Laskutus

Luo laskuja toimeksiannon laskuttamattomista tunneista ja kuluista, lähetä ne asiakkaallesi ja kirjaa maksut, kun suoritus saapuu. Kaikki tapahtuu toimeksiannossa välilehdellä Billing → Invoices.

Työ etenee yhteen suuntaan: tunnit ja kulut pysyvät laskuttamattomina, kunnes niistä luodaan lasku. Lasku alkaa luonnoksena, jota voi muokata. Kun vahvistat sen, se saa numeron ja lukittuu. Lähetät sen sähköpostitse, asiakas maksaa sen Flow'n ulkopuolella (yleensä pankkisiirrolla), ja omistaja tai ylläpitäjä kirjaa maksun.

Ennen toimeksiannon ensimmäistä laskua#

Tarkista toimeksiannosta kaksi asiaa:

• Laskutustiedot (kohdassa Billing): kenelle lasku osoitetaan, laskutussähköpostiosoite, johon laskut ja muistutukset lähetetään, asiakkaan osoite, maa, Y-tunnus/alv-numero ja maksuehdot sekä toimeksiannon valuutta. Asiakkaan tietoja muokataan asiakkaan yhteystietosivulla (Edit on client page); jos asiakkaalla ei vielä ole tietoja, napsauta Set up client billing. Katso Client Accounts.
• Palkkiomalli (kohdassa Invoices): mitä toiminto New invoice sisällyttää laskulle. Napsauta sen vieressä olevaa Save-painiketta. Jos unohdat, New invoice tallentaa sen ensin.

Kiinteä tai tulospalkkio sisällytetään vain yhteen laskuun. Jos mitätöit kyseisen laskun, palkkio voidaan laskuttaa uudelleen.

Ensimmäisen laskun virheiden välttäminen#

Useimmat ensimmäisen laskun ongelmat johtuvat käyttöönotossa väliin jääneestä vaiheesta. Tarkista nämä ennen kuin napsautat Finalize:

• Hinnat. Tuntikirjauksissa, joilta puuttuu hinta, näkyy Needs rate, ja ne jätetään pois laskulta. Määritä oletus- ja henkilöstöhinnat kohdassa Settings → Invoicing & rates; niiden tallentaminen hinnoittelee jo kirjatut tunnit.
• Valuutta. Tarkista toimistosi valuutta ennen kuin kukaan kirjaa tunteja, ja aseta kunkin ulkomaisen asiakkaan toimeksiantovaluutta ennen työn aloittamista. Kun valuutassa on hinnoiteltua työtä, toimeksiannon valuuttaa ei voi muuttaa ennen kuin kyseinen työ on laskutettu tai poistettu. Katso Billing in Another Currency.
• Hinnat oikeassa valuutassa. Puntina laskutettava toimeksianto vaatii hinnat puntina (asiakkaan Billing rates) tai hintapoikkeuksen jokaiselle kirjaukselle. Eurohinnat eivät päde.
• Ulkomaisilta asiakkailta perittävä vero. Jos luonnoksessa näkyy rajat ylittävää verotusta koskeva huomautus, aseta Tax % ja huomautus kirjanpitäjäsi ohjeiden mukaisesti.
• Maksuohjeet. Täytä ne ensin: vahvistetulla laskulla säilyvät ne ohjeet, joiden kanssa se vahvistettiin.
• Laskutussähköposti. Tarkista se toimeksiannon kohdasta Billing details: laskut ja muistutukset lähetetään siihen, eikä niitä voida lähettää ilman sähköpostiosoitetta. Muuta sitä asiakkaan yhteystietosivulla.
• Palkkiomalli. Kiinteähintaiset ja tulospalkkiotoimeksiannot eivät laskuta tunteja. Valitse Hourly tai Hybrid, jos tunnit halutaan laskuttaa.
• Laskunumeron etuliite. Määritä se ennen ensimmäistä laskua; vahvistettuja numeroita ei koskaan muuteta.
• Esimerkkitoimeksianto. Älä laadi oikeita laskuja tai kirjaa asiakkaan varoja esimerkkitoimeksiannolle. Katso Getting Started.

