Bu videoda neler var
- Tüm dosyalar, ön kabulden imzaya kadar tek bir panoda yer alır.
- Ploy, Lukas'ın satın alma işlemini İnceleme aşamasına sürükler.
- İmza tarihini bir kez ekler ve 3 gün öncesi için bir hatırlatıcı ayarlar.
- Hukuk bürosunun takvimindeki diğer tüm son tarihlerle birlikte yer alır.
- Dosyayı güvenli bir portal üzerinden Lukas ile paylaşır.
- Revize edilmiş SPA'yı e-postayla değil, oraya gönderir.
- Ertesi sabah Ana Sayfa, değişiklikleri ve zamanı gelen işleri gösterir.
- Harcanan süre birkaç saniyede dosyaya kaydedilir.
- Sabit ücret faturaya dönüşür; dosya üzerinden kesinleştirilip Lukas'a e-postayla gönderilir.
Dosya Yönetimi
Dosyalar, Lawzana Flow uygulamasının temelini oluşturur. Her dosya bir davayı, işlemi veya hukuki görevi temsil eder. Bu kılavuz, dosyaları yönetme hakkında bilmeniz gereken her şeyi kapsamaktadır.
Dosya Oluşturma#
Sıfırdan#
- Kenar çubuğundaki Matters (Dosyalar) sekmesine gidin
- New matter (Yeni dosya) butonuna tıklayın
- Ayrıntıları doldurun:
- Matter Title (Dosya Başlığı) (zorunlu) — davanın veya dosyanın adı
- Client Name (Müvekkil Adı) (zorunlu)
- Client Email (Müvekkil E-postası) (isteğe bağlı)
- Client Phone (Müvekkil Telefonu) (isteğe bağlı)
- Practice Area (Uzmanlık Alanı) ve Matter Type (Dosya Türü) — Settings → Practice Areas bölümünde yapılandırılanlar arasından seçim yapın
- Description (Açıklama) (isteğe bağlı) — kısa bir özet
- Next deadline (Sonraki işlem tarihi) (isteğe bağlı) — yapılması gereken işlem, tarih ve isteğe bağlı bir saat
- Dosya, varsayılan aşamanızda oluşturulur (yerleşik şablonların ilk aşaması)
Daha sonra dosya başlığındaki Responsible (Sorumlu) alanından sorumlu avukatı seçebilirsiniz.
Bir Potansiyel Müvekkilden (Lead)#
- Bir potansiyel müvekkilin detay sayfasını açın
- Convert (Dönüştür) butonuna tıklayın
- Dosya başlığını belirleyin; isteğe bağlı olarak uzmanlık alanını, dosya türünü ve Assign To (Ata) alanını ayarlayın — müvekkil bilgileri otomatik olarak aktarılır
Görünümler#
Lawzana Flow, dosyalarınızı görüntülemek için üç farklı yol sunar:
Pano (Board)#
Her sütunun bir aşamayı temsil ettiği görsel bir iş akışıdır. Şunları yapabilirsiniz:
- Dosyaları aşamalar arasında sürükleyip bırakma
- Her aşamadaki dosya sayısını görme
- İş yükünü ve ilerlemeyi hızla değerlendirme
Liste (List)#
Dosya, Müvekkil, Aşama, Sonraki işlem tarihi, Sorumlu ve Son işlem sütunlarıyla tüm dosyaları gösteren bir tablodur.
Takvim (Calendar)#
Dosyalarınızın son tarihlerini gün bazında gösterir. Potansiyel müvekkil hatırlatıcıları ve randevular, kenar çubuğundaki Calendar (Takvim) sayfasında yer alır. Yaklaşan duruşma tarihlerini, tebligat/başvuru sürelerini ve toplantıları takip etmek için kullanışlıdır.
