Factureren in een andere valuta

Flow kan verschillende cliënten in verschillende valuta's factureren, bijvoorbeeld een Frans kantoor dat de meeste cliënten in euro's factureert en één Britse cliënt in ponden. Elk dossier factureert in één valuta en Flow rekent nooit om tussen valuta's: er is geen wisselkoerskoppeling. Wanneer u een buitenlandse cliënt factureert in diens valuta, boekt uw boekhouder het koersverschil, net als bij elke andere buitenlandse factuur.

De regels#

• Eén valuta per dossier. Flow gebruikt eerst de eigen valuta van het dossier, dan die van de cliënt en vervolgens die van uw kantoor. Zie Cliëntenrekeningen.
• Werk behoudt zijn valuta. Nieuwe tijd en onkosten nemen bij registratie de valuta van het dossier over en behouden deze.
• Tarieven zijn alleen van toepassing in hun eigen valuta. Uw standaard- en medewerkerstarieven zijn in de valuta van uw kantoor; de tarieven van een cliënt zijn in de valuta van de cliënt, of in die van uw kantoor als de cliënt geen eigen valuta heeft. Bij een dossier dat in ponden wordt gefactureerd met uitsluitend eurotarieven, toont de geregistreerde tijd Tarief vereist. Flow labelt een tarief van € 250 nooit zomaar om naar £ 250. Zie Urenregistratie.
• Een factuur combineert nooit valuta's. Werk dat in een andere valuta is vastgelegd, wordt weggelaten uit het concept en het concept vermeldt hoeveel regels er zijn weggelaten.
• Betalingen zijn in de valuta van de factuur. Registreer elke betaling in de valuta van de bijbehorende factuur; Flow rekent dit niet om.
• Rapporten houden valuta's gescheiden. Het Facturatiedashboard toont één valuta tegelijk en de export voor de boekhouder vermeldt de valuta van elke factuur.
• Een derdengeldenrekening bevat één valuta. Derdengelden in twee valuta's vereisen twee derdengeldenrekeningen. Zie Derdengelden.

Voorbeeld: een Britse cliënt gefactureerd in ponden#

Uw kantoor factureert in euro's en een nieuwe cliënt in Manchester wil facturen in ponden ontvangen.

1. Stel de valuta van de cliënt in. Open in het dossier van de cliënt Facturatie → Facturatiegegevens en klik op Facturatie voor cliënt instellen (of op Bewerken op cliëntpagina als de cliënt al facturatiegegevens heeft). Kies op de contactpagina van de cliënt op de kaart Facturatiegegevens bij Land voor Verenigd Koninkrijk en bij Cliëntvaluta voor GBP, stel de betalingsvoorwaarden in en klik op Facturatiegegevens opslaan. Vanaf nu worden tijd en onkosten in de dossiers van deze cliënt geregistreerd in ponden. (Om slechts één dossier in ponden te factureren, stelt u in plaats daarvan de Valuta in bij de Facturatiegegevens van het dossier en klikt u op Valuta opslaan.)
2. Ken tarieven in ponden toe aan de cliënt. Stel op dezelfde contactpagina op de kaart Facturatietarieven een Standaardtarief cliënt in en, indien gewenst, een tarief per behandelaar. Klik vervolgens op Tarieven opslaan. Zonder deze stap toont de tijd in het dossier Tarief vereist, omdat uw tarieven in euro's zijn ingesteld.
3. Registreer tijd en onkosten zoals gebruikelijk. Deze worden berekend tegen de tarieven van de cliënt, in ponden.
4. Stel de factuur op. Klik op Nieuwe factuur. Het concept is in ponden. Omdat het land van de cliënt verschilt van dat van uw kantoor (uit Kantoorgegevens) en er een belastingtarief is ingesteld, vraagt het concept u te controleren of uw btw van toepassing is (bijvoorbeeld verlegde btw). Raadpleeg uw boekhouder; als er geen btw verschuldigd is, stelt u het Btw-% in op 0, voegt u de door uw boekhouder verstrekte tekst toe bij Notities voor de cliënt en klikt u op Toepassen.
5. Definieer en verzend de factuur per e-mail. De cliënt ontvangt deze in ponden, voorzien van uw betalingsinstructies.
6. Registreer de betaling in ponden zodra deze binnenkomt.
7. Controleer uw rapporten. Het Facturatiedashboard krijgt een GBP-tabblad naast EUR en de export vermeldt de factuur in GBP, zodat uw boekhouder deze kan omrekenen.

Een valuta wijzigen#

De valuta van een dossier, of die van een cliënt voor de dossiers die daarop volgen, kan alleen worden gewijzigd als er geen werk achterblijft. Zolang het dossier niet-gefactureerde, gewaardeerde tijd of onkosten bevat, of een conceptfactuur in een andere valuta, weigert Flow de wijziging en wordt er niets opgeslagen. Factureer of verwijder dat werk eerst. Tijd zonder tarief blokkeert een wijziging niet, en overschakelen naar de valuta waarin het werk al staat geregistreerd werkt altijd.

Het wijzigen van de valuta van uw kantoor in Instellingen → Facturatie & tarieven wordt nooit geweigerd. Tijd en onkosten die al in de oude valuta zijn geregistreerd, worden vervolgens weggelaten uit facturen en vermeld op het concept; ze worden nooit tegen nominale waarde in de nieuwe valuta gefactureerd. Uw standaard- en medewerkerstarieven behouden hun bedragen en gelden vanaf dan in de nieuwe valuta, dus controleer deze goed. Stel de valuta van uw kantoor in voordat iemand tijd registreert.