क्लाइंट खाते

एक क्लाइंट खाते में वह सब कुछ होता है जो आपकी फर्म को किसी क्लाइंट को बिल करने के लिए आवश्यक होता है: चालान किसे संबोधित किए जाते हैं, बिलिंग ईमेल, पता, टैक्स आईडी, भुगतान की शर्तें, और आवश्यकता पड़ने पर, क्लाइंट की अपनी मुद्रा और दरें। Flow में ये क्लाइंट के बिलिंग विवरण (Billing details) होते हैं। ये क्लाइंट से संबंधित होते हैं, इसलिए उस क्लाइंट के लिए प्रत्येक मामला (matter) इनका उपयोग करता है। आप इन्हें एक ही स्थान पर संपादित करते हैं: क्लाइंट का संपर्क पृष्ठ।

किसी क्लाइंट की बिलिंग सेट अप करना#

किसी क्लाइंट को दो में से किसी एक तरीके से बिलिंग विवरण प्राप्त होते हैं:

• किसी मामले से। मामले का बिलिंग (Billing) टैब → बिलिंग विवरण (Billing details) खोलें और क्लाइंट बिलिंग सेट अप करें (Set up client billing) पर क्लिक करें। Flow क्लाइंट के संपर्क (या उस कंपनी जिससे वे जुड़े हैं) से नाम, ईमेल और पता भर देता है, फिर क्लाइंट का संपर्क पृष्ठ खोलता है ताकि आप उनकी समीक्षा कर सकें। यदि मामले में अभी तक कोई क्लाइंट संपर्क नहीं है, तो Flow उस संपर्क को लिंक करता है जिसके पास मामले का क्लाइंट ईमेल है, या एक नया संपर्क बनाता है, और उसे मामले के क्लाइंट के रूप में जोड़ता है।
• संपर्क पृष्ठ से। जो संपर्क किसी मामले में क्लाइंट है, वह बिलिंग सेट अप करें (Set up billing) बटन दिखाता है। संपर्क के ईमेल और पते से बिलिंग विवरण बनाने के लिए उस पर क्लिक करें।

जब तक किसी क्लाइंट के पास बिलिंग विवरण नहीं होते, तब तक चालान मामले के क्लाइंट के नाम और ईमेल पर संबोधित किए जाते हैं।

जिस मामले के क्लाइंट के पास पहले से ही बिलिंग विवरण हैं, वह स्वचालित रूप से उनका उपयोग करता है। यदि आप किसी मामले के क्लाइंट को किसी अन्य संपर्क से बदलते हैं, तो मामला नए क्लाइंट के बिलिंग विवरण पर स्विच हो जाता है, या नए क्लाइंट के पास विवरण होने तक किसी पर भी नहीं रहता।

संपर्क पृष्ठ पर बिलिंग विवरण#

क्लाइंट का संपर्क पृष्ठ खोलें। बिलिंग विवरण (Billing details) कार्ड में निम्नलिखित शामिल हैं:

• चालान पर नाम (Name on invoices) और ध्यानार्थ (For the attention of)
• बिलिंग ईमेल: चालान और भुगतान अनुस्मारक यहाँ भेजे जाते हैं। संपर्क के ईमेल का उपयोग करने के लिए इसे खाली छोड़ दें
• पता (Address), पिन कोड (Postcode), शहर (City) और देश (Country)
• क्लाइंट टैक्स आईडी (Client tax ID)
• भुगतान शर्तें (दिन) (Payment terms (days)): अपनी फर्म के डिफ़ॉल्ट का उपयोग करने के लिए इसे खाली छोड़ दें
• क्लाइंट मुद्रा (Client currency): वह मुद्रा जिसमें क्लाइंट के मामलों की बिलिंग होती है, जब तक कि कोई मामला अपनी स्वयं की मुद्रा निर्धारित न करे

