Gestão de Leads

Os leads representam potenciais clientes que demonstraram interesse nos seus serviços. O Lawzana Flow ajuda a acompanhá-los desde o primeiro contacto até à conversão num processo.

Fontes de Leads#

Os leads podem entrar no seu pipeline através de vários canais:

Os proprietários e administradores podem ver todos os canais em Settings → Lead sources: se estão configurados, quando chegou o último lead e quantos leads trouxeram nos últimos 30 dias. Cada canal tem um botão Set up (ou Settings assim que estiver ligado). Consulte Integrations para configurar cada canal.

O Seu Endereço de Contacto#

O seu endereço de contacto transforma os pedidos de informação recebidos por email em leads. Os proprietários e administradores encontram-no em Settings → Lead sources, sob Your enquiry address. O Flow cria-o na primeira vez que um proprietário ou administrador abre essa página.

Envie-lhe os seus pedidos de informação: reencaminhe a sua caixa de entrada info@ para este endereço, adicione-o às notificações dos formulários do seu website e utilize-o como o email de notificação em diretórios e plataformas. O artigo Integrations descreve os passos de configuração para cada um.

O Flow lê cada email que chega:

• Um novo pedido de informação torna-se um lead com a fonte "Email", não atribuído, na sua primeira fase. O email fica anexado ao lead. Se teve origem num formulário de website ou numa plataforma, o lead mostra a respetiva proveniência, por exemplo, "Avvo" ou "Website form".
• Um email de um cliente ou lead existente, ou uma resposta numa conversa que o Flow reconhece, é arquivado nesse lead ou processo. Não é criado nenhum lead novo.
• Se a mesma pessoa escrever novamente dentro de 24 horas, não é criado um segundo lead: o email é associado ao lead já existente.
• Tudo o resto é colocado de parte: emails sobre trabalho já em curso, mensagens que não constituem pedidos de informação e emails sobre os quais o Flow tem dúvidas.
• Spam e os próprios emails do seu escritório que regressem à caixa de entrada são ignorados.

A leitura destes emails não consome créditos de IA. O Flow lê até 100 emails por dia por escritório. Após esse limite, os novos emails são colocados de parte até ao dia seguinte.

Os proprietários e administradores do escritório são notificados de cada novo lead, tal como acontece com qualquer lead não atribuído.

Emails Colocados de Parte#

Os emails colocados de parte aguardam em Email Review durante 30 dias, sendo depois eliminados. Apenas os proprietários e administradores têm acesso a eles. Cada um é identificado como Enquiry address e indica o motivo pelo qual foi colocado de parte, por exemplo: "Set aside: Flow wasn't sure this is a new enquiry."

• Clique em Create lead para o transformar num lead. O lead utilizará o nome e o email do cliente identificados pelo Flow, se tiverem sido encontrados.
• Clique em Discard para o remover.

Enquanto houver emails colocados de parte, os proprietários e administradores verão uma linha acima do quadro de Leads, como "2 emails to your enquiry address were set aside", com uma ligação Review. Em Settings → Lead sources é apresentada a mesma contagem em Set aside.

Quando É Enviado o Acolhimento Automático#

Se o seu escritório tiver ativado a opção Start the client intake automatically, um novo lead proveniente do seu endereço de contacto só receberá o email de acolhimento se o Flow tiver a certeza do endereço do cliente:

• o cliente escreveu diretamente para o seu escritório, a partir do seu próprio endereço, e o Flow conseguiu verificar o remetente,
• a notificação de um formulário de website ou plataforma indica o email do cliente, ou
• alguém no seu escritório reencaminhou manualmente o email do cliente, a partir do endereço com que inicia sessão no Flow, e o Flow conseguiu confirmar a sua identidade.

Caso contrário, o lead é criado sem o envio do email de acolhimento. É o que acontece quando alguém externo ao escritório reencaminha o email, ou quando o endereço apenas constava no corpo de uma mensagem enviada. Abra o lead e clique em Send intake quando estiver pronto. Os leads criados a partir da Email Review também nunca recebem o acolhimento automático.

