Dosya Yönetimi
Dosyalar, Lawzana Flow platformunun merkezinde yer alır. Her dosya bir hukuki davayı, işlemi veya vekalet ilişkisini temsil eder. Bu kılavuz, dosyaların yönetimi hakkında bilmeniz gereken her şeyi kapsamaktadır.
Dosya Oluşturma#
Sıfırdan Dosya Oluşturma#
- Kenar çubuğundaki Matters (Dosyalar) bölümüne gidin
- New Matter (Yeni Dosya) butonuna tıklayın
- İlgili ayrıntıları doldurun:
- Title (Başlık - zorunlu) — davanın veya dosyanın adı
- Description (Açıklama - isteğe bağlı) — kısa bir özet
- Client Name (Müvekkil Adı - zorunlu)
- Client Email (Müvekkil E-postası - isteğe bağlı)
- Client Phone (Müvekkil Telefonu - isteğe bağlı)
- Practice Area (Uzmanlık Alanı) — yapılandırılmış alanlarınız arasından seçim yapın
- Assigned To (Atanan Kişi) — sorumlu ekip üyesi
- Dosya, iş akışınızın (pipeline) ilk aşamasında oluşturulur
Bir Potansiyel Müvekkilden (Lead) Dosya Oluşturma#
- Bir potansiyel müvekkilin ayrıntı sayfasını açın
- Convert to Matter (Dosyaya Dönüştür) butonuna tıklayın
- Bir başlık belirleyin — müvekkil bilgileri otomatik olarak aktarılır
Görünümler#
Lawzana Flow, dosyalarınızı görüntülemeniz için üç farklı yol sunar:
Kanban Panosu#
Her sütunun bir aşamayı temsil ettiği görsel bir iş akışıdır. Şunları yapabilirsiniz:
- Dosyaları aşamalar arasında sürükleyip bırakma
- Her aşamadaki dosya sayısını görme
- İş yükünü ve ilerlemeyi hızlıca değerlendirme
Liste Görünümü#
Başlık, müvekkil, aşama, uzmanlık alanı, atanan ekip üyesi ve tarihler için sütunlar içeren ve tüm dosyaları gösteren geleneksel bir tablodur. Sıralama ve filtrelemeyi destekler.
Takvim Görünümü#
Dosyaları önemli tarihlere ve son teslim tarihlerine göre görüntüleyin. Kilometre taşlarını ve yaklaşan taahhütleri takip etmek için kullanışlıdır.
Dosya Aşamaları#
Aşamalar, bir dosyanın iş akışı adımlarını temsil eder. Dosyaları ilk kez kurarken bir şablon seçin:
Dava Şablonu (Litigation)#
| # | Aşama | Renk |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Mavi |
| 2 | Investigation | Mor |
| 3 | Pleading | Pembe |
| 4 | Discovery | Kehribar |
| 5 | Motions | Camgöbeği |
| 6 | Trial | Kırmızı |
| 7 | Appeal | Çivit Mavisi |
| 8 | Closed | Yeşil |
İşlem/Sözleşme Şablonu (Transactional)#
| # | Aşama | Renk |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Mavi |
| 2 | Drafting | Kehribar |
| 3 | Review | Mor |
| 4 | Negotiation | Açık Camgöbeği |
| 5 | Signing | Pembe |
| 6 | Post-Closing | Camgöbeği |
| 7 | Closed | Yeşil |
Aile Hukuku Şablonu (Family Law)#
| # | Aşama | Renk |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Mavi |
| 2 | Filing | Mor |
| 3 | Discovery | Kehribar |
| 4 | Mediation | Camgöbeği |
| 5 | Trial | Kırmızı |
| 6 | Decree | Pembe |
| 7 | Closed | Yeşil |
Dosya Ayrıntı Sayfası#
Ayrıntı sayfasını açmak için herhangi bir dosyaya tıklayın. Bu sayfa altı sekmeden oluşur:
Genel Bakış (Overview)#
Şunları gösteren özet görünüm:
- Dosya başlığı, müvekkil ve aşama
