Quản lý tiềm năng

Khách hàng tiềm năng (leads) đại diện cho những khách hàng có triển vọng đã bày tỏ sự quan tâm đến các dịch vụ của bạn. Lawzana Flow giúp bạn theo dõi họ từ lần tiếp xúc đầu tiên cho đến khi chuyển đổi thành một vụ việc.

Nguồn khách hàng tiềm năng#

Khách hàng tiềm năng có thể đi vào quy trình xử lý của bạn từ nhiều kênh khác nhau:

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể xem mọi kênh trong Settings → Lead sources: tình trạng thiết lập, thời điểm khách hàng tiềm năng gần nhất được ghi nhận và số lượng khách hàng tiềm năng mang lại trong 30 ngày qua. Mỗi kênh đều có nút Set up (hoặc Settings sau khi đã kết nối). Xem Integrations để thiết lập từng kênh.

Địa chỉ tiếp nhận yêu cầu của bạn#

Địa chỉ tiếp nhận yêu cầu của bạn sẽ chuyển các yêu cầu mà công ty nhận được qua email thành khách hàng tiềm năng. Chủ sở hữu và quản trị viên có thể tìm thấy địa chỉ này trong Settings → Lead sources, tại mục Your enquiry address. Flow sẽ tạo địa chỉ này vào lần đầu tiên chủ sở hữu hoặc quản trị viên mở trang đó.

Hãy gửi các yêu cầu tư vấn đến địa chỉ này: chuyển tiếp hộp thư info@ của bạn tới đây, thêm địa chỉ này vào thông báo của biểu mẫu trên trang web, và sử dụng làm email nhận thông báo trên các danh bạ và nền tảng. Integrations có hướng dẫn các bước thiết lập cho từng mục.

Flow sẽ đọc từng email gửi đến:

• Một yêu cầu mới sẽ trở thành một khách hàng tiềm năng với nguồn là "Email", ở trạng thái chưa phân công, trong giai đoạn đầu tiên của bạn. Email sẽ được đính kèm vào khách hàng tiềm năng đó. Khi yêu cầu đến từ biểu mẫu trang web hoặc một nền tảng, hồ sơ tiềm năng sẽ hiển thị nguồn gốc, ví dụ: "Avvo" hoặc "Website form".
• Email từ một khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng hiện có, hoặc thư trả lời trong một cuộc hội thoại mà Flow đã ghi nhận, sẽ được lưu trữ vào khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc tương ứng đó. Không có khách hàng tiềm năng mới nào được tạo.
• Cùng một người gửi thư lại trong vòng 24 giờ sẽ không tạo thêm khách hàng tiềm năng thứ hai: email sẽ được lưu trữ vào hồ sơ khách hàng tiềm năng mà họ đã có.
• Những thư khác sẽ được để riêng sang một bên: thư về công việc đang được xử lý, email không phải là yêu cầu tư vấn và email mà Flow không chắc chắn.
• Thư rác và chính email của công ty bạn gửi ngược lại vào hộp thư đến sẽ bị bỏ qua.

Việc đọc các email này không tiêu tốn tín dụng AI. Flow đọc tối đa 100 email mỗi ngày cho mỗi công ty. Sau mức đó, các email mới sẽ được để riêng cho đến ngày hôm sau.

Chủ sở hữu và quản trị viên của công ty sẽ nhận được thông báo về mỗi khách hàng tiềm năng mới, tương tự như đối với bất kỳ khách hàng tiềm năng nào chưa được phân công.

Email được để riêng#

Các email được để riêng sẽ chờ trong Email Review trong 30 ngày, sau đó sẽ bị xóa. Chỉ chủ sở hữu và quản trị viên mới nhìn thấy các email này. Mỗi email đều được đánh dấu Enquiry address và nêu rõ lý do tại sao nó bị để riêng, ví dụ: "Set aside: Flow wasn't sure this is a new enquiry."

• Nhấp vào Create lead để chuyển email đó thành một khách hàng tiềm năng. Hồ sơ tiềm năng sẽ sử dụng tên và email của khách hàng mà Flow tìm thấy, nếu có.
• Nhấp vào Discard để xóa bỏ.

Trong khi các email đang được để riêng, chủ sở hữu và quản trị viên sẽ thấy một dòng thông báo phía trên bảng Khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như "2 emails to your enquiry address were set aside", kèm theo liên kết Review. Mục Settings → Lead sources cũng hiển thị số lượng tương tự dưới phần Set aside.