Criar um Lead#

1. Aceda a Leads na barra lateral
2. Clique em New Lead
3. Preencha os detalhes do lead:
   • Full Name (obrigatório)
   • Email (opcional)
   • Phone (opcional)
   • Source: selecione no menu pendente
   • Practice Area (opcional)
   • Assign To: você mesmo, um membro da equipa ou não atribuído
   • Notes: qualquer contexto sobre o pedido de informação
4. Clique em Create Lead

Os leads adicionados manualmente nunca recebem o acolhimento automático. Envie-o a partir da página do lead quando necessário.

Para importar muitos leads em simultâneo, os proprietários e administradores podem utilizar Settings → Import data com um ficheiro CSV ou Excel.

Vistas#

Alterne entre Board e List no topo da página. O Flow memoriza a última vista utilizada.

Vista de Lista#

A lista apresenta os leads numa tabela. Pode:

• Ordenar por triagem (prioridade, predefinição), mais recentes, mais antigos, nome de A a Z ou nome de Z a A
• Filtrar por fase, ou clicar em Needs attention para ver apenas leads de alta prioridade, não lidos ou inativos
• Pesquisar por nome, email ou telefone
• Clicar em qualquer lead para abrir a respetiva página de detalhes

Vista de Quadro#

O quadro é a vista predefinida. Cada coluna representa uma fase, permitindo:

• Arrastar e largar leads entre fases
• Ver a contagem de leads por fase de relance
• Identificar rapidamente estrangulamentos no seu pipeline

Cada cartão apresenta os sinais do lead por palavras, as suas etiquetas, o próximo lembrete e o responsável atribuído.

Leads Antigos sem Intervenção#

Os leads com mais de 30 dias que não tenham sofrido qualquer intervenção e que ainda se encontrem na primeira fase ficam ocultos. Uma linha no topo da página indica a quantidade, por exemplo: "12 older untouched leads hidden". Clique em Show para os visualizar e em Hide para os voltar a ocultar.

Os proprietários e administradores também podem ver o desempenho do Lawzana Directory nos últimos 30 dias, por exemplo: "Lawzana Directory, last 30 days: 8 leads, 2 won".

Fases do Lead#

As fases definem os passos no seu pipeline de leads. Os novos escritórios começam com estas cinco fases:

Modelos de Fases#

Clique em Apply Template em Settings → Lead Stages para mudar para um de três modelos:

• Default (5 fases): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 fases): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 fases): New → In Progress → Retained → Lost

Marcar um Lead como Perdido#

Ao mover um lead para uma fase Lost, o Flow pergunta o motivo: Too expensive, Hired another lawyer, Not a case we take, Couldn't reach them, Client dropped the matter ou Other. Pode adicionar uma nota em What happened? (optional) e depois clicar em Mark as lost. Isto aplica-se quer arraste o cartão, altere a fase ou selecione Mark as lost… no menu do lead.

O cabeçalho do lead apresenta então o motivo, por exemplo: "Lost: Too expensive". Mover o lead para fora da fase Lost remove esta indicação.

O Que Aconteceu?#

Num pedido de informação chegado há mais de 2 semanas sem desfecho, a página do lead pergunta What happened with this enquiry? Clique em Hired (move-o para a sua fase Won), Lost (pergunta o motivo) ou Still talking (pergunta novamente dentro de 30 dias). As suas respostas alimentam os Reports, que indicam quais os canais que lhe trazem clientes. Consulte Reports.

Página de Detalhes do Lead#

Clique em qualquer lead para abrir a respetiva página. Contém três separadores: Overview, Activity e Documents.

O cabeçalho apresenta o nome do lead, a fase, a área de prática, a fonte e quando foi recebido. A partir do cabeçalho pode:

• alterar a fase,
• adicionar uma Note, Log call, Email, adicionar um Reminder ou fazer Upload de um documento,
• clicar em Convert to matter,
• abrir o Ask AI e a Fact grid assim que o lead tiver um documento,
• adicionar uma Tag,
• abrir o menu ⋯: Edit lead details, Draft engagement letter, Mark as lost… e Delete lead.

