Penagihan

Buat faktur dari waktu dan pengeluaran yang belum ditagih pada suatu perkara, kirimkan ke klien Anda, dan catat pembayaran saat uang diterima. Semuanya dilakukan di dalam perkara terkait, di bawah tab Billing → Invoices.

Alur kerja bergerak ke satu arah: waktu dan pengeluaran tetap berstatus belum ditagih (unbilled) hingga faktur dibuat darinya. Faktur diawali sebagai draf yang dapat Anda edit. Saat Anda memfinalisasinya, faktur akan mendapatkan nomor dan terkunci. Anda mengirimkannya melalui email, klien membayar di luar Flow (biasanya melalui transfer bank), dan pemilik (owner) atau admin mencatat pembayarannya.

Sebelum Faktur Pertama Anda pada Suatu Perkara#

Periksa dua hal pada perkara tersebut:

• Rincian penagihan (di bawah Billing): kepada siapa faktur ditujukan, email penagihan tujuan pengiriman faktur dan pengingat, alamat klien, negara, NPWP/ID pajak dan syarat pembayaran, serta mata uang perkara. Rincian klien diedit pada halaman kontak klien (Edit on client page); jika klien belum memilikinya, klik Set up client billing. Lihat Client Accounts.
• Pengaturan honorarium (di bawah Invoices): apa yang dimasukkan oleh New invoice ke dalam faktur. Klik Save di sampingnya. Jika Anda lupa, New invoice akan menyimpannya terlebih dahulu.

Honorarium flat fee atau kontingensi hanya masuk ke dalam satu faktur. Jika Anda membatalkan (void) faktur tersebut, honorarium dapat ditagihkan kembali.

Menghindari Kesalahan pada Faktur Pertama#

Sebagian besar masalah pada faktur pertama berasal dari langkah yang terlewatkan selama pengaturan. Periksa hal-hal berikut sebelum Anda mengeklik Finalize:

• Tarif. Waktu tanpa tarif akan menampilkan Needs rate dan tidak dimasukkan ke dalam faktur. Atur tarif standar dan staf di Settings → Invoicing & rates; menyimpannya akan menetapkan harga pada waktu yang sudah dicatat.
• Mata uang. Periksa mata uang firma Anda sebelum ada yang mencatat waktu, dan atur mata uang perkara untuk setiap klien asing sebelum pekerjaan dimulai. Begitu pekerjaan yang telah diberi harga tersedia dalam suatu mata uang, mata uang perkara tidak dapat diubah hingga pekerjaan tersebut ditagihkan atau dihapus. Lihat Billing in Another Currency.
• Tarif dalam mata uang yang tepat. Perkara yang ditagih dalam pound memerlukan tarif dalam pound (Billing rates klien) atau penimpaan tarif (rate override) pada setiap entri. Tarif euro tidak berlaku.
• Pajak untuk klien asing. Jika draf menampilkan catatan pajak lintas batas, atur Tax % dan catatan sesuai anjuran akuntan Anda.
• Petunjuk pembayaran. Isi bagian ini terlebih dahulu: faktur yang telah diterbitkan akan mempertahankan petunjuk pembayaran yang disertakan saat penerbitan.
• Email penagihan. Periksa di bagian Billing details pada perkara: faktur dan pengingat dikirim ke sana, dan tanpa email, keduanya tidak dapat dikirim. Ubah email tersebut di halaman kontak klien.
• Pengaturan honorarium. Perkara flat-fee dan kontingensi tidak menagihkan waktu. Pilih Hourly atau Hybrid jika waktu harus ditagihkan ke dalam faktur.
• Prefiks nomor faktur. Atur sebelum faktur pertama Anda dibuat; nomor yang telah diterbitkan tidak akan pernah berubah.
• Perkara contoh. Jangan menerbitkan faktur sungguhan atau mencatat uang klien pada perkara contoh (sample matter). Lihat Getting Started.

