Tài khoản khách hàng
Tài khoản khách hàng lưu giữ các thông tin cần thiết để công ty luật của bạn xuất hóa đơn cho khách hàng: người nhận hóa đơn, email thanh toán, địa chỉ, mã số thuế, điều khoản thanh toán và loại tiền tệ cũng như mức phí riêng của khách hàng khi cần. Trong Flow, đây là mục Billing details (Chi tiết thanh toán) của khách hàng. Các thông tin này thuộc về khách hàng, do đó mọi vụ việc của khách hàng đó đều sẽ áp dụng chúng. Bạn có thể chỉnh sửa các thông tin này tại một nơi duy nhất: trang liên hệ của khách hàng.
Thiết lập thanh toán cho khách hàng#
Thông tin chi tiết thanh toán của khách hàng được tạo theo một trong hai cách:
- Từ một vụ việc. Mở tab Billing (Thanh toán) của vụ việc → Billing details và nhấp vào Set up client billing (Thiết lập thanh toán cho khách hàng). Flow sẽ tự động điền tên, email và địa chỉ từ liên hệ của khách hàng (hoặc công ty nơi họ làm việc), sau đó mở trang liên hệ của khách hàng để bạn kiểm tra lại. Nếu vụ việc chưa có liên hệ khách hàng, Flow sẽ liên kết với liên hệ có email trùng với email khách hàng của vụ việc, hoặc tạo mới và thêm liên hệ đó làm khách hàng của vụ việc.
- Từ trang liên hệ. Liên hệ đang là khách hàng của một vụ việc sẽ hiển thị nút Set up billing (Thiết lập thanh toán). Nhấp vào nút này để tạo chi tiết thanh toán từ email và địa chỉ của liên hệ.
Trước khi khách hàng có chi tiết thanh toán, hóa đơn sẽ được gửi đến tên và email khách hàng ghi trên vụ việc.
Vụ việc có khách hàng đã có sẵn chi tiết thanh toán sẽ tự động sử dụng các thông tin đó. Nếu bạn thay đổi khách hàng của vụ việc bằng một liên hệ khác, vụ việc sẽ chuyển sang sử dụng chi tiết thanh toán của khách hàng mới, hoặc không áp dụng chi tiết thanh toán nào cho đến khi khách hàng mới được thiết lập.
Chi tiết thanh toán trên trang liên hệ#
Mở trang liên hệ của khách hàng. Thẻ Billing details bao gồm:
- Name on invoices (Tên trên hóa đơn) và For the attention of (Người nhận chú ý)
- Billing email (Email thanh toán): hóa đơn và nhắc nhở thanh toán sẽ được gửi đến đây. Để trống để sử dụng email của liên hệ
- Address (Địa chỉ), Postcode (Mã bưu chính), City (Thành phố) và Country (Quốc gia)
- Client tax ID (Mã số thuế của khách hàng)
- Payment terms (days) (Điều khoản thanh toán (ngày)): để trống để sử dụng mặc định của công ty
- Client currency (Loại tiền của khách hàng): loại tiền dùng để thanh toán các vụ việc của khách hàng, trừ khi vụ việc tự thiết lập loại tiền riêng
Nhấp vào Save billing details (Lưu chi tiết thanh toán). Thay đổi sẽ áp dụng cho tất cả các vụ việc của khách hàng đó. Chủ sở hữu (Owner), quản trị viên (Admin) và thành viên (Member) có thể chỉnh sửa thẻ này. Người xem (Viewer) chỉ có quyền xem, và bất kỳ ai bị rào cản đạo đức (ethical wall) chặn khỏi một trong các vụ việc của khách hàng cũng vậy, vì thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến hóa đơn của vụ việc đó.
Chi tiết thanh toán trên một vụ việc#
Tab Billing của vụ việc → Billing details hiển thị chi tiết thanh toán của khách hàng ở chế độ chỉ đọc. Nhấp vào Edit on client page (Chỉnh sửa trên trang khách hàng) để thay đổi thông tin (người xem sẽ thấy View on client page - Xem trên trang khách hàng).
Mục duy nhất mà vụ việc có thể tự thiết lập là Currency (Loại tiền tệ). Chọn một loại tiền và nhấp vào Save currency (Lưu loại tiền tệ). Chủ sở hữu, quản trị viên và thành viên có quyền chỉnh sửa vụ việc đều có thể thay đổi mục này.
Cách xác định loại tiền tệ của vụ việc#
Mỗi vụ việc xuất hóa đơn bằng một loại tiền tệ. Flow sẽ sử dụng loại tiền tệ đầu tiên được thiết lập theo thứ tự ưu tiên sau:
- Loại tiền tệ được thiết lập trên vụ việc trong mục Billing details
- Client currency, từ thẻ Billing details trên trang liên hệ của khách hàng
- Loại tiền tệ của công ty bạn, từ Settings → Invoicing & rates (hoặc nếu chưa thiết lập, loại tiền mặc định trong Settings → Engagement Letters)
- Loại tiền tệ của quốc gia nơi công ty bạn đặt trụ sở, và chỉ dùng Đô la Mỹ làm phương án cuối cùng
Bên dưới mục Currency, phần Billing details của vụ việc sẽ cho bạn biết loại tiền hiện tại bắt nguồn từ đâu: Chosen for this matter. (Được chọn cho vụ việc này.), The client's currency. (Loại tiền của khách hàng.) hoặc Your firm's currency. (Loại tiền của công ty bạn.). Thời gian và chi phí mới ghi nhận sẽ áp dụng loại tiền tệ của vụ việc tại thời điểm ghi và giữ nguyên loại tiền đó.
