เริ่มต้นใช้งาน Lawzana Flow

ยินดีต้อนรับสู่ Lawzana Flow ซอฟต์แวร์บริหารจัดการงานกฎหมายสำหรับทนายความเดี่ยวและสำนักงานกฎหมายขนาดเล็ก รวมข้อมูลผู้มีโอกาสเป็นลูกความ คดีความ เอกสาร การบันทึกเวลา ใบแจ้งหนี้ และพอร์ทัลลูกความไว้ในที่เดียว พร้อมด้วย AI ที่ช่วยอ่านเอกสารและช่วยร่างข้อความ คู่มือนี้จะนำคุณผ่านขั้นตอนแรกในการเริ่มต้นใช้งาน

การสร้างบัญชีของคุณ#

ทุกสำนักงานกฎหมายเริ่มต้นใช้งานบน Free plan โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องระยะเวลาทดลองใช้งาน และไม่ต้องกรอกข้อมูลบัตรเครดิต

1. ไปที่ flow.lawzana.com แล้วคลิก Create your free account
2. กรอกชื่อของคุณ อีเมล รหัสผ่าน ชื่อสำนักงานกฎหมาย และสาขากฎหมายหลักที่เชี่ยวชาญ (หรือคลิก Continue with Google หรือ Continue with Microsoft)
3. สามารถระบุเหตุผลที่คุณเลือกใช้งาน Flow ได้ตามต้องการ หรือจะข้ามขั้นตอนนี้ไปก็ได้
4. หากคุณลงทะเบียนด้วยอีเมล ให้คลิกลิงก์ยืนยันที่เราส่งให้ จากนั้นเข้าสู่ระบบ

คุณจะมาถึงหน้า Home ซึ่งจะมีรายการตรวจสอบ Get set up แบบย่อที่แนะนำขั้นตอนเริ่มต้นสำหรับคุณ: สร้างคดีความแรก เพิ่มกำหนดเวลาถัดไป อัปโหลดเอกสาร และเชิญเพื่อนร่วมงานหรือแชร์ข้อมูลกับลูกความ นอกจากนี้ยังมีขั้นตอน Set up invoicing ซึ่งมีเพียงเจ้าของระบบ (owners) และผู้ดูแลระบบ (admins) เท่านั้นที่สามารถดำเนินการได้ โดยผู้ใช้งานคนอื่นๆ จะเห็นว่าขั้นตอนนี้เสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเลือกดำเนินการตามลำดับใดก็ได้ หรือจะซ่อนการ์ดนี้ไว้ก็ได้เช่นกัน ทั้งนี้ภายในการ์ดยังมีลิงก์สำหรับนัดหมายเพื่อรับคำแนะนำการตั้งค่าฟรีกับทีมงานของเรา

พื้นที่ทำงาน (workspace) ของคุณจะเริ่มต้นด้วยคดีความตัวอย่างและผู้มีโอกาสเป็นลูกความตัวอย่างที่กำกับด้วยคำว่า "Demo" เพื่อให้คุณได้ทดลองดูฟังก์ชันต่างๆ เจ้าของระบบและผู้ดูแลระบบสามารถลบข้อมูลเหล่านี้ออกได้โดยคลิก Clear demo data บนการ์ดการตั้งค่า นอกจากนี้ Flow จะลบคดีความตัวอย่างที่ไม่มีการใช้งานออกโดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไป 30 วัน

Flow รองรับการใช้งานในภาษาอังกฤษ สเปน และฝรั่งเศส คุณสามารถเปลี่ยนภาษาได้จากเมนูใต้ชื่อของคุณ

ตั้งค่าระบบออกใบแจ้งหนี้#

หากคุณต้องการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกความจาก Flow ควรตั้งค่าในส่วนนี้หนึ่งครั้งก่อนที่ทุกคนจะเริ่มบันทึกเวลา ขั้นตอน Set up invoicing บนการ์ด Get set up จะเปิดหน้า Settings → Invoicing & rates โดยเจ้าของระบบหรือผู้ดูแลระบบจะสามารถตั้งค่าต่อไปนี้:

• สกุลเงินสำหรับออกใบแจ้งหนี้ อัตราค่าบริการรายชั่วโมงเริ่มต้น และเงื่อนไขการชำระเงิน
• ช่วงเวลาขั้นต่ำในการคิดค่าบริการและการปัดเศษเวลา
• อัตราค่าบริการรายชั่วโมงสำหรับผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน (fee earner)
• อัตราภาษีเริ่มต้นและชื่อภาษีที่จะพิมพ์บนใบแจ้งหนี้ (เช่น VAT)
• คำนำหน้าเลขที่ใบแจ้งหนี้ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของสำนักงานกฎหมาย
• คำแนะนำในการชำระเงิน เช่น รายละเอียดบัญชีธนาคาร ที่จะพิมพ์ลงในใบแจ้งหนี้ทุกใบ

คลิก Save invoicing settings ขั้นตอนนี้จะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อแบบฟอร์มนี้ได้รับการบันทึก หรือเมื่อสำนักงานกฎหมายของคุณมีการสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว หน้า Billing ในแถบด้านข้างจะแสดงขั้นตอนเริ่มต้นเดียวกันนี้จนกว่าจะมีการบันทึกข้อมูลใดๆ โปรดดูที่ Settings และ Invoicing

