开具发票

根据案件中未计费的工时和费用生成发票，发送给客户，并在款项到账后记录付款。所有操作均在案件内的账务标签页 → 发票下完成。

工作流程为单向流转：工时和费用在生成发票前一直处于未计费状态。发票最初为可编辑的草稿。定稿后，发票将获得编号并被锁定。您通过电子邮件将其发送给客户，客户在 Flow 之外付款（通常通过银行转账），然后由所有者或管理员记录该笔付款。

在案件中开具第一张发票之前#

请检查案件中的两项内容：

• 账单明细（位于账务下）：发票抬头人、接收发票和提醒的账单邮箱、客户地址、国家/地区、纳税人识别号、付款条件以及案件币种。客户明细需在客户联系人页面上修改（在客户页面上编辑）；如果客户尚未填写任何明细，请点击设置客户账单。请参阅客户账户。
• 收费安排（位于发票下）：决定新建发票会在发票中包含哪些内容。点击其旁边的保存。如果您忘记保存，新建发票会先自动保存。

固定费用或风险代理费用仅能体现在一张发票上。如果您作废该发票，该费用即可重新计费。

避免首张发票出错#

首张发票出现的大多数问题，都源于设置过程中遗漏了某个步骤。在点击定稿之前，请检查以下事项：

• 费率。 没有设置费率的工时会显示需要费率，并且不会包含在发票中。请在设置 → 发票与费率中设置默认费率和员工费率；保存后会自动为已记录的工时定价。
• 币种。 在任何人记录工时之前，请先检查律所的默认币种，并在工作开始前为每位外国客户设置案件币种。一旦存在以某种货币定价的工作记录，在计费或删除该工作之前，案件币种将无法更改。请参阅使用其他币种计费。
• 币种对应的费率。 以英镑计费的案件需要英镑费率（客户的计费费率）或在每个条目上单独指定费率。欧元费率不适用。
• 外国客户的税费。 如果草稿中显示跨境税费提示，请根据会计师的建议设置税率 % 并添加备注。
• 付款说明。 请先填写付款说明：发票一旦开具，将保留开具时的付款说明内容。
• 账单邮箱。 请在案件的账单明细中检查该邮箱：发票和提醒都会发送至该处，如果没有邮箱则无法发送。您可以在客户联系人页面修改该邮箱。
• 收费安排。 固定费用和风险代理案件不会对工时计费。如果需要对工时开票，请选择按小时计费或混合计费。
• 发票编号前缀。 请在开具第一张发票之前设置好前缀；已开具的发票编号将无法更改。
• 示例案件。 请勿在示例案件中开具真实发票或记录客户款项。请参阅入门指南。

生成草稿#

点击新建发票。Flow 将根据收费安排、案件币种和默认税率，汇总案件中所有未计费内容生成草稿。如果有未包含的内容，Flow 会说明原因，例如“已排除 1 条未定价的条目”或“未包含 1 条英镑条目：此发票币种为欧元”。如果没有可计费的内容，您将看到该案件暂无可计费内容。

生成草稿不会将任何内容标记为已计费。只有在定稿时才会标记。

编辑草稿#

在发票处于草稿状态期间，您可以：

• 修改明细文本。 点击铅笔图标进行编辑，然后点击保存明细。工时和费用明细严格按记录内容计费，因此只能修改其描述。如需减少计费金额，可添加调账、设置折扣，或直接修改工时条目后重新生成发票。
• 修改固定费用或调账明细。 描述、数量和费率均可修改。
• 移除明细：点击 × 即可。该工时或费用将恢复为未计费状态，以便留待后续发票使用。
• 添加调账。 输入描述和金额，然后点击添加。负数金额表示扣减（贷记），例如金额为 −100 的“特别优惠折扣”。
• 设置折扣：可以按固定金额设置，也可以按小计的百分比设置。若明细发生变化，百分比折扣会自动随小计金额变动。折扣在计算税费前扣除。
• 设置税率 %。 整张发票适用统一税率，系统将自动填充设置中的默认值。
• 添加客户备注。 备注将打印在发票底部。

修改折扣、税率或备注后，请点击应用。点击删除可删除草稿；草稿中的工时和费用将保留为未计费状态。已开具的发票无法删除：所有者或管理员只能将其作废或冲销（见下文）。

定稿#

系统没有单独的预览功能，因此在点击定稿之前请仔细核对草稿。如果总金额或任何明细金额为零，Flow 会先弹出提示并说明原因（例如包含未定价的明细、折扣使金额降为零，或明细正负相抵）。定稿操作将：

• 为发票赋予下一个顺序编号：您的前缀加上四位数字，例如 INV-0001。即使该发票日后被作废，发票编号也绝不会被再次使用
• 将开票日期设为今天，并根据客户的付款条件（或律所默认设置）设定到期日
• 冻结当前的账单抬头明细和付款说明，因此日后的修改不会改变已开具的发票
• 锁定所有明细，并将相应工时和费用标记为已计费

如果自草稿生成以来数据发生了变动（某一条目被修改、删除或已在其他发票中计费），定稿操作将被拒绝并提示您重新生成。此时请删除草稿并再次点击新建发票。

发送给客户#

定稿后，您可以执行以下操作：

• 打印 / PDF：生成整洁易读的打印页面，包含律所详细信息与纳税人识别号、账单抬头人、日期、各项明细、总计、付款说明及备注
• 发送发票邮件：Flow 会首先显示接收人，然后向客户发送一封电子邮件，内含指向安全页面的链接，客户无需登录即可直接查看并下载发票

