इनवॉइसिंग

किसी मैटर (मामले) के अनबिल्ड समय और खर्चों से इनवॉइस बनाएं, उन्हें अपने क्लाइंट को भेजें, और राशि प्राप्त होने पर भुगतान रिकॉर्ड करें। सब कुछ मैटर के अंतर्गत, Billing टैब → Invoices में होता है।

काम एक ही दिशा में आगे बढ़ता है: समय और खर्च तब तक अनबिल्ड रहते हैं जब तक कि उनसे कोई इनवॉइस नहीं बन जाता। इनवॉइस एक ड्राफ्ट के रूप में शुरू होता है जिसे आप संपादित (एडिट) कर सकते हैं। जब आप इसे अंतिम रूप (फाइनलाइज़) देते हैं, तो इसे एक नंबर मिल जाता है और यह लॉक हो जाता है। आप इसे ईमेल करते हैं, क्लाइंट Flow के बाहर भुगतान करता है (आमतौर पर बैंक ट्रांसफर द्वारा), और कोई ओनर या एडमिन भुगतान को रिकॉर्ड करता है।

किसी मैटर पर अपने पहले इनवॉइस से पहले#

मैटर पर दो चीज़ें जांचें:

• बिलिंग विवरण (Billing details) (Billing के अंतर्गत): इनवॉइस किसके नाम पर है, बिलिंग ईमेल जिस पर इनवॉइस और रिमाइंडर भेजे जाते हैं, क्लाइंट का पता, देश और टैक्स आईडी, मैटर की मुद्रा और भुगतान की शर्तें। Save billing details पर क्लिक करें। देखें Client Accounts।
• शुल्क व्यवस्था (Fee arrangement) (Invoices के अंतर्गत): New invoice इनवॉइस पर क्या जोड़ता है। इसके बगल में स्थित Save पर क्लिक करें। यदि आप भूल जाते हैं, तो New invoice इसे पहले सेव करता है।

फ्लैट या कंटिंजेन्सी शुल्क केवल एक ही इनवॉइस पर जाता है। यदि आप उस इनवॉइस को रद्द (शून्य) करते हैं, तो उस शुल्क का दोबारा बिल बनाया जा सकता है।

पहले इनवॉइस की गलतियों से बचना#

पहले इनवॉइस से जुड़ी अधिकांश समस्याएं सेटअप के दौरान किसी चरण के छूट जाने के कारण होती हैं। Finalize पर क्लिक करने से पहले इनकी जांच करें:

• दरें (Rates)। बिना किसी दर वाले समय पर Needs rate दिखाई देता है और उसे इनवॉइस से बाहर रखा जाता है। Settings → Invoicing & rates में डिफ़ॉल्ट और स्टाफ़ दरें सेट करें; उन्हें सेव करने से पहले से दर्ज किए गए समय का मूल्य निर्धारित हो जाता है।
• मुद्रा (Currency)। किसी के भी समय दर्ज करने से पहले अपनी फर्म की मुद्रा जांचें, और काम शुरू होने से पहले प्रत्येक विदेशी क्लाइंट के मैटर की मुद्रा सेट करें। एक बार जब किसी मुद्रा में मूल्य-निर्धारित काम मौजूद हो, तो उस काम के बिल बनने या हटाए जाने तक मैटर की मुद्रा नहीं बदली जा सकती। देखें Billing in Another Currency।
• सही मुद्रा में दरें। पाउंड में बिल किए गए मैटर के लिए पाउंड में दरों की आवश्यकता होती है (क्लाइंट की Billing rates) या प्रत्येक प्रविष्टि पर एक रेट ओवरराइड। यूरो की दरें लागू नहीं होती हैं।
• विदेशी क्लाइंट्स के लिए टैक्स। यदि ड्राफ्ट क्रॉस-बॉर्डर टैक्स नोट दिखाता है, तो अपने अकाउंटेंट की सलाह के अनुसार Tax % और एक नोट सेट करें।
• भुगतान निर्देश। उन्हें पहले भरें: जारी किए गए इनवॉइस पर वही निर्देश रहते हैं जिनके साथ वह जारी किया गया था।
• बिलिंग ईमेल। इसे Billing details में जांचें: इनवॉइस और रिमाइंडर वहीं जाते हैं, और बिना ईमेल के उन्हें भेजा नहीं जा सकता।
• शुल्क व्यवस्था (Fee arrangement)। फ्लैट-फी और कंटिंजेन्सी मैटर में समय का बिल नहीं बनता है। यदि समय का इनवॉइस बनाना है तो Hourly या Hybrid चुनें।
• इनवॉइस नंबर प्रीफिक्स। इसे अपने पहले इनवॉइस से पहले सेट करें; जारी किए गए नंबर कभी नहीं बदलते।
• सैंपल मैटर (नमूना मामला)। सैंपल मैटर पर असली इनवॉइस जारी न करें और न ही क्लाइंट का पैसा रिकॉर्ड करें। देखें Getting Started।