Descrição Geral (Overview)#

A página Overview apresenta:

• Case summary: um breve resumo e os factos essenciais (consulte IA num Lead)
• Next steps: os lembretes do lead
• Latest activity: notas e chamadas recentes
• Client's enquiry: a mensagem enviada pelo cliente
• Contact: email e telefone, com um botão WhatsApp ao lado de cada número de telefone
• Client intake: consulte Acolhimento de Clientes
• a verificação de conflitos, as pessoas envolvidas e os detalhes do lead

Atividade (Activity)#

O separador Activity constitui o histórico completo do lead: notas, chamadas, lembretes, emails e eventos do sistema, cada um com o respetivo autor. Adicione uma Note, Call, Reminder ou Email a partir da caixa no topo. As mensagens do portal do cliente situam-se à direita, onde pode lê-las e responder.

Documentos (Documents)#

O separador Documents lista os documentos do lead numa tabela: quem os adicionou (um colega ou o cliente através da página de acolhimento), os seus factos essenciais e se o cliente os pode visualizar. Arraste vários ficheiros em simultâneo (PDF, Word ou imagens, até 25 MB cada). As minutas para este lead, como uma carta de compromisso, são listadas abaixo.

Lembretes#

Adicione um lembrete a qualquer lead em que possa trabalhar: através de Reminder no cabeçalho do lead, Add reminder no cartão Next steps na Overview, ou Reminder no separador Activity. Escolha o dia e, opcionalmente, uma hora e o destinatário. Por predefinição, destina-se ao advogado responsável pelo lead, a menos que selecione outra pessoa.

Os lembretes em aberto surgem:

• no cartão Next steps do lead, com a opção Done e um menu para adiar (amanhã, próxima semana ou uma data à escolha) ou editar,
• na página Home, sob Reminders: em atraso, hoje e nos próximos 7 dias ("Mine" por predefinição, ou de todo o escritório),
• na página Calendar, ao lado dos prazos,
• no email da agenda diária da pessoa a quem se destina. Um lembrete esquecido permanece aí até que alguém o marque como concluído.

No próprio dia (e à hora marcada, se definida), a pessoa recebe também uma notificação na aplicação. Os utilizadores com permissão de Viewer podem ver os lembretes, mas não podem adicioná-los nem concluí-los.

Leads do Lawzana Directory#

Um lead com origem no Lawzana Directory (um lead reivindicado ou uma mensagem direta) é automaticamente verificado quanto a conflitos com os seus processos pelo nome do cliente assim que chega; o resultado surge na página do lead. Até que alguém no escritório adicione uma nota, chamada, lembrete ou email, ou mova o lead para outra fase, o seu cabeçalho indica Not contacted yet.

Os novos leads do Directory são atribuídos por área de prática: cada área de prática em Settings → Practice Areas pode designar Who gets new Directory leads. Se ninguém for definido, são encaminhados para o proprietário do escritório.

Quando você ou o seu cliente informam o Lawzana sobre o desfecho do contacto, o lead apresenta um aviso Update from Lawzana, por exemplo: "The client told Lawzana they hired you. Mark this lead as won?". Clique em Mark as won, Mark as lost… ou Dismiss. Nada é alterado de forma automática.

Acolhimento de Clientes#

O acolhimento de clientes (client intake) recolhe os detalhes do caso e os documentos do lead antes da sua primeira chamada. O cliente recebe um email com uma ligação para uma página privada de acolhimento. Aí, responde às suas perguntas, envia documentos, clica em I'm ready to talk ou agenda uma reunião, e troca mensagens consigo.

Enviar o Acolhimento#

1. Abra o lead. O cartão Client intake encontra-se na Overview
2. Em Who follows up?, escolha:
   • The AI assistant (recomendado): solicita ao cliente por email as informações em falta, até 3 rondas, e reencaminha para si para questões de honorários ou assuntos urgentes
   • You: apenas a ligação é enviada, fazendo o acompanhamento pessoalmente
3. Clique em Send intake to e no nome do cliente

O cliente necessita de ter um endereço de email registado no lead. Apenas proprietários, administradores e o advogado responsável pelo lead podem enviar o acolhimento. Iniciar o assistente de IA consome 1 crédito de IA; enviar apenas a ligação não consome créditos.