邮件将发送至案件账单明细中的账单邮箱；如果未设置，请先在客户联系人页面的账单明细卡片中添加。发件人显示为律所名称，客户回复将发送给执行发信操作的人员。邮件使用发件人的语言（英语、西班牙语或法语）撰写，客户打开的页面语言则根据客户浏览器的设置显示为英语、西班牙语或法语。您可以随时重新发送。已结清的发票在发送时会作为收据。草稿、已作废和已冲销的发票无法通过邮件发送。

客户页面打开时会显示发票状态：

客户绝不能查看草稿。客户在该页面点击下载 PDF 会打开浏览器的打印窗口，客户可在其中选择另存为 PDF。

记录付款#

Flow 不直接支持在线刷卡支付。客户需按照发票上注明的付款说明付款，然后由所有者或管理员记录每笔付款。在已开具或部分付款的发票上，填写记录付款并点击记录：

• 金额：按发票币种填写
• 支付方式：银行转账、现金、刷卡（线下）或其他
• 款项到账日期：若留空则默认为今天；不能选择超过未来 1 天以上的日期
• 参考号：建议填写银行转账单号

系统支持分批付款：发票状态会变为部分付款，并列出每笔付款及其参考号。当付款总额达到发票金额时，状态会变为已付款，并且不再接收后续付款。

如果您输入的金额超过了应付余额，Flow 在记录前会提示超过应付余额。这通常是因为手误输入错误，请点击取消；只有在客户确实多付了款项时，才点击仍然记录。

如果银行扣除了手续费导致实际到账金额少于应付金额，请按实际到账金额记录。请咨询您的会计师是继续催收剩余差额还是予以冲销。

更改付款记录#

如果您输入了错误的金额，所有者或管理员可以点击该笔付款旁边的 × 并确认删除此笔付款？。系统将重新计算未结余额，已付款的发票将恢复为部分付款或已开具状态。随后即可重新记录正确的金额。已作废或已冲销发票上的付款记录无法更改。

付款提醒#

在存在应付余额的已开具或部分付款发票上，点击发送发票邮件旁边的发送提醒。Flow 会显示接收人、发票编号、未结余额以及上一次发送提醒的时间。提醒邮件中会列出应付余额、说明发票到期日或已逾期天数，并提供指向客户页面的链接。所有者和管理员也可以在账务仪表盘的未结发票列表中使用提醒功能。

无论从何处发送，每张发票每 24 小时最多只能发送一次提醒。如果您在间隔未满时再次尝试，系统将不会发送任何内容，Flow 会提示您上一次发送的具体时间。发送成功后，按钮旁会显示已提醒以及具体的日期和时间。

提醒无法发送的常见原因#

• 过去 24 小时内已发送过提醒。 Flow 会提示具体时间；请在此之后重试。
• 未设置账单邮箱。 请在客户联系人页面的账单明细卡片中添加邮箱。
• 发票已无未结款项。 发票在页面加载后已结清、作废或冲销。
• 没有“发送提醒”按钮。 该按钮仅在发票处于已开具或部分付款且存在未结余额时显示，并且仅对拥有案件编辑权限的成员可见，查看者或只读共享人员不可见。

冲销与作废#

这两项操作均仅限所有者和管理员执行，系统在操作前都会进行确认，且操作均无法撤销。

• 冲销用于关闭已开具或部分付款的发票，并放弃收取未结清的余额。请仅对无法收回的坏账使用此功能。已冲销的发票在报表中仍计入已开票额，而未结部分会降低您的回款率。
• 作废用于取消尚未记录任何付款的已开具发票。发票将保留在记录中并标记为已作废，其编号绝不会再次使用。发票中的工时和费用将恢复为未计费状态，固定费用或风险代理费用可重新开票，客户链接中该发票将显示为已取消且无应付金额。如果不慎记录了付款，请先将其删除。

如需更正已开具的发票，请先将其作废，修正工时、费用或账单明细后，再次点击新建发票。新发票将使用下一个顺序编号。

发票状态#

权限说明#

拥有案件访问权限的所有者、管理员和成员均可设置收费安排和案件币种，编辑客户账单明细，生成、编辑和删除草稿，以及定稿、发送邮件和发送提醒。记录或删除付款、冲销和作废发票仅限所有者和管理员操作。查看者可以查看发票并打开打印 / PDF。请参阅团队与角色。

Flow 目前暂不支持的功能#

• 每张发票仅支持单一税率。 不支持按明细行或按客户设置单独税率，亦不支持代扣代缴税款。如果涉及两种税率，请开具两张发票。
• 不支持贷记单（红字发票）或预付款发票。 变通解决方案请参阅常见问题解答。
• 不支持在线支付。 客户需通过银行转账或 Flow 以外的其他方式付款。
• 不支持特定电子发票格式，如 Factur-X、Verifactu 或 CFDI，亦不支持周期性或批量开票。
• 开票日期不可手动编辑。 开票日期即为定稿当天的日期。
• 不支持币种换算。 请参阅使用其他币种计费。