Khi nào quy trình tiếp nhận tự động được gửi đi#

Nếu công ty của bạn đã bật tùy chọn Start the client intake automatically, một khách hàng tiềm năng mới từ địa chỉ tiếp nhận yêu cầu sẽ chỉ nhận được email tiếp nhận khi Flow xác định chắc chắn được địa chỉ của khách hàng:

• khách hàng đã gửi thư trực tiếp cho công ty của bạn từ chính địa chỉ của họ và Flow có thể xác minh người gửi,
• thông báo từ biểu mẫu trang web hoặc nền tảng có nêu rõ email của khách hàng, hoặc
• một nhân sự tại công ty bạn đã chuyển tiếp email của khách hàng theo cách thủ công, từ chính địa chỉ mà họ dùng để đăng nhập vào Flow, và Flow có thể xác minh đó là họ.

Nếu không, khách hàng tiềm năng sẽ được tạo mà không có email tiếp nhận thông tin. Trường hợp này xảy ra khi một người bên ngoài công ty chuyển tiếp email, hoặc khi địa chỉ chỉ được nhập trong nội dung tin nhắn họ gửi. Hãy mở hồ sơ khách hàng tiềm năng và nhấp vào Send intake khi bạn đã sẵn sàng. Khách hàng tiềm năng mà bạn tạo từ mục Email Review cũng không bao giờ nhận email tiếp nhận tự động.

Tạo khách hàng tiềm năng#

1. Đi tới mục Leads ở thanh bên
2. Nhấp vào New Lead
3. Điền thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng:
   • Full Name (bắt buộc)
   • Email (tùy chọn)
   • Phone (tùy chọn)
   • Source: chọn từ danh sách thả xuống
   • Practice Area (tùy chọn)
   • Assign To: chính bạn, một thành viên trong nhóm, hoặc chưa phân công
   • Notes: bất kỳ bối cảnh nào về yêu cầu tư vấn
4. Nhấp vào Create Lead

Các khách hàng tiềm năng do bạn tự thêm thủ công sẽ không bao giờ nhận email tiếp nhận tự động. Bạn có thể chủ động gửi từ trang hồ sơ khách hàng tiềm năng khi cần.

Để nhập nhiều khách hàng tiềm năng cùng một lúc, chủ sở hữu và quản trị viên có thể sử dụng mục Settings → Import data với tệp CSV hoặc Excel.

Chế độ xem#

Chuyển đổi giữa chế độ Board và List ở đầu trang. Flow sẽ ghi nhớ chế độ xem bạn đã sử dụng gần nhất.

Chế độ xem danh sách (List View)#

Danh sách hiển thị các khách hàng tiềm năng dưới dạng bảng. Bạn có thể:

• Sắp xếp theo phân loại ưu tiên (mặc định), mới nhất, cũ nhất, tên từ A đến Z hoặc tên từ Z đến A
• Lọc theo giai đoạn, hoặc nhấp vào Needs attention để chỉ xem các khách hàng tiềm năng có mức ưu tiên cao, chưa đọc hoặc lâu chưa tương tác
• Tìm kiếm theo tên, email hoặc số điện thoại
• Nhấp vào bất kỳ khách hàng tiềm năng nào để mở trang chi tiết

Chế độ xem bảng (Board View)#

Chế độ xem bảng là chế độ mặc định. Mỗi cột đại diện cho một giai đoạn, và bạn có thể:

• Kéo và thả các khách hàng tiềm năng giữa các giai đoạn
• Xem nhanh số lượng khách hàng tiềm năng của từng giai đoạn
• Nhanh chóng xác định các điểm nghẽn trong quy trình của bạn

Mỗi thẻ hiển thị các dấu hiệu nhận biết của khách hàng tiềm năng bằng chữ, các nhãn (tags), lời nhắc tiếp theo và người được phân công phụ trách.

Khách hàng tiềm năng cũ chưa xử lý#

Các khách hàng tiềm năng đã quá 30 ngày mà chưa có ai tương tác và vẫn ở giai đoạn đầu tiên sẽ được ẩn đi. Một dòng ở đầu trang sẽ cho biết số lượng, chẳng hạn như "12 older untouched leads hidden". Nhấp vào Show để hiển thị lại, và Hide để ẩn đi.

