Klientkonton

Ett klientkonto innehåller vad er byrå behöver för att fakturera en klient: vem fakturor ställs till, faktura-e-post, adress, organisationsnummer/momsregistreringsnummer, betalningsvillkor och, vid behov, klientens egen valuta och arvoden. I Flow kallas dessa klientens Faktureringsuppgifter. De tillhör klienten, så varje ärende för den klienten använder dem. Du redigerar dem på ett och samma ställe: klientens kontaktsida.

Konfigurera en klients fakturering#

En klient får faktureringsuppgifter på ett av två sätt:

Från ett ärende. Öppna ärendets flik Fakturering → Faktureringsuppgifter och klicka på Konfigurera klientfakturering. Flow fyller i namn, e-postadress och adress från klientens kontaktperson (eller företaget de arbetar för) och öppnar sedan klientens kontaktsida så att du kan kontrollera dem. Om ärendet ännu inte har någon klientkontakt länkar Flow den kontakt som har ärendets klient-e-post, eller skapar en ny, och lägger till den som ärendets klient.
Från kontaktsidan. En kontakt som är klient i ett ärende visar knappen Konfigurera fakturering. Klicka på den för att skapa faktureringsuppgifterna från kontaktens e-postadress och adress.

Tills en klient har faktureringsuppgifter ställs fakturor till ärendets klientnamn och e-postadress.

Ett ärende vars klient redan har faktureringsuppgifter använder dem automatiskt. Om du ersätter ett ärendes klient med en annan kontakt växlar ärendet till den nya klientens faktureringsuppgifter, eller till inga alls tills den nya klienten har fått sådana.

Faktureringsuppgifter på kontaktsidan#

Öppna klientens kontaktsida. Kortet Faktureringsuppgifter innehåller:

Namn på fakturor och Attesteras av / Att
Faktura-e-post: fakturor och betalningspåminnelser skickas hit. Lämna fältet tomt för att använda kontaktens vanliga e-postadress
Adress, Postnummer, Postort och Land
Klientens organisations-/momsnummer
Betalningsvillkor (dagar): lämna fältet tomt för att använda byråns standard
Klientvaluta: den valuta som klientens ärenden faktureras i, såvida inte ett enskilt ärende anger en egen valuta

Klicka på Spara faktureringsuppgifter. Ändringen gäller för alla klientens ärenden. Ägare, administratörer och medlemmar kan redigera kortet. Läsbehöriga ser det i skrivskyddat läge, och det gör även den som en etisk barriär (ethical wall) utestänger från något av klientens ärenden, eftersom ändringen skulle påverka det ärendets fakturor.

Kortet Faktureringsuppgifter på en brittisk klients kontaktsida: namn på fakturor, attentionsrad, faktura-e-post, adress, land, klientens momsnummer, betalningsvillkor på 21 dagar och klientvaluta GBP — Klientens kort Faktureringsuppgifter, där klientens fakturering redigeras.

Observera

En utfärdad faktura behåller de fakturauppgifter den utfärdades med. Att ändra dem senare påverkar endast nya fakturor, men e-postmeddelanden och påminnelser skickas alltid till klientens aktuella faktura-e-postadress.

Faktureringsuppgifter i ett ärende#

Ett ärendes flik Fakturering → Faktureringsuppgifter visar klientens faktureringsuppgifter som skrivskyddade. Klicka på Redigera på klientsidan för att ändra dem (läsbehöriga ser Visa på klientsidan).

Det enda som ett ärende ställer in för egen del är dess Valuta. Välj en valuta och klicka på Spara valuta. Ägare, administratörer och medlemmar som har behörighet att redigera ärendet kan ändra den.

Ett ärendes faktureringsuppgifter för en fransk klient: klientens namn på fakturor, faktura-e-post, adress, momsnummer och betalningsvillkor visas som skrivskyddade med en länk för att redigera på klientsidan, samt ärendets valuta, EUR — Ett ärendes faktureringsuppgifter: klientens uppgifter skrivskyddade, ärendets egen valuta redigerbar.