Dosya Aşamaları#
Aşamalar, bir dosyanın iş akışı adımlarını temsil eder. İlk aşama setiniz, kayıt sırasında seçtiğiniz ana uzmanlık alanından alınır. Genel hukuk pratiği yürüten bürolar Intake (Kabul), Discovery (Delil Toplama), Drafting (Taslak Hazırlama), Negotiation (Müzakere) ve Closed (Kapandı) ile başlar. Değiştirmek için Settings → Matter Stages → Apply Template adımlarını izleyin ve aşağıdakilerden birini seçin (bir şablon uygulamak mevcut aşamalarınızın yerine geçer):
Dava Şablonu (Litigation Template)#
| # | Aşama | Renk |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Mavi |
| 2 | Investigation | Mor |
| 3 | Pleading | Pembe |
| 4 | Discovery | Kehribar |
| 5 | Motions | Camgöbeği |
| 6 | Trial | Kırmızı |
| 7 | Appeal | Çivit Mavisi |
| 8 | Closed | Yeşil |
İşlem/Sözleşme Şablonu (Transactional Template)#
| # | Aşama | Renk |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Mavi |
| 2 | Drafting | Kehribar |
| 3 | Review | Mor |
| 4 | Negotiation | Açık Camgöbeği |
| 5 | Signing | Pembe |
| 6 | Post-Closing | Camgöbeği |
| 7 | Closed | Yeşil |
Aile Hukuku Şablonu (Family Law Template)#
| # | Aşama | Renk |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Mavi |
| 2 | Filing | Mor |
| 3 | Discovery | Kehribar |
| 4 | Mediation | Camgöbeği |
| 5 | Trial | Kırmızı |
| 6 | Decree | Pembe |
| 7 | Closed | Yeşil |
Dosya Detay Sayfası#
Detay sayfasını açmak için herhangi bir dosyaya tıklayın. Başlık kısmı aşamayı, sorumlu avukatı, etiketleri ve sonraki işlem tarihini gösterir; ayrıca Add deadline (Son tarih ekle), Log time (Süre kaydet), Upload (Yükle) ve Ask AI (Yapay Zekaya Sor) butonlarını içerir. Sayfa beş sekmeden oluşur:
Genel Bakış (Overview)#
Aşağıdakileri gösteren özet görünümüdür:
- Mark as done (Tamamlandı olarak işaretle) seçeneğiyle yaklaşan son tarihler
- Son belgeler
- Son hareketler ve notlar
- Açıklama
- Müvekkil iletişim bilgileri ve varsa faturalandırma detaylarına bağlantılar içeren müvekkil bilgileri
- Faturalandırılmamış süreler (yöneticiler ve büro sahipleri için)
- İlgili dosyalar
Belgeler (Documents)#
Bu dosyaya eklenmiş tüm belgeleri yönetin:
- Dosyaları sürükleyip bırakarak veya dosya gezgini aracılığıyla yükleyin
- Belgeleri klasörler ve alt klasörler halinde düzenleyin
- Özet çıkarmak, önemli olguları ayıklamak, belgeyle sohbet etmek, bir kural listesi (playbook) incelemesi yürütmek veya belgede geçen kişi ve şirketleri bulmak için bir belgeyi açın
- Belgeleri müvekkil portalında paylaşın
- Bu dosya için hazırlanan taslaklar da burada listelenir
- Desteklenen formatlar: PDF, Word, Excel, PowerPoint, e-posta dosyaları (.eml, .msg), metin dosyaları ve fotoğraflar. Listenin tamamı için Belgeler sayfasına bakın.
- Maksimum boyut: Dosya başına 25 MB
Son Tarihler (Deadlines)#
Duruşma günlerini, yasal başvuru sürelerini, toplantıları ve diğer kritik tarihleri takip edin:
- Tür, başlık, tarih, isteğe bağlı saat, öncelik, konum, hatırlatıcı ve notlar içeren bir son tarih ekleyin
- Öncelik seviyeleri: Düşük (Low), Orta (Medium), Yüksek (High), Kritik (Critical)
- Durum: Beklemede (Pending), Tamamlandı (Completed), İptal Edildi (Cancelled), Günü Geçmiş (Overdue)
- Hatırlatıcılar: Belirlenen gün sayısı kadar önce sorumlu avukata bir hatırlatma e-postası ve uygulama içi bildirim gönderilir. Sorumlu kimse atanmamışsa (veya atanan kişi dosyayı açamıyorsa), dosyaya erişimi olan bir büro sahibi veya yönetici bu bildirimleri alır
- Son tarih türleri Settings → Milestone Types bölümünden yapılandırılır
- Dosyanın son tarihlerini müvekkile göstermek için müvekkil portalı bağlantısında Show milestones (Kilometre taşlarını göster) seçeneğini etkinleştirin
Hareketler (Activity)#
Dosyanın kronolojik geçmişini üç bölümde sunar:
- Zaman tüneli ve notlar — notlar, belge yüklemeleri, aşama değişiklikleri, son tarih güncellemeleri ve diğer ekip işlemleri
- Dosya Tarafları — dosyaya dahil olan ve kişileriniz arasından seçilen şahıslar ve şirketler (müvekkil, karşı taraf, tanık, bilirkişi/uzman, mahkeme, arabulucu, hakem veya diğer)
- Çatışmalar (Conflicts) — bu dosya için tespit edilen ve incelenmesi, muaf tutulması veya reddedilmesi gereken olası menfaat çatışmaları
Dosya tarafları, ekip erişim yetkisiyle aynı şey değildir. Hangi ekip üyelerinin bir dosyayı görebileceğini sınırlandırmak için başlıktaki More actions (Diğer işlemler) menüsünde yer alan Restrict access (Erişimi kısıtla) veya Manage access (Erişimi yönet) seçeneğini kullanın (bkz. Etik Duvarlar).
