Sıkça Sorulan Sorular

Başlarken#

Lawzana Flow'u kullanmaya nasıl başlayabilirim?#

flow.lawzana.com adresinden adınız, e-posta adresiniz ve büro adınızla ya da Google veya Microsoft hesabınızla kaydolun. Ücretsiz (Free) planla başlarsınız ve ilk adımlarınızı öneren kısa bir kontrol listesinin bulunduğu Ana Sayfa'ya yönlendirilirsiniz. Büronuz Lawzana Directory'de yer alıyorsa bunun yerine Lawzana panelinizdeki bir potansiyel müşteri üzerinde Open in Flow seçeneğine tıklayın; bu işlem çalışma alanınızı oluşturur ve oturumunuzu açar. Kapsamlı bir rehber için Başlarken bölümüne bakın.

Ücretsiz deneme sürümü var mı?#

Bir deneme sürümü bulunmamaktadır çünkü Ücretsiz bir plan mevcuttur: Kart bilgisi gerekmeden ve zaman sınırı olmaksızın 2 ekip üyesi, aylık 50 Yapay Zeka kredisi ve 2 GB depolama alanı sunulur. Daha fazlasına ihtiyaç duyduğunuzda Essentials veya Advanced planına yükseltebilirsiniz. Bkz. Faturalandırma ve Planlar.

Ücretsiz planda ekip üyelerini davet edebilir miyim?#

Evet. Ücretsiz plan, siz de dahil olmak üzere toplam 2 ekip üyesini kapsar; böylece bir meslektaşınızı davet edebilirsiniz. Ücretli planlarda üye sınırı yoktur ve Lawzana Directory'ye bağlı bürolar Directory planları aracılığıyla ek kullanıcı hakları elde edebilir.

Lawzana Flow hangi dillerde kullanılabilir?#

İngilizce, İspanyolca, Fransızca, Türkçe ve Tayca. Dili, kenar çubuğundaki hesap menünüzden Language başlığı altından değiştirebilirsiniz.

Potansiyel Müşteriler ve Dosyalar#

Bir potansiyel müşteriyi dosyaya nasıl dönüştürebilirim?#

Potansiyel müşteriyi açın ve Convert to matter butonuna tıklayın. Bir dosya başlığı girin, isteğe bağlı olarak bir çalışma alanı, dosya türü ve dosyanın atandığı avukatı seçin, ardından Create Matter butonuna tıklayın. Flow öncelikle çıkar çatışması kontrolü yapar; potansiyel müşterinin ayrıntıları ve önemli olguları yeni dosyaya aktarılır.

Web sitemden, gelen kutumdan ve dizinlerden gelen talepleri Flow'a nasıl aktarabilirim?#

Büronuzun talep e-posta adresini kullanın. Bir büro sahibi veya yönetici bu adresi Settings → Lead sources bölümünden kopyalar; ardından info@ gelen kutusunu bu adrese yönlendirir, web sitesi formunun bildirimlerine ekler veya dizinlerdeki bildirim e-postası olarak ayarlar. Flow her e-postayı inceler: yeni bir talep potansiyel müşteriye dönüştürülür, mevcut bir müvekkilden gelen e-posta ilgili potansiyel müşteriye veya dosyaya işlenir ve diğer her şey 30 gün boyunca Email Review alanında bekletilir. Sayfada Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow ve diğer platformlar için kurulum adımları ile Email these steps to my web person seçeneği yer alır. Bkz. Entegrasyonlar.

Yeni bir potansiyel müşteri neden otomatik ön görüşmeyi almadı?#

Şunları kontrol edin:

1. Settings → Lead sources altında Start the client intake automatically seçeneğinin açık olduğunu
2. Potansiyel müşterinin bir e-posta adresinin bulunduğunu ve bu talebin Lawzana profilinizden, web sitesi formunuzdan, iletişim sayfanızdan, randevu sayfanızdan, talep e-posta adresinizden veya new_enquiry olarak ayarlanmış Zapier üzerinden geldiğini. Sizin eklediğiniz, içe aktardığınız veya Email Review bölümünden oluşturduğunuz potansiyel müşteriler bunu hiçbir zaman almaz
3. Talep adresi için: Müvekkilin kendi adresinden yazdığını ve Flow'un bunu doğrulayabildiğini, bir form veya platform bildiriminin e-posta adresini ilettiğini ya da büronuzdan birinin bunu Flow'da oturum açtığı e-posta adresinden yönlendirdiğini
4. Müvekkilin halihazırda devam eden bir ön görüşmesinin bulunmadığını, iletinin acil olmadığını (acil olanlar bunun yerine sizi uyarır) ve bugün bu ön görüşmeyi 20'den az potansiyel müşterinin aldığını

Dilediğiniz zaman potansiyel müşteri üzerinde Send intake butonuna tıklayabilirsiniz.

