लीड प्रबंधन

लीड्स संभावित ग्राहकों का प्रतिनिधित्व करते हैं जिन्होंने आपकी सेवाओं में रुचि व्यक्त की है। Lawzana Flow आपको पहले संपर्क से लेकर किसी मामले (matter) में बदलने तक उन्हें ट्रैक करने में मदद करता है।

लीड स्रोत#

लीड्स आपकी पाइपलाइन में कई चैनलों से आ सकते हैं:

प्रत्येक चैनल को सेट अप करने के लिए Integrations देखें।

लीड बनाना#

1. साइडबार में Leads पर जाएं
2. New Lead पर क्लिक करें
3. लीड का विवरण भरें:
   • Full Name (अनिवार्य)
   • Email (वैकल्पिक)
   • Phone (वैकल्पिक)
   • Source — ड्रॉपडाउन से चुनें
   • Practice Area (वैकल्पिक)
   • Assign To — स्वयं को, टीम के किसी सदस्य को, या अनअसाइन रखें
   • Notes — पूछताछ के बारे में कोई भी संदर्भ
4. Create Lead पर क्लिक करें

व्यूज़ (दृश्य)#

पृष्ठ के शीर्ष पर Board और List के बीच स्विच करें। Flow आपके द्वारा अंतिम बार उपयोग किए गए व्यू को याद रखता है।

सूची दृश्य (List View)#

सूची लीड्स को एक तालिका में दिखाती है। आप:

• ट्राईआज़ (प्राथमिकता, डिफ़ॉल्ट), नवीनतम, सबसे पुराने, नाम A–Z या नाम Z–A के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं
• चरण (stage) के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं, या केवल उच्च-प्राथमिकता, अपठित या निष्क्रिय (stale) लीड्स देखने के लिए Needs attention पर क्लिक कर सकते हैं
• नाम, ईमेल या फ़ोन द्वारा सर्च कर सकते हैं
• विवरण पृष्ठ खोलने के लिए किसी भी लीड पर क्लिक कर सकते हैं

बोर्ड दृश्य (Board View)#

बोर्ड डिफ़ॉल्ट दृश्य है। प्रत्येक कॉलम एक चरण का प्रतिनिधित्व करता है, और आप:

• चरणों के बीच लीड्स को ड्रैग और ड्रॉप कर सकते हैं
• एक नज़र में प्रत्येक चरण में लीड की संख्या देख सकते हैं
• अपनी पाइपलाइन में आने वाली रुकावटों की तुरंत पहचान कर सकते हैं

लीड चरण (Lead Stages)#

चरण आपकी लीड पाइपलाइन के चरणों को परिभाषित करते हैं। नई फ़र्में इन पांच चरणों के साथ शुरुआत करती हैं:

चरण टेम्पलेट (Stage Templates)#

तीन टेम्पलेट्स में से किसी एक पर स्विच करने के लिए Settings → Lead Stages में Apply Template पर क्लिक करें:

• Default (5 चरण): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 चरण): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 चरण): New → In Progress → Retained → Lost

लीड विवरण पृष्ठ#

किसी भी लीड का विवरण पृष्ठ देखने के लिए उस पर क्लिक करें। इसमें तीन टैब हैं, Overview, Timeline और Documents, और यह निम्नलिखित दिखाता है:

• संपर्क जानकारी — नाम, ईमेल, फ़ोन, संदेश
• लीड स्रोत — चैनल को दर्शाने वाले आइकन के साथ
• बनाने की तिथि — सापेक्ष समय के रूप में दिखाई गई (उदा., "3 दिन पहले")
• चरण — पाइपलाइन की वर्तमान स्थिति
• असाइन किया गया टीम सदस्य
• गतिविधि टाइमलाइन — नोट्स, कॉल, ईमेल और रिमाइंडर

गतिविधियाँ जोड़ना#

Timeline टैब पर, आप:

• बातचीत के बारे में Add Note कर सकते हैं
• Log call कर सकते हैं
• लीड को Compose Email कर सकते हैं, या किसी ईमेल का उत्तर दे सकते हैं
• Add reminder कर सकते हैं (नीचे देखें)

रिमाइंडर्स#

जिस भी लीड पर आप काम कर सकते हैं, उसमें एक रिमाइंडर जोड़ें: लीड के शीर्ष पर स्थित ⋯ मेनू से, Overview पर Reminders बॉक्स से, या Timeline पर नोट बॉक्स के बगल में Add reminder से। एक दिन चुनें, और वैकल्पिक रूप से एक समय तथा यह किसके लिए है, यह चुनें। जब तक आप किसी अन्य व्यक्ति को नहीं चुनते, यह लीड के ज़िम्मेदार वकील के लिए होता है।