Chủ sở hữu và quản trị viên cũng có thể thấy hiệu quả hoạt động của Lawzana Directory trong 30 ngày qua, ví dụ: "Lawzana Directory, last 30 days: 8 leads, 2 won".

Các giai đoạn tiềm năng (Lead Stages)#

Các giai đoạn xác định các bước trong quy trình xử lý khách hàng tiềm năng của bạn. Các công ty mới sẽ bắt đầu với năm giai đoạn sau:

Mẫu giai đoạn#

Nhấp vào Apply Template trong Settings → Lead Stages để chuyển sang một trong ba mẫu sau:

• Default (5 giai đoạn): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 giai đoạn): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 giai đoạn): New → In Progress → Retained → Lost

Đánh dấu khách hàng tiềm năng là thất bại#

Khi bạn chuyển một khách hàng tiềm năng sang giai đoạn Lost, Flow sẽ hỏi lý do: Too expensive, Hired another lawyer, Not a case we take, Couldn't reach them, Client dropped the matter hoặc Other. Bạn có thể thêm ghi chú dưới mục What happened? (optional), sau đó nhấp vào Mark as lost. Thao tác này xuất hiện bất kể bạn kéo thẻ, thay đổi giai đoạn hay chọn Mark as lost… trong menu của khách hàng tiềm năng.

Phần đầu hồ sơ khách hàng tiềm năng sau đó sẽ hiển thị lý do, ví dụ: "Lost: Too expensive". Việc chuyển khách hàng tiềm năng ra khỏi giai đoạn Lost sẽ xóa trạng thái này.

Điều gì đã xảy ra?#

Đối với một yêu cầu đã đến từ hơn 2 tuần trước mà chưa có kết quả, trang khách hàng tiềm năng sẽ hỏi What happened with this enquiry? Nhấp vào Hired (chuyển sang giai đoạn Won), Lost (hỏi lý do) hoặc Still talking (sẽ hỏi lại sau 30 ngày). Câu trả lời của bạn sẽ cung cấp dữ liệu cho mục Reports, giúp hiển thị kênh nào mang lại khách hàng cho bạn. Xem Reports.

Trang chi tiết khách hàng tiềm năng#

Nhấp vào bất kỳ khách hàng tiềm năng nào để mở trang chi tiết. Trang này có ba tab: Overview, Activity và Documents.

Phần tiêu đề hiển thị tên, giai đoạn, lĩnh vực hành nghề, nguồn và thời gian tiếp nhận khách hàng tiềm năng. Từ tiêu đề, bạn có thể:

• thay đổi giai đoạn,
• thêm một Note, Log call, Email, thêm Reminder hoặc Upload tài liệu,
• nhấp vào Convert to matter,
• mở Ask AI, và bảng Fact grid khi hồ sơ tiềm năng đã có tài liệu,
• thêm Tag,
• mở menu ⋯: Edit lead details, Draft engagement letter, Mark as lost… và Delete lead.

Tổng quan (Overview)#

Tab Overview hiển thị:

• Case summary: tóm tắt ngắn gọn và các sự kiện chính (xem AI trên hồ sơ khách hàng tiềm năng)
• Next steps: các lời nhắc của khách hàng tiềm năng
• Latest activity: các ghi chú và cuộc gọi gần đây
• Client's enquiry: tin nhắn khách hàng đã gửi
• Contact: email và số điện thoại, có nút WhatsApp bên cạnh mỗi số điện thoại
• Client intake: xem Tiếp nhận khách hàng
• quy trình kiểm tra xung đột lợi ích, những người liên quan và thông tin chi tiết của khách hàng tiềm năng

Hoạt động (Activity)#

Tab Activity là toàn bộ lịch sử của khách hàng tiềm năng: ghi chú, cuộc gọi, lời nhắc, email và các sự kiện hệ thống, mỗi mục đều ghi rõ người thực hiện. Thêm Note, Call, Reminder hoặc Email từ ô ở trên cùng. Tin nhắn trên cổng thông tin của khách hàng nằm ở bên phải, nơi bạn có thể đọc và trả lời họ.

