Cliëntaccounts
Een cliëntaccount bevat de gegevens die uw kantoor nodig heeft om een cliënt te factureren: aan wie facturen zijn gericht, het facturatie-e-mailadres, het adres, het btw-nummer, de betalingstermijn en, indien van toepassing, de eigen valuta en tarieven van de cliënt. In Flow zijn dit de Facturatiegegevens van de cliënt. Deze zijn gekoppeld aan de cliënt, zodat elk dossier voor die cliënt hiervan gebruikmaakt. U bewerkt ze op één centrale plek: de contactpagina van de cliënt.
Facturatie voor een cliënt instellen#
Een cliënt krijgt op een van de volgende twee manieren facturatiegegevens:
- Vanuit een dossier. Open het tabblad Facturatie van het dossier → Facturatiegegevens en klik op Facturatie voor cliënt instellen. Flow vult automatisch de naam, het e-mailadres en het adres in op basis van het contact van de cliënt (of het bedrijf waar deze werkzaam is), en opent vervolgens de contactpagina van de cliënt zodat u de gegevens kunt controleren. Als het dossier nog geen cliëntcontact heeft, koppelt Flow het contact dat het cliënt-e-mailadres van het dossier heeft, of maakt een nieuw contact aan en voegt dit toe als cliënt van het dossier.
- Vanuit de contactpagina. Bij een contactpersoon die als cliënt aan een dossier is gekoppeld, wordt de knop Facturatie instellen weergegeven. Klik hierop om de facturatiegegevens aan te maken op basis van het e-mailadres en het adres van het contact.
Zolang een cliënt nog geen facturatiegegevens heeft, worden facturen gericht aan de naam en het e-mailadres van de cliënt van het dossier.
Een dossier waarvan de cliënt al facturatiegegevens heeft, maakt hier automatisch gebruik van. Als u de cliënt van een dossier vervangt door een ander contact, schakelt het dossier over naar de facturatiegegevens van de nieuwe cliënt, of naar geen gegevens totdat de nieuwe cliënt deze heeft.
Facturatiegegevens op de contactpagina#
Open de contactpagina van de cliënt. De kaart Facturatiegegevens bevat:
- Naam op facturen en Ter attentie van
- Facturatie-e-mailadres: facturen en betalingsherinneringen worden hiernaartoe gestuurd. Laat dit leeg om het e-mailadres van het contact te gebruiken
- Adres, Postcode, Plaats en Land
- Btw-nummer cliënt
- Betalingstermijn (dagen): laat dit leeg om de standaardwaarde van uw kantoor te gebruiken
- Cliëntvaluta: de valuta waarin de dossiers van de cliënt worden gefactureerd, tenzij een dossier een eigen valuta instelt
Klik op Facturatiegegevens opslaan. De wijziging is van toepassing op alle dossiers van de cliënt. Eigenaren, beheerders en leden kunnen de kaart bewerken. Viewers zien deze als alleen-lezen; dit geldt ook voor iedereen die door een 'ethical wall' wordt uitgesloten van een dossier van de cliënt, aangezien de wijziging gevolgen zou hebben voor de facturen van dat dossier.
Facturatiegegevens in een dossier#
Het tabblad Facturatie → Facturatiegegevens van een dossier toont de facturatiegegevens van de cliënt als alleen-lezen. Klik op Bewerken op cliëntpagina om ze te wijzigen (viewers zien Bekijken op cliëntpagina).
Het enige gegeven dat een dossier zelf instelt, is de Valuta. Kies een valuta en klik op Valuta opslaan. Eigenaren, beheerders en leden die het dossier kunnen bewerken, kunnen dit aanpassen.
