Facturarea într-o altă monedă

Flow poate factura diferiți clienți în monede diferite, de exemplu o societate de avocatură din Franța care facturează majoritatea clienților în euro și un client din Regatul Unit în lire sterline. Fiecare dosar facturează într-o singură monedă, iar Flow nu efectuează niciodată conversii între monede: nu există un flux de curs valutar. Când facturați un client străin în moneda sa, contabilul dumneavoastră înregistrează diferența de curs valutar, la fel ca în cazul oricărei alte facturi externe.

Regulile#

O singură monedă per dosar. Flow utilizează moneda proprie a dosarului, apoi pe cea a clientului, apoi pe cea a societății dumneavoastră. Consultați Conturi de clienți.
Munca își păstrează moneda. Timpul și cheltuielile noi preiau moneda dosarului în momentul înregistrării și o păstrează.
Tarifele se aplică doar în moneda proprie. Tarifele implicite și cele ale personalului sunt în moneda societății; tarifele unui client sunt în moneda clientului sau în cea a societății, dacă clientul nu are una setată. La un dosar facturat în lire sterline care are doar tarife în euro, timpul afișează mențiunea Needs rate. Flow nu redenumește niciodată un tarif de 250 € ca fiind 250 £. Consultați Înregistrarea timpului.
O factură nu combină niciodată monedele. Munca înregistrată într-o altă monedă este exclusă din ciornă, iar ciorna indică câte intrări au fost omise.
Plățile se efectuează în moneda facturii. Înregistrați fiecare plată în moneda facturii corespunzătoare; Flow nu o convertește.
Rapoartele separă monedele. Panoul de facturare afișează câte o singură monedă pe rând, iar exportul contabil furnizează moneda fiecărei facturi.
Un cont fiduciar (trust) deține o singură monedă. Fondurile clienților deținute în două monede necesită două conturi fiduciare. Consultați Contabilitatea conturilor fiduciare.

Exemplu: un client din Regatul Unit facturat în lire sterline#

Societatea dumneavoastră facturează în euro, iar un client nou din Manchester dorește facturi în lire sterline.

Setați moneda clientului. În dosarul clientului, deschideți Billing → Billing details și apăsați pe Set up client billing (sau Edit on client page dacă clientul are deja detalii de facturare). Pe pagina de contact a clientului, în caseta Billing details, alegeți la Country United Kingdom și la Client currency GBP, stabiliți termenii de plată și apăsați pe Save billing details. De acum înainte, timpul și cheltuielile pentru dosarele clientului sunt înregistrate în lire sterline. (Pentru a factura un singur dosar în lire sterline, setați opțiunea Currency în Billing details din dosar și apăsați pe Save currency.)
Atribuiți clientului tarife în lire sterline. Pe aceeași pagină de contact, în caseta Billing rates, stabiliți un Client default rate și, dacă este necesar, un tarif pentru fiecare fee earner, apoi apăsați pe Save rates. Fără acest pas, timpul înregistrat pe dosar va afișa Needs rate, deoarece tarifele dumneavoastră sunt în euro.
Înregistrați timpul și cheltuielile ca de obicei. Acestea sunt calculate conform tarifelor clientului, în lire sterline.
Generați factura. Apăsați pe New invoice. Ciorna este în lire sterline. Deoarece țara clientului diferă de cea a societății dumneavoastră (din Firm Details) și este configurată o cotă de impozitare, ciorna vă solicită să verificați dacă se aplică taxa dumneavoastră (de exemplu, taxarea inversă). Consultați contabilul; dacă nu se datorează nicio taxă, setați Tax % la 0, adăugați mențiunile furnizate de contabil în Notes for the client și apăsați pe Apply.
Finalizați și trimiteți prin e-mail factura. Clientul o primește în lire sterline, împreună cu instrucțiunile dumneavoastră de plată.
Înregistrați plata în lire sterline atunci când este încasată.
Verificați rapoartele. Panoul de facturare primește o filă GBP lângă EUR, iar exportul listează factura în GBP pentru ca respectivul contabil să o poată converti.

Sfat

Instrucțiunile de plată sunt aceleași pe fiecare factură. Dacă dețineți un cont bancar în cealaltă monedă, adăugați detaliile acestuia la Payment instructions în Settings → Invoicing & rates înainte de a finaliza, specificând ce cont este destinat fiecărei monede.

Schimbarea unei monede#

Moneda unui dosar sau cea a unui client pentru dosarele care o preiau poate fi modificată doar atunci când nicio activitate nu ar rămâne neprelucrată. Atât timp cât dosarul are timp sau cheltuieli nefacturate și tarifate, sau o ciornă de factură într-o altă monedă, Flow refuză modificarea și nimic nu este salvat. Facturați sau ștergeți mai întâi acele înregistrări. Timpul fără tarif nu blochează schimbarea, iar trecerea la moneda în care munca este deja înregistrată funcționează întotdeauna.

Modificarea monedei societății dumneavoastră în Settings → Invoicing & rates nu este refuzată niciodată. Aplicarea opțiunii Use Turkey defaults (sau Philippines, Thailand) de acolo o schimbă de asemenea. Timpul și cheltuielile deja înregistrate în moneda veche sunt apoi excluse de pe facturi și contorizate pe ciornă, nefiind facturate niciodată la valoarea nominală în noua monedă. Tarifele implicite și cele ale personalului își păstrează valorile numerice și sunt socotite de acum în noua monedă, așa că verificați-le. Setați moneda societății înainte ca cineva să înceapă înregistrarea timpului.

Notă

Sumele sunt păstrate cu două zecimale, prin urmare monedele fără zecimale (cum ar fi yenul japonez) sau cu trei zecimale (cum ar fi dinarul kuwaitian) nu sunt încă gestionate corect.