เริ่มต้นใช้งาน Lawzana Flow

ยินดีต้อนรับสู่ Lawzana Flow ระบบบริหารจัดการงานสำหรับทนายความอิสระและสำนักงานกฎหมายขนาดเล็ก ศูนย์รวมข้อมูลผู้สนใจ (Leads), คดีความ (Matters), เอกสาร, เวลาทำงาน, ใบแจ้งหนี้ และพอร์ทัลสำหรับลูกความไว้ในที่เดียว พร้อมด้วย AI ที่ช่วยอ่านเอกสารและช่วยคุณร่างงาน คู่มือนี้จะแนะนำขั้นตอนแรกในการเริ่มต้นใช้งานของคุณ

การสร้างบัญชีของคุณ#

ทุกสำนักงานกฎหมายเริ่มต้นใช้งานด้วย Free plan โดยไม่มีการหมดอายุของช่วงทดลองใช้และไม่ต้องกรอกข้อมูลบัตรเครดิต

1. ไปที่ flow.lawzana.com และคลิก Create your free account
2. ป้อนชื่อ อีเมล รหัสผ่าน ชื่อสำนักงานกฎหมายของคุณ และสาขาความเชี่ยวชาญหลัก (หรือคลิก Continue with Google หรือ Continue with Microsoft)
3. ระบุเหตุผลที่ทำให้คุณสนใจใช้งาน Flow (สามารถเลือกข้ามขั้นตอนนี้ได้)
4. หากคุณลงทะเบียนด้วยอีเมล ให้คลิกลิงก์ยืนยันที่เราส่งให้ จากนั้นจึงเข้าสู่ระบบ

คุณจะเข้าสู่หน้า Home ซึ่งจะมีรายการตรวจสอบ Get set up สั้นๆ แนะนำขั้นตอนแรกของคุณ:

• Connect your other lead sources (เจ้าของและผู้ดูแลระบบ)
• Handle your first lead
• Set up your booking page
• Invite a colleague or share with a client
• Create your first matter

สำนักงานกฎหมายที่เชื่อมต่อกับ Lawzana Directory จะเห็น Connect your Lawzana Directory profile และ Turn on automatic client intake แสดงขึ้นมาก่อนด้วย (เจ้าของและผู้ดูแลระบบ) แต่ละขั้นตอนจะมีเครื่องหมายถูกเมื่อ Flow ตรวจพบว่าดำเนินการเสร็จสิ้น คุณสามารถทำขั้นตอนใดก่อนก็ได้ หรือคลิก Hide checklist นอกจากนี้ บนการ์ดยังมีตัวเลือก Book a free setup call กับทีมงานของเรา

พื้นที่ทำงานของคุณจะเริ่มต้นด้วยคดีตัวอย่างและผู้สนใจตัวอย่างที่มีป้ายกำกับว่า "Demo" เพื่อให้คุณได้ทดลองสำรวจระบบ เจ้าของและผู้ดูแลระบบสามารถลบข้อมูลเหล่านี้ได้โดยคลิก Clear demo data บนการ์ดการตั้งค่า ทั้งนี้ Flow จะลบคดีตัวอย่างที่ไม่มีการแตะต้องออกโดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไป 30 วัน

Flow รองรับการใช้งานในภาษาอังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส ตุรกี และไทย คุณสามารถเปลี่ยนภาษาได้จากเมนูใต้ชื่อของคุณ

เชื่อมต่อแหล่งที่มาของ Lead#

รวบรวมทุกการสอบถามเข้ามายัง Flow ในรูปแบบ Lead โดยให้เจ้าของหรือผู้ดูแลระบบเปิด Settings → Lead sources (ขั้นตอน Connect your other lead sources จะนำคุณไปยังหน้านี้):

