开具发票

根据案件中未计费的时间和费用生成发票，发送给您的客户，并在款项到账后记录付款。所有操作均在案件的计费（Billing）标签页 → 发票（Invoices）下完成。

工作流程单向推进：时间和费用在生成发票前一直保持未计费状态。发票最初为可编辑的草稿。定稿后，发票将获得编号并被锁定。您通过电子邮件发送发票，客户在 Flow 之外完成支付（通常通过银行转账），然后由所有者（owner）或管理员（admin）记录付款。

在案件中开具第一张发票之前#

请在案件中检查以下两项内容：

• 计费详情（位于计费下）：发票抬头人、接收发票和提醒的计费邮箱、客户的地址、国家/地区、纳税人识别号、付款条件以及案件币种。客户信息在客户联系人页面上修改（在客户页面编辑）；如果客户尚未设置计费信息，请点击设置客户计费信息。请参阅客户账户。
• 收费安排（位于发票下）：决定新建发票时计入发票的内容。点击旁边的保存。如果您忘记保存，新建发票会先行保存。

固定费用或风险代理费用仅能计入一张发票。如果您作废该发票，该费用可以再次计费。

避免首张发票出错#

首次开具发票时出现的大多数问题，都源于初始设置中遗漏了某个步骤。在点击定稿之前，请检查以下事项：

• 费率。 未设置费率的时间条目会显示需要设置费率，且不会计入发票。请在设置 → 开票与费率中设置默认费率和员工费率；保存后将自动为已记录的时间定价。
• 币种。 在任何人记录工时之前，请先检查您律所的币种；在工作开始之前，请设置好每位外国客户的案件币种。一旦存在以某币种完成定价的工作，在该工作被计费或删除之前，案件币种将无法更改。请参阅使用其他币种计费。
• 币种对应的费率。 以英镑计费的案件需要英镑费率（客户的计费费率），或在每个条目上单独覆盖费率。欧元费率不适用。
• 外国客户的税费。 如果草稿中显示了跨境税费提示，请根据您会计师的建议设置税率 % 及备注说明。
• 预扣税。 如果您的企业客户会从您的律师费中扣税，请在生成草稿前在设置 → 开票与费率中设置税率。请参阅预扣税。
• 付款说明。 请先填写付款说明：已开具的发票将保留开具时所附带的付款说明。
• 计费邮箱。 请在案件的计费详情中核对邮箱：发票和提醒将发送至该邮箱，若无邮箱则无法发送。可在客户联系人页面更改。
• 收费安排。 固定费用和风险代理案件不计算时间工时。如需就时间计费，请选择按小时计费或混合模式。
• 发票编号前缀。 请在第一张发票前完成设置；已开具的编号无法更改。
• 示例案件。 请勿在示例案件中开具真实发票或记录客户付款。请参阅入门指南。

生成草稿#

点击新建发票。Flow 会根据收费安排、按案件币种及您的默认税率，汇总案件中所有未计费项目生成一份草稿。如果遗漏了某些项目，Flow 会说明原因，例如“遗漏了 1 个未设置费率的条目，未予计费”或“未包含 1 个英镑条目：此发票币种为欧元”。如果没有可计费的内容，您将看到该案件暂无可计费内容。

生成草稿并不会将任何项目标记为已计费。只有在您定稿时才会标记。

编辑草稿#

发票处于草稿状态时，您可以：

• 修改明细行文字说明。 点击铅笔图标，编辑后点击保存明细行。时间和费用明细行严格按记录内容计费，因此只能修改其描述。如需减少计费金额，请添加调整项或折扣，或修改时间条目后重新生成发票。
• 修改固定费用或调整明细行。 描述、数量和费率均可修改。
• 删除明细行，点击 × 即可。该时间或费用将恢复为未计费状态，以备后续发票使用。
• 添加调整项。 输入描述和金额，然后点击添加。负数金额为贷记折抵，例如输入金额为 −100 的“特别优惠”。
• 设置折扣，可设为固定金额或小计金额的百分比。如果明细行发生变动，百分比金额将随小计自动调整。折扣在计税前扣除。
• 设置税率 %。 全单采用统一税率，系统会根据您的设置自动填入。
• 设置预扣税率 % 和预扣税名称（当客户从您的律师费中扣税时）。请参阅预扣税。
• 添加客户备注。 这些备注将打印在发票底部。

修改折扣、税费、预扣税或备注后，请点击应用。点击删除可删除该草稿；其中的时间和费用仍保持未计费状态。已开具的发票无法删除：所有者或管理员可改为将其作废或核销（见下文）。

