Gestionarea potențialilor clienți

Potențialii clienți reprezintă persoane sau entități care și-au exprimat interesul pentru serviciile dumneavoastră. Lawzana Flow vă ajută să îi monitorizați de la primul contact până la conversia într-un dosar.

Surse de proveniență#

Potențialii clienți pot intra în fluxul de lucru prin multiple canale:

Consultați Integrations pentru configurarea fiecărui canal.

Crearea unui potențial client#

1. Accesați Leads în bara laterală
2. Faceți clic pe New Lead
3. Completați detaliile potențialului client:
   • Full Name (obligatoriu)
   • Email (opțional)
   • Phone (opțional)
   • Source — selectați din meniul derulant
   • Practice Area (opțional)
   • Assign To — dumneavoastră, un membru al echipei sau neatribuit
   • Notes — orice context relevant privind solicitarea
4. Faceți clic pe Create Lead

Vizualizări#

Comutați între vizualizarea de tip Board și cea de tip List din partea de sus a paginii. Flow reține ultima vizualizare utilizată.

Vizualizarea Listă (List View)#

Lista afișează potențialii clienți într-un tabel. Puteți:

• Sorta după triaj (prioritate, modul implicit), cei mai recenți, cei mai vechi, nume A–Z sau nume Z–A
• Filtra după etapă sau faceți clic pe Needs attention pentru a vedea doar potențialii clienți cu prioritate ridicată, necitite sau inactive
• Căuta după nume, e-mail sau telefon
• Face clic pe orice potențial client pentru a-i deschide pagina de detalii

Vizualizarea Panou (Board View)#

Panoul este vizualizarea implicită. Fiecare coloană reprezintă o etapă și puteți:

• Trage și plasa (drag and drop) potențialii clienți dintr-o etapă în alta
• Vizualiza dintr-o privire numărul de potențiali clienți din fiecare etapă
• Identifica rapid blocajele din fluxul de lucru

Etapele potențialilor clienți#

Etapele definesc pașii din fluxul de conversie a potențialilor clienți. Societățile noi încep cu următoarele cinci etape:

Șabloane de etape#

Faceți clic pe Apply Template în Settings → Lead Stages pentru a comuta la unul dintre cele trei șabloane:

• Default (5 etape): New → Contacted → Consulted → Retained → Lost
• Extended Pipeline (7 etape): New → Contacted → Qualified → Proposal Sent → Negotiating → Retained → Lost
• Simple (4 etape): New → In Progress → Retained → Lost

Pagina de detalii a potențialului client#

Faceți clic pe orice potențial client pentru a-i accesa pagina de detalii. Aceasta conține trei file, Overview, Timeline și Documents, și afișează:

• Informații de contact — Nume, e-mail, telefon, mesaj
• Sursa de proveniență — Însoțită de o pictogramă care indică respectivul canal
• Data creării — Afișată ca timp relativ (de exemplu, „acum 3 zile”)
• Etapa — Poziția curentă în flux
• Membrul echipei căruia i-a fost atribuit
• Cronologia activității — Notițe, apeluri, e-mailuri și mementouri

Adăugarea activităților#

În fila Timeline, puteți:

• Adăuga o notiță (Add Note) despre o conversație
• Înregistra un apel (Log call)
• Compune un e-mail (Compose Email) către potențialul client sau răspunde la un e-mail
• Adăuga un memento (Add reminder) (vedeți mai jos)

Mementouri#

Puteți adăuga un memento pentru orice potențial client la care aveți drept de lucru: din meniul ⋯ din partea de sus a paginii, din caseta Reminders din Overview sau făcând clic pe Add reminder lângă caseta de notițe din Timeline. Selectați o zi și, opțional, o oră și persoana căreia îi este destinat. Memento-ul este atribuit avocatului responsabil de potențialul client, cu excepția cazului în care alegeți o altă persoană.

Mementourile active sunt afișate:

• în caseta Reminders a potențialului client, cu opțiunea Done și un meniu pentru amânare (mâine, săptămâna viitoare sau o dată aleasă) ori editare,
• pe pagina Home, în secțiunea Reminders: restante, pentru astăzi și pentru următoarele 7 zile („Ale mele” în mod implicit sau pentru întreaga societate),
• pe pagina Calendar, alături de termenele-limită,
• în e-mailul zilnic de agendă al persoanei căreia îi este atribuit. Un memento restant rămâne afișat acolo până când este marcat ca finalizat.

În ziua stabilită (și la ora configurată, dacă a fost definită), persoana respectivă primește și o notificare în aplicație. Utilizatorii cu rol de vizualizare (Viewers) pot vedea mementourile, dar nu le pot adăuga sau finaliza.

Potențiali clienți din Lawzana Directory#

În cazul unui potențial client provenit din Lawzana Directory (un potențial client revendicat sau un mesaj direct), se efectuează automat verificarea conflictelor de interese pe baza numelui clientului în raport cu dosarele dumneavoastră, imediat după sosire; rezultatul este afișat pe pagina potențialului client. Până când un membru al firmei întreprinde o acțiune, pe pagina potențialului client sunt afișați trei primi pași recomandați: Log your call, Add a reminder și Convert to matter.

