Facturarea într-o altă monedă

Flow poate factura clienți diferiți în monede diferite, de exemplu o societate din Franța care facturează majoritatea clienților în euro și un client din Regatul Unit în lire sterline. Fiecare dosar facturează într-o singură monedă, iar Flow nu efectuează niciodată conversii valutare: nu există un flux de rate de schimb valutar. Când facturați un client străin în moneda sa, contabilul dumneavoastră înregistrează diferența de curs valutar, la fel ca în cazul oricărei alte facturi externe.

Regulile#

O singură monedă per dosar. Flow utilizează moneda proprie a dosarului, apoi pe cea a clientului, apoi pe cea a societății dumneavoastră. Consultați Conturi clienți.
Munca își păstrează moneda. Timpul și cheltuielile nou-înregistrate preiau moneda dosarului la momentul introducerii și o păstrează.
Tarifele se aplică doar în propria lor monedă. Tarifele implicite și cele ale personalului sunt exprimate în moneda societății dumneavoastră; tarifele unui client sunt în moneda clientului, sau a societății dumneavoastră dacă clientul nu are una setată. La un dosar facturat în lire sterline care are doar tarife în euro, timpul afișează starea Needs rate. Flow nu va reeticheta niciodată un tarif de 250 € ca fiind 250 £. Consultați Pontaj.
O factură nu amestecă niciodată monedele. Activitatea înregistrată într-o altă monedă este omisă din ciornă, iar ciorna indică numărul de înregistrări care au fost omise.
Plățile se efectuează în moneda facturii. Înregistrați fiecare plată în moneda facturii aferente; Flow nu o convertește.
Rapoartele țin monedele separate. Panoul de facturare afișează o singură monedă la un moment dat, iar exportul pentru contabilitate indică moneda fiecărei facturi.
Un cont fiduciar păstrează o singură monedă. Fondurile clienților păstrate în două monede necesită două conturi fiduciare. Consultați Contabilitate fiduciară.

Exemplu: un client din Regatul Unit facturat în lire sterline#

Societatea dumneavoastră facturează în euro, iar un client nou din Manchester dorește facturi în lire sterline.

Setați moneda clientului. În dosarul clientului, deschideți Billing → Billing details și faceți clic pe Set up client billing (sau Edit on client page dacă clientul are deja detalii de facturare). Pe pagina de contact a clientului, în secțiunea Billing details, alegeți Country United Kingdom și Client currency GBP, stabiliți termenii de plată și faceți clic pe Save billing details. De acum înainte, timpul și cheltuielile pentru dosarele clientului sunt înregistrate în lire sterline. (Pentru a factura un singur dosar în lire sterline, setați opțiunea Currency în secțiunea Billing details a dosarului respectiv și faceți clic pe Save currency.)
Atribuiți clientului tarife în lire sterline. Pe aceeași pagină de contact, în secțiunea Billing rates, setați un Client default rate și, dacă este necesar, un tarif per avocat/încasator, apoi faceți clic pe Save rates. Fără acest pas, timpul de pe dosar va afișa Needs rate, deoarece tarifele dumneavoastră sunt în euro.
Înregistrați timpul și cheltuielile în mod obișnuit. Acestea sunt calculate la tarifele clientului, în lire sterline.
Generați factura. Faceți clic pe New invoice. Ciorna este în lire sterline. Deoarece țara clientului diferă de cea a societății dumneavoastră (din Firm Details) și este configurată o cotă de impozitare, ciorna vă solicită să verificați dacă se aplică taxe (de exemplu, taxare inversă). Consultați contabilul; dacă nu se datorează taxe, setați Tax % la 0, adăugați mențiunea indicată de contabil în Notes for the client și faceți clic pe Apply.
Finalizați și trimiteți prin e-mail factura. Clientul o primește în lire sterline, împreună cu instrucțiunile dumneavoastră de plată.
Înregistrați plata în lire sterline la încasare.
Verificați rapoartele. Panoul de facturare primește o filă GBP lângă EUR, iar exportul listează factura în GBP pentru a fi convertită de contabilul dumneavoastră.

Sfat

Instrucțiunile de plată sunt aceleași pe fiecare factură. Dacă aveți un cont bancar în cealaltă monedă, adăugați detaliile acestuia la Payment instructions în Settings → Invoicing & rates înainte de a finaliza și specificați care cont este destinat fiecărei monede.

Schimbarea unei monede#

Moneda unui dosar sau a unui client (pentru dosarele care o preiau pe aceasta) poate fi schimbată numai atunci când nicio activitate înregistrată nu ar rămâne nepreluată. Cât timp dosarul are timp sau cheltuieli nefacturate și evaluate, sau o ciornă de factură într-o altă monedă, Flow refuză modificarea și nu se salvează nimic. Facturați sau ștergeți mai întâi acele activități. Timpul fără tarif nu blochează o modificare, iar comutarea la moneda în care se află deja activitatea funcționează întotdeauna.

Schimbarea monedei societății în Settings → Invoicing & rates nu este refuzată niciodată. Timpul și cheltuielile deja înregistrate în moneda veche sunt apoi excluse din facturi și contorizate pe ciornă, nefiind niciodată facturate la valoarea nominală în noua monedă. Tarifele implicite și cele ale personalului își păstrează sumele și sunt socotite de acum în noua monedă, așadar verificați-le. Setați moneda societății înainte ca cineva să înregistreze timp.

Notă

Sumele sunt păstrate cu două zecimale, astfel că monedele fără zecimale (cum ar fi yenul japonez) sau cu trei zecimale (cum ar fi dinarul kuweitian) nu sunt încă gestionate corect.