Domande frequenti

Primi passi#

Come posso iniziare a usare Lawzana Flow?#

Registratevi su flow.lawzana.com inserendo nome, e-mail e nome dello studio, oppure tramite il vostro account Google o Microsoft. Inizierete con il piano Free e accederete alla Home, dove una breve lista di controllo vi suggerirà i primi passaggi. Se il vostro studio è presente nel Lawzana Directory, fate invece clic su Open in Flow su un lead nella dashboard di Lawzana: in questo modo creerete il vostro spazio di lavoro ed effettuerete l'accesso. Consultate Primi passi per una guida completa.

È disponibile una prova gratuita?#

Non è prevista una versione di prova perché esiste già un piano Free: 2 membri del team, 50 crediti IA al mese e 2 GB di spazio di archiviazione, senza carta di credito e senza limiti di tempo. Passate a Essentials o Advanced quando avrete bisogno di ulteriori risorse. Consultate Fatturazione e piani.

Posso invitare membri del team con il piano Free?#

Sì. Il piano Free include 2 membri del team in totale, voi compresi, consentendovi quindi di invitare un collega. I piani a pagamento non hanno limiti di membri e gli studi collegati al Lawzana Directory potrebbero ottenere postazioni aggiuntive tramite il proprio piano Directory.

In quali lingue è disponibile Lawzana Flow?#

Inglese, spagnolo, francese, turco e tailandese. Potete modificare la lingua dal menu del vostro account nella barra laterale, alla voce Language.

Lead e pratiche#

Come si converte un lead in una pratica?#

Aprite il lead e fate clic su Convert to matter. Inserite un titolo per la pratica, selezionate facoltativamente un'area di attività, il tipo di pratica e l'avvocato a cui è assegnata, quindi fate clic su Create Matter. Flow effettua prima un controllo sui conflitti di interesse, dopodiché i dati del cliente e i fatti principali del lead vengono trasferiti alla nuova pratica.

Come posso convogliare in Flow le richieste provenienti dal mio sito web, dalla casella di posta e dalle directory?#

Utilizzate l'indirizzo per le richieste di informazioni del vostro studio. Un proprietario o un amministratore può copiarlo da Settings → Lead sources, quindi inoltrare a tale indirizzo la casella info@, aggiungerlo alle notifiche dei moduli del sito web o impostarlo come e-mail di notifica sulle directory. Flow legge ogni e-mail: una nuova richiesta diventa un lead, un'e-mail di un cliente esistente viene archiviata nel rispettivo lead o nella pratica e qualsiasi altra cosa viene accantonata in Email Review per 30 giorni. La pagina include le istruzioni di configurazione per Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow e altre piattaforme, oltre all'opzione Email these steps to my web person. Consultate Integrazioni.

Perché un nuovo lead non ha ricevuto l'intake automatico?#

Verificate che:

1. L'opzione Start the client intake automatically sia attiva in Settings → Lead sources
2. Il lead disponga di un indirizzo e-mail e che provenga dal vostro profilo Lawzana, dal modulo del sito web, dalla pagina dei contatti, dalla pagina di prenotazione, dall'indirizzo per le richieste di informazioni o da Zapier con il parametro new_enquiry impostato. I lead aggiunti manualmente, importati o creati da Email Review non lo ricevono mai
3. Per l'indirizzo delle richieste: il cliente abbia scritto dal proprio indirizzo e Flow sia stato in grado di verificarlo, una notifica di un modulo o di una piattaforma abbia fornito la sua e-mail, oppure un membro dello studio abbia inoltrato il messaggio dall'indirizzo con cui accede a Flow
4. Il cliente non abbia già un intake in corso, il messaggio non sia contrassegnato come urgente (i messaggi urgenti vi inviano invece una notifica) e meno di 20 lead lo abbiano ricevuto oggi

È sempre possibile fare clic su Send intake direttamente sul lead.

Posso personalizzare le fasi della pipeline?#

Sì. Andate su Settings → Matter Stages (o Lead Stages) per aggiungere, rinominare, riordinare o eliminare le fasi. Matter Stages offre modelli pronti all'uso tramite Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law o Custom); Lead Stages dispone di modelli dedicati.

