Întrebări frecvente

Primii pași#

Cum încep să folosesc Lawzana Flow?#

Înregistrați-vă pe flow.lawzana.com cu numele, adresa de e-mail și numele societății dumneavoastră sau folosind contul Google ori Microsoft. Începeți cu planul Free și ajungeți pe ecranul principal (Home), unde o scurtă listă de verificare vă sugerează primii pași. Dacă societatea dumneavoastră este înscrisă în Lawzana Directory, apăsați în schimb pe Open in Flow la un lead din panoul Lawzana; această acțiune vă creează spațiul de lucru și vă conectează. Consultați Primii pași pentru un ghid complet.

Există o perioadă de probă gratuită?#

Nu există o perioadă de probă deoarece există planul Free: 2 membri ai echipei, 50 de credite AI pe lună și 2 GB de stocare, fără card bancar și fără limită de timp. Puteți trece la planurile Essentials sau Advanced atunci când aveți nevoie de mai mult. Consultați Facturare și planuri.

Pot invita membri ai echipei în cadrul planului Free?#

Da. Planul Free include 2 membri ai echipei în total, inclusiv dumneavoastră, așadar puteți invita un coleg. Planurile plătite nu au limită de membri, iar societățile conectate la Lawzana Directory pot primi locuri suplimentare prin intermediul abonamentului lor Directory.

În ce limbi este disponibil Lawzana Flow?#

Engleză, spaniolă și franceză. Puteți schimba limba din meniul contului dumneavoastră din bara laterală, la secțiunea Language.

Lead-uri și dosare#

Cum convertesc un lead într-un dosar?#

Deschideți lead-ul și apăsați pe Convert. Introduceți un titlu pentru dosar, alegeți opțional un domeniu de practică, tipul dosarului și avocatul căruia îi este atribuit, apoi apăsați pe Create Matter. Flow verifică mai întâi existența unor conflicte de interese, iar datele de contact ale clientului și faptele esențiale din lead sunt transferate în noul dosar.

Pot personaliza etapele fluxului de lucru (pipeline)?#

Da. Accesați Settings → Matter Stages (sau Lead Stages) pentru a adăuga, redenumi, reordona sau șterge etape. Secțiunea Matter Stages oferă șabloane gata de utilizare prin funcția Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law sau Custom); secțiunea Lead Stages dispune de propriile șabloane.

Care este diferența dintre un lead și un dosar (matter)?#

Un lead este un potențial client care și-a manifestat interesul, dar nu a fost încă preluat formal pe bază de contract. Un dosar (matter) este un caz sau un proiect activ. Convertiți lead-urile în dosare odată ce asistența juridică a fost contractată.

Documente#

Ce formate de fișiere pot încărca?#

Aproape orice tip de fișier: PDF, Word, Excel, PowerPoint, fișiere de e-mail (.eml, .msg), fișiere text, arhive ZIP și fotografii. Fișierele HTML și SVG nu sunt acceptate. Clienții care încarcă fișiere prin portal pot trimite documente PDF, Word, Excel, fișiere text și imagini. Dimensiunea maximă a fișierului este de 25 MB pentru încărcările efectuate de echipă și de 10 MB pentru încărcările din portalul clientului.

De ce nu este disponibilă analiza AI pentru documentul meu?#

Verificați dacă:

1. Formatul fișierului este recunoscut de AI: PDF, Word (.docx), fișiere text simplu sau fotografii și scanări (JPEG, PNG, WebP). Fișierele Excel, PowerPoint și cele de e-mail sunt stocate, dar nu sunt citite de AI.
2. Societatea dumneavoastră mai are credite AI disponibile în această lună (consultați Settings → Subscription)

Pot organiza documentele în dosare (foldere)?#

Da. Atât documentele din dosare, cât și fișierele individuale suportă organizarea în dosare. Puteți crea dosare și subdosare și puteți muta fișierele între acestea.

