Domande frequenti

Guida introduttiva#

Come posso iniziare a usare Lawzana Flow?#

Si registri su flow.lawzana.com indicando nome, email e denominazione dello studio, oppure tramite il Suo account Google o Microsoft. Inizierà con il piano Free e accederà alla Home, dove una breve checklist Le suggerirà i primi passaggi. Se il Suo studio è presente nella Lawzana Directory, faccia invece clic su Open in Flow su un lead nella dashboard di Lawzana: in questo modo creerà il Suo spazio di lavoro ed effettuerà l'accesso. Consulti Guida introduttiva per una panoramica completa.

È disponibile un periodo di prova gratuito?#

Non è previsto un periodo di prova poiché esiste già un piano Free: 2 membri del team, 50 crediti IA al mese e 2 GB di spazio di archiviazione, senza carta di credito e senza limiti di tempo. Effettui l'upgrade ai piani Essentials o Advanced non appena avrà bisogno di maggiori risorse. Consulti Piani e fatturazione.

Posso invitare membri del team con il piano Free?#

Sì. Il piano Free copre un totale di 2 membri del team, Lei compreso; può quindi invitare un collega. I piani a pagamento non hanno limiti di membri e gli studi collegati alla Lawzana Directory possono beneficiare di ulteriori postazioni attraverso il proprio piano Directory.

In quali lingue è disponibile Lawzana Flow?#

Inglese, spagnolo e francese. Può cambiare la lingua dal menu del Suo account nella barra laterale, alla voce Language.

Lead e pratiche#

Come posso convertire un lead in una pratica?#

Apra il lead e faccia clic su Convert. Inserisca un titolo per la pratica, selezioni facoltativamente un'area di attività, il tipo di pratica e l'avvocato a cui assegnarla, quindi faccia clic su Create Matter. Flow verifica preventivamente la presenza di conflitti; i dati del cliente e le informazioni chiave del lead vengono trasferiti automaticamente nella nuova pratica.

Posso personalizzare le fasi della pipeline?#

Sì. Vada su Settings → Matter Stages (o Lead Stages) per aggiungere, rinominare, riordinare o eliminare le fasi. Matter Stages offre modelli predefiniti attivabili tramite Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law o Custom); Lead Stages dispone di modelli specifici dedicati.

Qual è la differenza tra un lead e una pratica?#

Un lead è un potenziale cliente che ha mostrato interesse ma non ha ancora conferito un mandato. Una pratica (matter) è un caso attivo o un incarico in corso. Converta i lead in pratiche una volta formalizzato il mandato con il cliente.

Documenti#

Quali formati di file posso caricare?#

Quasi tutti i tipi di file: PDF, Word, Excel, PowerPoint, file di posta elettronica (.eml, .msg), file di testo, archivi ZIP e fotografie. I file HTML e SVG non sono supportati. I clienti che caricano file tramite il portale possono inviare PDF, Word, Excel, file di testo e immagini. La dimensione massima consentita per i file è di 25 MB per i caricamenti del team e di 10 MB per i caricamenti tramite il portale clienti.

Perché l'analisi IA non è disponibile per il mio documento?#

Verifichi quanto segue:

1. Che il formato rientri tra quelli leggibili dall'IA: PDF, Word (.docx), file di testo normale, oppure foto e scansioni (JPEG, PNG, WebP). I file Excel, PowerPoint e le email vengono archiviati ma non analizzati dall'IA.
2. Che il Suo studio disponga ancora di crediti IA residui per questo mese (consulti Settings → Subscription)

Posso organizzare i documenti in cartelle?#

Sì. Sia i documenti della pratica sia i file indipendenti supportano l'uso delle cartelle. Può creare cartelle e sottocartelle e spostare i file da una all'altra.

