- Cuando Lukas acepta, un clic convierte la consulta en un expediente.
- Sus datos, documentos y hechos clave ya están dentro.
Qué muestra este vídeo
- Todos los expedientes están en un solo tablero, desde la recepción hasta la firma.
- Ploy arrastra la compra de Lukas a Revisión.
- Añade la fecha de firma una sola vez, con un recordatorio 3 días antes.
- Se suma al resto de plazos en el calendario del despacho.
- Comparte el expediente con Lukas en un portal seguro.
- Envía el SPA revisado allí, no por correo electrónico.
- A la mañana siguiente, Inicio muestra qué ha cambiado y qué vence.
- El tiempo se registra en el expediente en pocos segundos.
- Los honorarios fijos se convierten en una factura, que se finaliza y se envía por correo electrónico a Lukas desde el expediente.
Qué muestra este vídeo
- Ploy aplica el playbook de contrato de compraventa al borrador del SPA.
- Seis comprobaciones en una sola pasada, cada una con su estado.
- Cada hallazgo cita la cláusula, identifica el riesgo y propone una redacción.
- Coteje usted mismo cada cita con la página.
- Los playbooks vienen listos para usar por área de práctica. Todas las reglas se pueden editar.
- El Fact Grid alinea las fechas, las partes y los importes de los cuatro documentos.
- El cambio de precio salta a la vista.
- Haga una pregunta sobre todo el expediente con palabras sencillas.
- La respuesta se basa en tres documentos y cita cada página.
- Después, pídale que redacte el correo de actualización para Lukas.
Primeros pasos con Lawzana Flow
Le damos la bienvenida a Lawzana Flow, la plataforma de gestión de despachos para profesionales independientes y pequeños bufetes de abogados. Clientes potenciales, expedientes, documentos, control horario, facturas y el portal del cliente se reúnen en un solo lugar, con una IA que lee sus documentos y le asiste en la redacción. Esta guía le acompañará en sus primeros pasos.
Creación de su cuenta#
Todos los despachos comienzan con el plan Free. No hay ningún periodo de prueba que caduque ni es necesario introducir ninguna tarjeta.
- Visite flow.lawzana.com y haga clic en Create your free account
- Introduzca su nombre, correo electrónico, una contraseña, el nombre de su despacho y su área de práctica principal (o haga clic en Continue with Google o Continue with Microsoft)
- Si lo desea, cuéntenos qué le trae a Flow, o bien omita este paso
- Si se registró con correo electrónico, haga clic en el enlace de verificación que le enviaremos y, a continuación, inicie sesión
Llegará a la página de Inicio (Home), donde una breve lista de verificación denominada Get set up le sugerirá sus primeros pasos:
- Connect your other lead sources (propietarios y administradores)
- Handle your first lead
- Set up your booking page
- Invite a colleague or share with a client
- Create your first matter
Los despachos vinculados al directorio de Lawzana también verán primero Connect your Lawzana Directory profile y Turn on automatic client intake (propietarios y administradores). Cada paso se marca automáticamente conforme Flow detecta que se ha completado. Puede llevarlos a cabo en el orden que prefiera o hacer clic en Hide checklist. La tarjeta también incluye la opción Book a free setup call con nuestro equipo.
Su espacio de trabajo inicial incluye un expediente y un cliente potencial de muestra, identificados como «Demo», para que pueda explorar la plataforma. Los propietarios y administradores pueden eliminarlos mediante la opción Clear demo data en la tarjeta de configuración; asimismo, Flow elimina automáticamente cualquier expediente de muestra intacto transcurridos 30 días.
Flow está disponible en inglés, español, francés, turco y tailandés. Puede cambiar de idioma desde el menú situado bajo su nombre.
Conecte sus fuentes de clientes potenciales#
Centralice cada consulta en Flow como un cliente potencial. Un propietario o administrador debe abrir Settings → Lead sources (a donde dirige el paso Connect your other lead sources):
- Copie Your enquiry address
- En How to set it up, elija el canal por el que recibe sus consultas (Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow u otros directorios y plataformas) y siga las instrucciones. O bien, haga clic en Email these steps to my web person
- Active la opción Start the client intake automatically para que cada nueva consulta reciba su formulario de admisión
Esta misma página enlaza con el formulario de su sitio web, su página de contacto, su página de reservas y Zapier. El paso se marcará como completado en cuanto llegue un cliente potencial real a través de cualquiera de ellos. Consulte Integraciones.
Configure la facturación#
Si va a facturar a sus clientes desde Flow, configure este apartado una sola vez, antes de que cualquier usuario registre tiempo de trabajo. Un propietario o administrador debe abrir Settings → Invoicing & rates y definir:
- La moneda de facturación, la tarifa horaria predeterminada y las condiciones de pago
- La fracción de facturación y el criterio de redondeo para el tiempo de trabajo
- Una tarifa horaria para cada profesional tarifador
- El tipo impositivo predeterminado y el nombre del impuesto que figurará en las facturas (por ejemplo, IVA)
- El prefijo de numeración de las facturas y el NIF/CIF o número de identificación fiscal de su despacho
- Las instrucciones de pago, como sus datos bancarios, impresas en cada factura
Haga clic en Save invoicing settings. Hasta que no se haya registrado ninguna actividad, la página de Facturación (Billing) en la barra lateral mostrará Bill your first client in three steps: Set up invoicing, Log time on a matter y Create and send an invoice. Consulte Configuración y Facturación.