Aşama süreçlerini özelleştirebilir miyim?#

Evet. Aşamaları eklemek, yeniden adlandırmak, yeniden sıralamak veya silmek için Settings → Matter Stages (veya Lead Stages) bölümüne gidin. Matter Stages, Apply Template ile hazır şablonlar sunar (Litigation, Transactional, Family Law veya Custom); Lead Stages ise kendi şablonlarına sahiptir.

Potansiyel müşteri (lead) ile dosya (matter) arasındaki fark nedir?#

Potansiyel müşteri (lead), ilgi göstermiş ancak henüz vekalet ilişkisi kurulmamış olası bir müvekkildir. Dosya (matter) ise aktif bir dava veya danışmanlık görevidir. Müvekkil ile anlaşma sağlandığında potansiyel müşterileri dosyalara dönüştürün.

Belgeler#

Hangi dosya formatlarını yükleyebilirim?#

Neredeyse tüm dosyaları: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-posta dosyaları (.eml, .msg), metin dosyaları, ZIP arşivleri ve fotoğraflar. HTML ve SVG dosyaları kabul edilmez. Portal üzerinden yükleme yapan müvekkiller PDF, Word, Excel, metin dosyaları ve görseller gönderebilir. Maksimum dosya boyutu ekip yüklemeleri için 25 MB, müvekkil portalı yüklemeleri için 10 MB'dir.

Belgem için Yapay Zeka analizi neden kullanılamıyor?#

Şunları kontrol edin:

1. Formatın Yapay Zeka'nın okuyabildiği türlerden biri olduğunu: PDF, Word (.docx), düz metin dosyaları veya fotoğraflar ve taramalar (JPEG, PNG, WebP). Excel, PowerPoint ve e-posta dosyaları saklanır ancak Yapay Zeka tarafından okunmaz.
2. Büronuzun bu ay için kalan Yapay Zeka kredisinin bulunup bulunmadığını (Settings → Subscription bölümüne bakın)

Belgeleri klasörler halinde düzenleyebilir miyim?#

Evet. Hem dosya belgeleri hem de bağımsız dosyalar klasörleri destekler. Klasörler ve alt klasörler oluşturabilir, dosyaları bunlar arasında taşıyabilirsiniz.

Yapay Zeka Özellikleri#

Hangi Yapay Zeka özellikleri mevcut?#

Her belgenin Özet (Summary), Olgular (Facts), Yapay Zeka Asistanı (AI Assistant - belge ile sohbet), İnceleme (Review - yönerge incelemeleri) ve Varlıklar (Entities - kişiler ve şirketler) içeren bir Yapay Zeka paneli vardır. Dosya düzeyinde Ask AI ve Olgular Tablosu (Fact Grid) bulunur. Potansiyel müşterilerde bir Case summary ve Ask AI elde edersiniz. Bağımsız Yapay Zeka Asistanı genel soruları yanıtlar ve metin taslağı editörü sizinle birlikte taslaklar yazıp düzenleyebilir.

Ne kadar Yapay Zeka kredisi alırım?#

Ücretsiz plan aylık 50 kredi, Essentials büro genelinde paylaşılan 500 kredi ve Advanced kullanıcı başına ortak havuzda toplanan 1.500 kredi içerir. Lawzana Directory'ye bağlı bürolar, Directory hakları veya Flow planlarından hangisi daha yüksekse onu alır. İşlem başına kredi maliyeti için Faturalandırma ve Planlar bölümüne bakın.