ย้ายมาจาก Lawzana Directory#

หากสำนักงานกฎหมายของคุณมีรายชื่ออยู่บน lawzana.com คุณไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนแยกต่างหาก ให้คลิก Open in Flow ที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกความในแดชบอร์ด Lawzana ของคุณ:

• ครั้งแรก: หน้าจอยืนยันจะแสดงข้อมูลสำนักงานกฎหมาย ข้อมูลผู้มีโอกาสเป็นลูกความ และตำแหน่งที่จัดเก็บเอกสารของคุณ (United States, Europe หรือ Asia Pacific โดยเลือกไว้ล่วงหน้าตามประเทศของสำนักงานกฎหมาย ซึ่งไม่สามารถเปลี่ยนแปลงในภายหลังได้) จากนั้น Flow จะสร้างพื้นที่ทำงาน Free ให้คุณ เข้าสู่ระบบโดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน และเปิดข้อมูลผู้มีโอกาสเป็นลูกความขึ้นมา ข้อมูลผู้มีโอกาสเป็นลูกความและข้อความจาก 90 วันที่ผ่านมาจะถูกนำเข้ามาด้วย ให้เลือก Import older leads too หากคุณต้องการนำเข้าข้อมูลที่เก่ากว่านั้น
• หลังจากนั้น: เมื่อสำนักงานกฎหมายของคุณเชื่อมต่อแล้ว การคลิก Open in Flow จะนำไปยังไฟล์ของผู้มีโอกาสเป็นลูกความโดยตรง

ไม่มีขั้นตอนตัวช่วยตั้งค่า (setup wizard) สำหรับขั้นตอนนี้ นอกจากนี้ แผนบริการ Directory แบบชำระเงินจะเพิ่มจำนวนที่นั่ง (seats) ใน Flow และเครดิต AI ให้กับพื้นที่ทำงานของคุณด้วย (ดูที่ Billing & Plans)

ภูมิภาคในการจัดเก็บไฟล์#

สำนักงานกฎหมายที่ลงทะเบียนโดยตรงบน flow.lawzana.com จะจัดเก็บไฟล์ไว้ในภูมิภาค Europe คุณสามารถตรวจสอบภูมิภาคของคุณได้ที่ Settings → General ใต้หัวข้อ File Storage Region

Home#

Home คือหน้าเริ่มต้นของคุณ ในระหว่างที่คุณกำลังตั้งค่าระบบ หน้านี้จะแสดงรายการตรวจสอบ Get set up และในแต่ละวันจะแสดงส่วน Needs attention, Deadlines & hearings, ผู้มีโอกาสเป็นลูกความที่ Waiting for a reply, Matter updates, My week และการแจ้งเตือนผู้มีโอกาสเป็นลูกความ Reminders พร้อมปุ่มลัดเพื่อเพิ่มคดีความ บันทึกเวลา เพิ่มกำหนดเวลา หรืออัปโหลดไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว

การนำทาง#

แถบด้านข้างทางซ้ายช่วยให้คุณเข้าถึงแต่ละส่วนได้อย่างรวดเร็ว:

คดีความแรกของคุณ#

1. ไปที่ Leads ในแถบด้านข้าง
2. คลิก New Lead และกรอกรายละเอียดของผู้มีโอกาสเป็นลูกความ
3. เมื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกความเปลี่ยนมาเป็นลูกความ ให้คลิก Convert ในหน้าของผู้มีโอกาสเป็นลูกความคนนั้น
4. ตั้งชื่อเรื่องสำหรับคดีความ แล้วคลิก Create Matter

หรือสร้างคดีความโดยตรง:

1. ไปที่ Matters ในแถบด้านข้าง
2. คลิก New matter
3. กรอกชื่อเรื่องและชื่อลูกความ และสามารถระบุสาขากฎหมายรวมถึงกำหนดเวลาถัดไปได้ตามต้องการ
4. คดีความจะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนเริ่มต้นของกระบวนการทำงานของคุณ (pipeline)

การอัปโหลดเอกสารแรกของคุณ#

1. เปิดคดีความขึ้นมา แล้วไปที่แท็บ Documents
2. คลิก Upload หรือลากและวางไฟล์
3. รูปแบบที่รองรับ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ไฟล์อีเมล (.eml, .msg), ไฟล์ข้อความ และรูปภาพ
4. ขนาดไฟล์สูงสุด: 25 MB
5. เมื่ออัปโหลดแล้ว Lawzana Flow จะอ่านเอกสารที่รองรับและดึงข้อเท็จจริงที่สำคัญออกมา (วันที่, ชื่อบุคคล, จำนวนเงิน, ข้อเรียกร้อง)

จากนั้นคุณสามารถ:

• Generate Summary ได้ในคลิกเดียว
• ตรวจสอบ key facts โดยแต่ละรายการจะมีแหล่งที่มาอ้างอิง
• Chat with the document เพื่อถามคำถามเกี่ยวกับเนื้อหาในเอกสาร

ขั้นตอนถัดไปคืออะไร?#

• Lead Management: เรียนรู้วิธีจัดการกระบวนการดูแลผู้มีโอกาสเป็นลูกความ
• Matter Management: จัดระเบียบคดีความด้วยบอร์ด Kanban
• AI Features: สำรวจฟีเจอร์การวิเคราะห์เอกสารด้วยขุมพลัง AI
• Team & Roles: ตั้งค่าทีมของคุณพร้อมการกำหนดสิทธิ์ที่เหมาะสม
• Invoicing: ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกความจากคดีความ
• Settings: กำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ของสำนักงานกฎหมายของคุณ