Loại tiền tệ của một vụ việc chỉ có thể thay đổi khi không còn dữ liệu nào bị kẹt lại. Nếu vụ việc vẫn còn thời gian hoặc chi phí chưa xuất hóa đơn (đã định giá) hoặc hóa đơn nháp bằng một loại tiền tệ khác, Flow sẽ từ chối thay đổi và không lưu lại thông tin nào. Trước tiên, hãy xuất hóa đơn hoặc xóa các mục công việc đó. Thời gian chưa tính phí sẽ không chặn việc thay đổi, và việc chuyển về loại tiền tệ vốn có của các mục công việc luôn thực hiện được. Quy tắc tương tự cũng áp dụng cho Client currency đối với mọi vụ việc áp dụng loại tiền này.
Khi một vụ việc bắt đầu sử dụng chi tiết thanh toán của khách hàng (hoặc chuyển sang một khách hàng mới), và loại tiền tệ của khách hàng có nguy cơ làm kẹt lại các mục công việc chưa xuất hóa đơn của vụ việc, vụ việc sẽ giữ nguyên loại tiền hiện tại làm loại tiền riêng của mình.
Mức phí thanh toán#
Hầu hết khách hàng đều thanh toán bằng loại tiền tệ của công ty bạn theo mức phí của công ty, và bạn có thể bỏ qua phần này. Đối với khách hàng được tính theo mức phí đặc thù, hãy sử dụng thẻ Billing rates (Mức phí thanh toán) trên trang liên hệ của khách hàng:
- Client default rate (Mức phí mặc định của khách hàng): mức phí theo giờ cho khách hàng này
- Một mức phí cho mỗi người tạo doanh thu (fee earner), mức này sẽ ghi đè lên mức phí mặc định của khách hàng đối với người đó
Nhấp vào Save rates (Lưu mức phí). Để trống một mức phí để áp dụng mức phí của công ty. Thẻ này sẽ xuất hiện khi khách hàng đã có chi tiết thanh toán.
Các mức phí tại đây được tính bằng loại tiền tệ của khách hàng (Client currency trong Billing details, hoặc loại tiền của công ty bạn nếu chưa thiết lập) và chỉ áp giá cho thời gian thuộc các vụ việc thanh toán bằng loại tiền đó. Một khách hàng thanh toán bằng đồng bảng Anh cần có mức phí bằng đồng bảng Anh: mức phí bằng đồng euro của bạn sẽ không áp dụng được, và thời gian của khách hàng đó sẽ hiển thị Needs rate (Cần mức phí) cho đến khi được định giá. Xem Theo dõi thời gian để biết mức phí nào được ưu tiên áp dụng.
Nếu bạn thay đổi Client currency của khách hàng trong khi khách hàng đang có các mức phí riêng, hãy cập nhật cả các mức phí này: các con số sẽ giữ nguyên nhưng nay được hiểu theo loại tiền tệ mới. Thời gian đang chờ định giá sẽ được tính phí vào lần tiếp theo bạn nhấp vào Save rates, chứ không phải ngay khi đổi loại tiền tệ.
Người xem và bất kỳ ai bị rào cản đạo đức chặn khỏi một trong các vụ việc của khách hàng sẽ chỉ thấy thẻ này ở chế độ chỉ đọc.
Tìm kiếm tài khoản khách hàng#
- Đi tới Contacts (Danh bạ) ở thanh bên và mở tab Client Accounts (Tài khoản khách hàng). Mỗi tài khoản sẽ mở trang liên hệ của khách hàng tại phần chi tiết thanh toán
- Trên phần Overview (Tổng quan) của vụ việc, thẻ khách hàng sẽ liên kết đến liên hệ của khách hàng và liên kết đến Billing details (khi khách hàng đã có thông tin này)
- Mục Billing details của vụ việc có liên kết dẫn đến trang liên hệ của khách hàng
Trang liên hệ của khách hàng hiển thị các vụ việc, chi tiết thanh toán và mức phí của khách hàng đó. Khách hàng có tất cả các vụ việc nằm sau rào cản đạo đức chặn quyền truy cập của bạn sẽ không xuất hiện trong tab Client Accounts.
Quyền truy cập cổng thông tin#
Quyền truy cập cổng thông tin (Portal) được thiết lập riêng cho từng vụ việc, thông qua nút Share with Client (Chia sẻ với khách hàng) của vụ việc. Tính năng này cho phép khách hàng xem các tài liệu được chia sẻ, theo dõi tiến độ các cột mốc và gửi tin nhắn đến nhóm của bạn. Xem Cổng thông tin khách hàng để biết thêm thông tin chi tiết.