预扣税#

当企业客户从您的律师费中扣除税款并代缴给税务机关时，您可以设置预扣税率，Flow 将显示客户实际支付给您的金额。这在菲律宾、土耳其和泰国十分常见。

所有者和管理员可在设置 → 开票与费率下的开票与税费中设置默认值：预扣税率 (%)（最高 50%）以及发票上的预扣税名称，例如“Withholding tax”或“Stopaj”。仅当客户为企业时，新草稿才会自动应用该税率。个人客户不适用预扣税。

在草稿上，您可以更改预扣税率 % 和预扣税名称，然后点击应用。预扣税按折后小计金额计算扣除，绝不计入税费部分。发票将先显示总计，然后显示“减：<名称> (<税率>%)”，最后显示应付金额。例如：律师费为 10,000 菲律宾比索，含 12% 增值税，预扣税为 10%，总额为 11,200 菲律宾比索，扣除 1,000 菲律宾比索后，应付金额为 10,200 菲律宾比索。

客户付款用于结算应付金额。客户足额支付应付金额后，发票将变为已付款状态，而非部分付款。如果客户所在国家/地区与您的不同，草稿会提示您确认客户是否需要扣税。

费用对账单与官方税务发票#

如果法律要求您的官方税务发票必须来自其他系统（土耳其的 e-SMM、菲律宾的 BIR 发票、泰国的税务发票或收据），Flow 的单据可以作为注明该官方凭证编号的费用对账单。所有者和管理员可在设置 → 开票与费率中的发票单据卡片进行设置：

• 单据标题：替换单据上的“Invoice”，例如“Statement of account”。发票邮件、提醒和收据也会使用此标题
• 页脚：打印在每张发票的底部
• 您的主管税务局：打印在您的纳税人识别号下方
• 客户纳税人识别号名称：客户纳税人识别号前面的标签名称
• 官方发票编号名称：例如“BIR invoice no.”
• 增值税登记信息（菲律宾律所）：将您的税号打印为“VAT REG TIN”或“NON-VAT REG TIN”。输入包含 5 位分支机构代码的税号

设置官方编号名称后，每张发票都会显示一个该名称的字段。输入您开具的官方单据编号，然后点击保存。您可以在草稿和已开具的发票上添加或修改该编号，但作废发票上不可修改。该编号将打印在发票编号下方，并包含在会计导出文件中。

已开具的发票将保留其开具时使用的标题和页脚。

各国默认设置#

位于土耳其、菲律宾和泰国的律所会在设置 → 开票与费率顶部看到使用土耳其默认设置（或菲律宾、泰国）。点击应用并确认。系统将自动配置您的币种、税费、企业客户预扣税、纳税人识别号标签以及单据标题和页脚。您的费率和已开具的发票不会发生改变。

以这些国家/地区注册的新律所将自动应用对应默认设置（菲律宾和泰国默认不勾选增值税）。土耳其律所针对土耳其境内客户开具非里拉（TRY）币种的草稿时，系统会提示土耳其法规要求使用里拉或其等值金额。

定稿#

系统没有单独的预览页面，因此在点击定稿之前请仔细检查草稿。如果总金额或任何明细行为零，Flow 会先弹出提示并说明原因（未设置费率的明细行、使总额归零的折扣或正负相抵的明细行）。定稿操作将：

• 为发票分配下一个编号：您的前缀加上四位数字，例如 INV-0001。编号绝不重复使用，即使发票后续被作废也是如此
• 将开票日期设为今天，到期日根据客户的付款条件（或您律所的付款条件）自动生成
• 冻结账单抬头信息、付款说明、单据标题和页脚的当前状态，后续修改不会影响已开具的发票
• 锁定所有明细行，并将相应的时间和费用标记为已计费

如果自生成草稿以来内容发生了变更（某个条目被编辑、删除或已在其他发票上计费），定稿操作将被拒绝并要求您重新生成。请删除该草稿并再次点击新建发票。

发送给客户#

定稿后，您可以：

• 打印 / PDF：整洁可打印的页面，包含律所详情和纳税人识别号、账单抬头、日期、明细行、总计、付款说明和备注
• 通过邮件发送发票：Flow 会首先显示接收人，然后向客户发送一封包含安全页面链接的邮件，客户无需登录即可查看和下载发票

该邮件将发送至案件计费详情中的计费邮箱；若为空，请先在客户联系人页面的计费详情卡片中添加邮箱。邮件以您律所的名称作为发件人显示，客户回复将直接发送给邮件发送人。邮件将采用发送人的语言（英语、西班牙语、法语、土耳其语或泰语）撰写，客户打开的页面也会根据其浏览器语言以其中一种语言显示。如果您设置了单据标题，邮件将使用该标题替代“发票”（invoice）。您可以随时重新发送。已付款的发票将作为收据发送。草稿、已作废和已核销的发票无法通过邮件发送。