Verilerim Yapay Zeka modellerini eğitmek için kullanılıyor mu?#

Hayır. Google, içeriklerinizi modellerini eğitmek için kullanmaz ve projemizde istek kaydı (logging) kapalıdır. Google, önbelleğe alma amacıyla istekleri 24 saate kadar bellekte tutabilir ve kötüye kullanımı tespit etmek için günlüğe kaydedebilir. Lawzana Flow, Yapay Zeka sohbet geçmişinizi, özetlerinizi ve çıkarılan olguları dosyanızın bir parçası olarak saklar.

Müvekkil Portalı#

Müvekkiller portallarına nasıl erişir?#

Müvekkiller e-posta yoluyla bir sihirli bağlantı (magic link) alır. Parola veya hesap gerekmez. Yalnızca paylaştığınız belgelere ve bilgilere erişmek için bağlantıya tıklarlar.

Müvekkiller portalda neleri görebilir?#

Yalnızca açıkça paylaştığınız içerikleri. Erişim düzeyine bağlı olarak:

• Görüntüleme (View): Paylaşılan belgeler
• Yükleme (Upload): Görüntüleme + belge yükleme + zaman çizelgesi
• Tam (Full): Yükleme + mesajlaşma + kilometre taşları + Yapay Zeka asistanı

Bu izinleri her portal bağlantısı için ayrı ayrı ayarlayabilirsiniz.

Müvekkil portalı erişimini iptal edebilir miyim?#

Evet. Dosyayı açın, Share with Client seçeneğine tıklayın ve bağlantı üzerinde Revoke access öğesini seçin. İptal işlemi anında gerçekleşir: sihirli bağlantıları çalışmayı durdurur.

Ekip ve İzinler#

Kullanıcı rolleri nelerdir?#

Her rolün neleri görebileceğini öğrenmek için Ekip ve Roller bölümüne bakın.

Ekip üyelerini nasıl davet ederim?#

Settings → Members bölümüne gidin ve Invite Member butonuna tıklayın. E-posta adreslerini girin ve bir rol seçin. Bir davet e-postası alacaklardır.

Birinin rolünü değiştirebilir miyim?#

Evet. Büro Sahipleri (Owner) ve Yöneticiler (Admin), Settings → Members bölümünden, ilgili kişinin adının yanındaki More options menüsünü kullanarak bir üyenin rolünü değiştirebilir.

Müvekkillerinizi Faturalandırma#

Faturalandırmayı nereden ayarlayabilirim?#

Bir büro sahibi veya yönetici Settings → Invoicing & rates bölümünü doldurur: para birimi, varsayılan saatlik ücret, çalışan ücretleri, vergi, fatura numarası ön eki, vergi numaranız ve ödeme talimatları. Bu işlemi herhangi biri mesai kaydı girmeden önce yapın. Ana sayfadaki Get set up kartında bulunan Set up invoicing adımı bu bölümü açar. Bkz. Faturalandırma.

Kaydettiğim süre neden faturada görünmüyor?#

Aşağıdakileri bu sırayla kontrol edin:

1. Ücret gerekiyor (Needs rate): Hiçbir ücret bulunamadı veya ücretleriniz dosyanın para biriminden farklı bir para biriminde. Bir ücret belirleyin: Settings → Invoicing & rates ayarlarını veya bir müvekkilin Billing rates kartını kaydetmek bekleyen kayıtlara fiyat atar. Ardından faturayı yeniden oluşturun
2. Farklı para birimi (Another currency): Kayıt, dosyanın para biriminden farklı bir para biriminde girilmiş. Taslakta kaç kaydın dışarıda bırakıldığı belirtilir
3. Zaten faturalandırılmış (Already billed): Kayıt, kesilmiş bir faturada yer alıyor
4. Faturalandırılamaz (Not billable): Billable anahtarı kapalıydı
5. Ücret anlaşması (Fee arrangement): Sabit ücretli ve başarı primli dosyalar süreye göre faturalandırılmaz

Bir müvekkile farklı bir para biriminde fatura kesebilir miyim?#

Evet. Her dosya tek bir para biriminde faturalandırılır. Müvekkilin iletişim sayfasındaki Billing details kartından müvekkilin para birimini ayarlayın (veya belirli bir dosyanın para birimini o dosyanın Billing details kartından belirleyin) ve yanındaki Billing rates kartında müvekkile bu para biriminde ücretler tanımlayın. Flow para birimleri arasında asla dönüştürme yapmaz: faturalar, ödemeler ve raporlar her dosyanın kendi para biriminde kalır ve muhasebeciniz kur farklarını kaydeder. Adım adım bir örnek için Farklı Para Biriminde Faturalandırma bölümüne bakın.