ड्राफ्ट तैयार करना#

New invoice पर क्लिक करें। Flow शुल्क व्यवस्था के अनुसार, मैटर की मुद्रा में, आपकी डिफ़ॉल्ट टैक्स दर के साथ, मैटर पर मौजूद सभी अनबिल्ड काम से एक ड्राफ्ट तैयार करता है। यदि कुछ छूट गया है, तो Flow इसका कारण बताता है, उदाहरण के लिए "1 unrated entry was left unbilled" या "1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR"। यदि बिल करने के लिए कुछ भी नहीं है, तो आपको Nothing to bill on this matter yet दिखाई देगा।

ड्राफ्ट बनाने से किसी भी चीज़ को बिल्ड के रूप में चिह्नित नहीं किया जाता है। ऐसा केवल तभी होता है जब आप फाइनलाइज़ करते हैं।

ड्राफ्ट संपादित करना#

जब तक इनवॉइस ड्राफ्ट स्थिति में है, आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

• किसी लाइन के विवरण (शब्दावली) को बदलना। पेंसिल आइकन पर क्लिक करें, संपादित करें, फिर Save line पर क्लिक करें। समय और खर्च की लाइनें ठीक वही बिल करती हैं जो दर्ज किया गया था, इसलिए केवल उनका विवरण ही बदला जा सकता है। कम बिल करने के लिए, कोई समायोजन (एडजस्टमेंट) या छूट (डिस्काउंट) जोड़ें, या समय प्रविष्टि को ठीक करें और इनवॉइस फिर से बनाएं।
• फ्लैट-फी या एडजस्टमेंट लाइन को बदलना। इसका विवरण, मात्रा और दर सभी बदले जा सकते हैं।
• × के साथ किसी लाइन को हटाना। समय या खर्च बाद के इनवॉइस के लिए वापस अनबिल्ड में चला जाता है।
• समायोजन (एडजस्टमेंट) जोड़ना। विवरण और राशि टाइप करें, फिर Add पर क्लिक करें। ऋणात्मक राशि एक क्रेडिट होती है, उदाहरण के लिए −100 पर "Courtesy discount"।
• छूट (डिस्काउंट) सेट करना, राशि के रूप में या सबटोटल के प्रतिशत के रूप में। यदि लाइनें बदलती हैं तो प्रतिशत सबटोटल के अनुसार बदलता है। छूट टैक्स से पहले लागू की जाती है।
• Tax % सेट करना। पूरे इनवॉइस के लिए एक ही दर, जो आपकी सेटिंग्स से भरी जाती है।
• क्लाइंट के लिए नोट्स जोड़ना। वे इनवॉइस के सबसे नीचे प्रिंट होते हैं।

डिस्काउंट, टैक्स या नोट्स बदलने के बाद Apply पर क्लिक करें। Delete से ड्राफ्ट हट जाता है; इसका समय और खर्च अनबिल्ड ही रहते हैं। जारी किए गए इनवॉइस को डिलीट नहीं किया जा सकता: कोई ओनर या एडमिन इसके बजाय उन्हें रद्द (void) या राइट ऑफ करता है (नीचे देखें)।