Funcționalități AI#

Ce funcționalități AI sunt disponibile?#

Fiecare document dispune de un panou AI cu Summary (Rezumat), Facts (Fapte), AI Assistant (conversație cu documentul), Review (revizuiri pe bază de instrucțiuni de lucru / playbooks) și Entities (persoane și companii). La nivel de dosar, aveți la dispoziție Ask AI și Fact Grid (Tabelul de fapte). Pentru lead-uri, beneficiați de un rezumat AI și de opțiunea Ask AI. Asistentul AI de sine stătător răspunde la întrebări generale, iar editorul de redactare vă poate ajuta să scrieți și să editați proiecte de documente.

Câte credite AI primesc?#

Planul Free include 50 de credite pe lună, Essentials oferă 500 de credite partajate la nivelul societății, iar Advanced oferă 1.500 de credite per utilizator, cumulate. Societățile conectate la Lawzana Directory beneficiază de valoarea cea mai mare dintre cota oferită prin abonamentul Directory și cea din planul Flow. Consultați Facturare și planuri pentru costul în credite al fiecărei operațiuni.

Sunt datele mele utilizate pentru antrenarea modelelor AI?#

Nu. Google nu utilizează conținutul dumneavoastră pentru a-și antrena modelele, iar înregistrarea cererilor (logging) este dezactivată în proiectul nostru. Google poate păstra cererile în memorie până la 24 de ore pentru stocare în memoria cache și le poate jurnaliza pentru a detecta abuzurile. Lawzana Flow stochează istoricul conversațiilor dumneavoastră cu asistentul AI, rezumatele și faptele extrase ca parte integrantă a dosarului dumneavoastră.

Portalul clienților#

Cum accesează clienții portalul lor?#

Clienții primesc un link magic prin e-mail — nu este nevoie de parolă sau de crearea unui cont. Aceștia accesează linkul pentru a vizualiza doar documentele și informațiile pe care le-ați partajat.

Ce pot vedea clienții în portal?#

Numai elementele pe care le partajați în mod explicit. În funcție de nivelul de acces:

• View: Documentele partajate
• Upload: Vizualizare + încărcare documente + cronologie (timeline)
• Full: Încărcare + mesagerie + etape importante (milestones) + asistent AI

Puteți ajusta aceste permisiuni pentru fiecare link de portal în parte.

Pot revoca accesul la portalul clientului?#

Da. Deschideți dosarul, apăsați pe Share with Client și alegeți Revoke access pentru linkul respectiv. Revocarea este imediată: linkul lor magic încetează să mai funcționeze.

Echipă și permisiuni#

Care sunt rolurile utilizatorilor?#

Consultați Echipă și roluri pentru detalierea elementelor pe care le poate vizualiza fiecare rol.

Cum invit membri în echipă?#

Accesați Settings → Members și apăsați pe Invite Member. Introduceți adresa lor de e-mail și alegeți un rol. Aceștia vor primi un e-mail de invitație.

Pot schimba rolul unui utilizator?#

Da. Utilizatorii cu rol de Owner și Admin pot modifica rolul unui membru din Settings → Members, utilizând meniul More options din dreptul numelui acestuia.

Facturarea clienților#

Unde configurez facturarea?#

Un utilizator cu rol de Owner sau Admin completează secțiunea Settings → Invoicing & rates: moneda, tariful orar prestabilit, tarifele personalului, cota de TVA/impozit, prefixul numerotării facturilor, codul de identificare fiscală și instrucțiunile de plată. Configurați aceste detalii înainte ca cineva să înregistreze ore lucrate. Pasul Set up invoicing din secțiunea Get set up de pe ecranul principal deschide direct această pagină. Consultați Facturare.

