Mitä video näyttää
- Jokainen toimeksianto on samalla taululla alkukartoituksesta allekirjoitukseen.
- Ploy vetää Lukasin asuntokaupan Tarkistus-vaiheeseen.
- Hän lisää allekirjoituspäivän kerran ja muistutuksen 3 päivää sitä ennen.
- Se lisätään toimiston kalenteriin muiden määräaikojen joukkoon.
- Hän jakaa toimeksiannon Lukasin kanssa suojatussa portaalissa.
- Hän lähettää muokatun SPA:n sinne, ei sähköpostilla.
- Seuraavana aamuna Etusivu näyttää, mikä on muuttunut ja mikä erääntyy.
- Työaika kirjataan toimeksiannolle muutamassa sekunnissa.
- Kiinteästä palkkiosta tehdään lasku, joka viimeistellään ja lähetetään sähköpostitse Lukasille suoraan toimeksiannosta.
Toimeksiantojen hallinta
Toimeksiannot ovat Lawzana Flow'n ydin. Jokainen toimeksianto edustaa oikeudellista tapausta, transaktiota tai toimeksiantosuhdetta. Tässä oppaassa käsitellään kaikki, mitä sinun tulee tietää toimeksiantojen hallinnasta.
Toimeksiannon luominen#
Alusta alkaen#
- Siirry sivupalkin kohtaan Matters
- Napsauta New matter
- Täytä tiedot:
- Matter Title (pakollinen) — tapauksen tai toimeksiannon nimi
- Client Name (pakollinen)
- Client Email (valinnainen)
- Client Phone (valinnainen)
- Practice Area ja Matter Type — valitse kohdassa Settings → Practice Areas määritetyistä vaihtoehdoista
- Description (valinnainen) — lyhyt yhteenveto
- Next deadline (valinnainen) — toimenpide, päivämäärä ja valinnainen kellonaika
- Toimeksianto luodaan oletusvaiheeseesi (valmiiden mallien ensimmäinen vaihe)
Valitse vastuullinen juristi tämän jälkeen toimeksiannon ylätunnisteen kohdasta Responsible.
Liidistä#
- Avaa liidin tietosivu
- Napsauta Convert
- Määritä toimeksiannon nimi sekä valinnaisesti oikeudenala, toimeksiantotyyppi ja Assign To — asiakkaan tiedot siirretään automaattisesti
Näkymät#
Lawzana Flow tarjoaa kolme tapaa tarkastella toimeksiantojasi:
Taulu (Board)#
Visuaalinen putki, jossa kukin sarake edustaa tiettyä vaihetta. Voit:
- Vetää ja pudottaa toimeksiantoja vaiheesta toiseen
- Nähdä toimeksiantojen määrän kussakin vaiheessa
- Arvioida nopeasti työkuormaa ja edistymistä
Luettelo (List)#
Taulukko, joka näyttää kaikki toimeksiannot sarakkeilla Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible ja Last activity.
Kalenteri (Calendar)#
Näyttää toimeksiantojesi määräajat päivämäärän mukaan. Liidien muistutukset ja tapaamiset löytyvät sivupalkin sivulta Calendar. Hyödyllinen tulevien oikeudenkäyntipäivien, määräaikojen ja tapaamisten seurantaan.
Toimeksiannon vaiheet#
Vaiheet edustavat toimeksiannon työnkulun eri vaiheita. Ensimmäiset vaiheet valitaan rekisteröitymisen yhteydessä valitsemasi pääoikeudenalan perusteella. Yleisjuridiikan toimistot aloittavat vaiheilla Intake, Discovery, Drafting, Negotiation ja Closed. Jos haluat vaihtaa mallia, siirry kohtaan Settings → Matter Stages → Apply Template ja valitse jokin seuraavista (mallin käyttöönotto korvaa nykyiset vaiheesi):
Riita-asioiden malli (Litigation Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Investigation | Purple |
| 3 | Pleading | Pink |
| 4 | Discovery | Amber |
| 5 | Motions | Teal |
| 6 | Trial | Red |
| 7 | Appeal | Indigo |
| 8 | Closed | Green |
Transaktiomalli (Transactional Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Drafting | Amber |
| 3 | Review | Purple |
| 4 | Negotiation | Cyan |
| 5 | Signing | Pink |
| 6 | Post-Closing | Teal |
| 7 | Closed | Green |
Perheoikeuden malli (Family Law Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Filing | Purple |
| 3 | Discovery | Amber |
| 4 | Mediation | Teal |
| 5 | Trial | Red |
| 6 | Decree | Pink |
| 7 | Closed | Green |
Toimeksiannon tietosivu#
Napsauta mitä tahansa toimeksiantoa avataksesi sen tietosivun. Ylätunnisteessa näkyvät vaihe, vastuullinen juristi, tunnisteet ja seuraava määräaika sekä painikkeet Add deadline, Log time, Upload ja Ask AI. Sivulla on viisi välilehteä:
Yhteenveto (Overview)#
Yhteenvetonäkymä, jossa näkyvät:
- Seuraavat määräajat sekä vaihtoehto Mark as done
- Viimeisimmät asiakirjat
- Viimeisin toiminta ja muistiinpanot
- Kuvaus
- Asiakkaan tiedot linkkeineen asiakaskorttiin ja mahdollisiin laskutustietoihin
- Laskuttamaton aika (omistajat ja ylläpitäjät)
- Liittyvät toimeksiannot
Asiakirjat (Documents)#
Hallitse kaikkia tähän toimeksiantoon liitettyjä tiedostoja:
- Lataa asiakirjoja vetämällä ja pudottamalla tai tiedostoselaimen kautta
- Järjestä tiedostoja kansioihin ja alikansioihin
- Avaa asiakirja tiivistääksesi sen, poimiaksesi keskeiset faktat, keskustellaksesi sen sisällöstä, suorittaaksesi playbook-tarkistuksen tai etsiäksesi siinä mainitut henkilöt ja yritykset
- Jaa asiakirjoja asiakasportaaliin
- Toimeksiannon luonnokset (Drafts) näkyvät myös täällä
- Tuetut tiedostomuodot: PDF, Word, Excel, PowerPoint, sähköpostitiedostot (.eml, .msg), tekstitiedostot ja kuvat. Katso täydellinen luettelo kohdasta Documents.
