Penagihan
Buat faktur dari waktu dan pengeluaran perkara yang belum ditagihkan, kirimkan ke klien Anda, dan catat pembayaran saat dana diterima. Semuanya dilakukan pada perkara, di bawah tab Billing → Invoices.
Pekerjaan berjalan dalam satu arah: waktu dan pengeluaran tetap berstatus belum ditagihkan sampai faktur dibuat darinya. Faktur dimulai sebagai draf yang dapat Anda edit. Saat Anda memfinalisasinya, faktur akan mendapatkan nomor dan dikunci. Anda mengirimkannya melalui email, klien membayar di luar Flow (biasanya melalui transfer bank), dan pemilik atau admin mencatat pembayarannya.
Sebelum Faktur Pertama Anda pada Suatu Perkara#
Periksa dua hal pada perkara tersebut:
- Billing details (di bawah Billing): kepada siapa faktur ditujukan, email penagihan tujuan pengiriman faktur dan pengingat, alamat klien, negara dan NPWP/ID pajak, mata uang perkara, serta syarat pembayaran. Klik Save billing details. Lihat Akun Klien.
- Fee arrangement (di bawah Invoices): apa yang dicantumkan oleh New invoice pada faktur. Klik Save di sampingnya. Jika Anda lupa, New invoice akan menyimpannya terlebih dahulu.
| Fee arrangement | Yang ditagihkan oleh New invoice |
|---|---|
| Hourly | Semua waktu tertagih yang belum ditagihkan, ditambah pengeluaran |
| Flat fee | Biaya tetap, satu kali per perkara, ditambah pengeluaran. Waktu yang dicatat pada perkara tidak ditagihkan |
| Contingency | Persentase yang disepakati dari Amount recovered yang Anda masukkan di samping New invoice, satu kali per perkara, ditambah pengeluaran. Jika dikosongkan, draf hanya memuat pengeluaran. Waktu tidak ditagihkan |
| Hybrid | Biaya tetap (satu kali) dan semua waktu yang belum ditagihkan, ditambah pengeluaran |
Biaya flat atau kontinjensi hanya dimasukkan ke dalam satu faktur. Jika Anda membatalkan (void) faktur tersebut, biaya tersebut dapat ditagihkan kembali.
Membuat Draf#
Klik New invoice. Flow akan membuat draf dari semua hal yang belum ditagihkan pada perkara tersebut, mengikuti pengaturan biaya (fee arrangement), dalam mata uang perkara, dengan tarif pajak default Anda. Jika ada yang terlewatkan, Flow akan memberitahukan alasannya, misalnya "1 unrated entry was left unbilled" atau "1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR". Jika tidak ada yang perlu ditagihkan, Anda akan melihat Nothing to bill on this matter yet.
Membuat draf tidak menandai apa pun sebagai telah ditagihkan. Hal tersebut hanya terjadi saat Anda memfinalisasinya.
Mengedit Draf#
Selama faktur berstatus draf, Anda dapat:
- Mengubah redaksi baris. Klik ikon pensil, edit, lalu klik Save line. Baris waktu dan pengeluaran menagihkan persis apa yang dicatat, sehingga hanya deskripsinya yang dapat diubah. Untuk menagih lebih sedikit, tambahkan penyesuaian atau diskon, atau perbaiki entri waktu dan buat ulang fakturnya.
- Mengubah baris flat-fee atau penyesuaian. Deskripsi, jumlah, dan tarifnya semuanya dapat diubah.
- Menghapus baris dengan tanda ×. Waktu atau pengeluaran akan kembali ke status belum ditagihkan untuk faktur berikutnya.
- Menambahkan penyesuaian. Ketik deskripsi dan jumlah, lalu klik Add. Jumlah negatif merupakan kredit, misalnya "Courtesy discount" sebesar −100.
- Menetapkan diskon sebagai jumlah tetap atau sebagai persentase dari subtotal. Persentase akan mengikuti subtotal jika ada baris yang berubah. Diskon diterapkan sebelum pajak.