De ce nu apar orele mele lucrate pe factură?#

Verificați următoarele cauze, în această ordine:

1. Needs rate: nu a fost găsit niciun tarif sau tarifele dumneavoastră sunt stabilite într-o altă monedă decât cea a dosarului. Definiți un tarif: salvarea setărilor din Settings → Invoicing & rates, sau a secțiunii Billing rates a unui client, va stabili prețul pentru înregistrările în așteptare. Apoi generați din nou factura
2. Another currency: timpul a fost înregistrat într-o altă monedă decât cea a dosarului. Ciorna de factură menționează câte înregistrări au fost omise
3. Already billed: timpul înregistrat figurează deja pe o factură emisă
4. Not billable: opțiunea Billable a fost dezactivată
5. Fee arrangement: dosarele cu onorariu forfetar (flat-fee) sau cu onorariu de succes (contingency) nu facturează timpul pe bază de tarif orar

Pot factura un client într-o altă monedă?#

Da. Fiecare dosar facturează într-o singură monedă. Setați moneda clientului în fișa Billing details de pe pagina de contact a acestuia (sau moneda unui dosar specific în fișa Billing details a respectivului dosar) și stabiliți tarifele clientului în acea monedă în fișa Billing rates alăturată. Flow nu efectuează conversii valutare: facturile, plățile și rapoartele rămân în moneda fiecărui dosar, iar contabilul dumneavoastră va înregistra eventualele diferențe de curs valutar. Consultați Facturarea în altă monedă pentru un exemplu pas cu pas.

De ce nu pot schimba moneda unui dosar?#

Dosarul are ore sau cheltuieli nefacturate cărora li s-a aplicat un tarif, ori o ciornă de factură în moneda curentă, iar schimbarea monedei le-ar exclude. Facturați acele servicii (sau ștergeți ciornele și înregistrările eronate), apoi schimbați moneda. Comutarea la moneda în care au fost deja înregistrate activitățile funcționează întotdeauna.

Pot edita o factură emisă?#

Nu. Odată finalizată, o factură este blocată pentru a asigura conformitatea dintre exemplarul clientului și evidențele dumneavoastră. Un utilizator cu rol de Owner sau Admin o anulează (operațiune posibilă doar dacă nu a fost înregistrată nicio plată), dumneavoastră corectați orele, cheltuielile sau detaliile de facturare, apoi apăsați din nou pe New invoice. Factura anulată își păstrează numărul, iar noua factură primește următorul număr din serie.

Cine poate înregistra plăți?#

Utilizatorii cu rol de Owner și Admin pot înregistra plăți, pot trece sume la pierderi (write off) și pot anula facturi. Membrii echipei (Members) pot genera, finaliza și trimite facturi prin e-mail și pot expedia notificări de plată. Consultați Echipă și roluri.

Pot plăti clienții online?#

Nu încă. Clienții efectuează plățile pe baza instrucțiunilor tipărite pe factură, de regulă prin transfer bancar, iar un utilizator cu rol de Owner sau Admin înregistrează plata în Flow.

Pot emite o notă de credit (stornare) sau o factură de avans?#

Nu încă. Pentru o factură neachitată, anulați-o și emiteți una nouă. Pentru un credit acordat după efectuarea plății, adăugați o linie de ajustare cu valoare negativă pe următoarea factură a clientului. Fiecare factură suportă o singură cotă de TVA/impozit; dacă se aplică două cote diferite, emiteți două facturi.

Cum facturez un avans sau un provizion (retainer)?#

Facturile de avans și deducerea automată din provizioane nu sunt încă acceptate direct. În prezent, există două modalități de gestionare:

• Păstrați fondurile într-un cont fiduciar (trust). Înregistrați depozitul clientului într-un cont fiduciar. La emiterea facturii, înregistrați plata pe factură și o operațiune corespondentă de eliberare de fonduri (Disbursement) din contul fiduciar (Flow nu asociază automat cele două acțiuni, prin urmare trebuie să le înregistrați pe amândouă), cu respectarea normelor baroului dumneavoastră. Consultați Contabilitate fiduciară.
• Facturați avansul ca onorariu fix. Setați modalitatea de remunerare la Flat fee pentru valoarea avansului și emiteți factura. După finalizarea lucrărilor, schimbați modalitatea la Hourly, apăsați pe New invoice și adăugați o linie de ajustare cu o valoare negativă, de exemplu „Deducere avans achitat, factura INV-0007”. Consultați-vă cu contabilul dumneavoastră privind regimul fiscal al avansurilor.