1. คัดลอก Your enquiry address
2. ในส่วน How to set it up ให้เลือกช่องทางที่การสอบถามของคุณส่งเข้ามา (Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow หรือไดเรกทอรีและแพลตฟอร์มอื่นๆ) และปฏิบัติตามขั้นตอน หรือคลิก Email these steps to my web person
3. เปิดใช้งาน Start the client intake automatically เพื่อให้ทุกการสอบถามใหม่ได้รับแบบฟอร์มการรับลูกความของคุณโดยอัตโนมัติ

หน้าเดียวกันนี้ยังมีลิงก์ไปยังแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ หน้าติดต่อ หน้าการจอง และ Zapier ขั้นตอนนี้จะได้รับการทำเครื่องหมายถูกเมื่อมี Lead จริงถูกส่งเข้ามาจากช่องทางใดช่องทางหนึ่งข้างต้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ Integrations

ตั้งค่าระบบการออกใบแจ้งหนี้#

หากคุณต้องการเรียกเก็บเงินจากลูกความผ่าน Flow ให้ดำเนินการขั้นตอนนี้หนึ่งครั้ง ก่อนที่จะมีใครเริ่มบันทึกเวลาทำงาน โดยให้เจ้าของหรือผู้ดูแลระบบเปิด Settings → Invoicing & rates และกำหนดค่า:

• สกุลเงินสำหรับการเรียกเก็บเงิน อัตราค่าบริการรายชั่วโมงเริ่มต้น และเงื่อนไขการชำระเงิน
• ช่วงระยะเวลาในการคิดค่าบริการและการปัดเศษเวลา
• อัตราค่าบริการรายชั่วโมงสำหรับผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน (Fee earner)
• อัตราภาษีเริ่มต้นและชื่อภาษีที่จะพิมพ์บนใบแจ้งหนี้ (เช่น VAT)
• คำนำหน้าเลขที่ใบแจ้งหนี้ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของสำนักงานกฎหมาย
• คำแนะนำในการชำระเงิน เช่น ข้อมูลบัญชีธนาคาร ที่จะพิมพ์ลงบนใบแจ้งหนี้ทุกใบ

คลิก Save invoicing settings ทั้งนี้ ตราบใดที่ยังไม่มีการบันทึกข้อมูลใดๆ หน้า Billing ในแถบด้านข้างจะแสดงขั้นตอน Bill your first client in three steps: Set up invoicing, Log time on a matter และ Create and send an invoice ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ Settings และ Invoicing

การเข้าใช้งานผ่าน Lawzana Directory#

หากสำนักงานกฎหมายของคุณมีรายชื่ออยู่บน lawzana.com คุณไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนแยกต่างหาก เพียงคลิก Open in Flow บน Lead ในแดชบอร์ด Lawzana ของคุณ:

• ครั้งแรก: หน้าจอยืนยันจะแสดงข้อมูลสำนักงาน Lead และสถานที่ที่จะจัดเก็บเอกสารของคุณ (United States, Europe หรือ Asia Pacific ซึ่งจะถูกเลือกไว้ล่วงหน้าตามประเทศของสำนักงานกฎหมายของคุณ และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง) จากนั้น Flow จะสร้างพื้นที่ทำงาน Free ให้คุณ เข้าสู่ระบบโดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน และเปิด Lead นั้นขึ้นมา โดย Lead และข้อความจากช่วง 90 วันที่ผ่านมาจะถูกนำเข้ามาด้วย หรือเลือก Import older leads too หากคุณต้องการนำเข้าข้อมูลที่เก่ากว่านั้น
• หลังจากนั้น: เมื่อสำนักงานของคุณเชื่อมต่อแล้ว การคลิก Open in Flow จะนำคุณไปยังแฟ้มข้อมูลของ Lead นั้นโดยตรง

ไม่มีวิซาร์ดการตั้งค่าในเส้นทางนี้ ทั้งนี้ แผนบริการ Directory แบบชำระเงินจะเพิ่มที่นั่งผู้ใช้งาน (Seats) ใน Flow และเครดิต AI ให้กับพื้นที่ทำงานของคุณด้วย (ดูที่ Billing & Plans)

