इनवॉइसिंग

अनबिल्ड कार्य से इनवॉइस तैयार करें, उन्हें अपने क्लाइंट्स को भेजें, और भुगतानों को रिकॉर्ड करें — यह सब किसी मामले (matter) के Billing टैब → Invoices से संभव है।

एक इनवॉइस वर्क इन प्रोग्रेस (WIP) से बनता है: किसी मामले पर दर्ज वह समय और व्यय जिसका बिल अभी तक नहीं बना है। Flow ऑनलाइन कार्ड भुगतान एकत्र नहीं करता है — भुगतान प्राप्त होने पर आप उन्हें मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड करते हैं।

शुल्क व्यवस्था (Fee Arrangements)#

इनवॉइस सूची के ऊपर दिए गए शुल्क-व्यवस्था नियंत्रण का उपयोग करके यह निर्धारित करें कि किसी मामले का बिल कैसे बनाया जाना है:

Hourly — दर्ज की गई दरों पर समय प्रविष्टियां
Flat fee — एक निश्चित तय राशि
Contingency — एक निश्चित प्रतिशत
Hybrid — प्रति घंटा और एकमुश्त शुल्क (फ्लैट फीस) का संयोजन

इनवॉइस बनाना#

मामले पर मौजूद सभी अनबिल्ड समय और व्यय से एक ड्राफ्ट तैयार करने के लिए New invoice पर क्लिक करें।

नोट

जिन समय प्रविष्टियों (time entries) की कोई दर नहीं है, उन्हें शून्य पर बिल करने के बजाय छोड़ दिया जाता है, और जब तक आप कोई दर निर्धारित नहीं करते, वे WIP में ही रहती हैं। यदि कोई प्रविष्टि छोड़ी जाती है, तो Flow आपको बताता है कि कितनी प्रविष्टियां छोड़ी गई हैं। दरें कैसे काम करती हैं, इसके लिए Time Tracking देखें।

ड्राफ्ट संपादित करना#

जब इनवॉइस ड्राफ्ट स्थिति में हो, तब आप यह कर सकते हैं:

अलग-अलग लाइन आइटम हटा सकते हैं
समायोजन (adjustment) या क्रेडिट लाइनें जोड़ सकते हैं (सकारात्मक या नकारात्मक राशि के साथ विवरण)
Discount और Tax % सेट कर सकते हैं, फिर Apply करें

इनवॉइस में एक स्पष्ट लाइन-आइटम तालिका दिखाई देती है — विवरण (Description), मात्रा (Qty), दर (Rate), राशि (Amount) — और Subtotal, Discount, Tax, Total, Paid, तथा Balance के लिए कुल योग दिखता है।

कर, क्रमांकन और फर्म का विवरण#

ये विवरण Settings → Invoicing & rates से आते हैं:

Default tax rate और Tax label (उदा. VAT या GST) — इनवॉइस पर दिखाई देते हैं
Invoice prefix (उदा. INV-) — अनुक्रमिक संख्या के आगे जोड़ा जाता है
Firm tax ID — इनवॉइस दस्तावेज़ पर प्रदर्शित होती है
Payment terms (days) — देय तिथि (due date) निर्धारित करता है

फ़ाइनलाइज़ करना#

Finalize इनवॉइस को लॉक कर देता है और इसे एक अनुक्रमिक संख्या (उदा. INV-0001) आवंटित करता है। यदि किसी लाइन की दर शून्य है, तो Flow पहले आपको चेतावनी देता है, ताकि आप गलती से $0 की लाइन न भेजें।

क्लाइंट को भेजना#

फ़ाइनलाइज़ होने के बाद आप यह कर सकते हैं:

Print / PDF — बिना किसी ऐप क्रोम के एक साफ़, प्रिंट करने योग्य संस्करण खोलें
Email invoice — क्लाइंट को एक सुरक्षित, होस्ट किए गए संस्करण का लिंक ईमेल करें, जिसे वे देख और डाउनलोड कर सकते हैं

ईमेल प्रेषक के रूप में आपकी फर्म का नाम दिखाते हुए पहुंचता है, जिसमें उत्तर का पता (reply address) भेजने वाले वकील के रूप में सेट होता है, ताकि क्लाइंट के उत्तर किसी वास्तविक व्यक्ति तक पहुंचें। होस्ट किया गया इनवॉइस स्थान-संवेदनशील (locale-aware) होता है — इसे किसी अन्य भाषा में खोलने वाला क्लाइंट अनुवादित रूप में देखता है।

भुगतान रिकॉर्ड करना#

Flow भुगतानों को मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड करता है — यह ऑनलाइन कार्ड भुगतान स्वीकार नहीं करता है। फ़ाइनलाइज़ किए गए या आंशिक रूप से भुगतान किए गए इनवॉइस पर, Record payment का उपयोग करें:

Amount
Method — बैंक ट्रांसफर, नकद (Cash), कार्ड (ऑफ़लाइन), या अन्य (Other)
Date
Reference — उदा. ट्रांसफर संदर्भ या चेक संख्या

शेष राशि (balance) अपने आप अपडेट हो जाती है, और इनवॉइस Partial या Paid स्थिति में चला जाता है।

अतिदेय इनवॉइस का तकाज़ा करना#

बकाया राशि का तकाज़ा करने के लिए, Finance Dashboard में प्राप्य खातों (accounts-receivable) की सूची पर Remind बटन का उपयोग करें। यह क्लाइंट को देय तिथि से अवगत कराने वाला एक संक्षिप्त रिमाइंडर ईमेल भेजता है।

इनवॉइस की स्थिति (Invoice Status)#

Status	Meaning
Draft	तैयार किया जा रहा है — पूरी तरह से संपादन योग्य
Finalized	लॉक और क्रमांकित; भुगतान की प्रतीक्षा में
Partial	आंशिक भुगतान हुआ; शेष राशि बाकी है
Paid	पूर्ण भुगतान हो चुका है
Void / Written off	रद्द — Void विकल्प केवल तभी उपलब्ध होता है जब तक कोई भुगतान रिकॉर्ड न किया गया हो

इनवॉइस को फ़ाइनलाइज़ और अमान्य (void) करने का अधिकार केवल स्वामियों (owners) और व्यवस्थापकों (admins) तक सीमित है।

नोट

यह मार्गदर्शिका आपके क्लाइंट्स को बिल भेजने के बारे में है। अपने Lawzana Flow सब्सक्रिप्शन और सीटों को प्रबंधित करने के लिए, Billing & Plans देखें।