Tài khoản khách hàng
Tài khoản khách hàng lưu trữ những thông tin công ty luật của bạn cần để xuất hóa đơn cho khách hàng: người nhận hóa đơn, email thanh toán, địa chỉ, mã số thuế, điều khoản thanh toán, và khi cần, đơn vị tiền tệ cùng mức giá riêng của khách hàng. Trong Flow, những thông tin này là Billing details (Thông tin thanh toán) của khách hàng. Chúng thuộc về khách hàng, do đó mọi vụ việc của khách hàng đó đều sẽ áp dụng những thông tin này. Bạn chỉnh sửa chúng tại một nơi duy nhất: trang liên hệ của khách hàng.
Thiết lập thông tin thanh toán của khách hàng#
Khách hàng nhận thông tin thanh toán theo một trong hai cách:
- Từ một vụ việc. Mở thẻ Billing của vụ việc → Billing details và nhấp vào Set up client billing. Flow sẽ điền tên, email và địa chỉ từ liên hệ của khách hàng (hoặc công ty nơi họ làm việc), sau đó mở trang liên hệ của khách hàng để bạn kiểm tra lại. Nếu vụ việc chưa có liên hệ khách hàng, Flow sẽ liên kết với liên hệ có email khách hàng trùng với email của vụ việc, hoặc tạo mới một liên hệ và thêm vào làm khách hàng của vụ việc.
- Từ trang liên hệ. Liên hệ đang là khách hàng của một vụ việc sẽ hiển thị nút Set up billing. Nhấp vào nút này để tạo thông tin thanh toán từ email và địa chỉ của liên hệ.
Cho đến khi khách hàng có thông tin thanh toán, hóa đơn sẽ được gửi đến tên và email khách hàng của vụ việc.
Một vụ việc có khách hàng đã có sẵn thông tin thanh toán sẽ tự động sử dụng các thông tin đó. Nếu bạn thay thế khách hàng của vụ việc bằng một liên hệ khác, vụ việc sẽ chuyển sang thông tin thanh toán của khách hàng mới, hoặc không áp dụng thông tin nào cho đến khi khách hàng mới được thiết lập.
Thông tin thanh toán trên trang liên hệ#
Mở trang liên hệ của khách hàng. Thẻ Billing details bao gồm:
- Name on invoices (Tên trên hóa đơn) và For the attention of (Người nhận chú ý)
- Billing email: hóa đơn và lời nhắc thanh toán sẽ được gửi đến đây. Để trống để sử dụng email của liên hệ
- Address (Địa chỉ), Postcode (Mã bưu chính), City (Thành phố) và Country (Quốc gia)
- Client tax ID (Mã số thuế của khách hàng)
- Payment terms (days) (Điều khoản thanh toán (ngày)): để trống để sử dụng mặc định của công ty bạn
- Client currency: đơn vị tiền tệ xuất hóa đơn cho các vụ việc của khách hàng, trừ khi vụ việc tự thiết lập đơn vị tiền tệ riêng
Nhấp vào Save billing details. Thay đổi sẽ áp dụng cho tất cả các vụ việc của khách hàng. Chủ sở hữu (owner), quản trị viên (admin) và thành viên (member) có thể chỉnh sửa thẻ này. Người xem (viewer) chỉ có quyền đọc; điều này cũng áp dụng cho bất kỳ ai bị tường rào đạo đức (ethical wall) ngăn cách khỏi một trong các vụ việc của khách hàng, vì thay đổi sẽ ảnh hưởng đến hóa đơn của vụ việc đó.
Thông tin thanh toán trên một vụ việc#
Thẻ Billing của vụ việc → Billing details hiển thị thông tin thanh toán của khách hàng ở chế độ chỉ đọc. Nhấp vào Edit on client page để thay đổi (người xem sẽ thấy View on client page).
Điều duy nhất một vụ việc tự thiết lập cho chính nó là Currency (Tiền tệ). Chọn một đơn vị tiền tệ và nhấp vào Save currency. Chủ sở hữu, quản trị viên và thành viên có quyền chỉnh sửa vụ việc đều có thể thay đổi mục này.
Đơn vị tiền tệ của vụ việc được chọn như thế nào#
Mỗi vụ việc xuất hóa đơn bằng một đơn vị tiền tệ. Flow sẽ sử dụng lựa chọn đầu tiên được thiết lập theo thứ tự ưu tiên sau:
- Đơn vị tiền tệ được thiết lập trên vụ việc trong mục Billing details
- Client currency, từ thẻ Billing details trên trang liên hệ của khách hàng
- Đơn vị tiền tệ của công ty bạn, từ Settings → Invoicing & rates (hoặc nếu chưa thiết lập tại đó, sẽ lấy theo mặc định thanh toán trong Settings → Engagement Letters)
- Đơn vị tiền tệ tại quốc gia của công ty bạn, và đô la Mỹ (USD) chỉ là phương án cuối cùng
Bên dưới mục Currency, phần Billing details của vụ việc sẽ cho bạn biết đơn vị tiền tệ hiện tại được lấy từ đâu: Chosen for this matter. (Đã chọn cho vụ việc này.), The client's currency. (Tiền tệ của khách hàng.) hoặc Your firm's currency. (Tiền tệ của công ty bạn.). Thời gian và chi phí mới sẽ nhận đơn vị tiền tệ của vụ việc ngay khi được ghi nhận và giữ nguyên đơn vị đó.
