Beveiliging & Privacy

In deze handleiding wordt uitgelegd waar uw gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beschermd en wie binnen uw kantoor deze kan inzien.

Gegevensversleuteling#

• In transit: Alles tussen uw browser en Lawzana Flow wordt verzonden via HTTPS
• At rest: Onze cloudproviders versleutelen opgeslagen gegevens: Google Cloud voor geüploade bestanden, DigitalOcean voor de database
• Documenten: Geüploade bestanden worden opgeslagen in Google Cloud Storage met versleuteling aan de serverzijde

Gegevenslocatie (Data Residency)#

Uw geüploade bestanden worden in één regio opgeslagen. Kantoren die zich aanmelden via flow.lawzana.com krijgen de regio Europa toegewezen; kantoren die starten vanuit de Lawzana Directory kiezen hun regio bij het aanmaken van de workspace.

Alleen geüploade bestanden worden in die regio opgeslagen. De database, zoekfunctie, achtergrondtaken en applicatieservers draaien op DigitalOcean in de Verenigde Staten. AI-verzoeken worden verwerkt door Google Vertex AI via het wereldwijde eindpunt en zijn daarom niet beperkt tot uw regio voor bestandsopslag.

U kunt uw regio bekijken in Instellingen → Algemeen onder Regio bestandsopslag.

Privacy van AI-gegevens#

Wat Google met uw verzoeken doet#

Wij maken gebruik van Google Vertex AI. Google gebruikt uw inhoud niet om zijn modellen te trainen en logboekregistratie van verzoeken is uitgeschakeld voor ons project. Google kan verzoeken tot 24 uur in het geheugen bewaren voor cachingdoeleinden en kan deze registreren om misbruik te detecteren.

• Uw documenten en gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen
• Logboekregistratie van verzoeken is uitgeschakeld op ons Google Cloud-project
• Google kan verzoeken tot 24 uur in het geheugen bewaren voor caching, geïsoleerd binnen ons project
• Google kan verzoeken registreren om misbruik te detecteren
• Lawzana Flow slaat zelf uw AI-chatgeschiedenis, samenvattingen en geëxtraheerde feiten op als onderdeel van uw dossier

Hoe AI-verwerking werkt#

1. U vraagt een AI-bewerking aan (bijv. een document samenvatten)
2. Het document wordt ter verwerking verzonden naar Google Vertex AI
3. De AI genereert een antwoord
4. Het antwoord wordt teruggestuurd naar Lawzana Flow en opgeslagen in uw account
5. Google verwerkt het verzoek zoals hierboven beschreven

Authenticatie & Toegang#

• Inloggen met e-mailadres en wachtwoord, met e-mailverificatie vóór uw eerste aanmelding
• Inloggen met Google en Microsoft
• Magic links voor het cliëntenportaal: cliënten hebben geen wachtwoord of account nodig
• Rollen: vier machtigingsniveaus (Eigenaar, Beheerder, Lid, Kijker). Zie Team & Rollen
• Zichtbaarheid van gegevens: kies of leden en kijkers alle leads en dossiers kunnen zien of alleen de dossiers die aan hen zijn toegewezen of met hen zijn gedeeld
• Ethical walls: houd teamleden buiten dossiers met tegenstrijdige belangen. Zie Ethical walls
• Portaallinks verlopen automatisch en u kunt ze op elk gewenst moment intrekken

Sessiebeveiliging#

• Sessies maken gebruik van ondertekende, versleutelde, HTTP-only cookies (niet leesbaar via JavaScript)
• Toegangsrechten worden elke paar minuten opnieuw gecontroleerd, zodat een verwijderd lid snel de toegang verliest

Auditlogboeken#

Het auditlogboek registreert:

• Aanmeldingen
• Wijzigingen in leads, dossiers, contactpersonen, cliënten en automatiseringen
• Uploads, weergaven, downloads en verwijderingen van documenten
• Wijzigingen in dossierfasen en leadconversies
• Belangenconflictcontroles
• Rolwijzigingen en verwijderingen van teamleden
• Wijzigingen in de zichtbaarheid en het delen van gegevens

Auditlogboeken zijn:

• Doorzoekbaar op actie, recordtype, gebruiker of datum
• Exporteerbaar als CSV-bestand
• Alleen toegankelijk voor de Eigenaar van het kantoor, via Instellingen → Auditlogboeken

Infrastructuurbeveiliging#

• Applicatieservers, database, zoekfunctie en achtergrondtaken worden gehost op DigitalOcean in de Verenigde Staten; geüploade bestanden worden opgeslagen in Google Cloud Storage
• Verkeer verloopt via Cloudflare
• Content Security Policy (CSP)-headers om cross-site scripting te helpen voorkomen
• Foutmonitoring met Sentry

Gegevensback-up#

• Dagelijkse geautomatiseerde databaseback-ups, die 7 dagen worden bewaard
• Point-in-time herstel van de database binnen die 7 dagen

Uw gegevens#

• Verwerkersovereenkomsten beschikbaar op aanvraag
• Download uw bestanden op elk gewenst moment
• Vraag ons om een volledige export van uw gegevens of om verwijdering van uw persoonsgegevens

Verantwoorde openbaarmaking (Responsible Disclosure)#

Als u een beveiligingslek ontdekt, meld dit dan via [email protected].

Contact#

Voor beveiligingsgerelateerde vragen:

• E-mail: [email protected]
• Algemene ondersteuning: [email protected]