Tài liệu (Documents)#

Tab Documents liệt kê các tài liệu của khách hàng tiềm năng dưới dạng bảng: người đã thêm (đồng nghiệp hoặc khách hàng từ trang tiếp nhận), các sự kiện chính và liệu khách hàng có thể xem chúng hay không. Kéo thả nhiều tệp cùng lúc (PDF, Word hoặc hình ảnh, tối đa 25 MB mỗi tệp). Các bản thảo dành cho khách hàng tiềm năng này, chẳng hạn như thư đồng ý cung cấp dịch vụ pháp lý (engagement letter), được liệt kê bên dưới.

Lời nhắc (Reminders)#

Thêm lời nhắc cho bất kỳ khách hàng tiềm năng nào mà bạn có quyền xử lý: bằng nút Reminder ở phần đầu trang, Add reminder trong thẻ Next steps ở tab Overview, hoặc Reminder trên tab Activity. Chọn ngày, và tùy chọn giờ cùng người phụ trách. Lời nhắc sẽ mặc định dành cho luật sư chịu trách nhiệm của khách hàng tiềm năng đó trừ khi bạn chọn người khác.

Các lời nhắc đang mở sẽ hiển thị:

• trong thẻ Next steps của khách hàng tiềm năng, kèm nút Done và menu để báo lại (ngày mai, tuần sau hoặc một ngày bạn chọn) hoặc chỉnh sửa,
• trên trang Home, dưới mục Reminders: quá hạn, hôm nay và 7 ngày tới (mặc định là "Mine", hoặc của toàn bộ công ty),
• trên trang Calendar, bên cạnh các thời hạn,
• trong email lịch trình hàng ngày của người phụ trách. Lời nhắc bị bỏ lỡ sẽ giữ nguyên ở đó cho đến khi có người đánh dấu là đã hoàn thành.

Vào ngày đã hẹn (vào thời gian đã đặt, nếu có), người phụ trách cũng sẽ nhận được thông báo trong ứng dụng. Người có quyền Xem (Viewers) có thể thấy lời nhắc nhưng không thể thêm hoặc hoàn thành chúng.

Khách hàng tiềm năng từ Lawzana Directory#

Khách hàng tiềm năng đến từ Lawzana Directory (khách hàng tiềm năng được nhận hoặc tin nhắn trực tiếp) sẽ được đối soát tự động với các vụ việc hiện có để kiểm tra xung đột theo tên khách hàng ngay khi gửi đến; kết quả sẽ hiển thị trên trang khách hàng tiềm năng. Cho đến khi có ai đó tại công ty thêm ghi chú, cuộc gọi, lời nhắc, email hoặc chuyển khách hàng tiềm năng sang giai đoạn khác, phần đầu hồ sơ sẽ hiển thị Not contacted yet.

Các khách hàng tiềm năng mới từ Directory được phân công theo lĩnh vực hành nghề: mỗi lĩnh vực hành nghề trong Settings → Practice Areas có thể chỉ định Who gets new Directory leads. Nếu không thiết lập ai, các tiềm năng này sẽ được chuyển đến chủ sở hữu công ty.

Khi bạn hoặc khách hàng thông báo cho Lawzana về kết quả trao đổi, hồ sơ tiềm năng sẽ hiển thị biểu ngữ Update from Lawzana, ví dụ: "The client told Lawzana they hired you. Mark this lead as won?" Nhấp vào Mark as won, Mark as lost… hoặc Dismiss. Hệ thống sẽ không tự động di chuyển giai đoạn.

Tiếp nhận khách hàng (Client Intake)#

Quy trình tiếp nhận khách hàng sẽ thu thập thông tin chi tiết về vụ việc và tài liệu của khách hàng tiềm năng trước cuộc gọi đầu tiên của bạn. Khách hàng sẽ nhận được một email kèm liên kết đến trang tiếp nhận riêng tư. Tại đó, họ sẽ trả lời các câu hỏi của bạn, tải lên tài liệu, nhấn I'm ready to talk hoặc đặt lịch hẹn, và gửi tin nhắn cho bạn.