Luonnoksen luominen#

Napsauta New invoice. Flow luo luonnoksen kaikesta toimeksiannon laskuttamattomasta aineistosta palkkiomallin mukaisesti, toimeksiannon valuutassa ja oletusverokannallasi. Jos jotain jätettiin pois, Flow ilmoittaa syyn, esimerkiksi "1 unrated entry was left unbilled" tai "1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR". Jos laskutettavaa ei ole, näet ilmoituksen Nothing to bill on this matter yet.

Luonnoksen luominen ei merkitse mitään laskutetuksi. Se tapahtuu vasta laskun vahvistamisen yhteydessä.

Luonnoksen muokkaaminen#

Kun lasku on luonnoksena, voit:

• Muuttaa rivin sanamuotoa. Napsauta kynäkuvaketta, muokkaa ja valitse Save line. Tunti- ja kuluriveillä laskutetaan tarkalleen se, mitä kirjattiin, joten vain niiden kuvausta voi muuttaa. Jos haluat laskuttaa vähemmän, lisää oikaisu tai alennus tai korjaa tuntikirjaus ja luo lasku uudelleen.
• Muuttaa kiinteän palkkion tai oikaisun riviä. Sen kuvausta, määrää ja hintaa voi kaikkia muuttaa.
• Poistaa rivin ×-painikkeella. Tunti tai kulu palautuu laskuttamattomiin myöhempää laskua varten.
• Lisätä oikaisun. Kirjoita kuvaus ja summa ja napsauta sitten Add. Negatiivinen summa toimii hyvityksenä, esimerkiksi "Courtesy discount" summalla −100.
• Asettaa alennuksen rahasummana tai prosenttiosuutena välisummasta. Prosenttiosuus mukautuu välisummaan, jos rivejä muutetaan. Alennus vähennetään ennen veroja.
• Asettaa veroprosentin (Tax %). Yksi verokanta koko laskulle, joka täytetään asetuksistasi.
• Lisätä asiakkaalle näkyviä lisätietoja (Notes). Ne tulostuvat laskun alaosaan.

Napsauta Apply muutettuasi alennusta, veroa tai lisätietoja. Toiminto Delete poistaa luonnoksen; sen tunnit ja kulut pysyvät laskuttamattomina. Vahvistettuja laskuja ei voi poistaa: omistaja tai ylläpitäjä sen sijaan mitätöi tai kirjaa ne luottotappioksi (katso jäljempänä).

Vahvistaminen#

Erillistä esikatselua ei ole, joten lue luonnos huolellisesti ennen kuin napsautat Finalize. Jos loppusumma tai mikä tahansa rivi on nolla, Flow pyytää vahvistusta ja ilmoittaa syyn (hinnoittelemattomat rivit, alennus, joka laskee summan nollaan, tai toisensa kumoavat rivit). Vahvistaminen:

• Antaa laskulle seuraavan numeron: etuliitteesi sekä neljä numeroa, esimerkiksi INV-0001. Numeroita ei koskaan käytetä uudelleen, vaikka lasku mitätöitäisiin myöhemmin
• Asettaa laskun päiväykseksi kuluvan päivän ja eräpäivän asiakkaan maksuehtojen (tai toimistosi ehtojen) mukaan
• Lukitsee laskutustiedot ja maksuohjeet sellaisina kuin ne ovat tällä hetkellä, jotta myöhemmät muutokset eivät muuta vahvistettua laskua
• Lukitsee rivit ja merkitsee tunnit ja kulut tilaan Billed

Jos jokin on muuttunut luonnoksen luomisen jälkeen (kirjausta on muokattu, se on poistettu tai laskutettu toisella laskulla), Finalize hylkää vahvistamisen ja pyytää luomaan laskun uudelleen. Poista luonnos ja napsauta uudelleen New invoice.

