Nội dung video này
- Trang web, trang liên hệ, Lawzana Directory: mọi yêu cầu tư vấn đều đổ về đây.
- Ploy nhận được thông báo từ bất kỳ kênh nào trong số đó.
- Hai phút sau, trợ lý tiếp nhận phản hồi kèm một liên kết bảo mật.
- Trong giờ ăn trưa, Lukas trả lời các câu hỏi về bất động sản.
- Anh ấy tải lên bốn tài liệu. Không cần tài khoản, không cần ứng dụng.
- Sau đó, anh ấy báo với Ploy rằng mình đã sẵn sàng trao đổi.
- Sáng hôm sau, yêu cầu tư vấn đã tự động tiến triển.
- Flow đã kiểm tra xung đột lợi ích đối với anh ấy và chủ đầu tư.
- AI đã đọc cả bốn tài liệu: bản tóm tắt và các dữ kiện chính.
- Hỏi xem cần làm rõ những gì trong cuộc gọi. Mỗi ý đều dẫn chiếu đến trang tương ứng.
- Sau cuộc gọi, Ploy ghi lại cuộc gọi chỉ bằng một dòng.
- Thư được soạn từ mẫu bất động sản của văn phòng luật, với thông tin khách hàng, vụ việc và mức phí đã được điền sẵn.
- Khi Lukas đồng ý, chỉ cần một lần nhấp để chuyển yêu cầu tư vấn thành vụ việc.
- Thông tin chi tiết, tài liệu và các dữ kiện chính của anh ấy đã có sẵn bên trong.
Quản lý Khách hàng Tiềm năng
Khách hàng tiềm năng (lead) đại diện cho những khách hàng triển vọng đã bày tỏ sự quan tâm đến dịch vụ của bạn. Lawzana Flow giúp bạn theo dõi họ từ lần liên hệ đầu tiên cho đến khi chuyển đổi thành một vụ việc.
Nguồn Khách hàng Tiềm năng#
Khách hàng tiềm năng có thể đi vào quy trình của bạn từ nhiều kênh khác nhau:
| Nguồn | Mô tả |
|---|---|
| Lawzana | Các khách hàng tiềm năng bạn nhận và tin nhắn được gửi đến hồ sơ niêm yết của bạn trên Lawzana Directory |
| Website | Thông tin gửi từ tiện ích (widget) trên trang web hoặc API |
| Contact page | Tin nhắn được gửi từ trang liên hệ Flow của bạn |
| Booking | Khách hàng mới đặt lịch hẹn trên trang đặt lịch của bạn |
| Email chuyển tiếp mà bạn chuyển thành khách hàng tiềm năng từ Duyệt Email (Email Review) | |
| Zapier | Khách hàng tiềm năng được gửi qua khóa API Zapier của bạn |
| Manual | Do đội ngũ của bạn nhập thủ công |
| Referral | Được giới thiệu bởi khách hàng hiện tại hoặc người quen |
| Bar Association | Giới thiệu từ đoàn luật sư hoặc hiệp hội pháp lý |
| Social Media | Yêu cầu tư vấn qua các kênh mạng xã hội |
| Networking | Liên hệ từ một sự kiện kết nối mạng lưới |
| Other | Bất kỳ nguồn nào khác |
Xem Tích hợp để thiết lập từng kênh.
Tạo Khách hàng Tiềm năng#
- Đi tới Khách hàng tiềm năng trên thanh bên
- Nhấp vào Khách hàng tiềm năng mới
- Điền thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng:
- Họ và tên (bắt buộc)
- Email (tùy chọn)
- Số điện thoại (tùy chọn)
- Nguồn — chọn từ menu thả xuống
- Lĩnh vực hành nghề (tùy chọn)
- Phân công cho — bản thân bạn, một thành viên trong nhóm, hoặc chưa phân công
- Ghi chú — bất kỳ bối cảnh nào về yêu cầu tư vấn
- Nhấp vào Tạo khách hàng tiềm năng
Các Chế độ Xem#
Chuyển đổi giữa Dạng bảng (Board) và Dạng danh sách (List) ở đầu trang. Flow sẽ ghi nhớ chế độ xem bạn đã sử dụng gần nhất.