Qual è la differenza tra un lead e una pratica?#

Un lead è un potenziale cliente che ha mostrato interesse ma a cui non è stato ancora conferito un mandato. Una pratica è una causa o un incarico attivo. Convertite i lead in pratiche una volta formalizzato il mandato con il cliente.

Documenti#

Quali formati di file posso caricare?#

Quasi tutti i file: PDF, Word, Excel, PowerPoint, file di posta elettronica (.eml, .msg), file di testo, archivi ZIP e foto. I file HTML e SVG non sono accettati. I clienti che caricano file tramite il portale possono inviare PDF, Word, Excel, file di testo e immagini. La dimensione massima dei file è di 25 MB per i caricamenti del team e di 10 MB per quelli tramite il portale clienti.

Perché l'analisi IA non è disponibile per il mio documento?#

Verificate che:

1. Il formato sia supportato dall'IA: PDF, Word (.docx), file di testo normale o foto e scansioni (JPEG, PNG, WebP). I file Excel, PowerPoint e di posta elettronica vengono archiviati ma non letti dall'IA.
2. Il vostro studio abbia ancora crediti IA disponibili per questo mese (consultate Settings → Subscription)

Posso organizzare i documenti in cartelle?#

Sì. Sia i documenti delle pratiche sia i file indipendenti supportano le cartelle. Potete creare cartelle e sottocartelle e spostare i file tra di esse.

Funzionalità di intelligenza artificiale#

Quali funzionalità IA sono disponibili?#

Ogni documento include un pannello IA con Summary, Facts, AI Assistant (chat con il documento), Review (revisioni con playbook) ed Entities (persone e società). A livello di pratica, sono disponibili Ask AI e la Fact Grid. Sui lead sono disponibili Case summary e Ask AI. L'AI Assistant indipendente risponde a domande generali, mentre l'editor di redazione può redigere e modificare bozze insieme a voi.

Quanti crediti IA ricevo?#

Il piano Free include 50 crediti al mese, Essentials ne include 500 condivisi dall'intero studio e Advanced ne include 1.500 per postazione, raggruppati in un monte crediti comune. Gli studi collegati al Lawzana Directory ottengono il valore più alto tra la quota della Directory e quella del piano Flow. Consultate Fatturazione e piani per conoscere il costo in crediti di ciascuna operazione.

I miei dati vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale?#

No. Google non utilizza i vostri contenuti per addestrare i propri modelli e la registrazione delle richieste è disattivata per il nostro progetto. Google può conservare le richieste in memoria per un massimo di 24 ore a fini di caching e registrarle per rilevare eventuali abusi. Lawzana Flow archivia la cronologia delle chat con l'IA, i riepiloghi e i fatti estratti come parte integrante della pratica.

Portale clienti#

Come accedono i clienti al proprio portale?#

I clienti ricevono un magic link via e-mail. Non sono necessari password o account. Facendo clic sul link, possono accedere esclusivamente ai documenti e alle informazioni che avete condiviso.

Cosa possono vedere i clienti nel portale?#

Esclusivamente ciò che condividete in modo esplicito. A seconda del livello di accesso:

• View: Documenti condivisi
• Upload: Visualizzazione + caricamento documenti + cronologia
• Full: Caricamento + messaggistica + scadenze/traguardi + assistente IA

Potete modificare queste autorizzazioni per ciascun link del portale.

Posso revocare l'accesso al portale clienti?#

Sì. Aprite la pratica, fate clic su Share with Client e selezionate Revoke access sul link. La revoca ha effetto immediato: il magic link del cliente smetterà di funzionare.

Team e autorizzazioni#

Quali sono i ruoli utente?#

Consultate Team e ruoli per verificare cosa può visualizzare ciascun ruolo.

Come posso invitare i membri del team?#

Andate su Settings → Members e fate clic su Invite Member. Inserite la loro e-mail e scegliete un ruolo. Riceveranno un'e-mail di invito.

Posso modificare il ruolo di un utente?#

Sì. Gli utenti Owner e Admin possono modificare il ruolo di un membro da Settings → Members, utilizzando il menu More options accanto al suo nome.

Fatturazione ai clienti#

Dove posso configurare la fatturazione?#

Un proprietario o amministratore compila i campi in Settings → Invoicing & rates: valuta, tariffa oraria predefinita, tariffe del personale, imposte, prefisso del numero di fattura, codice fiscale/partita IVA e istruzioni di pagamento. Questa operazione va completata prima che chiunque registri del tempo. Può essere aperta dal passaggio Set up invoicing nella scheda Get set up della pagina iniziale. Consultate Fatturazione.