- Menetapkan Tax %. Satu tarif untuk seluruh faktur, diisi otomatis dari pengaturan Anda.
- Menambahkan Catatan untuk klien. Catatan tersebut dicetak di bagian bawah faktur.
Klik Apply setelah mengubah diskon, pajak, atau catatan. Delete akan menghapus draf; waktu dan pengeluarannya tetap berstatus belum ditagihkan.
Memfinalisasi#
Tidak ada pratinjau terpisah, jadi periksa draf sebelum Anda mengklik Finalize. Jika total atau baris mana pun bernilai nol, Flow akan meminta konfirmasi terlebih dahulu dan menyebutkan alasannya (baris tanpa tarif, diskon yang membuat nilainya menjadi nol, atau baris yang saling meniadakan). Memfinalisasi akan:
- Memberikan nomor berikutnya pada faktur: prefiks Anda ditambah empat digit, misalnya
INV-0001. Nomor tidak pernah digunakan kembali, bahkan jika faktur dibatalkan (void) di kemudian hari - Menetapkan tanggal penerbitan ke hari ini dan tanggal jatuh tempo berdasarkan syarat pembayaran klien (atau firma Anda)
- Mengunci rincian tujuan penagihan dan instruksi pembayaran seperti saat ini, sehingga perubahan di kemudian hari tidak mengubah faktur yang telah diterbitkan
- Mengunci baris-baris tagihan dan menandai waktu serta pengeluaran sebagai Billed
Jika ada yang berubah sejak draf dibuat (entri diedit, dihapus, atau ditagihkan pada faktur lain), Finalize akan menolak dan meminta Anda untuk membuat ulang. Hapus draf dan klik New invoice lagi.
Mengirimkan ke Klien#
Setelah difinalisasi, Anda dapat:
- Print / PDF: halaman siap cetak yang rapi dengan rincian firma dan NPWP/ID pajak Anda, tujuan penagihan, tanggal, rincian baris, total, instruksi pembayaran, dan catatan
- Email invoice: Flow terlebih dahulu menampilkan siapa yang akan menerimanya, lalu mengirimkan email berisi tautan ke halaman aman tempat klien dapat melihat dan mengunduh faktur, tanpa perlu login
Email dikirim ke email penagihan di Billing details perkara; jika belum ada, tambahkan terlebih dahulu di sana. Email tersebut menampilkan nama firma Anda sebagai pengirim, dan balasan akan masuk ke orang yang mengirimkannya. Email ditulis dalam bahasa pengirim (Inggris, Spanyol, atau Prancis), dan halaman klien terbuka dalam bahasa Inggris, Spanyol, atau Prancis, mengikuti browser klien. Anda dapat mengirim ulang kapan saja. Faktur yang telah lunas dikirimkan sebagai tanda terima. Draf, faktur yang dibatalkan (void), dan faktur yang dihapusbukukan (written off) tidak dapat dikirim melalui email.
Halaman klien terbuka dengan status faktur:
| Faktur | Yang dilihat klien |
|---|---|
| Issued | Menunggu pembayaran, beserta jumlah dan tanggal jatuh tempo |
| Partly paid | Sisa saldo yang harus dibayar |
| Paid | "Paid in full. Thank you." |
| Void | "This invoice was cancelled. Nothing is due." |
| Written off | "This invoice is closed. Nothing more is due." |
Draf tidak pernah terlihat oleh klien.