Hur ett ärendes valuta väljs#

Varje ärende faktureras i en valuta. Flow använder den första av följande som har angetts:

Valutan som angetts på ärendet i dess Faktureringsuppgifter
Klientvaluta, från kortet Faktureringsuppgifter på klientens kontaktsida
Er byrås valuta, från Inställningar → Fakturering och arvoden (eller, om ingen angetts där, faktureringsstandarden i Inställningar → Uppdragsavtal)
Valutan i er byrås land, och amerikanska dollar endast som en sista utväg

Under Valuta visar ärendets Faktureringsuppgifter var den aktuella valutan kommer ifrån: Vald för detta ärende., Klientens valuta. eller Er byrås valuta. Ny tid och nya utlägg antar ärendets valuta när de registreras och behåller den.

Ett ärendes valuta kan endast ändras om inget lämnas kvar. Så länge ärendet har ofakturerad, prissatt tid eller utlägg, eller ett fakturautkast i en annan valuta, avvisar Flow ändringen och ingenting sparas. Fakturera eller ta bort det arbetet först. Tid utan timtaxa blockerar inte en ändring, och att växla tillbaka till den valuta som arbetet redan är i fungerar alltid. Samma regel gäller för en Klientvaluta, för varje ärende som följer den.

När ett ärende börjar använda en klients faktureringsuppgifter (eller byter till en ny klients), och klientens valuta skulle lämna ärendets ofakturerade arbete bakom sig, behåller ärendet sin nuvarande valuta som sin egen.

Tips

Ställ in byråns valuta innan någon registrerar tid, och ställ in varje utländsk klients valuta innan arbetet påbörjas i deras ärenden. Ett steg-för-steg-exempel finns i Fakturera i en annan valuta.

Faktureringstaxor#

De flesta klienter faktureras i er byrås valuta enligt er byrås taxor, och då kan du hoppa över detta. För en klient som faktureras enligt särskilda taxor använder du kortet Faktureringstaxor på klientens kontaktsida:

Klientens standardtaxa: ett timarvode för denna klient
En taxa per medarbetare, som åsidosätter klientens standardtaxa för den personen

Klicka på Spara taxor. Lämna en taxa tom för att använda byråns taxa. Kortet visas så snart klienten har faktureringsuppgifter.

Taxorna här anges i klientens valuta (Klientvaluta under Faktureringsuppgifter, eller byråns om den inte angetts) och prissätter endast tid på ärenden som faktureras i den valutan. En klient som faktureras i pund behöver taxor i pund: era eurotaxor gäller inte, och den klientens tid visar Kräver taxa tills den har fått en. Se Tidrapportering för vilken taxa som har företräde.

Om du ändrar en klients Klientvaluta medan den har klienttaxor måste du även uppdatera taxorna: siffrorna förblir desamma men tolkas nu i den nya valutan. Tid som väntar på en taxa prissätts nästa gång du klickar på Spara taxor, inte när valutan ändras.

Kortet Faktureringstaxor på en brittisk klients kontaktsida: en standardtaxa för klienten på 200 GBP i timmen och en medarbetares taxa på 210 GBP i timmen — Kortet Faktureringstaxor för en brittisk klient som faktureras i pund.

Läsbehöriga, och alla som en etisk barriär utestänger från något av klientens ärenden, ser kortet som skrivskyddat.

Hitta klientkonton#

Gå till Kontakter i sidofältet och öppna fliken Klientkonton. Varje konto öppnar klientens kontaktsida vid dess faktureringsuppgifter
På ett ärendes Översikt länkar klientkortet till klientens kontakt och, när klienten har sådana, till dess Faktureringsuppgifter
Ett ärendes Faktureringsuppgifter länkar till klientens kontaktsida

Klientens kontaktsida visar klientens ärenden, dess faktureringsuppgifter och dess arvoden.

Portalåtkomst#

Portalåtkomst ställs in per ärende via ärendets knapp Dela med klient. Den låter klienter visa delade dokument, följa milstolpar och skicka meddelanden till ert team. Se Klientportal för fullständig information.