Laskutus

Luo laskuja laskuttamattomasta työstä, lähetä ne asiakkaillesi ja kirjaa maksut — kaikki toimeksiannon välilehdeltä Billing → Invoices.

Lasku muodostetaan keskeneräisestä työstä (WIP): toimeksiannon laskuttamattomista tunneista ja kuluista. Flow ei vastaanota korttimaksuja verkossa — kirjaat maksut järjestelmään niiden saavuttua.

Palkkiomallit#

Määritä toimeksiannon laskutustapa laskuluettelon yläpuolella olevasta Fee arrangement -valitsimesta ja napsauta sitten Save:

• Hourly (Tuntiveloitus) — lasku erittelee toimeksiannon laskuttamattomat, laskutettavat tunnit kullekin kirjaukselle tallennetuilla hinnoilla
• Flat fee (Kiinteä palkkio) — syötä palkkion määrä; jokainen uusi lasku saa yhden kiinteähintaisen rivin kyseiselle summalle, eikä kirjattuja tunteja laskuteta
• Contingency (Tulosperusteinen palkkio) — tallentaa prosenttiosuuden toimeksiantoon. Flow ei laske palkkiota automaattisesti: lasku sisältää vain laskutettavat kulut, ja lisäät palkkion oikaisurivinä
• Hybrid (Yhdistelmä) — laskuttamattomat laskutettavat tunnit sekä kiinteähintainen rivi

Laskutettavat kulut lisätään laskulle palkkiomallista riippumatta.

Laskun luominen#

Napsauta New invoice luodaksesi luonnoksen toimeksiannon laskuttamattomista tunneista ja kuluista sen palkkiomallin mukaisesti. Jos laskutettavaa ei ole, Flow ilmoittaa siitä eikä laskua luoda. Jos tulosperusteisessa toimeksiannossa ei ole kuluja, vaihda palkkiomalliksi Flat fee palkkion määrällä laskun luomiseksi.

Luonnoksen muokkaaminen#

Kun lasku on luonnostilassa, voit:

• Poistaa yksittäisiä rivikohtia (poistetut tunnit ja kulut pysyvät laskuttamattomina tulevaa laskua varten)
• Lisätä oikaisu- tai hyvitysrivejä (kuvaus positiivisella tai negatiivisella summalla)
• Asettaa kentät Discount (kiinteä alennussumma) ja Tax % ja napsauttaa sitten Apply. Vero lasketaan välisummasta alennuksen jälkeen
• Poistaa luonnoksen napsauttamalla Delete

Laskulla näkyy erittelytaulukko — Description (Kuvaus), Qty (Määrä), Rate (Hinta), Amount (Summa) — sekä loppusummat: Subtotal (Välisumma), Discount (Alennus), Tax (Vero), Total (Yhteensä), Paid (Maksettu) ja Balance (Avoin saldo).

Valuutta, vero, numerointi ja toimiston tiedot#

Nämä määritetään kohdassa Settings → Invoicing & rates (omistajat ja ylläpitäjät):

• Currency — mikä tahansa kolmikirjaiminen valuuttakoodi; hinnat ja laskut käyttävät tätä
• Default tax rate % ja Tax label (esim. ALV) — laskun verorivillä käytetään tätä nimikettä
• Invoice prefix (esim. INV-) — lisätään juoksevan numeron eteen
• Firm tax ID — näytetään laskutositteella
• Payment terms (days) — määrittää eräpäivän laskua vahvistettaessa

Laskun vahvistaminen (Finalize)#

Painike Finalize lukitsee laskun, antaa sille juoksevan numeron (esim. INV-0001), asettaa laskupäiväksi kuluvan päivän ja määrittää eräpäivän maksuehtojesi mukaisesti. Sen tuntikirjaukset ja kulut saavat tilan Billed. Flow varoittaa etukäteen, jos jollakin rivillä summa on nolla, jotta et vahingossa lähetä 0 euron riviä.

Lähettäminen asiakkaalle#

Kun lasku on vahvistettu, voit:

• Print / PDF — avata siistin, tulostettavan version ilman sovelluksen käyttöliittymäelementtejä
• Email invoice — lähettää asiakkaalle sähköpostitse linkin suojattuun verkkoversioon, jota he voivat tarkastella ja ladata PDF-muodossa ilman kirjautumista

Sähköposti lähetetään toimeksiantoon tallennettuun asiakkaan sähköpostiosoitteeseen. Lähettäjänä näkyy toimistonne nimi, ja vastausosoitteeksi on asetettu laskun lähettänyt asianajaja, jotta asiakkaan vastaukset saapuvat oikealle henkilölle. Sähköposti kirjoitetaan lähettäjän kieliasetuksella (englanti, espanja tai ranska), ja verkossa avattava lasku aukeaa englanniksi, espanjaksi tai ranskaksi asiakkaan selaimen kielen mukaan. Lähetyksestä tehdään merkintä toimeksiannon aktiviteetteihin.

Maksujen kirjaaminen#

Flow kirjaa maksut manuaalisesti — se ei vastaanota korttimaksuja verkossa. Täytä vahvistetulla tai osittain maksetulla laskulla osio Record payment ja napsauta Record:

• Amount — summa
• Method — Bank transfer (Tilisiirto), Cash (Käteinen), Card (offline) (Maksukortti) tai Other (Muu)
• Date — kuluva päivä, jos jätetään tyhjäksi
• Reference — esim. viitenumero tai siirtoviite

Avoin saldo päivittyy automaattisesti, ja laskun tilaksi vaihtuu Partial tai Paid.

Erääntyneiden laskujen karhuaminen#

Voit karhuta avointa saldoa käyttämällä Remind-painiketta myyntisaamisten ikääntymisluettelossa kohdassa Talousnäkymä (omistajat ja ylläpitäjät). Toiminto lähettää asiakkaalle lyhyen sähköpostimuistutuksen, joka sisältää avoimen saldon ja linkin laskuun sekä tiedon siitä, milloin lasku erääntyy tai kuinka monta päivää se on ollut erääntyneenä.

Laskujen tilat#

Kaikki paitsi katseluoikeudelliset käyttäjät voivat luoda, vahvistaa ja lähettää laskuja sähköpostitse sekä kirjata maksuja. Vain omistajat ja ylläpitäjät voivat mitätöidä laskun.