अंतिम रूप देना (Finalizing)#

इसका कोई अलग प्रिव्यू नहीं है, इसलिए Finalize पर क्लिक करने से पहले ड्राफ्ट को ध्यान से पढ़ें। यदि कुल योग या कोई लाइन शून्य है, तो Flow पहले पूछता है और कारण बताता है (बिना दर वाली लाइनें, कोई छूट जो इसे शून्य कर देती है, या आपस में कट जाने वाली लाइनें)। अंतिम रूप देने पर:

• इनवॉइस को अगला नंबर मिलता है: आपका प्रीफिक्स और चार अंक, उदाहरण के लिए INV-0001। नंबरों का दोबारा उपयोग कभी नहीं किया जाता है, भले ही इनवॉइस बाद में रद्द ही क्यों न कर दिया जाए
• जारी करने की तारीख (issue date) आज की और नियत तारीख (due date) क्लाइंट के भुगतान की शर्तों (या आपकी फर्म की शर्तों) के अनुसार सेट हो जाती है
• बिल-टू विवरण और भुगतान निर्देश उसी स्थिति में फ्रीज़ हो जाते हैं जैसे वे अभी हैं, ताकि बाद के बदलाव जारी किए गए इनवॉइस को न बदलें
• लाइनें लॉक हो जाती हैं और समय व खर्चों को Billed के रूप में चिह्नित कर दिया जाता है

यदि ड्राफ्ट बनने के बाद से कुछ बदल गया है (कोई प्रविष्टि संपादित, हटाई गई या किसी अन्य इनवॉइस पर बिल की गई), तो Finalize मना कर देता है और आपसे फिर से इनवॉइस बनाने के लिए कहता है। ड्राफ्ट को हटाएं और फिर से New invoice पर क्लिक करें।

क्लाइंट को भेजना#

एक बार अंतिम रूप दिए जाने के बाद आप यह कर सकते हैं:

• Print / PDF: आपकी फर्म के विवरण और टैक्स आईडी, बिल-टू, तारीखों, लाइनों, कुल योग, भुगतान निर्देशों और नोट्स के साथ एक साफ-सुथरा प्रिंट करने योग्य पेज
• Email invoice: Flow पहले दिखाता है कि यह किसे प्राप्त होगा, फिर क्लाइंट को एक सुरक्षित पेज का लिंक ईमेल करता है जहाँ वे बिना लॉगिन किए इनवॉइस देख और डाउनलोड कर सकते हैं

ईमेल मैटर के Billing details में दिए गए बिलिंग ईमेल पर जाता है; यदि वहां कोई ईमेल नहीं है, तो पहले वहां एक जोड़ें। यह आपकी फर्म का नाम प्रेषक के रूप में दिखाता है, और उत्तर उस व्यक्ति को जाते हैं जिसने इसे भेजा था। यह प्रेषक की भाषा (अंग्रेज़ी, स्पैनिश या फ्रेंच) में लिखा होता है, और क्लाइंट का पेज क्लाइंट के ब्राउज़र के अनुसार अंग्रेज़ी, स्पैनिश या फ्रेंच में खुलता है। आप इसे किसी भी समय दोबारा भेज सकते हैं। भुगतान किए गए इनवॉइस को रसीद के रूप में भेजा जाता है। ड्राफ्ट, रद्द (void) और राइट-ऑफ किए गए इनवॉइस को ईमेल नहीं किया जा सकता।

क्लाइंट का पेज इनवॉइस के स्टेटस के साथ खुलता है:

ड्राफ्ट क्लाइंट को कभी दिखाई नहीं देते। उस पेज पर Download PDF ब्राउज़र की प्रिंट विंडो खोलता है, जहाँ क्लाइंट Save as PDF चुनता है।

भुगतान रिकॉर्ड करना#

Flow ऑनलाइन कार्ड भुगतान स्वीकार नहीं करता है। क्लाइंट इनवॉइस पर छपे भुगतान निर्देशों का उपयोग करके भुगतान करते हैं, और कोई ओनर या एडमिन प्रत्येक भुगतान को रिकॉर्ड करता है। जारी किए गए या आंशिक रूप से भुगतान किए गए इनवॉइस पर, Record payment भरें और Record पर क्लिक करें:

• Amount, इनवॉइस की मुद्रा में
• माध्यम (method): Bank transfer, Cash, Card (offline) या Other
• पैसा आने की तारीख: खाली छोड़ने पर आज की तारीख; एक दिन से अधिक आगे की तारीखें अस्वीकार कर दी जाती हैं
• Reference: बैंक का ट्रांसफर संदर्भ (रेफरेंस) सबसे उपयुक्त है

आंशिक भुगतान (Part payments) किए जा सकते हैं: इनवॉइस Partly paid हो जाता है और प्रत्येक भुगतान को उसके संदर्भ के साथ सूचीबद्ध करता है। जब भुगतान कुल योग तक पहुंच जाता है, तो यह Paid हो जाता है और फिर कोई भुगतान स्वीकार नहीं करता है।

यदि आप देय शेष राशि से अधिक दर्ज करते हैं, तो Flow इसे रिकॉर्ड करने से पहले More than the balance due पूछता है। यह आमतौर पर टाइपिंग की गलती होती है, इसलिए Cancel पर क्लिक करें; Record anyway पर केवल तभी क्लिक करें जब क्लाइंट ने वास्तव में अधिक भुगतान किया हो।

यदि बैंक ने शुल्क काट लिया और देय राशि से कम प्राप्त हुआ, तो प्राप्त हुई राशि ही रिकॉर्ड करें। अपने अकाउंटेंट से पूछें कि क्या बाकी राशि की मांग करनी है या उसे राइट ऑफ करना है।

भुगतान में सुधार करना#

यदि आपने गलत राशि दर्ज कर दी है, तो कोई ओनर या एडमिन भुगतान के बगल में मौजूद × पर क्लिक करता है और Delete this payment? की पुष्टि करता है। शेष राशि की पुनर्गणना की जाती है, इसलिए भुगतान किया गया इनवॉइस वापस Partly paid या Issued पर चला जाता है। फिर सही राशि रिकॉर्ड करें। रद्द (void) या राइट-ऑफ किए गए इनवॉइस पर भुगतान नहीं बदले जा सकते।

भुगतान रिमाइंडर#

देय शेष राशि वाले किसी जारी किए गए या आंशिक रूप से भुगतान किए गए इनवॉइस पर, Email invoice के बगल में Send reminder पर क्लिक करें। Flow दिखाता है कि यह किसे मिलेगा, इनवॉइस नंबर और शेष राशि क्या है, और आखिरी रिमाइंडर कब भेजा गया था। ईमेल शेष राशि बताता है, यह जानकारी देता है कि इनवॉइस कब देय है या कितने दिन लेट हो चुका है, और क्लाइंट के पेज का लिंक देता है। ओनर्स और एडमिन्स Billing Dashboard की बकाया-इनवॉइस सूची में Remind का उपयोग भी कर सकते हैं।

प्रत्येक इनवॉइस को हर 24 घंटे में अधिकतम एक रिमाइंडर मिलता है, चाहे वह कहीं से भी भेजा गया हो। यदि आप जल्दी दोबारा प्रयास करते हैं, तो कुछ भी नहीं भेजा जाता है और Flow आपको बताता है कि पिछला रिमाइंडर कब भेजा गया था। भेजने के बाद, बटन के बगल में तारीख और समय के साथ Reminded दिखाई देता है।

रिमाइंडर कब नहीं भेजा जाएगा#

• पिछले 24 घंटों में पहले ही एक रिमाइंडर भेजा जा चुका है। Flow बताता है कि कब भेजा गया था; उसके बाद दोबारा प्रयास करें।
• कोई बिलिंग ईमेल नहीं है। मैटर के Billing details में एक ईमेल जोड़ें।
• इनवॉइस अब बकाया नहीं है। पेज लोड होने के बाद से इसका भुगतान कर दिया गया है, इसे रद्द कर दिया गया है या राइट ऑफ कर दिया गया है।
• Send reminder बटन नहीं है। यह केवल देय शेष राशि वाले जारी किए गए या आंशिक रूप से भुगतान किए गए इनवॉइस पर ही दिखाई देता है, और केवल उन लोगों को दिखाई देता है जो मैटर को संपादित कर सकते हैं, व्यूअर्स या केवल-पढ़ने (read-only) के लिए शेयर किए गए लोगों को नहीं।