Đơn vị tiền tệ của một vụ việc chỉ có thể thay đổi khi không còn dữ liệu nào bị giữ lại ở đơn vị cũ. Khi vụ việc vẫn còn thời gian hoặc chi phí đã định giá nhưng chưa xuất hóa đơn, hoặc hóa đơn nháp bằng một đơn vị tiền tệ khác, Flow sẽ từ chối thay đổi và không lưu bất cứ thông tin nào. Hãy xuất hóa đơn hoặc xóa các mục công việc đó trước. Thời gian chưa có mức giá sẽ không chặn việc thay đổi, và việc chuyển trở lại đơn vị tiền tệ mà công việc vốn đang sử dụng luôn thực hiện được. Quy tắc này cũng áp dụng tương tự cho Client currency đối với mọi vụ việc tuân theo đơn vị tiền tệ đó.
Khi một vụ việc bắt đầu sử dụng thông tin thanh toán của một khách hàng (hoặc chuyển sang khách hàng mới), nếu đơn vị tiền tệ của khách hàng khiến công việc chưa xuất hóa đơn của vụ việc bị kẹt lại ở tiền tệ cũ, vụ việc sẽ giữ nguyên đơn vị tiền tệ hiện tại làm đơn vị tiền tệ riêng của mình.
Mức giá thanh toán#
Hầu hết khách hàng đều được lập hóa đơn bằng đơn vị tiền tệ của công ty bạn theo mức giá của công ty bạn, và bạn có thể bỏ qua phần này. Đối với khách hàng được tính phí theo mức giá đặc biệt, hãy sử dụng thẻ Billing rates trên trang liên hệ của khách hàng:
- Client default rate: mức giá theo giờ mặc định cho khách hàng này
- Một mức giá riêng cho từng người tạo doanh thu (fee earner), mức giá này sẽ ghi đè lên mức giá mặc định của khách hàng đối với người đó
Nhấp vào Save rates. Để trống một mức giá để sử dụng mức giá của công ty. Thẻ này sẽ xuất hiện sau khi khách hàng đã có thông tin thanh toán.
Các mức giá ở đây được tính bằng đơn vị tiền tệ của khách hàng (Client currency trong Billing details, hoặc của công ty bạn nếu chưa được thiết lập) và chỉ áp dụng định giá cho thời gian làm việc trên các vụ việc lập hóa đơn bằng đơn vị tiền tệ đó. Một khách hàng được tính phí bằng bảng Anh cần có mức giá bằng bảng Anh: mức giá bằng euro của bạn sẽ không áp dụng, và thời gian làm việc cho khách hàng đó sẽ hiển thị Needs rate cho đến khi được định giá. Xem Theo dõi thời gian để biết mức giá nào được ưu tiên áp dụng.
Nếu bạn thay đổi Client currency của khách hàng trong khi đã có sẵn mức giá riêng cho khách hàng, hãy cập nhật lại cả các mức giá: các con số giữ nguyên nhưng hiện sẽ được tính theo đơn vị tiền tệ mới. Thời gian đang chờ áp giá sẽ được tính giá vào lần tiếp theo bạn nhấp vào Save rates, chứ không phải ngay khi đơn vị tiền tệ thay đổi.
Người xem, và bất kỳ ai bị tường rào đạo đức ngăn cách khỏi một trong các vụ việc của khách hàng, chỉ có thể xem thẻ này ở chế độ chỉ đọc.
Tìm kiếm tài khoản khách hàng#
- Đi tới Contacts trên thanh bên và mở thẻ Client Accounts. Mỗi tài khoản sẽ mở trang liên hệ của khách hàng tại phần thông tin thanh toán
- Trên thẻ Overview của một vụ việc, thẻ khách hàng sẽ liên kết tới liên hệ của khách hàng và tới Billing details của họ (khi khách hàng đã có thông tin này)
- Mục Billing details của vụ việc có liên kết dẫn tới trang liên hệ của khách hàng
Trang liên hệ của khách hàng hiển thị các vụ việc của khách hàng, thông tin thanh toán và các mức giá của họ.
Quyền truy cập cổng thông tin#
Quyền truy cập cổng thông tin (portal access) được thiết lập theo từng vụ việc, từ nút Share with Client của vụ việc. Tính năng này cho phép khách hàng xem các tài liệu được chia sẻ, theo dõi các mốc tiến độ và gửi tin nhắn đến đội ngũ của bạn. Xem Cổng thông tin khách hàng để biết đầy đủ chi tiết.