Gửi yêu cầu tiếp nhận thông tin#

1. Mở hồ sơ khách hàng tiềm năng. Thẻ Client intake nằm trên tab Overview
2. Dưới mục Who follows up?, hãy chọn:
   • The AI assistant (khuyên dùng): trợ lý AI sẽ hỏi khách hàng qua email về những thông tin còn thiếu, tối đa 3 vòng, và bàn giao lại cho bạn nếu có vấn đề về phí dịch vụ hoặc bất kỳ điều gì khẩn cấp
   • You: chỉ có liên kết được gửi đi, và bạn sẽ tự mình theo dõi
3. Nhấp vào Send intake to cùng tên khách hàng

Khách hàng cần có địa chỉ email trong hồ sơ tiềm năng. Chỉ chủ sở hữu, quản trị viên và luật sư chịu trách nhiệm về khách hàng tiềm năng mới có thể gửi yêu cầu tiếp nhận. Khởi chạy trợ lý AI sẽ sử dụng 1 tín dụng AI; nếu chỉ gửi liên kết thì không mất tín dụng.

Sau đó, thẻ sẽ hiển thị tiến độ tiếp nhận: liên kết đã gửi, bảng câu hỏi đã được trả lời, tài liệu đã lưu vào hồ sơ và sẵn sàng trao đổi. Thẻ cũng cho biết ai là người theo dõi: trợ lý AI, hoặc bạn khi chỉ có liên kết được gửi đi (do đồng nghiệp gửi hoặc gửi tự động). Sử dụng See answers, Copy link, Send again, View emails hoặc Stop assistant khi cần.

Khi chỉ có liên kết được gửi đi và khách hàng chưa trả lời, hãy nhấp vào Let the AI follow up. Trợ lý AI sẽ gửi email cho khách hàng với cùng liên kết đó và yêu cầu bổ sung những nội dung còn thiếu. Thao tác này sử dụng 1 tín dụng AI, tương tự như việc chọn Send intake cùng với trợ lý.

Tiếp nhận tự động#

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể bật tùy chọn Start the client intake automatically trong Settings → Lead sources (cũng có trong Settings → Lead Stages). Khi đó, các khách hàng tiềm năng mới có địa chỉ email sẽ nhận được email tiếp nhận trong vòng vài phút, từ địa chỉ của luật sư chịu trách nhiệm (hoặc của chủ sở hữu công ty nếu chưa có ai được phân công). Tính năng này áp dụng cho các khách hàng tiềm năng từ hồ sơ Lawzana, biểu mẫu trang web, trang liên hệ, trang đặt lịch và địa chỉ tiếp nhận yêu cầu của bạn, cũng như các khách hàng tiềm năng từ Zapier được gửi dưới dạng yêu cầu tư vấn mới.

• Email tự động chỉ chứa liên kết tiếp nhận. Trợ lý AI chỉ bắt đầu khi có ai đó nhấp vào Send intake hoặc nhấp vào Let the AI follow up trên thẻ Client intake của khách hàng tiềm năng.
• Tính năng này không sử dụng tín dụng AI, và luật sư không cần phải thiết lập email.
• Khách hàng tiềm năng do bạn tự thêm, khách hàng tiềm năng được nhập vào và các tiềm năng được lưu từ Email Review sẽ không bao giờ nhận được email này.
• Không quá 20 khách hàng tiềm năng mới mỗi ngày được liên hệ tự động.
• Khách hàng đang trong quá trình tiếp nhận sẽ không bị gửi thư lần nữa.
• Tin nhắn cần con người xử lý ngay, chẳng hạn như trường hợp khẩn cấp hoặc câu hỏi về chi phí, sẽ không gửi email tự động. Thay vào đó, những người có thẩm quyền xử lý hồ sơ tiềm năng sẽ nhận được cảnh báo mức độ ưu tiên cao.

Thẻ trong Settings hiển thị kết quả của quy trình tiếp nhận trong 30 ngày qua: có bao nhiêu khách hàng đã nhận được, bao nhiêu người đã trả lời và bao nhiêu người đã sẵn sàng trao đổi.

Khi khách hàng không trả lời#

Nếu khách hàng không thao tác với trang tiếp nhận sau khoảng 48 giờ, Flow sẽ gửi cho họ một lời nhắc từ cùng một luật sư. Nếu họ vẫn không trả lời sau 3 ngày tiếp theo và chưa có ai tại công ty liên hệ với họ, luật sư sẽ nhận được thông báo và email kèm số điện thoại và email của khách hàng để có thể gọi điện trực tiếp. Tắt tính năng này tại mục Client didn't answer the intake trong Settings → Notifications.