Funzionalità di intelligenza artificiale#

Quali funzionalità IA sono disponibili?#

Ogni documento include un pannello IA con Summary (Riepilogo), Facts (Fatti), AI Assistant (chat con il documento), Review (revisione basata su playbook) ed Entities (persone ed enti). A livello di pratica ha a disposizione Ask AI e la Fact Grid. Sui lead ha a disposizione un riepilogo IA e la funzione Ask AI. L'AI Assistant indipendente risponde a domande generali, mentre l'editor di redazione può redigere e revisionare bozze insieme a Lei.

Quanti crediti IA ho a disposizione?#

Il piano Free include 50 crediti al mese, Essentials ne prevede 500 condivisi dall'intero studio e Advanced ne include 1.500 per postazione, cumulati insieme. Gli studi collegati alla Lawzana Directory mantengono la quota più vantaggiosa tra l'allocazione prevista dalla Directory e quella del piano Flow. Consulti Piani e fatturazione per verificare il costo in crediti di ogni singola operazione.

I miei dati vengono utilizzati per addestrare i modelli di IA?#

No. Google non utilizza i Suoi contenuti per addestrare i propri modelli e la registrazione delle richieste (request logging) è disabilitata sul nostro progetto. Google può conservare le richieste in memoria fino a un massimo di 24 ore a scopi di caching e potrebbe registrarle per rilevare eventuali abusi. Lawzana Flow archivia la cronologia delle Sue chat con l'IA, i riepiloghi e i fatti estratti come parte integrante della Sua pratica.

Portale clienti#

Come accedono i clienti al proprio portale?#

I clienti ricevono un magic link via email, senza dover creare un account o inserire una password. Cliccando sul link accedono esclusivamente ai documenti e alle informazioni che ha scelto di condividere con loro.

Cosa possono visualizzare i clienti nel portale?#

Solamente ciò che condivide esplicitamente. A seconda del livello di accesso configurato:

• View: solo i documenti condivisi
• Upload: visualizzazione + caricamento documenti + cronologia
• Full: caricamento + messaggistica + milestone + assistente IA

Può modificare queste autorizzazioni per ogni singolo link del portale.

Posso revocare l'accesso al portale clienti?#

Sì. Apra la pratica, faccia clic su Share with Client e scelga Revoke access in corrispondenza del link desiderato. La revoca ha effetto immediato: il relativo magic link smetterà subito di funzionare.

Team e autorizzazioni#

Quali sono i ruoli utente?#

Consulti Team e ruoli per una panoramica dettagliata di ciò che ciascun ruolo può visualizzare.

Come posso invitare membri del team?#

Acceda a Settings → Members e faccia clic su Invite Member. Inserisca l'indirizzo email e scelga un ruolo. L'utente riceverà un'email di invito.

Posso modificare il ruolo di un utente?#

Sì. I ruoli Owner e Admin possono modificare il ruolo di un membro da Settings → Members, utilizzando il menu More options accanto al nome dell'utente.

Fatturazione ai clienti#

Dove posso configurare la fatturazione?#

Un Owner o un Admin deve configurare la sezione Settings → Invoicing & rates: valuta, tariffa oraria predefinita, tariffe per i collaboratori, imposte, prefisso dei numeri di fattura, codice fiscale/partita IVA e istruzioni per il pagamento. È opportuno farlo prima che chiunque registri del tempo lavorato. Può accedervi dal passaggio Set up invoicing all'interno della scheda Get set up nella pagina Home. Consulti Fatturazione.

Perché le mie voci di tempo non compaiono in fattura?#

Verifichi, nell'ordine:

1. Needs rate: non è stata trovata alcuna tariffa oppure le Sue tariffe sono impostate in una valuta diversa da quella della pratica. Imposti una tariffa: salvando la pagina Settings → Invoicing & rates, o la scheda Billing rates del cliente, verrà applicato il prezzo alle voci in attesa. Proceda poi a generare nuovamente la fattura
2. Another currency: la voce è stata registrata in una valuta diversa rispetto a quella della pratica. La bozza di fattura indica quante registrazioni sono state escluse
3. Already billed: la voce è già inclusa in una fattura emessa
4. Not billable: l'opzione Billable era disattivata
5. Fee arrangement: le pratiche a tariffa fissa (flat-fee) e a patto di quota lite (contingency) non fatturano le voci a tempo