Funcții AI pentru potențialii clienți#

Documente și aspecte esențiale (Key Facts)#

Documentele atașate unui potențial client beneficiază de aceeași extragere a aspectelor esențiale (date, nume și părți, pretenții, locații, sume, fiecare cu sursa indicată) ca și documentele din dosare.

• Documentele încărcate de echipa dumneavoastră sunt procesate automat.
• Documentele trimise de potențialul client prin portal sunt procesate de îndată ce etapa de colectare a datelor (intake) este finalizată.
• O etichetă afișată pe fiecare document din fila Documents a potențialului client deschide aspectele extrase.

Fotografiile și documentele scanate (JPEG, PNG, WebP) sunt, de asemenea, procesate; formatul HEIC nu este acceptat. Credite AI utilizate: 2 credite per document.

Sinteza AI (AI Brief)#

Sinteza AI din fila Overview a potențialului client este un rezumat concis, însoțit de aspectele-cheie extrase din răspunsurile din formularul de colectare și din documente. Fiecare aspect menționează sursa exactă, cum ar fi „Lease.pdf · Pagina 3” sau „Răspunsuri colectare · Ce s-a întâmplat?”.

Sinteza este generată automat după finalizarea colectării datelor și din nou după ce documentele au fost procesate. De asemenea, puteți face clic pe Generate brief sau Regenerate în orice moment. Rezumatul este redactat în limba utilizatorului căruia îi este atribuit potențialul client (în caz contrar, a titularului societății, altfel în limba engleză); aspectele extrase rămân în limba în care au fost redactate inițial.

Credite AI utilizate: 1 credit per sinteză

Limite pentru procesarea automată AI#

Pentru a ține sub control consumul de credite, Lawzana Flow execută automat procesarea AI pentru cel mult 5 documente și 3 sinteze per potențial client. Procesarea nu rulează niciodată pentru potențialii clienți pierduți, convertiți sau cu conflicte confirmate și nu va utiliza ultimele 20% din creditele AI lunare. Generarea la cerere rămâne disponibilă în permanență, cu excepția utilizatorilor cu rol de vizualizare (Viewers), care au acces exclusiv pentru citire.

Titularii de cont și administratorii pot dezactiva procesarea automată AI pentru potențiali clienți din Settings → Subscription → Lead AI (Run lead AI automatically). Când opțiunea este dezactivată, documentele sunt analizate și sintezele sunt generate doar la solicitare expresă.

Întrebați AI (Ask AI)#

Faceți clic pe Ask AI în antetul potențialului client pentru a iniția o conversație despre acesta. Asistentul răspunde pe baza răspunsurilor din colectare, a evaluării preliminare AI, a notițelor, e-mailurilor, mesajelor din portal și a celor mai recente 10 documente, indicându-și sursele sub formă de etichete interactive. Istoricul conversației este salvat în fișa potențialului client și partajat cu echipa. Utilizatorii cu rol de vizualizare pot citi istoricul, dar nu pot adresa întrebări.

Credite AI utilizate: 2 credite per mesaj

Conversia unui potențial client într-un dosar#

Atunci când un potențial client devine client:

1. Deschideți pagina de detalii a potențialului client
2. Faceți clic pe Convert
3. Definiți un titlu pentru dosar (Matter Title) și, opțional, aria de practică, tipul dosarului și persoana responsabilă
4. Faceți clic pe Create Matter. Datele de contact ale potențialului client sunt transferate în noul dosar
5. Potențialul client este marcat ca „Retained”

Potențialii clienți aflați într-o etapă Pierdut (Lost) nu pot fi convertiți. Dacă Flow detectează un conflict confirmat, conversia este posibilă doar după introducerea unei justificări, care va fi înregistrată în cronologia potențialului client.

Datele analizate prin AI sunt transferate integral:

• Aspectele esențiale din documente sunt preluate fără costuri suplimentare. Documentele aflate în curs de procesare își vor finaliza analiza direct în dosar.
• Documentele sunt indexate o singură dată pentru Deep Search.
• Sinteza AI este transformată într-o notiță în cadrul dosarului, devenind accesibilă pentru funcția Ask AI a dosarului.
• Conversația Ask AI a potențialului client rămâne atașată la fișa acestuia.

Fact Grid și analiza prin ghiduri metodologice (playbook review) sunt disponibile exclusiv pentru dosare; după conversie, caseta sintezei include linkuri directe către acestea.

Notificări#

Atunci când este înregistrat un nou potențial client prin widgetul web, API, pagina de contact, Zapier sau Lawzana Directory, persoana căreia i-a fost atribuit primește o notificare (în aplicație și prin e-mail). Pentru potențialii clienți neatribuiți, sunt notificați titularii și administratorii societății. Când un client programează o întâlnire, avocatul ales primește în schimb o notificare de programare. Potențialul client care a generat o nouă conexiune cu Directory, precum și contactele istorice importate odată cu acesta, nu generează notificări, evitând astfel supraîncărcarea căsuței poștale.

Mesajul daily agenda email (transmis la ora 7:00, în fusul dumneavoastră orar) evidențiază în partea de sus potențialii clienți din Lawzana Directory din ultimele 24 de ore (de exemplu, „Contactați-o pe Maria astăzi”), urmați de mementourile scadente astăzi sau restante, termenele-limită și potențialii clienți care încă așteaptă un răspuns.

Puteți configura preferințele de notificare, inclusiv e-mailul zilnic de agendă, în Settings → Notifications.