Si procede del directorio de Lawzana#
Si su despacho figura en lawzana.com, no es necesario que se registre por separado. Haga clic en Open in Flow en cualquier cliente potencial dentro de su panel de control de Lawzana:
- La primera vez: una pantalla de confirmación le mostrará el despacho, el cliente potencial y la ubicación donde se almacenarán sus documentos (Estados Unidos, Europa o Asia-Pacífico, preseleccionada según el país de su despacho; este ajuste no se puede modificar más adelante). A continuación, Flow creará su espacio de trabajo Free, iniciará su sesión sin necesidad de contraseña y abrirá el cliente potencial. Se transferirán los clientes potenciales y los mensajes de los últimos 90 días; elija Import older leads too si desea importar registros anteriores.
- En adelante: una vez conectado su despacho, Open in Flow le dirigirá directamente al expediente del cliente potencial.
En esta modalidad no se muestra el asistente de configuración inicial. Asimismo, un plan de pago del Directorio añade puestos de usuario en Flow y créditos de IA a su espacio de trabajo (consulte Facturación y planes).
Región de almacenamiento de archivos#
| Región | Ubicación |
|---|---|
| United States | Iowa, Estados Unidos |
| Europe | Bélgica |
| Asia Pacific | Singapur |
Los despachos que se registran directamente en flow.lawzana.com almacenan sus archivos en la región de Europa. Puede consultar su región en Settings → General, bajo el apartado File Storage Region.
Inicio#
Inicio (Home) es su página de inicio. Mientras realiza la configuración inicial, le mostrará la lista de tareas Get set up. A diario, presentará las secciones Needs attention, Deadlines & hearings, clientes potenciales Waiting for a reply, Matter updates, My week y sus recordatorios de clientes potenciales (Reminders), con accesos rápidos para añadir un expediente, registrar tiempo, fijar un plazo procesal o subir un archivo.
Navegación#
La barra lateral izquierda le proporciona acceso rápido a cada una de las secciones:
| Sección | Función |
|---|---|
| Home | Su lista de configuración y los asuntos que requieren atención hoy |
| Leads | Clientes potenciales y consultas |
| Matters | Sus casos y expedientes activos |
| Calendar | Plazos procesales y recordatorios de clientes potenciales |
| Contacts | Personas de contacto y empresas |
| Documents | Sus apartados de Files, Drafts & templates y Prompts & playbooks |
| Assistant | Chat a pantalla completa con el asistente de IA |
| Email Review | Correos reenviados pendientes de archivar y correos que su dirección de consultas ha reservado para propietarios y administradores (se muestra solo cuando hay elementos pendientes) |
| Billing | Trabajo pendiente de facturar, facturas impagadas, cobros, cuentas de fondos de clientes y la exportación contable (propietarios y administradores) |
| Conflicts | Verificación de conflictos de intereses (propietarios y administradores; el resto de los usuarios solo lo verá cuando haya un conflicto pendiente) |
| Notifications | Alertas y actualizaciones recientes |
| Help | Soporte técnico y documentación |
| Settings | Configuración del despacho (propietarios y administradores) |
Su primer expediente#
- Acceda a Leads en la barra lateral
- Haga clic en New Lead e introduzca los datos del cliente potencial
- Cuando el cliente potencial pase a ser cliente formal, haga clic en Convert en la página del cliente potencial
- Asigne un título al expediente y haga clic en Create Matter
O cree un expediente directamente:
- Acceda a Matters en la barra lateral
- Haga clic en New matter
- Indique el título y el nombre del cliente y, de forma opcional, el área de práctica y el próximo plazo
- El expediente se creará en la fase predeterminada de su flujo de trabajo
Cómo subir su primer documento#
- Abra un expediente y vaya a la pestaña Documents
- Haga clic en Upload o arrastre y suelte los archivos
- Formatos compatibles: PDF, Word, Excel, PowerPoint, archivos de correo electrónico (.eml, .msg), archivos de texto e imágenes
- Tamaño máximo de archivo: 25 MB
- Una vez cargados, Lawzana Flow examina los documentos compatibles y extrae sus datos clave (fechas, nombres, importes, pretensiones jurídicas)
A continuación, podrá:
- Generate Summary con un solo clic
- Revisar los datos clave, cada uno con su correspondiente fuente
- Interactuar mediante chat con el documento para formular preguntas sobre su contenido
¿Cuál es el siguiente paso?#
- Gestión de clientes potenciales: Aprenda a gestionar su canal de captación de clientes
- Gestión de expedientes: Organice sus casos mediante paneles Kanban
- Funciones de IA: Descubra el análisis de documentos impulsado por IA
- Equipo y roles: Configure su equipo con los permisos adecuados
- Facturación: Facture a sus clientes a partir de un expediente
- Configuración: Configure los flujos de trabajo de su despacho