Team & Rollen
Lawzana Flow ondersteunt teams met meerdere gebruikers met op rollen gebaseerd toegangsbeheer. Deze handleiding behandelt het uitnodigen van teamleden, het toewijzen van rollen en het beheren van machtigingen.
Gebruikersrollen#
Elk teamlid heeft een van de vier rollen, van de meeste tot de minste toegang:
| Rol | Machtigingen |
|---|---|
| Owner | Volledige toegang tot alles, inclusief het abonnement, het facturatieportaal en auditlogs. Slechts één eigenaar per organisatie. |
| Admin | Beheer van teamleden, organisatie-instellingen, workflows en integraties, en de instelling voor AI-meerverbruik. Betalingen registreren, de facturatiecijfers van het kantoor inzien en derdengeldrekeningen beheren. Kan het abonnement of de betaalmethode niet wijzigen. |
| Member | Werken aan leads, dossiers, documenten, contacten en concepten. Tijd en onkosten registreren, en facturen opstellen en verzenden. Kan geen kantoorbrede instellingen wijzigen, betalingen registreren of het team beheren. |
| Viewer | Alleen-lezen toegang. Kan geen leads, dossiers, documenten, contacten of concepten aanmaken of bewerken. |
Welke leads en dossiers Members en Viewers te zien krijgen, hangt af van Zichtbaarheid van dossiers in Instellingen → Toegang: alleen de leads en dossiers die aan hen zijn toegewezen of met hen zijn gedeeld (de standaardinstelling), of alles binnen het kantoor. Owners en Admins zien elke lead en elk dossier, behalve dossiers die zijn afgeschermd door een ethical wall waar zij geen deel van uitmaken.
Teamleden uitnodigen#
- Ga naar Instellingen → Leden
- Klik op Lid uitnodigen
- Voer het e-mailadres van de persoon in
- Kies een rol (Admin, Member of Viewer)
- Klik op Uitnodiging versturen
De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail met een link om lid te worden van uw organisatie. Als zij nog geen Lawzana Flow-account hebben, maken zij er een aan wanneer zij de uitnodiging accepteren. Uitnodigingen vervallen na 7 dagen; u kunt ze opnieuw verzenden vanuit de lijst met Openstaande uitnodigingen.
Hoeveel personen u kunt uitnodigen#
Het Free-abonnement omvat 2 teamleden, uzelf meegerekend, en openstaande uitnodigingen tellen mee voor die limiet. Essentials en Advanced hebben geen ledenlimiet; elk lid is een betaalde licentie (seat). Kantoren die zijn gekoppeld aan de Lawzana Directory kunnen extra licenties ontvangen via hun Directory-abonnement.
Teamleden beheren#
De rol van een lid wijzigen#
- Ga naar Instellingen → Leden
- Zoek het teamlid op
- Open het menu Meer opties naast hun naam
- Kies Maak Admin, Maak Member of Maak Viewer
Een teamlid verwijderen#
- Ga naar Instellingen → Leden
- Zoek het teamlid op
- Klik op Verwijderen uit team in het menu Meer opties
- Wijs optioneel iemand aan om hun leads en dossiers over te nemen
- Bevestig met Lid verwijderen
Verwijderde leden verliezen onmiddellijk de toegang. Hun eerdere activiteiten (notities, uploads, wijzigingen) blijven bewaard in het systeem.
Groepen#
Organiseer teamleden in groepen:
- Ga naar Instellingen → Groepen
- Klik op Nieuwe groep
- Geef de groep een naam en voeg leden toe
- Wijs indien van toepassing een groepsleider aan
Groepen zijn handig voor:
- Het gelijktijdig delen van een lead of dossier met meerdere personen
- Organisatie op basis van afdelingen of secties
Uw account opzeggen#
Neem contact op met de supportafdeling via [email protected] om het account van uw kantoor op te zeggen of het eigenaarschap over te dragen.
Machtigingendetails#
Wat elke rol kan doen#
| Actie | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Leads en dossiers bekijken waartoe zij toegang hebben | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Leads aanmaken/bewerken | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Dossiers aanmaken/bewerken | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Documenten uploaden | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Concepten aanmaken/bewerken | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Contacten beheren | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Leads, dossiers, documenten en contacten verwijderen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Teamleden uitnodigen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Instellingen beheren | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Integraties configureren (de sleutel voor de website-widget is voorbehouden aan de Owner) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| De instelling voor AI-meerverbruik beheren | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Het abonnement wijzigen, opzeggen of het facturatieportaal openen | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Auditlogs inzien | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Facturatiemachtigingen#
Voor facturatie geldt één basisregel: iedereen die aan een dossier werkt kan tijd registreren en facturen opstellen en verzenden, maar alleen Owners en Admins beheren geldstromen zodra deze daadwerkelijk zijn gerealiseerd, zoals betalingen, afboekingen, crediteringen/vernietigingen, derdengelden en de kantoorbrede cijfers.
| Actie | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Tijd, onkosten en facturen van een dossier inzien | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tijd registreren, een timer starten, onkosten toevoegen; eigen niet-gefactureerde invoer bewerken of verwijderen | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Onkosten van een collega bewerken of verwijderen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Honorariumafspraken en valuta van een dossier instellen, evenals facturatiegegevens en uurtarieven van een cliënt | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Een conceptfactuur opstellen, bewerken en verwijderen; definitief maken; per e-mail verzenden | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Een betalingsherinnering verzenden vanuit de factuur | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Een factuur afdrukken of opslaan als PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Een betaling, afboeking of vernietiging registreren of verwijderen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Instellingen → Facturatie & tarieven | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Facturatiedashboard en Export voor boekhouder | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Derdengeldrekeningen en derdengeldmutaties | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Zapier-API-sleutel en Integraties toestaan facturatiegegevens te lezen | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Members hebben voor de voor hen gemarkeerde acties ook schrijfrechten nodig voor het betreffende dossier. Viewers, en iedereen met wie een dossier op basis van alleen-lezen is gedeeld, zien de tijd, onkosten en facturen zonder de knoppen om deze te bewerken. Members hebben geen toegang tot het Facturatiedashboard, het tabblad Derdengelden van het dossier of het overzichtskaartje met niet-gefactureerde tijd in het overzicht van een dossier.
Ethical walls gelden bovenop rollen: iemand die is afgeschermd van een dossier kan dit niet openen, en de cijfers van dat dossier worden weggelaten uit diens Facturatiedashboard en export. Zie Ethical walls.