O cartão passa a indicar o estado do acolhimento: ligação enviada, questionário respondido, documentos em arquivo e pronto para falar. Indica também quem faz o acompanhamento: o assistente de IA ou você próprio caso apenas o link tenha sido enviado (enviado por um colega ou automaticamente). Utilize See answers, Copy link, Send again, View emails ou Stop assistant conforme necessário.

Quando apenas a ligação tiver sido enviada e o cliente não tiver respondido, clique em Let the AI follow up. O assistente enviará um email ao cliente com a mesma ligação, solicitando o que estiver em falta. Esta ação utiliza 1 crédito de IA, tal como a opção Send intake com o assistente.

Acolhimento Automático#

Os proprietários e administradores podem ativar a opção Start the client intake automatically em Settings → Lead sources (também em Settings → Lead Stages). Os novos leads com endereço de email recebem o email de acolhimento em poucos minutos, a partir do endereço do advogado responsável (ou do proprietário do escritório se ninguém estiver atribuído). Abrange leads do seu perfil Lawzana, formulário do website, página de contacto, página de agendamento e endereço de contacto, bem como leads do Zapier enviados como novo pedido de informação.

• O email automático contém apenas a ligação de acolhimento. O assistente de IA só inicia quando alguém clica em Send intake ou, no cartão Client intake do lead, em Let the AI follow up.
• Não consome créditos de IA e o advogado não necessita de configurações de email prévias.
• Leads adicionados manualmente, leads importados e leads arquivados a partir da Email Review nunca o recebem.
• São contactados automaticamente no máximo 20 novos leads por dia.
• Um cliente que já tenha um processo de acolhimento em curso não volta a ser contactado.
• Mensagens que exijam intervenção humana imediata, como um caso urgente ou uma questão de honorários, não recebem email. Em vez disso, as pessoas aptas a intervir no lead recebem um alerta de alta prioridade.

O cartão nas Definições mostra os resultados do acolhimento nos últimos 30 dias: quantos clientes o receberam, quantos responderam e quantos estão prontos para falar.

Quando o Cliente Não Responde#

Se o cliente não tiver interagido com o acolhimento após cerca de 48 horas, o Flow envia-lhe um lembrete em nome do mesmo advogado. Se continuar sem responder 3 dias depois, e ninguém no escritório o tiver contactado, o advogado recebe uma notificação e um email com o telefone e o email do cliente para que possa telefonar. Pode desativar esta opção em Client didn't answer the intake em Settings → Notifications.

As Suas Perguntas de Acolhimento#

Os proprietários e administradores escolhem as perguntas em Settings → Intake questions, existindo um conjunto por área de prática, acrescido de um para leads sem área definida. Cada conjunto tem como base as perguntas da Lawzana. Clique em Customize para as alterar, em Preview as client para pré-visualizar a página e em Restore Lawzana's questions para reverter. Marque uma pergunta com Checked for conflicts para cruzar os nomes nela recolhidos com os seus processos.

IA num Lead#

Documentos e Factos Essenciais#

Os documentos associados a um lead beneficiam da extração dos mesmos factos essenciais (datas, nomes e partes, pedidos/reclamações, locais, montantes, cada um com a respetiva fonte) que os documentos dos processos.

• Os documentos carregados pela sua equipa são lidos automaticamente.
• Os documentos enviados pelo potencial cliente através da página de acolhimento são lidos assim que o acolhimento estiver concluído.
• Um distintivo em cada documento no separador Documents do lead permite aceder aos respetivos factos.

Fotografias e digitalizações (JPEG, PNG, WebP) também são lidas; o formato HEIC não é suportado. AI credits used: 2 créditos por documento.

Grelha de Factos (Fact Grid)#

Clique em Fact grid no cabeçalho do lead para visualizar todos os documentos do lead numa única tabela, com datas, nomes, pedidos, locais e quantias. Trata-se da mesma grelha disponível nos processos. Documentos que ainda não contenham factos podem ser analisados diretamente aí, dentro do limite dos seus créditos restantes. As colunas personalizadas destinam-se exclusivamente a processos.

Resumo do Caso (Case Summary)#

O Case summary na Overview do lead é um breve resumo acompanhado dos factos essenciais recolhidos a partir do pedido do cliente, das respostas ao questionário e dos documentos. Cada facto indica a respetiva fonte, como "Lease.pdf · Page 3" ou "Intake answers · What happened?". Clique num tipo de facto ou em Open key facts para ver todos.