खुले (Open) रिमाइंडर्स यहाँ दिखाई देते हैं:

• लीड के Reminders बॉक्स में, Done और स्नूज़ (कल, अगले सप्ताह या आपकी चुनी हुई तारीख) या संपादित करने के मेनू के साथ,
• Home पर, Reminders के अंतर्गत: अतिदेय (overdue), आज और अगले 7 दिन (डिफ़ॉल्ट रूप से "Mine", या पूरी फ़र्म के),
• Calendar पृष्ठ पर, समय-सीमाओं (deadlines) के बगल में,
• जिस व्यक्ति के लिए यह निर्धारित है, उसके दैनिक एजेंडा ईमेल में। छूटा हुआ रिमाइंडर तब तक वहीं रहता है जब तक कोई उसे पूरा चिह्नित न कर दे।

निर्धारित दिन पर (यदि आपने समय सेट किया है, तो उस समय पर) संबंधित व्यक्ति को ऐप में एक सूचना भी प्राप्त होती है। Viewers रिमाइंडर्स देख सकते हैं लेकिन उन्हें जोड़ या पूरा नहीं कर सकते।

Lawzana Directory से प्राप्त लीड्स#

Lawzana Directory से आने वाली लीड (दावा की गई लीड या सीधा संदेश) के आते ही ग्राहक के नाम के आधार पर आपके मामलों के साथ हितों के टकराव (conflicts) की जांच की जाती है; इसका परिणाम लीड पृष्ठ पर दिखाई देता है। जब तक फ़र्म में कोई इस पर कार्रवाई नहीं करता, लीड पृष्ठ पर तीन शुरुआती चरण दिखाई देते हैं: Log your call, Add a reminder और Convert to matter।

लीड पर AI#

दस्तावेज़ और मुख्य तथ्य#

लीड से जुड़े दस्तावेज़ों से भी मामले के दस्तावेज़ों की तरह ही मुख्य तथ्य (तिथियां, नाम और पक्षकार, दावे, स्थान, राशियां, प्रत्येक अपने स्रोत के साथ) प्राप्त होते हैं।

• आपकी टीम द्वारा अपलोड किए गए दस्तावेज़ अपने आप पढ़े जाते हैं।
• संभावित ग्राहक द्वारा पोर्टल के माध्यम से भेजे गए दस्तावेज़ उनका इनटेक पूरा होने के बाद पढ़े जाते हैं।
• लीड के Documents टैब में प्रत्येक दस्तावेज़ पर एक बैज उसके तथ्यों को खोलता है।

फ़ोटो और स्कैन (JPEG, PNG, WebP) भी पढ़े जाते हैं; HEIC समर्थित नहीं है। प्रयुक्त AI क्रेडिट: प्रति दस्तावेज़ 1 क्रेडिट।

AI ब्रीफ़#

लीड के Overview पर मौजूद AI brief एक संक्षिप्त सारांश के साथ-साथ इनटेक उत्तरों और दस्तावेज़ों से निकाले गए मुख्य तथ्य हैं। प्रत्येक तथ्य अपने स्रोत का हवाला देता है, जैसे "Lease.pdf · Page 3" या "Intake answers · What happened?"।

यह इनटेक पूरा होने पर और दस्तावेज़ों को पढ़ने का काम समाप्त होने पर फिर से अपने आप तैयार हो जाता है। आप किसी भी समय Generate brief या Regenerate पर भी क्लिक कर सकते हैं। सारांश लीड के असाइनी की भाषा में लिखा जाता है (अन्यथा फ़र्म के मालिक की भाषा में, अन्यथा अंग्रेज़ी में); तथ्य उसी भाषा में रहते हैं जिसमें वे लिखे गए थे।

प्रयुक्त AI क्रेडिट: प्रति ब्रीफ़ 1 क्रेडिट

स्वचालित AI पर सीमाएं#

क्रेडिट को नियंत्रण में रखने के लिए, Lawzana Flow प्रति लीड अधिकतम 5 दस्तावेज़ों और 3 ब्रीफ़ के लिए स्वचालित रूप से AI चलाता है। यह खोई हुई (lost) या परिवर्तित (converted) लीड्स अथवा पुष्ट टकराव (confirmed conflict) वाली लीड्स के लिए ऐसा कभी नहीं करता है, और यह आपके मासिक AI क्रेडिट के अंतिम 20% का कभी भी उपयोग नहीं करता है। मांग पर जनरेट करने की सुविधा हमेशा उपलब्ध रहती है, Viewers को छोड़कर, जो केवल पढ़ सकते हैं।