Câu hỏi tiếp nhận của bạn#

Chủ sở hữu và quản trị viên lựa chọn các câu hỏi trong Settings → Intake questions, một bộ câu hỏi cho mỗi lĩnh vực hành nghề và một bộ cho các khách hàng tiềm năng không có lĩnh vực hành nghề cụ thể. Mỗi bộ câu hỏi đều bắt đầu từ các câu hỏi mẫu của Lawzana. Nhấp vào Customize để thay đổi, Preview as client để xem trước trang hiển thị, và Restore Lawzana's questions để quay lại mặc định. Đánh dấu một câu hỏi là Checked for conflicts để đối soát các tên thu thập được với danh sách các vụ việc của bạn.

AI trên hồ sơ khách hàng tiềm năng#

Tài liệu và các sự kiện chính#

Tài liệu trong hồ sơ khách hàng tiềm năng cũng được trích xuất các sự kiện chính (ngày tháng, tên và các bên liên quan, yêu cầu/khiếu nại, địa điểm, số tiền, kèm theo nguồn tương ứng) giống như tài liệu của vụ việc.

• Các tài liệu do đội ngũ của bạn tải lên sẽ được đọc tự động.
• Các tài liệu do khách hàng tiềm năng gửi qua trang tiếp nhận sẽ được đọc sau khi quy trình tiếp nhận của họ hoàn tất.
• Huy hiệu trên mỗi tài liệu trong tab Documents của khách hàng tiềm năng sẽ mở ra các sự kiện đã trích xuất.

Ảnh chụp và bản quét (JPEG, PNG, WebP) cũng được đọc; định dạng HEIC không được hỗ trợ. Tín dụng AI sử dụng: 2 tín dụng cho mỗi tài liệu.

Bảng sự kiện (Fact Grid)#

Nhấp vào Fact grid ở phần đầu trang của khách hàng tiềm năng để xem tất cả tài liệu của họ trong một bảng duy nhất, cùng với ngày tháng, tên, khiếu nại, địa điểm và số tiền. Bảng này tương tự như bảng trong các vụ việc. Các tài liệu chưa có dữ liệu sự kiện có thể được yêu cầu đọc trực tiếp từ đây, trong phạm vi số tín dụng còn lại của bạn. Các cột tùy chỉnh chỉ dành riêng cho các vụ việc.

Tóm tắt vụ việc (Case Summary)#

Mục Case summary trên tab Overview của khách hàng tiềm năng là một bản tóm tắt ngắn gọn cùng với các sự kiện chính được rút ra từ yêu cầu của khách hàng, câu trả lời tiếp nhận và các tài liệu. Mỗi sự kiện đều trích dẫn nguồn, chẳng hạn như "Lease.pdf · Page 3" hoặc "Intake answers · What happened?". Nhấp vào một loại sự kiện, hoặc Open key facts, để xem toàn bộ.

Bản tóm tắt được tạo tự động sau khi quy trình tiếp nhận hoàn tất và một lần nữa khi các tài liệu được đọc xong. Bạn cũng có thể nhấp vào Generate brief hoặc Regenerate bất kỳ lúc nào. Bản tóm tắt được viết bằng ngôn ngữ của người được phân công phụ trách khách hàng tiềm năng (nếu không có thì theo chủ sở hữu công ty, hoặc mặc định là tiếng Anh); các sự kiện vẫn giữ nguyên ngôn ngữ gốc khi chúng được viết.

Tín dụng AI sử dụng: 1 tín dụng cho mỗi bản tóm tắt

Giới hạn AI tự động#

Để kiểm soát lượng tín dụng, Lawzana Flow tự động chạy AI cho một khách hàng tiềm năng đối với tối đa 5 tài liệu và 3 bản tóm tắt cho mỗi hồ sơ tiềm năng. Hệ thống không bao giờ tự động chạy đối với các khách hàng tiềm năng đã thất bại (lost), đã chuyển đổi (converted) hoặc có xung đột lợi ích đã xác nhận, và không bao giờ sử dụng đến 20% tín dụng AI hàng tháng cuối cùng của bạn. Việc chủ động tạo theo yêu cầu luôn khả dụng, ngoại trừ đối với Người xem (Viewers), những người chỉ có quyền đọc.

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể tắt tính năng AI tự động cho khách hàng tiềm năng trong Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Khi tắt, tài liệu sẽ chỉ được đọc và bản tóm tắt chỉ được tạo khi có người yêu cầu.