É gerado automaticamente assim que o acolhimento estiver concluído e novamente quando os documentos terminarem de ser lidos. Pode também clicar em Generate brief ou Regenerate a qualquer momento. O resumo é redigido no idioma do utilizador atribuído ao lead (caso não haja, no do proprietário do escritório; na sua ausência, em inglês); os factos permanecem no idioma em que foram originalmente redigidos.

AI credits used: 1 crédito por resumo

Limites da IA Automática#

Para manter os créditos sob controlo, o Lawzana Flow executa a IA de forma autónoma num lead para um máximo de 5 documentos e 3 resumos por lead. Nunca o faz em leads perdidos, convertidos ou com conflito confirmado, e nunca consome os últimos 20% dos seus créditos de IA mensais. A geração a pedido está sempre disponível, exceto para utilizadores com perfil Viewer, que dispõem apenas de permissões de leitura.

Os proprietários e administradores podem desativar a IA automática para leads em Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Quando desativada, os documentos só são lidos e os resumos só são criados quando alguém o solicitar expressamente.

Ask AI#

Clique em Ask AI no cabeçalho do lead para colocar questões sobre o mesmo. O assistente responde com base nas respostas ao acolhimento, na pré-triagem por IA, em notas, emails, mensagens do portal e nos 10 documentos mais recentes, apresentando as respetivas fontes em etiquetas interativas. O seu histórico de conversação fica guardado no lead e apenas você o pode visualizar. O comando Clear elimina o seu próprio histórico. Os utilizadores Viewer não podem realizar perguntas.

AI credits used: 2 créditos por mensagem

Converter um Lead num Processo#

Quando um lead se torna cliente:

1. Abra a página de detalhes do lead
2. Clique em Convert to matter
3. Defina um Matter Title e, opcionalmente, a área de prática, o tipo de processo e o responsável atribuído
4. Clique em Create Matter. Os dados de contacto do lead são transferidos para o novo processo
5. O lead é marcado como "Retained"

Os leads numa fase Lost não podem ser convertidos. Caso o Flow detete um conflito confirmado, continuará a ser possível converter após a introdução de uma justificação, a qual ficará registada no histórico do lead.

O trabalho já realizado pela IA é transferido:

• Os factos essenciais dos documentos transitam sem custos adicionais. Um documento que ainda esteja a ser lido concluirá o processo já integrado no processo.
• Os documentos são indexados para o Deep Search de uma só vez.
• O resumo do caso transforma-se numa nota do processo, para que o Ask AI do processo tome conhecimento do mesmo.
• A conversa do Ask AI efetuada no lead permanece associada ao lead.

A análise por livro de procedimentos (playbook review) funciona exclusivamente em processos. Após a conversão, o resumo do caso disponibiliza hiperligações para Open the Fact Grid e Review documents with a playbook no processo. O cabeçalho do lead passa então a indicar em que processo foi convertido, com a opção Open matter; qualquer novo trabalho deverá ser realizado no processo.

Notificações#

Sempre que chega um novo lead através do widget do website, da API, da sua página de contacto, do seu endereço de contacto, do Zapier ou do Lawzana Directory, a pessoa a quem está atribuído é notificada (na aplicação e por email). Os leads não atribuídos desencadeiam notificações para os proprietários e administradores do escritório. Quando um cliente agenda uma reunião, o advogado selecionado recebe, em vez disso, uma notificação de agendamento. O lead que abriu uma nova ligação ao Directory, bem como os leads históricos com ele importados, não geram notificações.

Será igualmente notificado quando um cliente concluir o acolhimento, premir I'm ready to talk ou não responder ao acolhimento.

O seu email da agenda diária (enviado por volta das 07:00 no seu fuso horário nos dias úteis) coloca em destaque no topo os leads do Lawzana Directory das últimas 24 horas ("Call Maria today"), seguidos dos lembretes para o próprio dia ou em atraso, prazos e leads que ainda aguardam resposta. Selecione Also send it on weekends para o receber todos os dias.

Configure as suas preferências de notificação, incluindo o email da agenda diária, em Settings → Notifications.