- Enimmäiskoko: 25 Mt tiedostoa kohden
Määräajat (Deadlines)#
Seuraa oikeudenkäyntipäiviä, määräaikoja, tapaamisia ja muita tärkeitä ajankohtia:
- Lisää määräaika määrittämällä tyyppi, otsikko, päivämäärä, valinnainen kellonaika, prioriteetti, sijainti, muistutus ja muistiinpanot
- Prioriteettitasot: Low, Medium, High, Critical
- Tila: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
- Muistutukset: valittu määrä päiviä ennen määräaikaa vastuullinen juristi saa muistutussähköpostin ja ilmoituksen sovelluksessa. Jos vastuullista juristia ei ole (tai hänellä ei ole pääsyä toimeksiantoon), muistutukset lähetetään omistajalle tai ylläpitäjälle, jolla on pääsy toimeksiantoon
- Määräaikatyypit määritetään kohdassa Settings → Milestone Types
- Ota Show milestones käyttöön asiakasportaalin linkissä näyttääksesi toimeksiannon määräajat asiakkaalle
Toiminta (Activity)#
Kronologinen loki toimeksiannon tapahtumista kolmessa osiossa:
- Aikajana ja muistiinpanot (Timeline and notes) — muistiinpanot, asiakirjojen lataukset, vaiheiden muutokset, määräaikapäivitykset ja muut tiimin toimenpiteet
- Toimeksiannon osalliset (Matter Participants) — toimeksiantoon liittyvät henkilöt ja yritykset (asiakas, vastapuoli, todistaja, asiantuntija, tuomioistuin, sovittelija, välimies tai muu), jotka valitaan yhteystiedoistasi
- Esteellisyydet (Conflicts) — tälle toimeksiannolle löydetyt mahdolliset esteellisyydet, jotka voidaan kuitata, hyväksyä poikkeusluvalla tai joiden perusteella toimeksiannosta voidaan kieltäytyä
Osalliset eivät tarkoita samaa kuin tiimin käyttöoikeudet. Jos haluat rajoittaa, ketkä tiimin jäsenet näkevät toimeksiannon, käytä ylätunnisteen More actions -valikon toimintoja Restrict access tai Manage access (katso Ethical Walls).
Laskutus (Billing)#
Kaikki toimeksiantoon liittyvät talousasiat:
- Aika: kirjaa aikaa tai käytä ajastinta (katso Time Tracking)
- Kulut: kirjaa laskutettavat kulut (katso Expenses & Disbursements)
- Laskut: määritä palkkiojärjestely ja luo laskuja laskuttamattomista tunneista ja kuluista (katso Invoicing)
- Asiakasvarat: toimeksiannon asiakasvarojen saldo ja tapahtumat, näkyvissä omistajille ja ylläpitäjille (katso Trust Accounting)
- Laskutustiedot: toimeksiannon laskujen vastaanottaja ja laskutussähköposti (näytetään tässä, muokataan asiakaskortilla) sekä toimeksiannon valuutta (katso Client Accounts)
Ask AI#
Napsauta ylätunnisteesta Ask AI avataksesi tekoälyavustajan sivupaneeliin. Voit esittää kysymyksiä toimeksiannon asiakirjoista, määräajoista ja muistiinpanoista samanaikaisesti — erittäin hyödyllistä useiden asiakirjojen väliseen analyysiin ja koko tapauksen laajuisiin kysymyksiin.
Tunnisteet ja oikeudenalat#
- Oikeudenalat (Practice Areas) — Luokittele toimeksiannot oikeudellisen erikoisalan (esim. yhtiöoikeus, perheoikeus, riidanratkaisu) ja toimeksiantotyypin mukaan. Määritä kohdassa Settings → Practice Areas.
- Tunnisteet (Tags) — Lisää mukautettuja tunnisteita organisoinnin tueksi. Tunnisteet ovat värikoodattuja, ja voit suodattaa niiden perusteella. Luo tunnisteita kohdassa Settings → Tags.
Suodatus ja haku#
Napsauta toimeksiantosivulla Filters:
- Suodata vaiheen, nimetyn tiimin jäsenen (tai määrittämättömien), asiakkaan nimen, toimeksiannon nimen, luontipäivämäärän (ennen tai jälkeen) ja tunnisteiden mukaan
- Järjestä luontipäivämäärän, viimeisimmän päivityksen, nimen, asiakkaan nimen tai seuraavan määräajan mukaan nousevassa tai laskevassa järjestyksessä
- Tallenna suodatinyhdistelmä, kiinnitä se työkalupalkkiin tai aseta se oletukseksi
Käytä komentovalikkoa (⌘K / Ctrl+K) välittömään hakuun kaikista toimeksiannoista.
Eettiset muurit (Ethical Walls)#
Jos organisaatiosi käyttää eettisiä muureja, suojatuissa toimeksiannoissa näytetään:
- Rajoitustunnus toimeksiannon ylätunnisteessa (Ethical Wall, Confidential tai Limited Access)
- Tiimin jäsenet, joilla ei ole käyttöoikeutta, eivät näe toimeksiantoa luetteloissa tai haussa, ja linkin avaaminen näyttää Access Denied -sivun
Katso lisätietoja kohdasta Ethical Walls.