Hỏi AI (Ask AI)#

Nhấp vào Ask AI ở phần đầu hồ sơ khách hàng tiềm năng để trò chuyện về hồ sơ đó. Hệ thống sẽ trả lời dựa trên các câu trả lời tiếp nhận, kết quả sàng lọc sơ bộ bằng AI, ghi chú, email, tin nhắn trên cổng thông tin và 10 tài liệu gần nhất, đồng thời hiển thị các nguồn trích dẫn dưới dạng các thẻ nhỏ (chips). Lịch sử trò chuyện của bạn được lưu trong hồ sơ khách hàng tiềm năng và chỉ bạn mới có thể thấy. Nút Clear sẽ xóa lịch sử của chính bạn. Người xem (Viewers) không thể đặt câu hỏi.

Tín dụng AI sử dụng: 2 tín dụng cho mỗi tin nhắn

Chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành vụ việc#

Khi một khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức:

1. Mở trang chi tiết khách hàng tiềm năng
2. Nhấp vào Convert to matter
3. Thiết lập Matter Title, và tùy chọn lĩnh vực hành nghề, loại vụ việc cùng người được phân công phụ trách
4. Nhấp vào Create Matter. Thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng sẽ được chuyển sang vụ việc mới
5. Khách hàng tiềm năng được đánh dấu là "Retained"

Không thể chuyển đổi các khách hàng tiềm năng đang ở giai đoạn Lost. Nếu Flow phát hiện xung đột lợi ích đã xác nhận, bạn vẫn có thể chuyển đổi sau khi nhập lý do, lý do này sẽ được ghi lại trên dòng thời gian của khách hàng tiềm năng.

Kết quả xử lý AI của bạn sẽ được giữ nguyên:

• Các sự kiện chính của tài liệu được chuyển tiếp mà không tính phí lần hai. Tài liệu đang được đọc dở sẽ hoàn tất trong vụ việc mới.
• Tài liệu được lập chỉ mục cho tính năng Tìm kiếm chuyên sâu (Deep Search) một lần duy nhất.
• Bản tóm tắt vụ việc trở thành một ghi chú trong vụ việc, nhờ đó tính năng Ask AI của vụ việc sẽ nắm được thông tin này.
• Lịch sử trò chuyện Ask AI của khách hàng tiềm năng vẫn được lưu tại hồ sơ tiềm năng.

Quy trình đánh giá tài liệu theo cẩm nang (Playbook review) chỉ hoạt động trên các vụ việc. Sau khi chuyển đổi, bản tóm tắt vụ việc sẽ liên kết tới Open the Fact Grid và Review documents with a playbook trên vụ việc. Phần đầu hồ sơ khách hàng tiềm năng sau đó sẽ hiển thị vụ việc tương ứng đã tạo, kèm theo nút Open matter; các công việc mới sẽ được xử lý trên vụ việc đó.

Thông báo#

Khi một khách hàng tiềm năng mới đến qua tiện ích trang web, API, trang liên hệ, địa chỉ tiếp nhận yêu cầu, Zapier hoặc Lawzana Directory, người được phân công phụ trách sẽ nhận được thông báo (trong ứng dụng và qua email). Các khách hàng tiềm năng chưa được phân công sẽ gửi thông báo đến các chủ sở hữu và quản trị viên của công ty. Khi một khách hàng đặt lịch hẹn, luật sư được đặt lịch sẽ nhận được thông báo về cuộc hẹn thay vì thông báo này. Khách hàng tiềm năng mở ra kết nối Directory mới và các khách hàng tiềm năng trong lịch sử được nhập cùng kết nối đó sẽ không gửi thông báo.

Bạn cũng sẽ nhận được thông báo khi khách hàng hoàn tất quy trình tiếp nhận, nhấn I'm ready to talk hoặc không trả lời quy trình tiếp nhận.

Email lịch trình hàng ngày của bạn (được gửi vào khoảng 7:00 theo múi giờ của bạn vào các ngày làm việc) sẽ đưa các khách hàng tiềm năng từ Lawzana Directory trong 24 giờ qua lên đầu trang ("Call Maria today"), tiếp theo là các lời nhắc đến hạn hôm nay hoặc đã bỏ lỡ, thời hạn và các khách hàng tiềm năng vẫn đang chờ phản hồi. Đánh dấu vào Also send it on weekends để nhận email này mỗi ngày.

Định cấu hình tùy chọn thông báo, bao gồm email lịch trình hàng ngày, trong mục Settings → Notifications.