Factureren in een andere valuta
Flow kan verschillende cliënten in verschillende valuta's factureren, bijvoorbeeld een Frans kantoor dat de meeste cliënten in euro's factureert en één Britse cliënt in ponden. Elk dossier factureert in één valuta en Flow converteert nooit tussen valuta's: er is geen wisselkoerskoppeling. Wanneer u een buitenlandse cliënt factureert in diens valuta, boekt uw accountant het koersverschil, net als bij elke andere buitenlandse factuur.
De regels#
- Eén valuta per dossier. Flow gebruikt de eigen valuta van het dossier, vervolgens die van de cliënt en daarna die van uw kantoor. Zie Cliëntaccounts.
- Werk behoudt zijn valuta. Nieuwe tijd en onkosten nemen bij het registreren de valuta van het dossier over en behouden deze.
- Tarieven gelden alleen in hun eigen valuta. Uw standaard- en medewerkerstarieven zijn in de valuta van uw kantoor; de tarieven van een cliënt zijn in de valuta van de cliënt, of die van uw kantoor als de cliënt er geen heeft. Bij een dossier dat in ponden wordt gefactureerd met uitsluitend eurotarieven, toont de tijd Tarief vereist. Flow labelt een tarief van € 250 nooit zomaar om naar £ 250. Zie Tijdregistratie.
- Een factuur mengt nooit valuta's. Werk dat in een andere valuta is vastgelegd, wordt weggelaten uit het concept, en het concept vermeldt hoeveel regels er zijn weggelaten.
- Betalingen zijn in de valuta van de factuur. Registreer elke betaling in de valuta van de bijbehorende factuur; Flow converteert deze niet.
- Rapporten houden valuta's gescheiden. Het Facturatiedashboard toont één valuta tegelijk, en de accountantsexport vermeldt de valuta van elke factuur.
- Een derdengeldenrekening bevat één valuta. Cliëntgelden in twee valuta's vereisen twee derdengeldenrekeningen. Zie Derdengeldenadministratie.
Voorbeeld: een Britse cliënt gefactureerd in ponden#
Uw kantoor factureert in euro's en een nieuwe cliënt in Manchester wil facturen in ponden ontvangen.
- Stel de valuta van de cliënt in. Open in het dossier van de cliënt Facturatie → Facturatiegegevens en klik op Cliëntfacturatie instellen (of op Bewerken op cliëntpagina als de cliënt al facturatiegegevens heeft). Kies op de contactpagina van de cliënt, in de kaart Facturatiegegevens, voor Land Verenigd Koninkrijk en voor Cliëntvaluta GBP, stel de betalingstermijn in en klik op Facturatiegegevens opslaan. Vanaf nu worden tijd en onkosten voor de dossiers van deze cliënt geregistreerd in ponden. (Om slechts één dossier in ponden te factureren, stelt u in plaats daarvan de Valuta in bij de Facturatiegegevens van het dossier en klikt u op Valuta opslaan.)
- Ken de cliënt tarieven in ponden toe. Stel op dezelfde contactpagina, in de kaart Facturatietarieven, een Standaardtarief cliënt in en, indien nodig, een tarief per behandelaar. Klik vervolgens op Tarieven opslaan. Zonder deze stap toont de tijd voor het dossier Tarief vereist, omdat uw tarieven in euro's zijn ingesteld.
- Registreer tijd en onkosten zoals gebruikelijk. Ze worden berekend tegen de tarieven van de cliënt, in ponden.
- Maak de factuur aan. Klik op Nieuwe factuur. Het concept is in ponden. Omdat het land van de cliënt verschilt van dat van uw kantoor (uit Kantoorgegevens) en er een belastingtarief is ingesteld, vraagt het concept u te controleren of uw belasting van toepassing is (bijvoorbeeld btw verlegd). Raadpleeg uw accountant; als er geen belasting verschuldigd is, stelt u Btw % in op 0, voegt u de formulering die uw accountant voorschrijft toe aan Notities voor de cliënt en klikt u op Toepassen.
- Definitief maken en e-mailen van de factuur. De cliënt ontvangt deze in ponden, voorzien van uw betalingsinstructies.
- Registreer de betaling in ponden zodra deze binnenkomt.
- Controleer uw rapporten. Het Facturatiedashboard krijgt een tabblad GBP naast EUR, en de export vermeldt de factuur in GBP, zodat uw accountant deze kan omrekenen.
Een valuta wijzigen#
De valuta van een dossier, of die van een cliënt voor de dossiers die deze overnemen, kan alleen worden gewijzigd als er geen werk achterblijft. Zolang het dossier nog niet-gefactureerde tijd of onkosten met een tarief, of een conceptfactuur in een andere valuta bevat, weigert Flow de wijziging en wordt er niets opgeslagen. Factureer of verwijder dat werk eerst. Tijd zonder tarief blokkeert een wijziging niet, en overschakelen naar de valuta waarin het werk al staat geregistreerd, werkt altijd.
Het wijzigen van de valuta van uw kantoor in Instellingen → Facturatie & tarieven wordt nooit geweigerd. Het toepassen van Standaardwaarden Turkije gebruiken (of Filipijnen, Thailand) wijzigt deze daar ook. Tijd en onkosten die al in de oude valuta zijn geregistreerd, worden vervolgens weggelaten uit facturen en geteld op het concept; ze worden nooit tegen de nominale waarde in de nieuwe valuta gefactureerd. Uw standaard- en medewerkerstarieven behouden hun bedragen en gelden vanaf dat moment in de nieuwe valuta, dus controleer deze goed. Stel de valuta van uw kantoor in voordat iemand tijd begint te registreren.