Hoe de valuta van een dossier wordt gekozen#
Elk dossier factureert in één valuta. Flow hanteert de eerste van deze opties die is ingesteld:
- De valuta die is ingesteld in het dossier onder diens Facturatiegegevens
- De Cliëntvaluta, van de kaart Facturatiegegevens op de contactpagina van de cliënt
- De valuta van uw kantoor, via Instellingen → Facturatie & tarieven (of, als daar niets is ingesteld, de facturatiestandaard in Instellingen → Opdrachtbevestigingen)
- De valuta van het land van uw kantoor, en Amerikaanse dollars uitsluitend als laatste optie
Onder Valuta vermelden de Facturatiegegevens van het dossier waar de huidige valuta vandaan komt: Gekozen voor dit dossier., De valuta van de cliënt. of De valuta van uw kantoor. Nieuwe tijd en onkosten nemen de valuta van het dossier over op het moment dat ze worden geregistreerd en behouden deze.
De valuta van een dossier kan alleen worden gewijzigd als er niets achterblijft. Zolang het dossier niet-gefactureerde, geprijsde tijd of onkosten heeft, of een conceptfactuur in een andere valuta, weigert Flow de wijziging en wordt er niets opgeslagen. Factureer of verwijder die werkzaamheden eerst. Tijd zonder tarief blokkeert een wijziging niet, en terugschakelen naar de valuta waarin het werk al staat, is altijd mogelijk. Dezelfde regel geldt voor een Cliëntvaluta, voor elk dossier dat deze volgt.
Wanneer een dossier gebruik gaat maken van de facturatiegegevens van een cliënt (of overstapt naar die van een nieuwe cliënt), en de valuta van de cliënt ertoe zou leiden dat niet-gefactureerd werk van het dossier achterblijft, behoudt het dossier zijn huidige valuta als eigen valuta.
Facturatietarieven#
De meeste cliënten worden gefactureerd in de valuta van uw kantoor tegen de tarieven van uw kantoor; in dat geval kunt u dit overslaan. Voor een cliënt die tegen speciale tarieven wordt gefactureerd, gebruikt u de kaart Facturatietarieven op de contactpagina van de cliënt:
- Standaardtarief cliënt: een uurtarief voor deze cliënt
- Eén tarief per fee-earner, dat het standaardtarief van de cliënt voor die persoon overschrijft
Klik op Tarieven opslaan. Laat een tarief leeg om het kantoortarief te gebruiken. De kaart verschijnt zodra de cliënt facturatiegegevens heeft.
Tarieven zijn hier in de valuta van de cliënt (de Cliëntvaluta in Facturatiegegevens, of die van uw kantoor als deze niet is ingesteld) en bepalen uitsluitend de prijs van tijd op dossiers die in die valuta factureren. Een cliënt die in Britse ponden wordt gefactureerd, heeft tarieven in ponden nodig: uw eurotarieven zijn niet van toepassing en de tijd van die cliënt toont Tarief vereist totdat er een tarief is ingesteld. Zie Tijdregistratie om te zien welk tarief voorrang krijgt.
Als u de Cliëntvaluta van een cliënt wijzigt terwijl er cliënttarieven zijn ingesteld, dient u de tarieven ook bij te werken: de getallen blijven gelijk, maar worden nu geïnterpreteerd in de nieuwe valuta. Tijd die wacht op een tarief wordt geprijsd wanneer u de volgende keer op Tarieven opslaan klikt, niet wanneer de valuta wordt gewijzigd.
Viewers en iedereen die door een 'ethical wall' wordt uitgesloten van een dossier van de cliënt, zien de kaart als alleen-lezen.
Cliëntaccounts vinden#
- Ga naar Contacten in de zijbalk en open het tabblad Cliëntaccounts. Elk account opent de contactpagina van de cliënt bij de bijbehorende facturatiegegevens
- In het Overzicht van een dossier linkt de cliëntenkaart naar het contact van de cliënt en, wanneer de cliënt deze heeft, naar diens Facturatiegegevens
- De Facturatiegegevens van een dossier linken naar de contactpagina van de cliënt
De contactpagina van de cliënt toont de dossiers van de cliënt, diens facturatiegegevens en diens tarieven.
Toegang tot de portal#
Portaltoegang wordt per dossier ingesteld via de knop Delen met cliënt van het dossier. Hiermee kunnen cliënten gedeelde documenten inzien, mijlpalen volgen en berichten sturen naar uw team. Zie Cliëntenportal voor alle details.