Bir dosyanın para birimini neden değiştiremiyorum?#

Dosyada mevcut para biriminde faturalandırılmamış, fiyatlandırılmış süreler veya masraflar ya da bir taslak fatura bulunmaktadır ve değişiklik yapmak bunları geride bırakacaktır. Bu işleri faturalandırın (veya hatalı olan taslakları ve kayıtları silin), ardından değiştirin. İşlerin zaten içinde bulunduğu para birimine geçiş yapmak her zaman çalışır.

Kesilmiş bir faturayı düzenleyebilir miyim?#

Hayır. Kesinleştirildikten sonra, müvekkilin kopyası ile kayıtlarınızın eşleşmesi için fatura kilitlenir. Bir büro sahibi veya yönetici faturayı iptal eder (yalnızca henüz bir ödeme kaydedilmemişken mümkündür), siz süreyi, masrafları veya faturalandırma ayrıntılarını düzeltirsiniz ve ardından tekrar New invoice butonuna tıklarsınız. İptal edilen fatura numarasını korur ve yeni fatura bir sonraki numarayı alır.

Ödemeleri kimler kaydedebilir?#

Büro sahipleri ve yöneticiler ödemeleri kaydedebilir, faturaları silebilir ve iptal edebilir. Üyeler (Member) faturaları oluşturabilir, kesinleştirebilir, e-posta ile gönderebilir ve ödeme hatırlatıcıları iletebilir. Bkz. Ekip ve Roller.

Müvekkiller çevrim içi ödeme yapabilir mi?#

Henüz değil. Müvekkiller faturada yazılı olan ödeme talimatlarını kullanarak, genellikle banka havalesiyle ödeme yapar ve bir büro sahibi veya yönetici ödemeyi Flow'a kaydeder.

İade faturası (alacak dekontu) veya avans faturası düzenleyebilir miyim?#

Henüz değil. Ödenmemiş bir fatura için faturayı iptal edin ve yenisini düzenleyin. Ödeme sonrası bir alacak için, müvekkilin bir sonraki faturasına negatif bir düzeltme satırı ekleyin. Her faturanın tek bir vergi oranı vardır; iki oran geçerliyse iki fatura düzenleyin.

Bir avansı veya ön ödemeyi (retainer) nasıl faturalandırırım?#

Avans faturaları ve otomatik olarak mahsup edilen ön ödemeler henüz desteklenmemektedir. Günümüzde bunu yönetmenin iki yolu vardır:

• Parayı yediemin (trust) hesabında tutun. Müvekkilin depozitosunu bir yediemin hesabına kaydedin. Fatura kestiğinizde, baronuzun kuralları çerçevesinde, faturadaki ödemeyi ve yediemin hesabından buna denk gelen bir Disbursement kaydını işleyin (Flow ikisini birbirine bağlamaz, bu nedenle ikisini de kaydedin). Bkz. Yediemin Muhasebesi.
• Avansı sabit bir ücret olarak faturalandırın. Ücret anlaşmasını avans tutarı için Flat fee olarak ayarlayın ve faturalandırın. İş tamamlandığında anlaşmayı Hourly olarak değiştirin, New invoice butonuna tıklayın ve negatif tutarlı bir düzeltme ekleyin; örneğin "Ödenen avans düşüldü, fatura INV-0007". Avansların nasıl vergilendirildiğini muhasebecinize danışın.

Faturalarımı muhasebecime gönderebilir miyim?#

Evet. Billing sayfasında Export for accountant seçeneği, herhangi bir tarih aralığındaki faturaların, fatura satırlarının ve ödemelerin Excel çalışma kitabını veya CSV dosyalarını indirir. Bkz. Faturalandırma Paneli.

Faturalandırma ve Abonelik#

Flow aboneliği nasıl çalışır?#

Ücretsiz (Free) planın hiçbir maliyeti yoktur. Essentials ($29) ve Advanced ($79), aktif ekip üyesi başına aylık olarak fiyatlandırılır ve Yapay Zeka kredileri dahildir. Faturalandırma Stripe aracılığıyla gerçekleştirilir.