Membuat Draf#

Klik New invoice. Flow akan membuat draf dari semua hal yang belum ditagih pada perkara tersebut, mengikuti pengaturan honorarium, dalam mata uang perkara, dengan tarif pajak standar Anda. Jika ada yang tidak disertakan, Flow akan memberi tahu alasannya, misalnya "1 unrated entry was left unbilled" atau "1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR". Jika tidak ada yang perlu ditagih, Anda akan melihat Nothing to bill on this matter yet.

Membuat draf tidak menandai apa pun sebagai telah ditagih. Hal tersebut baru terjadi saat Anda melakukan finalisasi.

Mengedit Draf#

Selama faktur berstatus draf, Anda dapat:

• Mengubah susunan kata pada baris. Klik ikon pensil, edit, lalu klik Save line. Baris waktu dan pengeluaran menagih tepat sesuai yang dicatat, sehingga hanya deskripsinya yang dapat diubah. Untuk menagih lebih sedikit, tambahkan penyesuaian atau diskon, atau perbaiki entri waktu dan buat ulang fakturnya.
• Mengubah baris honorarium tetap atau penyesuaian. Deskripsi, kuantitas, dan tarifnya dapat diubah.
• Menghapus baris dengan tombol ×. Waktu atau pengeluaran akan kembali ke status belum ditagih untuk faktur berikutnya.
• Menambahkan penyesuaian. Ketik deskripsi dan jumlah, lalu klik Add. Jumlah negatif berfungsi sebagai kredit, misalnya "Diskon khusus" sebesar −100.
• Menetapkan diskon sebagai jumlah nominal atau sebagai persentase dari subtotal. Persentase akan mengikuti subtotal jika ada perubahan pada baris. Diskon diterapkan sebelum pajak.
• Menetapkan Tax %. Satu tarif untuk seluruh faktur, yang terisi otomatis dari pengaturan Anda.
• Menambahkan catatan untuk klien. Catatan dicetak di bagian bawah faktur.

Klik Apply setelah mengubah diskon, pajak, atau catatan. Delete akan menghapus draf; waktu dan pengeluarannya tetap berstatus belum ditagih. Faktur yang telah diterbitkan tidak dapat dihapus: pemilik atau admin dapat membatalkan (void) atau menghapusbukukannya (write off) sebagai gantinya (lihat di bawah).

Finalisasi#

Tidak ada pratinjau terpisah, jadi periksa draf sebelum Anda mengeklik Finalize. Jika total atau salah satu baris bernilai nol, Flow akan meminta konfirmasi terlebih dahulu dan menyebutkan alasannya (baris tanpa tarif, diskon yang membuat nilainya menjadi nol, atau baris yang saling meniadakan). Memfinalisasi:

• Memberikan nomor berikutnya pada faktur: prefiks Anda ditambah empat digit, misalnya INV-0001. Nomor tidak pernah digunakan kembali, bahkan jika faktur tersebut dibatalkan nanti
• Menetapkan tanggal penerbitan ke hari ini dan tanggal jatuh tempo berdasarkan syarat pembayaran klien (atau firma Anda)
• Mengunci rincian tujuan penagihan dan petunjuk pembayaran sebagaimana adanya saat ini, sehingga perubahan di kemudian hari tidak mengubah faktur yang telah diterbitkan
• Mengunci baris-baris rincian dan menandai waktu serta pengeluaran sebagai Billed

Jika terjadi perubahan sejak draf dibuat (entri diedit, dihapus, atau ditagihkan pada faktur lain), Finalize akan menolak dan meminta Anda membuat ulang. Hapus draf tersebut dan klik New invoice lagi.

