O que este vídeo mostra
- Site, página de contacto, Lawzana Directory: todos os pedidos chegam aqui.
- A Ploy é notificada, seja qual for o canal.
- Dois minutos depois, o assistente de recolha de dados responde com uma ligação segura.
- À hora de almoço, o Lukas responde às perguntas sobre o imóvel.
- Carrega quatro documentos. Sem conta, sem aplicação.
- Depois, diz à Ploy que está pronto para falar.
- Na manhã seguinte, o pedido avançou sozinho.
- O Flow verificou se havia conflitos de interesses com ele e com o promotor imobiliário.
- A IA leu os quatro documentos: um resumo e os factos principais.
- Pergunte o que esclarecer na chamada. Cada ponto cita a respetiva página.
- Após a chamada, a Ploy regista-a numa linha.
- A carta é criada a partir do modelo de direito imobiliário do escritório, com o cliente, o processo e os honorários já preenchidos.
- Quando o Lukas aceitar, um clique transforma o pedido num processo.
- Os dados, documentos e factos principais dele já lá estão.
Gestão de Leads
Os leads representam potenciais clientes que manifestaram interesse nos seus serviços. O Lawzana Flow ajuda-o a acompanhá-los desde o primeiro contacto até à conversão num processo.
Fontes de Leads#
Os leads podem entrar no seu pipeline através de múltiplos canais:
| Fonte | Descrição |
|---|---|
| Lawzana | Leads que reivindica e mensagens enviadas para o seu perfil no Lawzana Directory |
| Website | Envios através do widget do website ou da API |
| Página de contacto | Mensagens enviadas a partir da sua página de contacto do Flow |
| Agendamento | Novos clientes que agendam uma reunião na sua página de agendamento |
| E-mails reencaminhados que converte em leads a partir da Revisão de E-mails | |
| Zapier | Leads enviados através da sua chave de API do Zapier |
| Manual | Inseridos manualmente pela sua equipa |
| Recomendação | Recomendados por um cliente existente ou contacto |
| Ordem dos Advogados | Encaminhamento de uma ordem ou associação de advogados |
| Redes Sociais | Pedido de contacto através de canais de redes sociais |
| Networking | Contacto obtido num evento de networking |
| Outro | Qualquer outra fonte |
Consulte Integrações para configurar cada canal.
Criar um Lead#
- Aceda a Leads na barra lateral
- Clique em Novo Lead
- Preencha os detalhes do lead:
- Nome Completo (obrigatório)
- E-mail (opcional)
- Telefone (opcional)
- Fonte — selecione no menu suspenso
- Área de Prática (opcional)
- Atribuir a — a si próprio, a um membro da equipa ou não atribuído
- Notas — qualquer contexto sobre o contacto
- Clique em Criar Lead
Vistas#
Alterne entre Quadro e Lista no topo da página. O Flow memoriza a última vista que utilizou.
Vista de Lista#
A lista apresenta os leads numa tabela. Pode:
- Ordenar por triagem (prioridade, a predefinição), mais recentes, mais antigos, nome de A–Z ou nome de Z–A
- Filtrar por fase, ou clicar em Requer atenção para ver apenas leads de alta prioridade, não lidos ou parados
- Pesquisar por nome, e-mail ou telefone
- Clicar em qualquer lead para abrir a sua página de detalhes
Vista de Quadro#
O quadro é a vista predefinida. Cada coluna representa uma fase, e pode:
- Arrastar e largar leads entre fases
- Ver a contagem de leads por fase rapidamente
- Identificar rapidamente estrangulamentos no seu pipeline
Fases do Lead#
As fases definem os passos no seu pipeline de leads. As novas sociedades começam com estas cinco fases:
| Fase | Descrição |
|---|---|
| Novo | Lead acabado de receber (onde os novos leads começam) |
| Contactado | Primeiro contacto realizado |
| Consulta Realizada | Consulta concluída |
| Contratado | O lead tornou-se cliente (uma fase "Ganha") |
| Perdido | O lead não avançou (uma fase "Perdida") |
Modelos de Fases#
Clique em Aplicar Modelo em Definições → Fases de Leads para mudar para um de três modelos:
- Predefinido (5 fases): Novo → Contactado → Consulta Realizada → Contratado → Perdido
- Pipeline Alargado (7 fases): Novo → Contactado → Qualificado → Proposta Enviada → Em Negociação → Contratado → Perdido
- Simples (4 fases): Novo → Em Curso → Contratado → Perdido
Página de Detalhes do Lead#
Clique em qualquer lead para ver a sua página de detalhes. Tem três separadores, Visão Geral, Linha Cronológica e Documentos, e apresenta:
- Informações de contacto — Nome, e-mail, telefone, mensagem
- Fonte do lead — Com um ícone que indica o canal
- Data de criação — Apresentada em tempo relativo (por exemplo, "há 3 dias")
- Fase — Posição atual no pipeline
- Membro da equipa atribuído
- Linha cronológica de atividades — Notas, chamadas, e-mails e lembretes
Adicionar Atividades#
No separador Linha Cronológica, pode:
- Adicionar Nota sobre uma conversa
- Registar chamada
- Escrever E-mail para o lead, ou responder a um e-mail
- Adicionar lembrete (ver abaixo)
Lembretes#
Adicione um lembrete a qualquer lead em que possa trabalhar: a partir do menu ⋯ no topo do lead, da caixa Lembretes na Visão Geral, ou de Adicionar lembrete junto à caixa de notas na Linha Cronológica. Escolha um dia e, opcionalmente, uma hora e a quem se destina. Destina-se ao advogado responsável pelo lead, a menos que selecione outra pessoa.