Pot trimite facturile contabilului meu?#

Da. Pe pagina Billing, opțiunea Export for accountant descarcă un fișier Excel sau fișiere CSV conținând facturile, liniile de factură și plățile pentru orice interval calendaristic. Consultați Panoul de facturare.

Facturare și abonament#

Cum funcționează abonamentul Flow?#

Planul Free este gratuit. Essentials (29 $) și Advanced (79 $) sunt tarifate per membru activ al echipei pe lună, având credite AI incluse. Facturarea se realizează prin intermediul Stripe.

Ce se întâmplă dacă epuizez creditele AI?#

Funcționalitățile AI se suspendă până la resetarea creditelor la începutul lunii următoare. În planurile Essentials și Advanced, un utilizator cu rol de Owner sau Admin poate activa depășirea de consum din Settings → Subscription, stabilind un plafon maxim de credite suplimentare; această opțiune este dezactivată în mod prestabilit, iar consumul AI nu depășește niciodată plafonul configurat.

Pot să îmi anulez abonamentul?#

Da. Utilizatorul cu rol de Owner poate apăsa pe Cancel subscription din Settings → Subscription. Veți păstra beneficiile planului plătit până la sfârșitul perioadei de facturare, după care veți trece automat la planul Free. Nu se șterge niciun fel de date.

Securitate#

Unde sunt stocate datele mele?#

Fișierele încărcate sunt stocate într-o singură regiune: Statele Unite (Iowa), Europa (Belgia) sau Asia-Pacific (Singapore). Societățile care se înregistrează pe flow.lawzana.com sunt alocate regiunii Europa; societățile care își încep activitatea din Lawzana Directory își aleg regiunea la momentul creării spațiului de lucru. Restul serviciului (baza de date, motorul de căutare, procesele de fundal și serverele de aplicație) rulează pe DigitalOcean în Statele Unite.

Unde are loc procesarea AI?#

Procesarea AI este efectuată prin intermediul Google Vertex AI, utilizând punctul terminal global (endpoint) al Google. Cererile nu sunt limitate la regiunea în care vă sunt stocate fișierele.

Sunt datele mele criptate?#

Da. Datele sunt transmise prin conexiuni securizate HTTPS, iar furnizorii noștri de servicii cloud le criptează în stare de repaus (at rest). Documentele sunt stocate cu criptare pe partea de server în Google Cloud Storage.

Pot solicita un acord de prelucrare a datelor sau exportarea ori ștergerea datelor mele?#

Da. Încheiem acorduri de prelucrare a datelor (DPA) la cerere și vă putem exporta sau șterge datele la solicitarea dumneavoastră. Trimiteți un e-mail la [email protected].

Integrări#

Se integrează Lawzana Flow cu Zapier?#

Da. Generați o cheie API din Settings → Zapier, apoi deschideți aplicația Lawzana Flow în Zapier și acceptați invitația: aplicația este disponibilă momentan doar pe bază de invitație. O puteți folosi pentru a crea lead-uri din formulare web, e-mailuri și alte instrumente, precum și pentru a declanșa un Zap la emiterea unei facturi, înregistrarea unei plăți, achitarea completă a unei facturi sau anularea acesteia. Declanșatorii (triggers) asociați facturării devin activi după ce un utilizator cu rol de Owner sau Admin activează opțiunea Allow integrations to read billing data. Consultați Integrări.

Pot integra un formular de contact pe site-ul meu web?#

Da. Widgetul de captare a lead-urilor poate fi încorporat pe orice site web. Utilizatorul cu rol de Owner generează cheia widgetului în Settings → Website Widget; alegeți apoi modul de afișare și stilul vizual, după care copiați codul de încorporare. De asemenea, puteți publica o pagină de contact găzduită de Flow accesând Settings → Contact page. Consultați Integrări.

Asistență#

Cum pot contacta serviciul de asistență?#

• E-mail: [email protected]
• Chat live: Apăsați pe butonul de chat din colțul din dreapta-jos al aplicației
• Centrul de ajutor: Vizitați lawzana.com/flow/support

Am descoperit o problemă de securitate. Cum o pot raporta?#

Trimiteți un e-mail cu detaliile constatate la [email protected].