Perché le mie ore non compaiono in fattura?#

Verificate quanto segue, in questo ordine:

1. Needs rate: non è stata trovata alcuna tariffa, oppure le vostre tariffe sono espresse in una valuta diversa rispetto a quella della pratica. Impostate una tariffa: salvando Settings → Invoicing & rates, o le Billing rates di un cliente, verrà attribuito un prezzo alle voci in attesa. Quindi, generate nuovamente la fattura
2. Another currency: la voce è stata registrata in una valuta diversa da quella della pratica. La bozza indica quante voci sono state escluse
3. Already billed: la voce è già presente in una fattura emessa
4. Not billable: l'opzione Billable era disattivata
5. Fee arrangement: le pratiche a tariffa fissa (flat-fee) e con compenso condizionato all'esito (contingency) non fatturano il tempo

Posso fatturare a un cliente in un'altra valuta?#

Sì. Ogni pratica fattura in una singola valuta. Impostate la valuta del cliente nella scheda Billing details della relativa pagina di contatto (oppure la valuta di una singola pratica nei Billing details di quella pratica) e assegnate al cliente tariffe in quella valuta nella scheda Billing rates adiacente. Flow non converte mai gli importi tra valute: fatture, pagamenti e report rimangono nella valuta di ciascuna pratica, e il vostro commercialista contabilizzerà le eventuali differenze di cambio. Consultate Fatturazione in un'altra valuta per un esempio dettagliato.

Perché non riesco a modificare la valuta di una pratica?#

La pratica contiene tempo o spese non fatturati ma tariffati, oppure una bozza di fattura, nella valuta corrente, e modificarla comporterebbe l'esclusione di tali elementi. Fatturate tali attività (o eliminate le bozze e le registrazioni errate), quindi procedete alla modifica. Il passaggio alla valuta in cui sono già espresse le attività funziona sempre.

Posso modificare una fattura emessa?#

No. Una volta finalizzata, la fattura viene bloccata in modo che la copia del cliente corrisponda alla vostra documentazione. Un proprietario o amministratore può annullarla (operazione possibile solo fino a quando non viene registrato alcun pagamento); correggete il tempo, le spese o i dettagli di fatturazione, quindi fate nuovamente clic su New invoice. La fattura annullata mantiene il proprio numero, mentre la nuova riceverà il numero successivo.

Chi può registrare i pagamenti?#

Gli utenti Owner e Admin possono registrare pagamenti, cancellare crediti inesigibili e annullare fatture. I Member possono compilare, finalizzare e inviare fatture tramite e-mail, nonché inviare solleciti di pagamento. Consultate Team e ruoli.

I clienti possono pagare online?#

Non ancora. I clienti effettuano il pagamento seguendo le istruzioni stampate sulla fattura, solitamente tramite bonifico bancario, e un proprietario o amministratore registra il pagamento in Flow.

Posso emettere una nota di credito o una fattura di acconto?#

Non ancora. Per una fattura non pagata, annullatela ed emettetene una nuova. Per un accredito successivo al pagamento, aggiungete una voce di rettifica con importo negativo sulla fattura successiva del cliente. Ogni fattura prevede una sola aliquota fiscale; se si applicano due aliquote diverse, emettete due fatture distinte.

Come posso fatturare un acconto o un fondo spese/retainer?#

Le fatture di acconto e i fondi spese scalati automaticamente non sono ancora supportati. Attualmente è possibile gestirli in due modi:

• Trattenere il denaro in un conto fiduciario (trust). Registrate il deposito del cliente in un conto fiduciario. Al momento della fatturazione, registrate il pagamento sulla fattura e una corrispondente voce Disbursement dal fondo fiduciario (Flow non collega automaticamente i due elementi, quindi è necessario registrarli entrambi), nel rispetto delle normative del vostro ordine forense. Consultate Contabilità fiduciaria.
• Fatturare l'acconto come importo fisso. Impostate l'accordo tariffario su Flat fee per l'importo dell'acconto ed emettete la fattura. Al termine dei lavori, modificate l'accordo in Hourly, fate clic su New invoice e aggiungete una rettifica con un importo negativo, ad esempio "Meno acconto versato, fattura INV-0007". Chiedete al vostro commercialista come vengono tassati gli acconti.