Posso fatturare a un cliente in un'altra valuta?#

Sì. Ciascuna pratica viene fatturata in una singola valuta. Imposti la valuta del cliente nella scheda Billing details all'interno della sua scheda contatto (oppure la valuta di una specifica pratica nella scheda Billing details della pratica stessa), e assegni al cliente tariffe espresse in tale valuta nella scheda adiacente Billing rates. Flow non effettua conversioni tra valute: fatture, pagamenti e report restano nella valuta propria di ciascuna pratica, e il Suo commercialista registrerà le eventuali differenze di cambio. Consulti Fatturazione in un'altra valuta per un esempio dettagliato.

Perché non riesco a cambiare la valuta di una pratica?#

La pratica presenta tempo o spese non fatturati ma già tariffati, oppure una bozza di fattura nella valuta attuale; effettuare una modifica comporterebbe la loro perdita o mancata inclusione. Fatturi tali prestazioni (oppure elimini le bozze e le voci non corrette), quindi proceda alla modifica della valuta. Il passaggio alla valuta in cui sono già registrate le prestazioni è sempre consentito.

Posso modificare una fattura già emessa?#

No. Una volta finalizzata, la fattura è bloccata per garantire la piena corrispondenza tra la copia del cliente e i Suoi registri contabili. Un Owner o un Admin può annullarla (operazione possibile solo a condizione che non vi siano pagamenti registrati), dopodiché potrà correggere il tempo, le spese o i dati di fatturazione e fare nuovamente clic su New invoice. La fattura annullata manterrà il suo numero progressivo e la nuova riceverà il numero successivo.

Chi è autorizzato a registrare i pagamenti?#

Gli Owner e gli Admin possono registrare pagamenti, imputare perdite su crediti e annullare fatture. I Member possono creare, finalizzare e inviare fatture via email, oltre a inviare solleciti di pagamento. Consulti Team e ruoli.

I clienti possono pagare online?#

Non ancora. I clienti effettuano il pagamento seguendo le istruzioni stampate sulla fattura, solitamente tramite bonifico bancario, e un Owner o un Admin provvede a registrare il pagamento in Flow.

Posso emettere una nota di credito o una fattura di acconto?#

Non ancora. Per una fattura non pagata, proceda all'annullamento ed emetta una nuova fattura. Per applicare un credito a fronte di una fattura già saldata, inserisca una riga di rettifica negativa nella fattura successiva del cliente. Ciascuna fattura prevede un'unica aliquota fiscale; qualora debbano essere applicate due aliquote distinte, emetta due fatture separate.

Come posso fatturare un acconto o un fondo spese?#

Le fatture di acconto e i fondi spese a detrazione automatica non sono ancora supportati. Attualmente è possibile gestirli in due modalità:

• Mantenere le somme in un conto fiduciario (trust). Registri il deposito del cliente su un conto trust. Al momento dell'emissione della fattura, registri il pagamento su quest'ultima e un contestuale Disbursement dal conto trust (Flow non collega automaticamente le due operazioni, pertanto andranno registrate entrambe), nel pieno rispetto delle regole del Suo ordine forense. Consulti Contabilità fiduciaria.
• Fatturare l'acconto come importo forfettario. Imposti la struttura tariffaria su Flat fee per l'importo dell'acconto ed emetta la relativa fattura. Una volta completato il lavoro, reimposti la struttura tariffaria su Hourly, faccia clic su New invoice e inserisca una rettifica con importo negativo, indicando ad esempio "A detrazione acconto pagato, fattura INV-0007". Chieda al Suo commercialista il corretto trattamento fiscale degli acconti.

Posso inviare le fatture al mio commercialista?#

Sì. Dalla pagina Billing, la funzione Export for accountant consente di scaricare una cartella di lavoro Excel o file CSV contenenti fatture, righe di fattura e pagamenti per qualsiasi intervallo di date. Consulti Dashboard di fatturazione.