Yapay Zeka kredilerim biterse ne olur?#

Kredileriniz bir sonraki ayın başında sıfırlanana kadar Yapay Zeka duraklatılır. Essentials ve Advanced planlarında bir büro sahibi veya yönetici, ek krediler için bir üst sınır belirleyerek Settings → Subscription bölümünden kota aşımını açabilir; varsayılan olarak kapalıdır ve Yapay Zeka asla bu üst sınırı aşmaz.

Aboneliğimi iptal edebilir miyim?#

Evet. Büro Sahibi (Owner), Settings → Subscription bölümünde Cancel subscription seçeneğine tıklar. Dönem sonuna kadar ücretli planınızı korursunuz, ardından Ücretsiz plana geçersiniz. Hiçbir veri silinmez.

Güvenlik#

Verilerim nerede saklanıyor?#

Yüklenen dosyalar tek bir bölgede saklanır: Amerika Birleşik Devletleri (Iowa), Avrupa (Belçika) veya Asya Pasifik (Singapur). flow.lawzana.com üzerinden kaydolan bürolar Avrupa bölgesini alır; Lawzana Directory üzerinden başlayan bürolar ise çalışma alanı oluşturulurken kendi bölgelerini seçer. Hizmetin geri kalanı (veritabanı, arama, arka plan görevleri ve uygulama sunucuları) Amerika Birleşik Devletleri'ndeki DigitalOcean üzerinde çalışır.

Yapay Zeka işlemleri nerede gerçekleşir?#

Yapay Zeka, Google'ın küresel uç noktasını kullanarak Google Vertex AI üzerinde çalışır. İstekler dosya depolama bölgenizle sınırlı değildir.

Verilerim şifreleniyor mu?#

Evet. Veriler HTTPS üzerinden iletilir ve bulut sağlayıcılarımız verileri bekleme durumunda (at rest) şifreler. Belgeler, Google Cloud Storage'da sunucu tarafı şifreleme ile saklanır.

Bir veri işleme sözleşmesi alabilir miyim ya da verilerimin dışa aktarılmasını veya silinmesini talep edebilir miyim?#

Evet. Talep üzerine veri işleme sözleşmeleri imzalıyoruz ve talep ettiğinizde verilerinizi dışa aktarıyor veya siliyoruz. [email protected] adresine e-posta gönderin.

Entegrasyonlar#

Lawzana Flow, Zapier ile entegre oluyor mu?#

Evet. Settings → Zapier bölümünde API anahtarınızı oluşturun, ardından Zapier'daki Lawzana Flow uygulamasını açıp daveti kabul edin: uygulama şu anda yalnızca davetle kullanılabilmektedir. Web formlarından, e-postalardan ve diğer araçlardan potansiyel müşteriler oluşturmak (otomatik ön görüşmenizi alması gereken yeni talepler için new_enquiry değerini true olarak gönderin) ve bir fatura kesildiğinde, bir ödeme kaydedildiğinde, bir fatura ödendiğinde veya bir fatura iptal edildiğinde bir Zap başlatmak için bunu kullanın. Faturalandırma tetikleyicileri, bir büro sahibi veya yönetici Allow integrations to read billing data ayarını açtığında çalışır. Bkz. Entegrasyonlar.

Web siteme bir iletişim formu yerleştirebilir miyim?#

Evet. Potansiyel müşteri yakalama widget'ı herhangi bir web sitesine yerleştirilebilir. Büro Sahibi (Owner), Settings → Website Widget bölümünden widget anahtarını oluşturur; ardından widget modunu ve stilini seçip yerleştirme kodunu kopyalayın. Ayrıca Settings → Contact page bölümünden barındırılan bir iletişim sayfası da yayınlayabilirsiniz. Bkz. Entegrasyonlar.

Destek#

Destek ekibiyle nasıl iletişime geçebilirim?#

• E-posta: [email protected]
• Canlı Sohbet: Uygulamanın sağ alt köşesindeki sohbet butonuna tıklayın
• Yardım Merkezi: lawzana.com/flow/support adresini ziyaret edin

Bir güvenlik sorunu buldum. Bunu nasıl bildirebilirim?#

Ayrıntılarla birlikte [email protected] adresine e-posta gönderin.