客户页面打开时会显示发票状态：

草稿对客户始终不可见。该页面上的下载 PDF 会调用浏览器的打印窗口，客户可在其中选择另存为 PDF。

记录付款#

Flow 不提供线上刷卡支付功能。客户根据发票上打印的付款说明付款，随后由所有者或管理员记录每笔付款。在已开具或部分付款的发票上，填写记录付款并点击记录：

• 金额，以发票币种为准
• 付款方式：银行转账、现金、刷卡（线下）或其他
• 款项到账日期：留空则默认为今天；系统拒绝录入超过一天以上的未来日期
• 参考信息：最好填写银行的转账交易单号

支持部分付款：发票状态将变为部分付款，并列出每笔付款及其参考信息。当付款总额达到应付金额（总额扣除任何预扣税后）时，状态将变为已付款，且无法再记录付款。

如果您输入的金额超过应付余额，Flow 在记录前会提示超过应付余额。这通常是因为输入错误，请点击取消；仅在客户确实超额付款时才点击仍然记录。

如果银行扣除了手续费导致实际到账金额少于应付金额，请按实际到账金额记录。请咨询您的会计师是继续催缴剩余部分还是将其核销。

更正付款#

如果您输入了错误的金额，所有者或管理员可点击该付款旁的 × 并确认删除这笔付款？。系统将重新计算余额，已付款的发票会恢复为部分付款或已开具状态。随后即可记录正确的金额。已作废或已核销发票上的付款无法修改。

付款提醒#

在有待付余额的已开具或部分付款发票上，点击通过邮件发送发票旁的发送提醒。Flow 会显示接收人、发票编号、余额以及上次发送提醒的时间。邮件会列出余额，说明发票到期时间或逾期天数，并附带客户页面链接。所有者和管理员还可以在计费仪表板的未结发票列表中使用提醒功能。

无论从何处发送，每张发票每 24 小时最多只能发送一次提醒。如果您过早尝试再次发送，系统将不会发送任何内容，并提示上次发送的时间。发送后，按钮旁会显示已提醒以及具体日期和时间。

无法发送提醒的情况#

• 过去 24 小时内已发送过提醒。 Flow 会显示上次发送时间；请在此之后重试。
• 未设置计费邮箱。 请在客户联系人页面的计费详情卡片中添加邮箱。
• 发票已无未结款项。 自页面加载以来，发票已被支付、作废或核销。
• 未显示“发送提醒”按钮。 该按钮仅在有待付余额的已开具或部分付款发票上显示，且仅对拥有案件编辑权限的人员可见，查看者（viewer）或只读共享人员不可见。

核销与作废#

两项操作均仅限所有者和管理员执行，操作前均会要求确认，且均无法撤销。

• 核销会关闭已开具或部分付款的发票，并放弃仍未支付的款项。请仅对无法收回的款项执行此操作。它在您的报表中仍计为已计费，未付部分会拉低您的回款率。
• 作废会取消未记录任何付款的已开具发票。它在您的记录中保留并标记为已作废，其发票编号绝不会被再次使用。其中的时间和费用将恢复为未计费状态，固定费用或风险代理费用可再次计费，客户链接中该发票将显示为已取消且应付金额为零。如果错误记录了付款，请先删除付款。

如需更正已开具的发票，请先将其作废，修正时间、费用或计费详情，然后重新点击新建发票。新发票将获取下一个连续编号。

发票状态#

权限说明#

拥有案件访问权限的所有者、管理员和成员均可设置收费安排和案件币种，编辑客户的计费详情，创建、编辑和删除草稿，执行定稿、邮件发送、发送提醒以及记录官方发票编号。记录或删除付款、核销和作废仅限所有者和管理员操作。查看者可以查看发票并打开打印 / PDF。请参阅团队与角色。

Flow 暂不支持的功能#

• 每张发票仅限单一税率。 不支持按明细行或按客户分别设置税率。如果适用两种税率，请开具两张发票。预扣税同样全单适用单一税率。
• 不支持贷记单或预付款发票。 变通方法请参阅常见问题解答。
• 不支持线上支付。 客户通过银行转账或 Flow 之外的其他方式付款。
• 不支持电子发票格式，如 Factur-X、Verifactu、CFDI、e-SMM 或 BIR 发票，也不支持周期性或批量计费。请在您的税务系统中开具官方凭证，并在发票上记录其编号。
• 不可修改发票日期。 开票日期即为您点击定稿的当天。
• 不支持货币汇率转换。 请参阅使用其他币种计费。