Faturalandırma (Billing)#
Dosyayla ilgili tüm parasal işlemler:
- Süre: süre kaydedin veya bir zamanlayıcı çalıştırın (bkz. Zaman Takibi)
- Masraflar: fatura edilecek masrafları kaydedin (bkz. Masraflar ve Giderler)
- Faturalar: ücret anlaşmasını belirleyin ve faturalandırılmamış süre ve masraflardan faturalar oluşturun (bkz. Faturalandırma)
- Emanet/Bakiye (Trust) — yöneticiler ve büro sahipleri tarafından görülebilen, dosyaya ait emanet bakiyesi ve kayıtları (bkz. Emanet Hesap Muhasebesi)
- Faturalandırma detayları: dosya faturalarının kime hitaben düzenlendiği, fatura e-postası (burada gösterilir, müvekkilin kişi sayfasından düzenlenir) ve dosyanın para birimi (bkz. Müvekkil Hesapları)
Yapay Zekaya Sor (Ask AI)#
Yapay zeka asistanını bir yan panelde açmak için başlıkta yer alan Ask AI butonuna tıklayın. Dosyanın belgeleri, son tarihleri ve notları hakkında tek seferde sorular sorun — belgeler arası analiz ve dosya genelini kapsayan sorular için idealdir.
Etiketler ve Uzmanlık Alanları#
- Uzmanlık Alanları — Dosyaları hukuki uzmanlık (örn. Şirketler Hukuku, Aile Hukuku, Dava) ve dosya türüne göre kategorize edin. Settings → Practice Areas bölümünden yapılandırabilirsiniz.
- Etiketler — İlave düzenleme için özel etiketler ekleyin. Etiketler renk kodludur ve bunlara göre filtreleme yapabilirsiniz. Settings → Tags bölümünden etiket oluşturabilirsiniz.
Filtreleme ve Arama#
Dosyalar sayfasında şunları yapmak için Filters (Filtreler) seçeneğine tıklayın:
- Aşamaya, atanan ekip üyesine (veya atanmamışlara), müvekkil adına, dosya başlığına, oluşturulma tarihine (önce veya sonra) ve etiketlere göre filtreleyin
- Oluşturulma tarihine, son güncellemeye, başlığa, müvekkil adına veya sonraki işlem tarihine göre artan ya da azalan şekilde sıralayın
- Bir filtre kombinasyonunu kaydedin, araç çubuğuna sabitleyin veya varsayılanınız olarak ayarlayın
Tüm dosyalarda anında arama yapmak için komut paletini (⌘K / Ctrl+K) kullanın.
Etik Duvarlar (Ethical Walls)#
Kuruluşunuz etik duvarlar uygulamasını kullanıyorsa, erişimi kısıtlanmış dosyalar şunları görüntüler:
- Dosya başlığında bir kısıtlama rozeti (Etik Duvar, Gizli veya Sınırlı Erişim)
- Erişimi olmayan ekip üyeleri dosyayı listelerde veya aramada görmez; bu dosyaya ait bir bağlantıyı açtıklarında ise Access Denied (Erişim Reddedildi) sayfasıyla karşılaşırlar
Ayrıntılar için Etik Duvarlar sayfasına bakın.