Lähettäminen asiakkaalle#

Kun lasku on vahvistettu, voit valita:

• Print / PDF: siisti tulostettava sivu, jossa on toimistosi tiedot ja Y-tunnus/alv-numero, laskutusosoite, päivämäärät, rivit, loppusummat, maksuohjeet ja huomautukset
• Email invoice: Flow näyttää ensin vastaanottajan ja lähettää sitten asiakkaalle sähköpostitse linkin suojatulle sivulle, jolla tämä voi tarkastella ja ladata laskun ilman sisäänkirjautumista

Sähköposti lähetetään toimeksiannon laskutustiedoissa (Billing details) olevaan osoitteeseen; jos sitä ei ole, lisää se ensin asiakkaan yhteystietosivun Billing details -korttiin. Viestissä näkyy toimistosi nimi lähettäjänä, ja vastaukset ohjautuvat laskun lähettäneelle henkilölle. Se kirjoitetaan lähettäjän kielellä (englanti, espanja tai ranska), ja asiakkaan sivu avautuu englanniksi, espanjaksi tai ranskaksi asiakkaan selaimen asetusten mukaan. Voit lähettää laskun uudelleen milloin tahansa. Maksettu lasku lähetetään kuittina. Luonnoksia, mitätöityjä tai luottotappioksi kirjattuja laskuja ei voi lähettää sähköpostitse.

Asiakkaan sivu avautuu näyttäen laskun tilan:

Luonnokset eivät koskaan näy asiakkaalle. Kyseisellä sivulla oleva painike Download PDF avaa selaimen tulostusikkunan, josta asiakas valitsee Save as PDF (Tallenna PDF-muodossa).

Maksujen kirjaaminen#

Flow ei vastaanota korttimaksuja verkossa. Asiakkaat maksavat laskuun tulostettujen maksuohjeiden mukaisesti, ja omistaja tai ylläpitäjä kirjaa kunkin maksun. Täytä vahvistetulla tai osittain maksetulla laskulla osio Record payment ja napsauta Record:

• Amount, laskun valuutassa
• Maksutapa: Bank transfer (Pankkisiirto), Cash (Käteinen), Card (offline) (Kortti (offline)) tai Other (Muu)
• Päivämäärä, jona suoritus saapui: kuluva päivä, jos jätetään tyhjäksi; yli päivän päähän sijoittuvia päivämääriä ei hyväksytä
• Reference: pankin siirtoviite on ihanteellinen

Osamaksut ovat sallittuja: laskun tilaksi tulee Partly paid, ja se listaa jokaisen maksun viitteineen. Kun suoritukset kattavat koko summan, tilaksi tulee Paid, eikä siihen voi enää kirjata maksuja.

Jos syötät avointa saldoa suuremman summan, Flow kysyy More than the balance due ennen sen kirjaamista. Kyseessä on yleensä kirjoitusvirhe, joten valitse Cancel; napsauta Record anyway vain, jos asiakas todella maksoi liikaa.

Jos pankki vähensi kuluja ja saapunut summa oli laskutettua pienempi, kirjaa saapunut summa. Kysy kirjanpitäjältäsi, peritäänkö loppuosa vai kirjataanko se luottotappioksi.

Maksun korjaaminen#

Jos syötit väärän summan, omistaja tai ylläpitäjä voi napsauttaa maksun vieressä olevaa ×-merkkiä ja vahvistaa valinnan Delete this payment?. Saldo lasketaan uudelleen, jolloin maksettu lasku palautuu tilaan Partly paid tai Issued. Kirjaa sen jälkeen oikea summa. Mitätöidyn tai luottotappioksi kirjatun laskun maksuja ei voi muuttaa.

Maksumuistutukset#

Napsauta vahvistetulla tai osittain maksetulla avoimella laskulla painiketta Send reminder, joka sijaitsee kohdan Email invoice vieressä. Flow näyttää vastaanottajan, laskun numeron, saldon ja edellisen muistutuksen lähetysajankohdan. Sähköpostissa ilmoitetaan saldo, eräpäivä tai erääntymisestä kuluneiden päivien määrä sekä linkki asiakkaan sivulle. Omistajat ja ylläpitäjät voivat käyttää myös talouden koontinäytön avointen laskujen luettelossa olevaa painiketta Remind.