ภูมิภาคการจัดเก็บไฟล์#

สำนักงานกฎหมายที่ลงทะเบียนโดยตรงบน flow.lawzana.com จะจัดเก็บไฟล์ในภูมิภาค Europe คุณสามารถตรวจสอบภูมิภาคของคุณได้ที่ Settings → General ใต้หัวข้อ File Storage Region

หน้าแรก (Home)#

Home คือหน้าเริ่มต้นของคุณ ในระหว่างที่คุณกำลังตั้งค่า ระบบจะแสดงรายการตรวจสอบ Get set up และในทุกๆ วันจะแสดง Needs attention, Deadlines & hearings, Lead ที่ Waiting for a reply, Matter updates, My week และ Reminders สำหรับ Lead ของคุณ พร้อมปุ่มลัดเพื่อเพิ่มคดี บันทึกเวลาทำงาน เพิ่มกำหนดเวลา หรืออัปโหลดไฟล์

แถบการนำทาง (Navigation)#

แถบด้านข้างทางซ้ายช่วยให้คุณเข้าถึงแต่ละส่วนได้อย่างรวดเร็ว:

คดีแรกของคุณ#

1. ไปที่ Leads ในแถบด้านข้าง
2. คลิก New Lead และป้อนรายละเอียดของลูกความที่มีแนวโน้มจะใช้บริการ
3. เมื่อ Lead นั้นตกลงเป็นลูกความ ให้คลิก Convert ในหน้าของ Lead ดังกล่าว
4. กำหนดชื่อเรื่องของคดีแล้วคลิก Create Matter

หรือสร้างคดีโดยตรง:

1. ไปที่ Matters ในแถบด้านข้าง
2. คลิก New matter
3. กรอกชื่อเรื่องและชื่อลูกความ และระบุสาขาความเชี่ยวชาญรวมถึงกำหนดเวลาถัดไป (ระบุหรือไม่ก็ได้)
4. คดีจะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนเริ่มต้นของไปป์ไลน์ของคุณ

การอัปโหลดเอกสารแรกของคุณ#

1. เปิดคดีขึ้นมาแล้วไปที่แท็บ Documents
2. คลิก Upload หรือลากและวางไฟล์
3. รูปแบบไฟล์ที่รองรับ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ไฟล์อีเมล (.eml, .msg), ไฟล์ข้อความ และรูปภาพ
4. ขนาดไฟล์สูงสุด: 25 MB
5. เมื่ออัปโหลดแล้ว Lawzana Flow จะอ่านเอกสารที่รองรับและดึงข้อเท็จจริงสำคัญออกมา (วันที่, ชื่อบุคคล, จำนวนเงิน, ข้อเรียกร้อง)

จากนั้นคุณสามารถ:

• Generate Summary ได้ด้วยคลิกเดียว
• ตรวจสอบ ข้อเท็จจริงสำคัญ (Key facts) พร้อมแหล่งที่มาของแต่ละรายการ
• Chat with the document เพื่อถามคำถามเกี่ยวกับเนื้อหาในเอกสาร

ขั้นตอนต่อไป#

• การจัดการ Lead: เรียนรู้วิธีจัดการไปป์ไลน์ Lead ของคุณ
• การจัดการคดี: จัดระเบียบคดีความด้วยบอร์ด Kanban
• ฟีเจอร์ AI: สำรวจการวิเคราะห์เอกสารด้วยขุมพลัง AI
• ทีมและบทบาท: ตั้งค่าทีมของคุณพร้อมกำหนดสิทธิ์การใช้งานที่เหมาะสม
• การออกใบแจ้งหนี้: เรียกเก็บเงินจากลูกความของคุณจากคดี
• การตั้งค่า: กำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ของสำนักงานกฎหมายของคุณ