Os lembretes em aberto surgem:
- na caixa Lembretes do lead, com a opção Concluído e um menu para adiar (amanhã, na próxima semana ou numa data à sua escolha) ou editar,
- na Página Inicial, em Lembretes: em atraso, hoje e nos próximos 7 dias ("Meus" por predefinição, ou de toda a sociedade),
- na página Calendário, junto aos prazos,
- no e-mail de agenda diária da pessoa a quem se destina. Um lembrete não cumprido permanece aí até que alguém o marque como concluído.
No próprio dia (à hora definida, caso tenha indicado uma), a respetiva pessoa recebe também uma notificação na aplicação. Os Visualizadores podem ver os lembretes, mas não podem adicioná-los nem concluí-los.
Leads do Lawzana Directory#
Um lead proveniente do Lawzana Directory (um lead reivindicado ou uma mensagem direta) é verificado quanto a conflitos com os seus processos pelo nome do cliente assim que chega; o resultado surge na página do lead. Até que alguém na sociedade intervenha, a página do lead apresenta três primeiros passos: Registar a sua chamada, Adicionar um lembrete e Converter em processo.
IA num Lead#
Documentos e Factos Essenciais#
Os documentos num lead obtêm os mesmos factos essenciais (datas, nomes e partes, pedidos, locais, montantes, cada um com a respetiva fonte) que os documentos de processos.
- Os documentos que a sua equipa carrega são lidos automaticamente.
- Os documentos que o potencial cliente envia através do portal são lidos assim que a sua recolha inicial de dados estiver concluída.
- Um indicador em cada documento no separador Documentos do lead abre os respetivos factos.
Fotografias e digitalizações (JPEG, PNG, WebP) também são lidas; o formato HEIC não é suportado. Créditos de IA utilizados: 1 crédito por documento.
Resumo por IA#
O resumo por IA na Visão Geral do lead é uma síntese breve acompanhada dos factos essenciais extraídos das respostas do formulário de admissão e dos documentos. Cada facto indica a sua fonte, tal como "Contrato_de_Arrendamento.pdf · Página 3" ou "Respostas de admissão · O que aconteceu?".
É gerado automaticamente assim que a admissão estiver concluída e novamente quando os documentos terminarem de ser lidos. Também pode clicar em Gerar resumo ou Regenerar a qualquer momento. O resumo é redigido no idioma do responsável atribuído ao lead (caso contrário, do proprietário da sociedade; caso contrário, em inglês); os factos mantêm-se no idioma em que foram redigidos.
Créditos de IA utilizados: 1 crédito por resumo
Limites da IA Automática#
Para manter os créditos sob controlo, o Lawzana Flow executa a IA num lead de forma autónoma para, no máximo, 5 documentos e 3 resumos por lead. Nunca o faz para leads perdidos ou convertidos, nem para leads com um conflito confirmado, e nunca consome os últimos 20% dos seus créditos mensais de IA. A geração a pedido está sempre disponível, exceto para Visualizadores, que apenas têm permissão de leitura.
Os proprietários e administradores podem desativar a IA automática para leads em Definições → Subscrição → IA para Leads (Executar IA para leads automaticamente). Quando desativada, os documentos apenas são lidos e os resumos apenas são criados mediante solicitação de um utilizador.
Perguntar à IA#
Clique em Perguntar à IA no cabeçalho do lead para conversar sobre o lead. A funcionalidade responde com base nas respostas de admissão, na pré-triagem por IA, nas notas, nos e-mails, nas mensagens do portal e nos 10 documentos mais recentes, apresentando as respetivas fontes em etiquetas. O histórico é guardado no lead e partilhado com a sua equipa. Os Visualizadores podem ler o histórico, mas não podem colocar perguntas.
Créditos de IA utilizados: 2 créditos por mensagem
Converter um Lead num Processo#
Quando um lead se torna cliente:
- Abra a página de detalhes do lead
- Clique em Converter
- Defina um Título do Processo e, opcionalmente, a área de prática, o tipo de processo e a quem é atribuído
- Clique em Criar Processo. As informações de contacto do lead são transferidas para o novo processo
- O lead é marcado como "Contratado"
Os leads numa fase de Perdido não podem ser convertidos. Se o Flow detetar um conflito confirmado, ainda assim pode converter após justificar o motivo, que fica registado na linha cronológica do lead.
O trabalho já realizado pela IA é transferido:
- Os factos essenciais dos documentos transitam sem custos adicionais. Um documento que ainda esteja a ser lido conclui o processamento diretamente no processo.
- Os documentos são indexados para a Pesquisa Avançada apenas uma vez.
- O resumo por IA transforma-se numa nota no processo, ficando acessível ao Perguntar à IA do processo.
- O histórico de conversação do Perguntar à IA do lead permanece no lead.
A Grelha de Factos e a revisão de estratégias funcionam apenas em processos; após a conversão, o cartão do resumo inclui ligações para as mesmas.
Notificações#
Quando um novo lead chega através do widget do website, da API, da sua página de contacto, do Zapier ou do Lawzana Directory, a pessoa a quem foi atribuído é notificada (na aplicação e por e-mail). Os leads não atribuídos notificam os proprietários e administradores da sociedade. Quando um cliente agenda uma reunião, o advogado com quem agendou recebe, em vez disso, uma notificação de marcação. O lead que deu origem a uma nova ligação ao Directory, bem como os leads históricos importados com ele, não enviam notificações, para evitar sobrecarregar a sua caixa de entrada.
O seu e-mail de agenda diária (enviado às 7:00 no seu fuso horário) coloca os leads do Lawzana Directory das últimas 24 horas no topo ("Ligue para a Maria hoje"), seguidos dos lembretes com vencimento hoje ou em atraso, prazos e leads que ainda aguardam resposta.
Configure as preferências de notificação, incluindo o e-mail de agenda diária, em Definições → Notificações.