Posso inviare le fatture al mio commercialista?#

Sì. Nella pagina Billing, la funzione Export for accountant consente di scaricare una cartella di lavoro Excel o file CSV contenenti fatture, voci di fattura e pagamenti per qualsiasi intervallo di date. Consultate Dashboard di fatturazione.

Fatturazione e abbonamento#

Come funziona l'abbonamento a Flow?#

Il piano Free è gratuito. I piani Essentials ($29) e Advanced ($79) hanno un costo mensile per membro attivo del team, con crediti IA inclusi. La fatturazione è gestita tramite Stripe.

Cosa succede se esaurisco i crediti IA?#

Le funzioni IA vengono sospese fino al ripristino dei crediti all'inizio del mese successivo. Con i piani Essentials e Advanced, un proprietario o amministratore può attivare l'opzione per l'eccedenza di consumo in Settings → Subscription impostando un limite massimo di crediti aggiuntivi; questa opzione è disattivata per impostazione predefinita e l'IA non supererà mai tale soglia.

Posso annullare il mio abbonamento?#

Sì. Il proprietario (Owner) può fare clic su Cancel subscription in Settings → Subscription. Manterrete il piano a pagamento fino al termine del periodo di fatturazione, dopodiché passerete al piano Free. Nessun dato verrà eliminato.

Sicurezza#

Dove vengono archiviati i miei dati?#

I file caricati vengono archiviati in un'unica area geografica: Stati Uniti (Iowa), Europa (Belgio) o Asia-Pacifico (Singapore). Gli studi che si registrano su flow.lawzana.com vengono assegnati all'area Europa; gli studi che avviano la procedura da Lawzana Directory scelgono la propria area al momento della creazione dello spazio di lavoro. Il resto del servizio (database, motore di ricerca, processi in background e server applicativi) risiede su DigitalOcean negli Stati Uniti.

Dove avviene l'elaborazione dell'IA?#

L'IA opera su Google Vertex AI, utilizzando l'endpoint globale di Google. Le richieste non sono limitate alla regione di archiviazione dei file.

I miei dati sono crittografati?#

Sì. I dati transitano su protocollo HTTPS e i nostri fornitori di servizi cloud li crittografano a riposo. I documenti sono archiviati con crittografia lato server in Google Cloud Storage.

Posso ottenere un accordo sul trattamento dei dati (DPA), oppure richiedere l'esportazione o la cancellazione dei miei dati?#

Sì. Sottoscriviamo accordi sul trattamento dei dati su richiesta ed esportiamo o cancelliamo i vostri dati ogni volta che lo richiedete. Inviate un'e-mail a [email protected].

Integrazioni#

Lawzana Flow si integra con Zapier?#

Sì. Generate la vostra chiave API in Settings → Zapier, quindi aprite l'app Lawzana Flow in Zapier e accettate l'invito: l'applicazione è attualmente accessibile solo su invito. Potete utilizzarla per creare lead da moduli web, e-mail e altri strumenti (inviando new_enquiry con valore true per le nuove richieste che devono ricevere l'intake automatico) e per avviare uno Zap quando viene emessa una fattura, registrato un pagamento, saldata o annullata una fattura. I trigger di fatturazione funzionano una volta che un proprietario o amministratore ha attivato l'opzione Allow integrations to read billing data. Consultate Integrazioni.

Posso incorporare un modulo di contatto nel mio sito web?#

Sì. Il widget di acquisizione lead può essere incorporato in qualsiasi sito web. Il proprietario genera la chiave del widget in Settings → Website Widget; successivamente, è possibile scegliere la modalità e lo stile del widget e copiare il codice di incorporamento. Potete anche pubblicare una pagina di contatto ospitata da Settings → Contact page. Consultate Integrazioni.

Supporto#

Come posso contattare l'assistenza?#

• E-mail: [email protected]
• Live Chat: fate clic sul pulsante della chat nell'angolo in basso a destra dell'applicazione
• Centro assistenza: visitate lawzana.com/flow/support

Ho riscontrato un problema di sicurezza. Come posso segnalarlo?#

Inviate un'e-mail all'indirizzo [email protected] fornendo i dettagli.