Mengirimkan ke Klien#

Setelah difinalisasi, Anda dapat:

• Print / PDF: halaman siap cetak yang rapi berisi rincian firma dan ID pajak Anda, tujuan penagihan, tanggal, baris perincian, total, petunjuk pembayaran, dan catatan
• Email invoice: Flow terlebih dahulu menampilkan siapa yang akan menerimanya, lalu mengirimkan email ke klien berisi tautan ke halaman aman tempat mereka dapat melihat dan mengunduh faktur, tanpa perlu login

Email dikirim ke email penagihan di bagian Billing details perkara; jika belum ada, tambahkan terlebih dahulu di kartu Billing details pada halaman kontak klien. Email tersebut menampilkan nama firma Anda sebagai pengirim, dan balasan akan masuk ke orang yang mengirimkannya. Email ditulis dalam bahasa pengirim (Inggris, Spanyol, atau Prancis), dan halaman klien akan terbuka dalam bahasa Inggris, Spanyol, atau Prancis, mengikuti peramban klien. Anda dapat mengirim ulang kapan saja. Faktur yang telah dibayar dikirim sebagai tanda terima. Draf, faktur yang dibatalkan (void), dan faktur yang dihapusbukukan tidak dapat dikirim melalui email.

Halaman klien akan terbuka dengan status faktur:

Draf tidak pernah dapat dilihat oleh klien. Download PDF pada halaman tersebut akan membuka jendela cetak peramban, tempat klien dapat memilih Save as PDF.

Mencatat Pembayaran#

Flow tidak menerima pembayaran kartu secara online. Klien membayar menggunakan petunjuk pembayaran yang tercetak pada faktur, dan pemilik atau admin mencatat setiap pembayaran. Pada faktur yang diterbitkan atau dibayar sebagian, isi Record payment dan klik Record:

• Amount, dalam mata uang faktur
• Metodenya: Bank transfer, Cash, Card (offline), atau Other
• Tanggal uang diterima: hari ini jika dikosongkan; tanggal yang lebih dari satu hari ke depan akan ditolak
• Reference: nomor referensi transfer bank sangat disarankan

Pembayaran bertahap diperbolehkan: faktur menjadi Partly paid dan mencantumkan setiap pembayaran beserta referensinya. Saat pembayaran telah mencapai jumlah total, statusnya menjadi Paid dan tidak dapat menerima pembayaran lagi.

Jika Anda memasukkan jumlah yang melebihi saldo terutang, Flow akan menanyakan More than the balance due sebelum mencatatnya. Hal ini biasanya merupakan salah ketik, jadi klik Cancel; klik Record anyway hanya jika klien memang membayar lebih.

Jika bank memotong biaya administrasi dan uang yang diterima lebih sedikit dari yang seharusnya, catat jumlah yang benar-benar diterima. Tanyakan kepada akuntan Anda apakah sisa kekurangannya perlu ditagih atau dihapusbukukan.

Mengoreksi Pembayaran#

Jika Anda memasukkan jumlah yang salah, pemilik atau admin dapat mengeklik tanda × di samping pembayaran dan mengonfirmasi Delete this payment?. Saldo akan dihitung ulang, sehingga faktur lunas akan kembali menjadi Partly paid atau Issued. Kemudian, catat jumlah yang benar. Pembayaran pada faktur yang telah dibatalkan (void) atau dihapusbukukan tidak dapat diubah.

Pengingat Pembayaran#

Pada faktur yang diterbitkan atau dibayar sebagian yang masih memiliki sisa saldo, klik Send reminder di samping Email invoice. Flow menampilkan siapa penerimanya, nomor faktur, sisa saldo, dan waktu pengingat terakhir dikirim. Email tersebut mencantumkan saldo, memberi tahu kapan faktur jatuh tempo atau berapa hari faktur telah lewat jatuh tempo, serta menautkan ke halaman klien. Pemilik dan admin juga dapat menggunakan opsi Remind pada daftar faktur terbuka di Billing Dashboard.