Chế độ xem Danh sách#
Danh sách hiển thị các khách hàng tiềm năng trong một bảng. Bạn có thể:
- Sắp xếp theo phân loại xử lý (mức độ ưu tiên, mặc định), mới nhất, cũ nhất, tên A–Z hoặc tên Z–A
- Lọc theo giai đoạn, hoặc nhấp vào Cần chú ý để chỉ xem các khách hàng tiềm năng có mức độ ưu tiên cao, chưa đọc hoặc lâu chưa tương tác
- Tìm kiếm theo tên, email hoặc số điện thoại
- Nhấp vào bất kỳ khách hàng tiềm năng nào để mở trang chi tiết
Chế độ xem Dạng bảng#
Dạng bảng là chế độ xem mặc định. Mỗi cột đại diện cho một giai đoạn và bạn có thể:
- Kéo và thả khách hàng tiềm năng giữa các giai đoạn
- Xem nhanh số lượng khách hàng tiềm năng trong từng giai đoạn
- Nhanh chóng xác định các điểm nghẽn trong quy trình của bạn
Các Giai đoạn Khách hàng Tiềm năng#
Các giai đoạn xác định các bước trong quy trình khách hàng tiềm năng của bạn. Các văn phòng mới bắt đầu với năm giai đoạn sau:
| Giai đoạn | Mô tả |
|---|---|
| Mới | Khách hàng tiềm năng mới nhận (nơi bắt đầu của các khách hàng tiềm năng mới) |
| Đã liên hệ | Đã thực hiện liên hệ ban đầu |
| Đã tư vấn | Đã hoàn thành buổi tư vấn |
| Đã ủy thác | Khách hàng tiềm năng đã trở thành khách hàng (giai đoạn "Thành công") |
| Thất bại | Khách hàng tiềm năng không tiếp tục (giai đoạn "Thất bại") |
Mẫu Giai đoạn#
Nhấp vào Áp dụng mẫu trong Cài đặt → Giai đoạn khách hàng tiềm năng để chuyển sang một trong ba mẫu:
- Mặc định (5 giai đoạn): Mới → Đã liên hệ → Đã tư vấn → Đã ủy thác → Thất bại
- Quy trình mở rộng (7 giai đoạn): Mới → Đã liên hệ → Đủ điều kiện → Đã gửi đề xuất → Đang thương thảo → Đã ủy thác → Thất bại
- Đơn giản (4 giai đoạn): Mới → Đang xử lý → Đã ủy thác → Thất bại
Trang Chi tiết Khách hàng Tiềm năng#
Nhấp vào bất kỳ khách hàng tiềm năng nào để xem trang chi tiết. Trang có ba tab: Tổng quan, Dòng thời gian và Tài liệu, đồng thời hiển thị:
- Thông tin liên hệ — Tên, email, số điện thoại, tin nhắn
- Nguồn khách hàng tiềm năng — Đi kèm biểu tượng biểu thị kênh
- Ngày tạo — Hiển thị dưới dạng thời gian tương đối (ví dụ: "3 ngày trước")
- Giai đoạn — Vị trí hiện tại trong quy trình
- Thành viên nhóm được phân công
- Dòng thời gian hoạt động — Ghi chú, cuộc gọi, email và lời nhắc
Thêm Hoạt động#
Trên tab Dòng thời gian, bạn có thể:
- Thêm ghi chú về một cuộc trò chuyện
- Ghi nhật ký cuộc gọi
- Soạn email gửi cho khách hàng tiềm năng, hoặc trả lời một email
- Thêm lời nhắc (xem bên dưới)
Lời nhắc#
Thêm lời nhắc cho bất kỳ khách hàng tiềm năng nào bạn có quyền làm việc: từ menu ⋯ ở đầu trang khách hàng tiềm năng, hộp Lời nhắc trên trang Tổng quan, hoặc Thêm lời nhắc bên cạnh hộp ghi chú trên Dòng thời gian. Chọn một ngày, và tùy chọn thời gian cùng người nhận lời nhắc. Lời nhắc sẽ dành cho luật sư phụ trách khách hàng tiềm năng đó trừ khi bạn chọn người khác.