- Son belgeler (en son yüklemeler)
- Yaklaşan kilometre taşları
- Sık kullanılan işlemlere hızlı bağlantılar
- Uzmanlık alanı ve atanan ekip üyesi
Belgeler (Documents)#
Bu dosyaya eklenen tüm dosyaları yönetin:
- Sürükle-bırak yöntemiyle veya dosya tarayıcısı üzerinden belgeleri yükleyin
- Belgeleri özel renkli klasörler halinde düzenleyin
- Her belge için yapay zeka analiz durumunu görüntüleyin:
- ✓ Metin çıkarıldı
- Özet mevcut / beklemede
- Olgular çıkarıldı / beklemede
- Sohbet hazır
- Belgeleri müvekkil portalında paylaşın
- Desteklenen formatlar: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Maksimum dosya boyutu: Dosya başına 25 MB
Zaman Tüneli (Timeline)#
Şunları içeren kronolojik bir etkinlik akışı:
- Belge yüklemeleri ve değişiklikleri
- Aşama geçişleri
- Notlar ve yorumlar
- Kilometre taşı güncellemeleri
- Ekip üyesi işlemleri
Kilometre Taşları (Milestones)#
Önemli tarihleri, görevleri ve son teslim tarihlerini takip edin:
- Başlık, son teslim tarihi ve öncelik derecesi belirleyerek kilometre taşları oluşturun
- Öncelik seviyeleri: Düşük (Low), Orta (Medium), Yüksek (High), Kritik (Critical)
- Durum takibi: Başlanmadı (Not started), Devam ediyor (In progress), Tamamlandı (Completed), Gecikmiş (Overdue)
- Kilometre taşlarını ekip üyelerine atayın
- Kilometre taşları portal aracılığıyla müvekkillerle paylaşılabilir
Katılımcılar (Participants)#
Bu dosyaya kimlerin erişimi olduğunu yönetin:
- Ekip üyeleri ekleyin veya kaldırın
- Her katılımcının rolünü görüntüleyin
- Dosya bazında erişim seviyelerini kontrol edin
Yapay Zeka (AI)#
Dosya düzeyindeki yapay zeka özelliklerine erişin:
- Dosya Sohbeti (Matter Chat) — Bu dosyadaki tüm belgeler hakkında aynı anda sorular sorun
- Yapay zeka, dosyaya yüklenen her belgeden bağlam bilgisine sahiptir
- Belgeler arası analiz ve dosya geneline ilişkin sorular için oldukça kullanışlıdır
Etiketler ve Uzmanlık Alanları#
- Uzmanlık Alanları (Practice Areas) — Dosyaları hukuki uzmanlık alanlarına göre kategorize edin (örn. Şirketler Hukuku, Aile Hukuku, Dava/Uyuşmazlık Çözümü). Ayarlar bölümünden yapılandırabilirsiniz.
- Etiketler (Tags) — Ekstra düzenleme için özel etiketler ekleyin. Etiketler renk kodludur ve aranabilir özelliktedir.
Filtreleme ve Arama#
Dosyalar listesinde şunları yapabilirsiniz:
- Başlık, müvekkil adı veya açıklamaya göre arama yapma
- Aşama, uzmanlık alanı veya atanan ekip üyesine göre filtreleme
- Oluşturulma tarihi, son güncelleme veya alfabetik olarak sıralama
- Tüm dosyalar arasında anında arama yapmak için komut paletini (⌘K / Ctrl+K) kullanma
Bilgi Bariyerleri (Ethical Walls)#
Kuruluşunuz bilgi bariyerleri (ethical walls) kullanıyorsa, erişimi kısıtlanmış dosyalarda şunlar görüntülenir:
- Dosya başlığının yanında bir kilit simgesi
- Dosya üstbilgisinde bir kısıtlama rozeti
- Dosyayı görüntüleme yetkisi olmayan ekip üyeleri bir erişim engellendi mesajı görür
Ayrıntılar için Bilgi Bariyerleri sayfasına bakın.