Setiap faktur paling banyak menerima satu pengingat setiap 24 jam, dari mana pun pengingat itu dikirim. Jika Anda mencoba lagi lebih awal, tidak ada yang dikirim dan Flow akan memberi tahu Anda waktu pengiriman pengingat terakhir. Setelah terkirim, status Reminded beserta tanggal dan waktu akan muncul di samping tombol.

Ketika Pengingat Tidak Dapat Terkirim#

• Pengingat sudah dikirim dalam 24 jam terakhir. Flow akan menyebutkan waktunya; coba lagi setelah waktu tersebut lewat.
• Tidak ada email penagihan. Tambahkan email di kartu Billing details pada halaman kontak klien.
• Faktur sudah tidak lagi berstatus tertunggak. Faktur telah dibayar, dibatalkan (void), atau dihapusbukukan sejak halaman dimuat.
• Tidak ada tombol Send reminder. Tombol ini hanya muncul pada faktur yang diterbitkan atau dibayar sebagian yang memiliki sisa saldo, dan hanya untuk pengguna yang dapat mengedit perkara, bukan untuk pengamat (viewer) atau akses berbagi hanya-baca.

Hapus Buku dan Batalkan#

Kedua tindakan ini ditujukan untuk pemilik dan admin, keduanya meminta konfirmasi terlebih dahulu, dan keduanya tidak dapat diurungkan.

• Write off (Hapus buku) menutup faktur yang telah diterbitkan atau dibayar sebagian dan merelakan bagian yang belum dibayar. Gunakan ini hanya untuk dana yang tidak akan Anda tagih lagi. Jumlah tersebut tetap terhitung sebagai ditagihkan dalam laporan Anda, dan bagian yang tidak dibayar akan menurunkan tingkat penagihan (collection rate) Anda.
• Void (Batalkan) membatalkan faktur yang diterbitkan yang belum memiliki catatan pembayaran. Faktur tersebut tetap tersimpan di catatan Anda dengan tanda Void dan nomornya tidak akan pernah digunakan kembali. Waktu dan pengeluarannya kembali ke status belum ditagih, honorarium tetap atau kontingensi dapat ditagihkan kembali, dan tautan klien akan menampilkan faktur sebagai dibatalkan tanpa ada tagihan. Jika pembayaran tercatat secara tidak sengaja, hapus pembayaran tersebut terlebih dahulu.

Untuk mengoreksi faktur yang telah diterbitkan, batalkan (void) faktur tersebut, perbaiki waktu, pengeluaran, atau rincian penagihan, lalu klik New invoice lagi. Faktur baru akan mendapatkan nomor urut berikutnya.

Status Faktur#

Hak Akses Pengguna#

Pemilik, admin, dan anggota dengan akses ke perkara dapat mengatur kesepakatan honorarium dan mata uang perkara, mengedit rincian penagihan klien, membuat, mengedit, dan menghapus draf, memfinalisasi, mengirim email, serta mengirim pengingat. Mencatat atau menghapus pembayaran, menghapusbukukan, dan membatalkan faktur hanya untuk pemilik dan admin. Pengamat (viewer) dapat melihat faktur dan membuka Print / PDF. Lihat Team & Roles.

Hal yang Belum Didukung Flow#

• Satu tarif pajak per faktur. Tidak ada pajak per baris atau per klien, dan tidak ada pajak penghasilan pemotongan/pemungutan (withholding tax). Jika berlaku dua tarif, terbitkan dua faktur.
• Tidak ada nota kredit atau faktur uang muka. Lihat FAQ untuk solusi alternatifnya.
• Tidak ada pembayaran online. Klien membayar melalui transfer bank atau cara lain di luar Flow.
• Tidak ada format faktur elektronik (e-invoicing) seperti Factur-X, Verifactu, atau CFDI, serta tidak ada penagihan berulang atau massal (batch).
• Tanggal faktur tidak dapat diedit. Tanggal penerbitan adalah hari saat Anda melakukan finalisasi.
• Tidak ada konversi mata uang. Lihat Billing in Another Currency.