Các lời nhắc chưa xử lý sẽ hiển thị:
- trong hộp Lời nhắc của khách hàng tiềm năng, với nút Xong và menu để tạm ẩn (ngày mai, tuần tới hoặc ngày bạn chọn) hoặc chỉnh sửa,
- trên Trang chủ, dưới mục Lời nhắc: quá hạn, hôm nay và 7 ngày tới (mặc định là "Của tôi", hoặc toàn bộ văn phòng),
- trên trang Lịch, bên cạnh các thời hạn,
- trong email lịch trình hàng ngày của người được chỉ định. Lời nhắc bị bỏ lỡ sẽ vẫn ở đó cho đến khi có người đánh dấu là đã xong.
Vào đúng ngày (và đúng giờ, nếu bạn có đặt) người được chỉ định cũng sẽ nhận được thông báo trong ứng dụng. Người xem (Viewer) có thể xem lời nhắc nhưng không thể thêm hoặc hoàn thành chúng.
Khách hàng Tiềm năng Từ Lawzana Directory#
Một khách hàng tiềm năng đến từ Lawzana Directory (khách hàng tiềm năng được nhận hoặc tin nhắn trực tiếp) sẽ được kiểm tra xung đột lợi ích đối chiếu với các vụ việc của bạn theo tên khách hàng ngay khi được gửi đến; kết quả sẽ xuất hiện trên trang khách hàng tiềm năng. Cho đến khi có ai đó tại văn phòng xử lý, trang khách hàng tiềm năng sẽ hiển thị ba bước đầu tiên: Ghi nhật ký cuộc gọi, Thêm lời nhắc và Chuyển thành vụ việc.
AI trên Khách hàng Tiềm năng#
Tài liệu và Dữ kiện Chính#
Các tài liệu của một khách hàng tiềm năng sẽ được trích xuất các dữ kiện chính tương tự (ngày tháng, tên và các bên, khiếu nại, địa điểm, số tiền, mỗi thông tin đều có nguồn đi kèm) như tài liệu vụ việc.
- Các tài liệu do nhóm của bạn tải lên sẽ được đọc tự động.
- Các tài liệu do khách hàng triển vọng gửi qua cổng thông tin sẽ được đọc sau khi hoàn tất quy trình tiếp nhận thông tin (intake).
- Huy hiệu trên mỗi tài liệu trong tab Tài liệu của khách hàng tiềm năng sẽ mở ra các dữ kiện của tài liệu đó.
Ảnh chụp và bản scan (JPEG, PNG, WebP) cũng được đọc; định dạng HEIC không được hỗ trợ. Số tín dụng AI đã dùng: 1 tín dụng cho mỗi tài liệu.
Bản Tóm tắt AI#
Bản tóm tắt AI trên phần Tổng quan của khách hàng tiềm năng là một bản tóm tắt ngắn kèm theo các dữ kiện chính được rút ra từ các câu trả lời tiếp nhận và tài liệu. Mỗi dữ kiện đều trích dẫn nguồn, chẳng hạn như "Hop-dong-thue.pdf · Trang 3" hoặc "Câu trả lời tiếp nhận · Sự việc đã diễn ra như thế nào?".
Bản tóm tắt được tạo tự động sau khi hoàn tất tiếp nhận thông tin và được tạo lại khi các tài liệu hoàn tất quá trình đọc. Bạn cũng có thể nhấp vào Tạo bản tóm tắt hoặc Tạo lại bất cứ lúc nào. Bản tóm tắt được viết bằng ngôn ngữ của người được phân công phụ trách khách hàng tiềm năng (nếu không có thì theo ngôn ngữ của chủ văn phòng, hoặc tiếng Anh); các dữ kiện vẫn giữ nguyên ngôn ngữ gốc khi chúng được viết.
Số tín dụng AI đã dùng: 1 tín dụng cho mỗi bản tóm tắt
Giới hạn AI Tự động#
Để kiểm soát số lượng tín dụng, Lawzana Flow chỉ tự động chạy AI trên một khách hàng tiềm năng tối đa 5 tài liệu và 3 bản tóm tắt cho mỗi khách hàng tiềm năng. Hệ thống không bao giờ tự động chạy đối với các khách hàng tiềm năng đã thất bại, đã chuyển đổi hoặc các trường hợp đã xác nhận có xung đột lợi ích, và không bao giờ dùng đến 20% tín dụng AI hàng tháng cuối cùng của bạn. Việc tạo theo yêu cầu luôn khả dụng, ngoại trừ Người xem (Viewer) chỉ có quyền đọc.