Kullekin laskulle lähetetään enintään yksi muistutus 24 tunnin aikana riippumatta siitä, mistä se lähetetään. Jos yrität lähettää sitä aiemmin, mitään ei lähetetä ja Flow ilmoittaa, milloin edellinen lähetettiin. Lähettämisen jälkeen painikkeen viereen ilmestyy teksti Reminded sekä päivämäärä ja kellonaika.

Milloin muistutusta ei voi lähettää#

• Muistutus on jo lähetetty viimeisten 24 tunnin aikana. Flow ilmoittaa ajankohdan; yritä uudelleen sen jälkeen.
• Laskutussähköpostia ei ole määritetty. Lisää se asiakkaan yhteystietosivun Billing details -korttiin.
• Lasku ei ole enää avoinna. Se on maksettu, mitätöity tai kirjattu luottotappioksi sivun lataamisen jälkeen.
• Send reminder -painiketta ei näy. Se näkyy vain vahvistetuissa tai osittain maksetuissa laskuissa, joissa on avointa saldoa, ja vain henkilöille, joilla on oikeus muokata toimeksiantoa – ei katselijoille tai vain lukuoikeuden jakolinkeille.

Luottotappioksi kirjaaminen ja mitätöinti#

Molemmat toiminnot on tarkoitettu vain omistajille ja ylläpitäjille, molemmat pyytävät ensin vahvistusta, eikä kumpaakaan voi peruuttaa.

• Write off sulkee vahvistetun tai osittain maksetun laskun ja luopuu vielä maksamattomasta osuudesta. Käytä sitä vain saataviin, joita et tule saamaan. Se lasketaan edelleen laskutetuksi raporteissasi, ja maksamaton osuus heikentää kotiutusastettasi (collection rate).
• Void mitätöi vahvistetun laskun, jolle ei ole kirjattu maksuja. Se säilyy tiedoissasi merkittynä tilaan Void, eikä sen numeroa koskaan käytetä uudelleen. Sen tunnit ja kulut palautuvat laskuttamattomiksi, kiinteä tai tulospalkkio voidaan laskuttaa uudelleen, ja asiakkaan linkki näyttää laskun peruutettuna ilman maksettavaa saldoa. Jos maksu kirjattiin vahingossa, poista se ensin.

Korjataksesi vahvistetun laskun mitätöi se, korjaa tunnit, kulut tai laskutustiedot ja napsauta uudelleen New invoice. Uusi lasku saa seuraavan numeron.

Laskun tilat#

Kuka voi tehdä mitäkin#

Omistajat, ylläpitäjät ja jäsenet, joilla on pääsy toimeksiantoon, voivat määrittää palkkiomallin ja toimeksiannon valuutan, muokata asiakkaan laskutustietoja, luoda, muokata ja poistaa luonnoksia sekä vahvistaa laskuja, lähettää niitä sähköpostitse ja lähettää muistutuksia. Maksujen kirjaaminen tai poistaminen, luottotappioksi kirjaaminen ja mitätöinti on varattu omistajille ja ylläpitäjille. Katselijat (Viewers) voivat nähdä laskut ja avata toiminnon Print / PDF. Katso Team & Roles.

Mitä Flow ei vielä tue#

• Yksi verokanta laskua kohden. Ei rivikohtaista tai asiakaskohtaista verotusta eikä ennakonpidätystä / lähdeveroa. Jos sovelletaan kahta eri kantaa, laadi kaksi laskua.
• Ei hyvityslaskuja tai ennakkolaskuja. Katso kiertotavat kohdasta UKK.
• Ei verkkomaksuja. Asiakkaat maksavat tilisiirrolla tai muilla tavoin Flow'n ulkopuolella.
• Ei verkkolaskumuotoja kuten Factur-X, Verifactu tai CFDI, eikä toistuvais- tai erälaskutusta.
• Laskun päivämäärää ei voi muokata. Laskun päiväys on se päivä, jona vahvistat sen.
• Ei valuuttamuunnosta. Katso Billing in Another Currency.