Mencatat Pembayaran#
Flow tidak memproses pembayaran kartu secara online. Klien membayar menggunakan instruksi pembayaran yang tercetak pada faktur, dan pemilik atau admin mencatat setiap pembayaran. Pada faktur yang diterbitkan (issued) atau dibayar sebagian (partly paid), isi Record payment dan klik Record:
- Amount, dalam mata uang faktur
- Metodenya: Bank transfer, Cash, Card (offline), atau Other
- Tanggal dana diterima: hari ini jika dikosongkan; tanggal lebih dari satu hari ke depan akan ditolak
- Reference: nomor referensi transfer bank sangat disarankan
Pembayaran sebagian dapat dilakukan: faktur menjadi Partly paid dan mencantumkan setiap pembayaran beserta referensinya. Saat pembayaran telah mencapai jumlah total, statusnya menjadi Paid dan tidak dapat menerima pembayaran lagi. Jika Anda memasukkan jumlah yang lebih besar dari sisa saldo, Flow akan meminta konfirmasi sebelum mencatatnya. Untuk memperbaiki kesalahan, klik tanda × di samping pembayaran; saldo akan dihitung ulang.
Pengingat Pembayaran#
Pada faktur yang diterbitkan atau dibayar sebagian yang masih memiliki sisa saldo, klik Send reminder di samping Email invoice. Flow menampilkan penerima, nomor faktur dan sisa saldo, serta waktu pengingat terakhir dikirimkan. Email tersebut mencantumkan sisa saldo, menginformasikan kapan faktur jatuh tempo atau berapa hari faktur telah lewat jatuh tempo, dan menautkan ke halaman klien. Pemilik dan admin juga dapat menggunakan Remind dalam daftar faktur terbuka di Dasbor Penagihan.
Setiap faktur mendapatkan maksimal satu pengingat setiap 24 jam, dari mana pun pengingat tersebut dikirim. Jika Anda mencoba lagi lebih cepat, Flow akan memberi tahu Anda kapan pengingat terakhir dikirimkan. Setelah terkirim, Reminded dan tanggalnya akan muncul di samping tombol.
Hapus Buku dan Batalkan (Write Off dan Void)#
Keduanya diperuntukkan bagi pemilik dan admin, keduanya meminta konfirmasi terlebih dahulu, dan tidak ada yang dapat dibatalkan perubahannya.
- Write off menutup faktur yang telah diterbitkan atau dibayar sebagian dan mengikhlaskan apa yang belum terbayar. Gunakan ini hanya untuk dana yang tidak akan Anda terima. Ini tetap dihitung sebagai tertagih dalam laporan Anda.
- Void membatalkan faktur terbitan yang belum memiliki catatan pembayaran. Faktur tersebut tetap berada dalam catatan Anda dengan tanda Void dan nomornya tidak pernah digunakan kembali. Waktu dan pengeluarannya kembali ke status belum ditagihkan, biaya flat atau kontinjensi dapat ditagihkan kembali, dan tautan klien menunjukkan faktur telah dibatalkan tanpa ada tagihan yang harus dibayar. Jika pembayaran tercatat secara tidak sengaja, hapus pembayaran tersebut terlebih dahulu.
Untuk memperbaiki faktur yang telah diterbitkan, batalkan (void) faktur tersebut, perbaiki waktu, pengeluaran, atau rincian penagihan, lalu klik New invoice lagi. Faktur baru akan mendapatkan nomor berikutnya.
Status Faktur#
| Status | Arti |
|---|---|
| Draft | Sedang disiapkan dan dapat diedit sepenuhnya. Tidak terlihat oleh klien |
| Issued | Difinalisasi, diberi nomor, dan dikunci; menunggu pembayaran |
| Partly paid | Dibayar sebagian; masih ada sisa saldo |
| Paid | Lunas sepenuhnya |
| Written off | Ditutup dengan sisa saldo yang belum terbayar diikhlaskan |
| Void | Dibatalkan; pekerjaannya kembali berstatus belum ditagihkan |
Siapa yang Dapat Melakukan Apa#
Pemilik, admin, dan anggota yang memiliki akses ke perkara dapat mengatur kesepakatan biaya (fee arrangement) dan rincian penagihan, membuat, mengedit, dan menghapus draf, memfinalisasi, mengirim email, serta mengirim pengingat. Mencatat atau menghapus pembayaran, menghapusbukukan (write off), dan membatalkan (void) diperuntukkan bagi pemilik dan admin. Viewer dapat melihat faktur dan membuka Print / PDF. Lihat Tim & Peran.