राइट ऑफ और शून्य (Write Off and Void)#

दोनों ओनर्स और एडमिन्स के लिए हैं, दोनों पहले पुष्टि मांगते हैं, और दोनों में से किसी को भी पहले जैसा नहीं किया जा सकता।

• Write off किसी जारी किए गए या आंशिक रूप से भुगतान किए गए इनवॉइस को बंद कर देता है और जो अभी भी अवैतनिक है उसे छोड़ देता है। इसका उपयोग केवल उस पैसे के लिए करें जिसे आप वसूल नहीं करेंगे। यह आपकी रिपोर्टों में अभी भी बिल किए गए रूप में गिना जाता है, और अवैतनिक हिस्सा आपकी वसूली दर (collection rate) को कम करता है।
• Void किसी ऐसे जारी किए गए इनवॉइस को रद्द करता है जिस पर कोई भुगतान रिकॉर्ड नहीं किया गया है। यह आपके रिकॉर्ड में Void के रूप में चिह्नित रहता है और इसके नंबर का दोबारा कभी उपयोग नहीं किया जाता है। इसका समय और खर्च वापस अनबिल्ड में चला जाता है, फ्लैट या कंटिंजेन्सी शुल्क का दोबारा बिल बनाया जा सकता है, और क्लाइंट का लिंक इनवॉइस को रद्द दिखाता है जिसमें कुछ भी देय नहीं होता है। यदि कोई भुगतान गलती से रिकॉर्ड हो गया था, तो पहले उसे हटाएं।

जारी किए गए इनवॉइस को सही करने के लिए, उसे रद्द (void) करें, समय, खर्च या बिलिंग विवरण ठीक करें, और फिर से New invoice पर क्लिक करें। नए इनवॉइस को अगला नंबर मिलता है।

इनवॉइस स्टेटस#

कौन क्या कर सकता है#

मैटर तक पहुंच रखने वाले ओनर्स, एडमिन्स और मेंबर्स शुल्क व्यवस्था और बिलिंग विवरण सेट कर सकते हैं, ड्राफ्ट बना सकते हैं, संपादित कर सकते हैं और हटा सकते हैं, अंतिम रूप दे सकते हैं, ईमेल कर सकते हैं और रिमाइंडर भेज सकते हैं। भुगतान रिकॉर्ड करना या हटाना, राइट ऑफ करना और शून्य (void) करना केवल ओनर्स और एडमिन्स के लिए है। व्यूअर्स इनवॉइस देख सकते हैं और Print / PDF खोल सकते हैं। देखें Team & Roles।

Flow अभी क्या नहीं करता है#

• प्रति इनवॉइस केवल एक टैक्स दर। प्रति लाइन या प्रति क्लाइंट कोई टैक्स नहीं, और कोई विदहोल्डिंग टैक्स नहीं। यदि दो दरें लागू होती हैं, तो दो इनवॉइस जारी करें।
• कोई क्रेडिट नोट या अग्रिम (advance) इनवॉइस नहीं। वैकल्पिक तरीकों के लिए FAQ देखें।
• कोई ऑनलाइन भुगतान नहीं। क्लाइंट Flow के बाहर बैंक ट्रांसफर या अन्य माध्यमों से भुगतान करते हैं।
• कोई ई-इनवॉइसिंग प्रारूप नहीं जैसे कि Factur-X, Verifactu या CFDI, और कोई आवर्ती (रिकरिंग) या बैच बिलिंग नहीं।
• संपादन योग्य इनवॉइस तारीख नहीं। जारी करने की तारीख वही दिन होती है जिस दिन आप अंतिम रूप देते हैं।
• कोई मुद्रा परिवर्तन (करेंसी कन्वर्ज़न) नहीं। देखें Billing in Another Currency।