O que este vídeo mostra
- Site, página de contacto, Lawzana Directory: todos os pedidos chegam aqui.
- A Ploy é notificada, seja qual for o canal.
- Dois minutos depois, o assistente de recolha de dados responde com uma ligação segura.
- À hora de almoço, o Lukas responde às perguntas sobre o imóvel.
- Carrega quatro documentos. Sem conta, sem aplicação.
- Depois, diz à Ploy que está pronto para falar.
- Na manhã seguinte, o pedido avançou sozinho.
- O Flow verificou se havia conflitos de interesses com ele e com o promotor imobiliário.
- A IA leu os quatro documentos: um resumo e os factos principais.
- Pergunte o que esclarecer na chamada. Cada ponto cita a respetiva página.
- Após a chamada, a Ploy regista-a numa linha.
- A carta é criada a partir do modelo de direito imobiliário do escritório, com o cliente, o processo e os honorários já preenchidos.
- Quando o Lukas aceitar, um clique transforma o pedido num processo.
- Os dados, documentos e factos principais dele já lá estão.
O que este vídeo mostra
- Todos os processos ficam num único quadro, da recolha de dados à assinatura.
- A Ploy arrasta a compra do Lukas para Revisão.
- Ela adiciona a data de assinatura uma única vez, com um lembrete 3 dias antes.
- Junta-se a todos os outros prazos no calendário do escritório.
- Ela partilha o processo com o Lukas num portal seguro.
- Ele envia o SPA revisto por lá, não por e-mail.
- Na manhã seguinte, o ecrã Início mostra o que mudou e o que está pendente.
- O tempo é registado no processo em poucos segundos.
- Os honorários fixos dão origem a uma fatura, finalizada e enviada por e-mail ao Lukas a partir do processo.
O que este vídeo mostra
- A Ploy aplica o playbook de contrato de compra e venda à minuta do SPA.
- Seis verificações de uma só vez, cada uma com um estado.
- Cada conclusão cita a cláusula, identifica o risco e sugere uma redação.
- Compare pessoalmente cada citação com a página.
- Os playbooks vêm prontos a usar por área de prática. Todas as regras são editáveis.
- O Fact Grid apresenta lado a lado as datas, as partes e os montantes dos quatro documentos.
- A alteração do preço salta à vista.
- Faça uma pergunta sobre todo o processo em linguagem simples.
- A resposta baseia-se em três documentos e cita cada página.
- Depois, peça-lhe que redija o e-mail de atualização para o Lukas.
Primeiros passos com o Lawzana Flow
Bem-vindo ao Lawzana Flow, gestão jurídica para profissionais individuais e pequenas sociedades de advogados. Contactos potenciais (leads), processos, documentos, tempos, faturas e o portal do cliente residem num único local, com IA que analisa os seus documentos e ajuda na sua redação. Este guia orienta-o nos seus primeiros passos.
Criar a sua conta#
Todas as sociedades começam no plano Gratuito. Não existe um período experimental a expirar nem necessidade de introduzir cartão de crédito.
- Aceda a flow.lawzana.com e clique em Create your free account
- Introduza o seu nome, e-mail, uma palavra-passe, o nome da sua sociedade e a respetiva área de prática principal (ou clique em Continue with Google ou Continue with Microsoft)
- Opcionalmente, indique-nos o que o traz ao Flow, ou ignore esse passo
- Se se registou com e-mail, clique na ligação de verificação que lhe enviamos e, em seguida, inicie sessão
Irá aceder ao Início, onde uma breve lista de verificação Get set up sugere os seus primeiros passos:
- Connect your other lead sources (proprietários e administradores)
- Handle your first lead
- Set up your booking page
- Invite a colleague or share with a client
- Create your first matter
As sociedades associadas ao Diretório Lawzana também veem primeiro Connect your Lawzana Directory profile e Turn on automatic client intake (proprietários e administradores). Cada passo é assinalado assim que o Flow verifica a sua conclusão. Pode executá-los em qualquer ordem ou clicar em Hide checklist. O cartão também inclui Book a free setup call com a nossa equipa.
O seu espaço de trabalho começa com um processo de exemplo e um contacto de exemplo, identificados como "Demo", para que possa explorar o sistema. Os proprietários e administradores podem removê-los com Clear demo data no cartão de configuração; o Flow também remove um processo de exemplo intocado após 30 dias.
O Flow está disponível em inglês, espanhol, francês, turco e tailandês. Altere o idioma no menu sob o seu nome.
Ligar as suas fontes de contactos#
Centralize todos os pedidos de contacto no Flow como leads. Um proprietário ou administrador acede a Definições → Fontes de contactos (o passo Connect your other lead sources direciona para aí):
- Copie o endereço em O seu endereço de receção de pedidos
- Em Como configurar, escolha onde os seus pedidos de contacto são recebidos (Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow ou outros diretórios e plataformas) e siga os passos indicados. Ou clique em Enviar estes passos por e-mail ao meu responsável web
- Ative Iniciar a admissão de clientes automaticamente para que cada novo pedido de contacto receba o seu formulário de admissão
A mesma página contém ligações para o formulário do seu website, página de contacto, página de agendamento e Zapier. O passo é concluído assim que um contacto real chegar a partir de um deles. Consulte Integrações.
