Toimeksiantojen hallinta
Toimeksiannot ovat Lawzana Flow'n ydin. Jokainen toimeksianto edustaa oikeustapausta, transaktiota tai toimeksiantosuhdetta. Tämä opas kattaa kaiken, mitä sinun tulee tietää toimeksiantojen hallinnasta.
Toimeksiannon luominen#
Alusta alkaen#
- Siirry sivupalkin kohtaan Toimeksiannot
- Napsauta Uusi toimeksianto
- Täytä tiedot:
- Otsikko (pakollinen) — tapauksen tai toimeksiannon nimi
- Kuvaus (valinnainen) — lyhyt yhteenveto
- Asiakkaan nimi (pakollinen)
- Asiakkaan sähköpostiosoite (valinnainen)
- Asiakkaan puhelinnumero (valinnainen)
- Oikeudenala — valitse määritetyistä oikeudenaloistasi
- Vastuuhenkilö — vastuullinen tiimin jäsen
- Toimeksianto luodaan prosessisi ensimmäiseen vaiheeseen
Liidistä#
- Avaa liidin tietosivu
- Napsauta Muunna toimeksiannoksi
- Määritä otsikko — asiakkaan tiedot siirretään automaattisesti
Näkymät#
Lawzana Flow tarjoaa kolme tapaa tarkastella toimeksiantojasi:
Kanban-taulu#
Visuaalinen prosessi, jossa kukin sarake edustaa vaihetta. Voit:
- Vetää ja pudottaa toimeksiantoja vaiheesta toiseen
- Nähdä toimeksiantojen määrän kussakin vaiheessa
- Arvioida nopeasti työmäärää ja edistymistä
Luettelonäkymä#
Perinteinen taulukko, joka näyttää kaikki toimeksiannot ja niiden sarakkeet: otsikko, asiakas, vaihe, oikeudenala, vastuuhenkilö ja päivämäärät. Tukee lajittelua ja suodatusta.
Kalenterinäkymä#
Tarkastele toimeksiantoja tärkeiden päivämäärien ja määräaikojen mukaan. Hyödyllinen virstanpylväiden ja tulevien velvoitteiden seuraamiseen.
Toimeksiannon vaiheet#
Vaiheet edustavat toimeksiannon työnkulun eri vaiheita. Kun määrität toimeksiantoja ensimmäistä kertaa, valitse mallipohja:
Riita-asioiden mallipohja#
| # | Vaihe | Väri |
|---|---|---|
| 1 | Vastaanotto | Sininen |
| 2 | Tutkinta | Purppura |
| 3 | Kirjelmät | Vaaleanpunainen |
| 4 | Todistelu | Meripihka |
| 5 | Vaatimukset | Sinivihreä |
| 6 | Pääkäsittely | Punainen |
| 7 | Muutoksenhaku | Indigo |
| 8 | Päätetty | Vihreä |
Transaktioiden mallipohja#
| # | Vaihe | Väri |
|---|---|---|
| 1 | Vastaanotto | Sininen |
| 2 | Luonnostelu | Meripihka |
| 3 | Katselmointi | Purppura |
| 4 | Neuvottelu | Syaani |
| 5 | Allekirjoitus | Vaaleanpunainen |
| 6 | Täytäntöönpano | Sinivihreä |
| 7 | Päätetty | Vihreä |
Perheoikeuden mallipohja#
| # | Vaihe | Väri |
|---|---|---|
| 1 | Vastaanotto | Sininen |
| 2 | Vireillepano | Purppura |
| 3 | Selvitys | Meripihka |
| 4 | Sovittelu | Sinivihreä |
| 5 | Käsittely | Punainen |
| 6 | Päätös | Vaaleanpunainen |
| 7 | Päätetty | Vihreä |
Toimeksiannon tietosivu#
Napsauta mitä tahansa toimeksiantoa avataksesi sen tietosivun. Siinä on kuusi välilehteä:
Yleiskatsaus#
Yhteenvetonäkymä, jossa näkyvät:
- Toimeksiannon otsikko, asiakas ja vaihe