Chủ sở hữu (Owner) và quản trị viên (Admin) có thể tắt AI khách hàng tiềm năng tự động trong Cài đặt → Gói đăng ký → AI Khách hàng tiềm năng (Tự động chạy AI khách hàng tiềm năng). Khi tắt, tài liệu chỉ được đọc và bản tóm tắt chỉ được tạo khi có người yêu cầu.
Hỏi AI#
Nhấp vào Hỏi AI ở phần đầu trang khách hàng tiềm năng để trò chuyện về khách hàng tiềm năng đó. Tính năng này trả lời dựa trên các câu trả lời tiếp nhận, đánh giá sơ bộ của AI, ghi chú, email, tin nhắn qua cổng thông tin và 10 tài liệu gần nhất, đồng thời hiển thị các nguồn dưới dạng thẻ thông tin (chips). Lịch sử trò chuyện được lưu trên khách hàng tiềm năng và chia sẻ với nhóm của bạn. Người xem có thể đọc lịch sử nhưng không thể đặt câu hỏi.
Số tín dụng AI đã dùng: 2 tín dụng cho mỗi tin nhắn
Chuyển đổi Khách hàng Tiềm năng thành Vụ việc#
Khi một khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức:
- Mở trang chi tiết khách hàng tiềm năng
- Nhấp vào Chuyển đổi
- Đặt Tên vụ việc, và tùy chọn lĩnh vực hành nghề, loại vụ việc cùng người được phân công
- Nhấp vào Tạo vụ việc. Thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng sẽ được chuyển sang vụ việc mới
- Khách hàng tiềm năng được đánh dấu là "Đã ủy thác"
Các khách hàng tiềm năng đang ở giai đoạn Thất bại không thể chuyển đổi. Nếu Flow phát hiện xung đột lợi ích đã được xác nhận, bạn vẫn có thể chuyển đổi sau khi nhập lý do, lý do này sẽ được ghi lại trên dòng thời gian của khách hàng tiềm năng.
Các kết quả xử lý bằng AI của bạn sẽ được giữ nguyên:
- Các dữ kiện chính của tài liệu được chuyển tiếp mà không tính thêm phí lần hai. Tài liệu đang được đọc dở sẽ hoàn tất vào trong vụ việc.
- Tài liệu được lập chỉ mục cho Tìm kiếm Sâu (Deep Search) một lần.
- Bản tóm tắt AI sẽ trở thành một ghi chú trên vụ việc, nhờ đó tính năng Hỏi AI của vụ việc sẽ nắm được thông tin này.
- Đoạn chat Hỏi AI của khách hàng tiềm năng vẫn được lưu giữ tại khách hàng tiềm năng.
Lưới Dữ kiện (Fact Grid) và rà soát theo cẩm nang (playbook review) chỉ hoạt động trên các vụ việc; sau khi chuyển đổi, thẻ tóm tắt sẽ liên kết tới các tính năng đó.
Thông báo#
Khi có một khách hàng tiềm năng mới đến qua tiện ích website, API, trang liên hệ của bạn, Zapier hoặc Lawzana Directory, người được phân công sẽ nhận được thông báo (trong ứng dụng và qua email). Các khách hàng tiềm năng chưa được phân công sẽ gửi thông báo cho chủ sở hữu và quản trị viên của văn phòng. Khi khách hàng đặt lịch hẹn, luật sư được đặt lịch sẽ nhận được thông báo về cuộc hẹn. Khách hàng tiềm năng đã mở ra kết nối Directory mới và các khách hàng tiềm năng lịch sử được nhập cùng kết nối đó sẽ không gửi thông báo, tránh làm tràn hộp thư đến của bạn.
Email lịch trình hàng ngày của bạn (được gửi lúc 7:00 theo múi giờ của bạn) sẽ đặt các khách hàng tiềm năng từ Lawzana Directory trong 24 giờ qua lên đầu trang ("Gọi cho Maria hôm nay"), tiếp theo là các lời nhắc đến hạn hôm nay hoặc đã bị bỏ lỡ, các thời hạn và các khách hàng tiềm năng vẫn đang chờ phản hồi.
Định cấu hình các tùy chọn thông báo, bao gồm cả email lịch trình hàng ngày, trong Cài đặt → Thông báo.