Configurar a faturação#
Se pretender faturar clientes a partir do Flow, realize este passo uma única vez, antes de qualquer pessoa registar tempos. Um proprietário ou administrador acede a Definições → Faturação e honorários e define:
- A sua moeda de faturação, valor horário predefinido e condições de pagamento
- O incremento de faturação e o arredondamento de tempo
- Um valor horário para cada profissional
- A taxa de imposto predefinida e a designação do imposto impressa nas faturas (por exemplo, IVA)
- O prefixo do número de fatura e o NIF/número de identificação fiscal da sua sociedade
- Instruções de pagamento, tais como os seus dados bancários, impressas em cada fatura
Clique em Guardar definições de faturação. Até que haja algum registo efetuado, a página Faturação na barra lateral apresenta Fature o seu primeiro cliente em três passos: Configurar a faturação, Registar tempo num processo e Criar e enviar uma fatura. Consulte Definições e Faturação.
Proveniente do Diretório Lawzana#
Se a sua sociedade estiver listada em lawzana.com, não necessita de se registar separadamente. Clique em Open in Flow num contacto no seu painel Lawzana:
- Pela primeira vez: um ecrã de confirmação apresenta a sociedade, o contacto e o local onde os seus documentos serão armazenados (Estados Unidos, Europa ou Ásia-Pacífico, pré-selecionado de acordo com o país da sua sociedade; não pode ser alterado posteriormente). O Flow cria então o seu espaço de trabalho Gratuito, inicia a sua sessão sem necessidade de palavra-passe e abre o contacto. Os contactos e mensagens dos últimos 90 dias são importados juntamente; selecione Import older leads too caso pretenda importar mais.
- Após essa fase: uma vez ligada a sua sociedade, Open in Flow direciona diretamente para a ficha do contacto.
Não existe um assistente de configuração neste percurso. Um plano pago do Diretório também adiciona utilizadores do Flow e créditos de IA ao seu espaço de trabalho (consulte Faturação e Planos).
Região de armazenamento de ficheiros#
| Região | Localização |
|---|---|
| Estados Unidos | Iowa, Estados Unidos |
| Europa | Bélgica |
| Ásia-Pacífico | Singapura |
As sociedades que se registam diretamente em flow.lawzana.com armazenam os seus ficheiros na região da Europa. Pode consultar a sua região em Definições → Geral, sob Região de armazenamento de ficheiros.
Início#
O Início é a sua página principal. Enquanto estiver a concluir a configuração, esta apresenta a lista de verificação Get set up. Diariamente, apresenta Requer atenção, Prazos e audiências, contactos A aguardar resposta, Atualizações de processos, A minha semana e os seus Lembretes de contactos, com botões rápidos para adicionar um processo, registar tempo, adicionar um prazo ou carregar um ficheiro.
Navegação#
A barra lateral esquerda oferece acesso rápido a cada secção:
| Secção | O que faz |
|---|---|
| Início | A sua lista de verificação de configuração e o que requer atenção hoje |
| Contactos | Potenciais clientes e pedidos de contacto |
| Processos | Os seus casos e processos ativos |
| Calendário | Prazos e lembretes de contactos |
| Contactos | Pessoas e empresas |
| Documentos | Os seus Ficheiros, Rascunhos e modelos e Instruções e manuais |
| Assistente | Chat do assistente de IA em ecrã inteiro |
| Revisão de E-mails | E-mails reencaminhados a aguardar arquivo, e e-mails que o seu endereço de receção de pedidos reservou para proprietários e administradores (apenas apresentado quando existirem elementos) |
| Faturação | Trabalho por faturar, faturas não pagas, pagamentos, contas de clientes e a exportação para o seu contabilista (proprietários e administradores) |
| Conflitos | Verificações de conflitos de interesses (proprietários e administradores; outros utilizadores apenas veem quando houver um conflito pendente) |
| Notificações | Alertas e atualizações recentes |
| Ajuda | Suporte e documentação |
| Definições | Configuração da sociedade (proprietários e administradores) |
O seu primeiro processo#
- Aceda a Contactos na barra lateral
- Clique em Novo contacto e introduza os dados do potencial cliente
- Quando o contacto se converter em cliente, clique em Converter na página do contacto
- Defina um título para o processo e clique em Criar processo
Ou crie um processo diretamente:
- Aceda a Processos na barra lateral
- Clique em Novo processo
- Preencha o título e o nome do cliente e, opcionalmente, a área de prática e o próximo prazo
- O processo é criado na fase predefinida do seu pipeline
Carregar o seu primeiro documento#
- Abra um processo e aceda ao separador Documentos
- Clique em Carregar ou arraste e solte ficheiros
- Formatos suportados: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ficheiros de e-mail (.eml, .msg), ficheiros de texto e fotografias
- Tamanho máximo do ficheiro: 25 MB
- Uma vez carregado, o Lawzana Flow lê os documentos suportados e extrai os seus factos essenciais (datas, nomes, montantes, pedidos)
Pode então:
- Gerar resumo com um clique
- Rever os factos essenciais, cada um com a respetiva fonte
- Conversar com o documento para colocar questões sobre o seu conteúdo
Quais são os passos seguintes?#
- Gestão de Contactos: Aprenda a gerir o seu pipeline de contactos
- Gestão de Processos: Organize casos com quadros Kanban
- Funcionalidades de IA: Explore a análise de documentos com tecnologia de IA
- Equipa e Funções: Configure a sua equipa com as permissões adequadas
- Faturação: Fature os seus clientes a partir de um processo
- Definições: Configure os fluxos de trabalho da sua sociedade