- Viimeisimmät asiakirjat (viimeksi ladatut tiedostot)
- Tulevat virstanpylväät
- Pikalinkit yleisimpiin toimintoihin
- Oikeudenala ja vastuuhenkilö
Asiakirjat#
Hallitse kaikkia tähän toimeksiantoon liitettyjä tiedostoja:
- Lataa asiakirjoja vetämällä ja pudottamalla tai tiedostoselaimella
- Järjestä tiedostot mukautetun värisiin kansioihin
- Tarkastele kunkin asiakirjan tekoälyanalyysin tilaa:
- ✓ Teksti purettu
- Tiivistelmä saatavilla / odottaa
- Faktat poimittu / odottaa
- Chat valmis
- Jaa asiakirjoja asiakasportaaliin
- Tuetut tiedostomuodot: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Enimmäiskoko: 25 Mt tiedostoa kohden
Aikajana#
Kronologinen toimintovirta, joka sisältää:
- Asiakirjojen lataukset ja muutokset
- Vaiheiden siirrot
- Muistiinpanot ja kommentit
- Virstanpylväiden päivitykset
- Tiimin jäsenten toimenpiteet
Virstanpylväät#
Seuraa tärkeitä päivämääriä, tehtäviä ja määräaikoja:
- Luo virstanpylväitä, joilla on otsikko, määräpäivä ja prioriteetti
- Prioriteettitasot: Matala, Normaali, Korkea, Kriittinen
- Tilan seuranta: Ei aloitettu, Käynnissä, Valmis, Myöhässä
- Määritä virstanpylväitä tiimin jäsenille
- Virstanpylväitä voidaan jakaa asiakkaille portaalin kautta
Osallistujat#
Hallitse sitä, kenellä on pääsy tähän toimeksiantoon:
- Lisää tai poista tiimin jäseniä
- Tarkastele kunkin osallistujan roolia
- Hallitse käyttöoikeustasoja toimeksiantokohtaisesti
Tekoäly#
Käytä toimeksiantotason tekoälyominaisuuksia:
- Toimeksianto-chat — Esitä kysymyksiä kaikista tämän toimeksiannon asiakirjoista kerralla
- Tekoälyllä on kontekstinaan kaikki toimeksiantoon ladatut asiakirjat
- Hyödyllinen useiden asiakirjojen väliseen analyysiin ja koko tapausta koskeviin kysymyksiin
Tunnisteet ja oikeudenalat#
- Oikeudenalat — Luokittele toimeksiannot oikeudellisen erikoisalan mukaan (esim. Yhtiöoikeus, Perheoikeus, Riidanratkaisu). Määritä asetuksissa.
- Tunnisteet — Lisää mukautettuja tunnisteita organisoinnin tueksi. Tunnisteet ovat värikoodattuja ja haettavissa.
Suodatus ja haku#
Toimeksiantoluettelossa voit:
- Hakea otsikon, asiakkaan nimen tai kuvauksen perusteella
- Suodattaa vaiheen, oikeudenalan tai vastuuhenkilön mukaan
- Lajitella luontipäivämäärän, viimeisimmän päivityksen tai aakkosjärjestyksen mukaan
- Käyttää komentovalikkoa (⌘K / Ctrl+K) välittömään hakuun kaikista toimeksiannoista
Eettiset muurit (Ethical Walls)#
Jos organisaatiosi käyttää eettisiä muureja, suojatuissa toimeksiannoissa näkyy:
- Lukkokuvake toimeksiannon otsikon vieressä
- Rajoitusmerkki toimeksiannon yläpalkissa
- Tiimin jäsenet, joilla ei ole valtuuksia tarkastella toimeksiantoa, näkevät viestin pääsyn estämisestä
Katso lisätietoja kohdasta Eettiset muurit.