Fatturazione e abbonamento#

Come funziona l'abbonamento a Flow?#

Il piano Free è gratuito. Essentials (29 $) e Advanced (79 $) prevedono un costo mensile per ciascun membro attivo del team, con crediti IA inclusi. La fatturazione viene gestita tramite Stripe.

Cosa succede se esaurisco i crediti IA?#

L'utilizzo dell'IA viene sospeso fino al ripristino dei crediti, che avviene all'inizio del mese successivo. Con i piani Essentials e Advanced, un Owner o un Admin può attivare l'opzione di extra-soglia (overage) da Settings → Subscription, impostando un tetto massimo di crediti aggiuntivi; questa opzione è disattivata per impostazione predefinita e l'IA non supererà mai il limite massimo stabilito.

Posso annullare il mio abbonamento?#

Sì. L'Owner può fare clic su Cancel subscription in Settings → Subscription. Manterrà l'accesso alle funzionalità del Suo piano a pagamento fino al termine del periodo di fatturazione, dopodiché passerà al piano Free. Nessun dato verrà eliminato.

Sicurezza#

Dove vengono archiviati i miei dati?#

I file caricati vengono archiviati in un'unica area geografica: Stati Uniti (Iowa), Europa (Belgio) o Asia-Pacifico (Singapore). Agli studi che effettuano la registrazione su flow.lawzana.com viene assegnata l'area geografica europea; gli studi che attivano l'account tramite la Lawzana Directory scelgono la propria area all'atto della creazione dello spazio di lavoro. Il resto dell'infrastruttura (database, motore di ricerca, processi in background e server applicativi) opera su DigitalOcean negli Stati Uniti.

Dove avviene l'elaborazione dell'IA?#

L'IA opera tramite Google Vertex AI, avvalendosi dell'endpoint globale di Google. Le richieste elaborate non sono vincolate alla specifica area di archiviazione dei Suoi file.

I miei dati sono crittografati?#

Sì. I dati transitano mediante connessione protetta HTTPS e i nostri provider cloud li crittografano a riposo (at rest). I documenti sono protetti con crittografia lato server all'interno di Google Cloud Storage.

Posso stipulare un accordo sul trattamento dei dati (DPA) oppure richiedere l'esportazione o la cancellazione dei miei dati?#

Sì. Sottoscriviamo accordi sul trattamento dei dati (DPA) su richiesta, ed eseguiamo l'esportazione o la cancellazione dei Suoi dati quando richiesto. Invii un'email a [email protected].

Integrazioni#

Lawzana Flow si integra con Zapier?#

Sì. Generi la Sua chiave API in Settings → Zapier, quindi apra la Lawzana Flow app in Zapier e accetti l'invito: l'applicazione è attualmente accessibile solo su invito. Può utilizzarla per creare lead a partire da moduli web, email e altri strumenti, oppure per attivare uno Zap quando una fattura viene emessa, un pagamento viene registrato, una fattura viene saldata o annullata. I trigger relativi alla fatturazione funzionano una volta che un Owner o un Admin ha attivato l'opzione Allow integrations to read billing data. Consulti Integrazioni.

Posso incorporare un modulo di contatto sul mio sito web?#

Sì. Il widget di acquisizione lead può essere incorporato su qualsiasi sito web. L'Owner genera la chiave del widget in Settings → Website Widget; sarà poi possibile selezionare la modalità e lo stile del widget e copiare il codice per l'incorporamento. Può inoltre pubblicare una pagina di contatto autonoma da Settings → Contact page. Consulti Integrazioni.

Supporto#

Come posso contattare l'assistenza?#

• Email: [email protected]
• Live Chat: faccia clic sul pulsante della chat in basso a destra nell'applicazione
• Centro assistenza: visiti la pagina lawzana.com/flow/support

Ho individuato una vulnerabilità di sicurezza. Come posso segnalarla?#

Invii un'email dettagliata all'indirizzo [email protected].