मालिक और व्यवस्थापक (admins) Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically) में स्वचालित लीड AI को बंद कर सकते हैं। जब यह बंद होता है, तो दस्तावेज़ केवल तभी पढ़े जाते हैं और ब्रीफ़ केवल तभी तैयार किए जाते हैं जब कोई इसका अनुरोध करता है।

Ask AI#

लीड के बारे में चैट करने के लिए लीड के हेडर में Ask AI पर क्लिक करें। यह इनटेक उत्तरों, AI प्री-स्क्रीनिंग, नोट्स, ईमेल, पोर्टल संदेशों और 10 सबसे हालिया दस्तावेज़ों से उत्तर देता है, और अपने स्रोतों को चिप्स के रूप में दिखाता है। इसका इतिहास लीड पर सहेजा जाता है और आपकी टीम के साथ साझा किया जाता है। Viewers इतिहास पढ़ सकते हैं लेकिन प्रश्न नहीं पूछ सकते।

प्रयुक्त AI क्रेडिट: प्रति संदेश 2 क्रेडिट

लीड को मामले (Matter) में बदलना#

जब कोई लीड ग्राहक बन जाती है:

1. लीड विवरण पृष्ठ खोलें
2. Convert पर क्लिक करें
3. एक Matter Title सेट करें, और वैकल्पिक रूप से प्रैक्टिस एरिया, मामले का प्रकार और यह किसे असाइन किया गया है, यह निर्धारित करें
4. Create Matter पर क्लिक करें। लीड की संपर्क जानकारी नए मामले में स्थानांतरित कर दी जाती है
5. लीड को "Retained" के रूप में चिह्नित किया जाता है

Lost चरण वाली लीड्स को परिवर्तित नहीं किया जा सकता है। यदि Flow को कोई पुष्ट टकराव मिलता है, तब भी आप एक कारण लिखकर इसे परिवर्तित कर सकते हैं, जो लीड की टाइमलाइन पर दर्ज हो जाता है।

आपका AI कार्य भी साथ स्थानांतरित होता है:

• दस्तावेज़ के मुख्य तथ्य बिना किसी अतिरिक्त शुल्क के आगे ले जाए जाते हैं। जो दस्तावेज़ अभी पढ़ा जा रहा है, वह मामले में स्थानांतरित होकर पूरा होता है।
• Deep Search के लिए दस्तावेज़ों को एक बार अनुक्रमित (indexed) किया जाता है।
• AI ब्रीफ़ मामले पर एक नोट बन जाता है, ताकि मामले का Ask AI इसे जान सके।
• लीड की Ask AI चैट लीड पर ही रहती है।

Fact Grid और प्लेबुक समीक्षा केवल मामलों पर काम करती है; रूपांतरण के बाद, ब्रीफ़ कार्ड उनसे लिंक हो जाता है।

सूचनाएं (Notifications)#

जब कोई नई लीड वेबसाइट विजेट, API, आपके संपर्क पृष्ठ, Zapier या Lawzana Directory के माध्यम से आती है, तो जिस व्यक्ति को यह असाइन की गई है उसे सूचित किया जाता है (ऐप में और ईमेल द्वारा)। अनअसाइन की गई लीड्स फ़र्म के मालिकों और व्यवस्थापकों को सूचित करती हैं। जब कोई ग्राहक मीटिंग बुक करता है, तो जिस वकील के साथ उन्होंने बुकिंग की है, उसे इसके बजाय अपॉइंटमेंट की सूचना मिलती है। जिस लीड ने एक नया Directory कनेक्शन खोला है, और उसके साथ आयात की गई पुरानी लीड्स, सूचनाएं नहीं भेजती हैं, ताकि कनेक्ट करने पर आपका इनबॉक्स न भर जाए।

आपका दैनिक एजेंडा ईमेल (आपके समय क्षेत्र में सुबह 7:00 बजे भेजा जाता है) पिछले 24 घंटों की Lawzana Directory लीड्स को सबसे ऊपर रखता है ("Maria को आज कॉल करें"), जिसके बाद आज देय या छूटे हुए रिमाइंडर्स, समय-सीमाएं और उत्तर की प्रतीक्षा कर रही लीड्स होती हैं।

दैनिक एजेंडा ईमेल सहित सूचना प्राथमिकताओं को Settings → Notifications में कॉन्फ़िगर करें।