Управління справами

Справи — це основа Lawzana Flow. Кожна справа представляє юридичний кейс, транзакцію або доручення. У цьому посібнику описано все, що вам потрібно знати про управління справами.

Створення справи#

З нуля#

1. Перейдіть до розділу Matters на бічній панелі
2. Натисніть New matter
3. Заповніть дані:
   • Matter Title (обов'язково) — назва кейсу або справи
   • Client Name (обов'язково)
   • Client Email (необов'язково)
   • Client Phone (необов'язково)
   • Practice Area та Matter Type — виберіть із налаштованих у меню Settings → Practice Areas
   • Description (необов'язково) — короткий опис
   • Next deadline (необов'язково) — що має бути виконано, дата та за бажанням час
4. Справа створюється на вашому етапі за замовчуванням (перший етап вбудованих шаблонів)

Після цього виберіть відповідального юриста за допомогою кнопки Responsible у шапці справи.

З ліда#

1. Відкрийте сторінку деталей ліда
2. Натисніть Convert
3. Укажіть назву справи та за бажанням галузь практики, тип справи й Assign To — контактні дані клієнта переносяться автоматично

Подання#

Lawzana Flow пропонує три способи перегляду ваших справ:

Дошка (Board)#

Візуальна воронка, де кожна колонка відповідає певному етапу. Ви можете:

• Перетягувати (drag-and-drop) справи між етапами
• Бачити кількість справ на кожному етапі
• Швидко оцінювати робоче навантаження та прогрес

Список (List)#

Таблиця, що містить усі справи з колонками: Справа (Matter), Клієнт (Client), Етап (Stage), Найближчий дедлайн (Next deadline), Відповідальний (Responsible) та Остання активність (Last activity).

Календар (Calendar)#

Відображає дедлайни за вашими справами у розрізі дат. Нагадування про лідів і зустрічі доступні на сторінці Calendar на бічній панелі. Зручно для відстеження майбутніх судових засідань, подання документів і зустрічей.

Етапи справи#

Етапи представляють кроки робочого процесу за справою. Ваш перший набір етапів визначається основною практикою, яку ви обрали під час реєстрації. Фірми загальної практики починають з таких етапів: Прийом (Intake), Збір доказів (Discovery), Складання документів (Drafting), Переговори (Negotiation) та Закрито (Closed). Щоб змінити їх, перейдіть до Settings → Matter Stages → Apply Template та виберіть один із наведених нижче (застосування шаблону замінить ваші поточні етапи):

Шаблон для судових спорів (Litigation)#

Шаблон для транзакцій (Transactional)#

Шаблон для сімейного права (Family Law)#

Сторінка деталей справи#

Натисніть на будь-яку справу, щоб відкрити її сторінку деталей. У шапці відображаються етап, відповідальний юрист, теги та найближчий дедлайн, а також кнопки Add deadline, Log time, Upload і Ask AI. Сторінка містить п'ять вкладок:

Огляд (Overview)#

Зведене подання, яке містить:

• Найближчі дедлайни з можливістю вибрати Mark as done
• Останні документи
• Останню активність і нотатки
• Опис
• Дані клієнта з посиланнями на його контактну картку та, за наявності, платіжні реквізити
• Невиставлений у рахунках час (для власників та адміністраторів)
• Пов'язані справи

Документи (Documents)#

Управління всіма файлами, прикріпленими до цієї справи:

• Завантажуйте документи перетягуванням або через файловий браузер
• Упорядковуйте файли за папками та підпапками
• Відкривайте документ, щоб отримати коротке резюме, витягти ключові факти, спілкуватися з ним у чаті, виконати перевірку за плейбуком або знайти згаданих у ньому людей і компанії
• Діліться документами через клієнтський портал
• Чернетки за цією справою також перелічені тут
• Підтримувані формати: PDF, Word, Excel, PowerPoint, файли електронної пошти (.eml, .msg), текстові файли та фотографії. Повний перелік дивіться в розділі Documents.
• Максимальний розмір: 25 МБ на один файл

Дедлайни (Deadlines)#

Відстежуйте судові засідання, терміни подання документів, зустрічі та інші важливі дати:

• Додавайте дедлайн із зазначенням типу, назви, дати, додаткового часу, пріоритету, місця, нагадування та приміток
• Рівні пріоритету: Низький (Low), Середній (Medium), Високий (High), Критичний (Critical)
• Статус: Очікує (Pending), Завершено (Completed), Скасовано (Cancelled), Прострочено (Overdue)
• Нагадування: за вибрану кількість днів до настання дати відповідальний юрист отримує лист із нагадуванням на електронну пошту та сповіщення в додатку. Якщо відповідального не призначено (або він не має доступу до справи), сповіщення отримує власник або адміністратор, який має до неї доступ
• Типи дедлайнів налаштовуються в Settings → Milestone Types
• Увімкніть опцію Show milestones у посиланні клієнтського порталу, щоб показувати дедлайни справи клієнту

Активність (Activity)#

Хронологічний запис дій у справі, розділений на три блоки:

• Хронологія та нотатки — нотатки, завантаження документів, зміни етапів, оновлення дедлайнів та інші дії команди
• Учасники справи (Matter Participants) — фізичні та юридичні особи, залучені до справи (клієнт, протилежна сторона, свідок, експерт, суд, медіатор, арбітр тощо), вибрані з ваших контактів
• Конфлікти інтересів (Conflicts) — потенційні конфлікти, виявлені для цієї справи, які можна зняти, погодити (отримати вейвер) або відхилити

Учасники справи — це не те саме, що права доступу команди. Щоб обмежити коло учасників команди, які бачать справу, використовуйте опції Restrict access або Manage access у меню More actions у шапці (див. Ethical Walls).

Білінг (Billing)#

Усе, що пов'язано з фінансами за справою:

• Час: фіксуйте час вручну або запускайте таймер (див. Time Tracking)
• Витрати: записуйте судові та супутні витрати для виставлення рахунку (див. Expenses & Disbursements)
• Рахунки: встановлюйте умови оплати та формуйте рахунки з невиставленого часу й витрат (див. Invoicing)
• Траст: трастовий баланс і транзакції справи, видимі для власників та адміністраторів (див. Trust Accounting)
• Платіжні реквізити: інформація про те, кому адресовані рахунки за справою, платіжна електронна адреса (відображається тут, редагується на сторінці контакту клієнта), а також валюта справи (див. Client Accounts)

Запитати ШІ (Ask AI)#

Натисніть Ask AI у шапці, щоб відкрити ШІ-асистента на бічній панелі. Ставте запитання одночасно за всіма документами, дедлайнами та нотатками справи — це зручно для перехресного аналізу документів і загальних питань щодо кейсу.

Теги та галузі практики#

• Галузі практики (Practice Areas) — класифікуйте справи за юридичною спеціалізацією (наприклад, Корпоративне право, Сімейне право, Судові спори) та типом справи. Налаштовується в Settings → Practice Areas.
• Теги (Tags) — додавайте власні мітки для додаткової структуризації. Теги мають кольорове маркування, і за ними можна фільтрувати. Створюйте теги в Settings → Tags.

Фільтрація та пошук#

На сторінці справ натисніть Filters, щоб:

• Фільтрувати за етапом, призначеним учасником команди (або непризначеними), ім'ям клієнта, назвою справи, датою створення (після або до) та тегами
• Сортувати за датою створення, останнім оновленням, назвою, ім'ям клієнта або найближчим дедлайном за зростанням чи спаданням
• Зберігати комбінацію фільтрів, закріплювати її на панелі інструментів або призначати типовою за замовчуванням

Використовуйте палітру команд (⌘K / Ctrl+K) для миттєвого пошуку серед усіх справ.

Етичні бар'єри (Ethical Walls)#

Якщо ваша організація використовує етичні бар'єри, для справ з обмеженим доступом відображається:

• Бейдж обмеження у шапці справи (Ethical Wall, Confidential або Limited Access)
• Учасники команди без доступу не бачать справу у списках або результатах пошуку, а при відкритті посилання на неї відображається сторінка Access Denied

Докладніші відомості наведено в розділі Ethical Walls.