बिलिंग विवरण सहेजें (Save billing details) पर क्लिक करें। यह परिवर्तन क्लाइंट के सभी मामलों पर लागू होता है। स्वामी (Owners), व्यवस्थापक (admins) और सदस्य (members) इस कार्ड को संपादित कर सकते हैं। दर्शक (Viewers) इसे केवल पढ़ने के लिए (read-only) देखते हैं, और ऐसा ही कोई भी व्यक्ति जिसे एथिकल वॉल (ethical wall) क्लाइंट के किसी एक मामले से दूर रखती है, वह भी इसे केवल पढ़ने के लिए देखता है, क्योंकि यह परिवर्तन उस मामले के चालानों तक पहुँचेगा।

किसी मामले पर बिलिंग विवरण#

मामले का बिलिंग (Billing) टैब → बिलिंग विवरण (Billing details) क्लाइंट के बिलिंग विवरण को केवल पढ़ने के लिए (read-only) दिखाता है। उन्हें बदलने के लिए क्लाइंट पृष्ठ पर संपादित करें (Edit on client page) पर क्लिक करें (दर्शकों को क्लाइंट पृष्ठ पर देखें (View on client page) दिखाई देता है)।

एक चीज़ जो मामला अपने लिए स्वयं निर्धारित करता है वह है इसकी मुद्रा (Currency)। एक मुद्रा चुनें और मुद्रा सहेजें (Save currency) पर क्लिक करें। स्वामी (Owners), व्यवस्थापक (admins) और सदस्य (members) जो मामले को संपादित कर सकते हैं, इसे बदल सकते हैं।

किसी मामले की मुद्रा कैसे चुनी जाती है#

प्रत्येक मामले की बिलिंग एक ही मुद्रा में होती है। Flow इनमें से जो भी पहले सेट हो, उसका उपयोग करता है:

1. मामले पर उसके बिलिंग विवरण (Billing details) में निर्धारित मुद्रा
2. क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ पर बिलिंग विवरण (Billing details) कार्ड से क्लाइंट मुद्रा (Client currency)
3. आपकी फर्म की मुद्रा, सेटिंग्स → इनवॉयसिंग और दरें (Settings → Invoicing & rates) से (या, यदि वहाँ कोई सेट नहीं है, तो सेटिंग्स → सगाई पत्र (Settings → Engagement Letters) में बिलिंग डिफ़ॉल्ट)
4. आपकी फर्म के देश की मुद्रा, और अंतिम उपाय के रूप में केवल अमेरिकी डॉलर

मुद्रा के अंतर्गत, मामले का बिलिंग विवरण आपको बताता है कि वर्तमान मुद्रा कहाँ से आती है: इस मामले के लिए चुनी गई।, क्लाइंट की मुद्रा। या आपकी फर्म की मुद्रा। नया समय (time) और खर्च (expenses) दर्ज किए जाने पर वे मामले की मुद्रा ले लेते हैं और उसे बनाए रखते हैं।

किसी मामले की मुद्रा केवल तभी बदली जा सकती है जब कुछ भी पीछे न छूटे। जब तक मामले में किसी अन्य मुद्रा में बिना बिल किया हुआ, निर्धारित दर वाला समय या खर्च, या कोई ड्राफ्ट चालान मौजूद है, Flow परिवर्तन को अस्वीकार कर देता है और कुछ भी सहेजा नहीं जाता है। पहले उस कार्य का बिल बनाएं या उसे हटा दें। बिना दर वाला समय किसी परिवर्तन को नहीं रोकता है, और जिस मुद्रा में कार्य पहले से है उस पर वापस स्विच करना हमेशा काम करता है। यही नियम हर उस मामले के लिए क्लाइंट मुद्रा (Client currency) पर भी लागू होता है जो इसका पालन करता है।

जब कोई मामला किसी क्लाइंट के बिलिंग विवरण का उपयोग करना शुरू करता है (या किसी नए क्लाइंट के विवरण पर स्विच करता है), और क्लाइंट की मुद्रा मामले के बिना बिल किए गए कार्य को पीछे छोड़ देती है, तो मामला अपनी वर्तमान मुद्रा को अपनी मुद्रा के रूप में बनाए रखता है।

बिलिंग दरें#

अधिकांश क्लाइंट आपकी फर्म की मुद्रा में आपकी फर्म की दरों पर बिल प्राप्त करते हैं, और आप इसे छोड़ सकते हैं। विशेष दरों पर बिल किए जाने वाले क्लाइंट के लिए, क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ पर बिलिंग दरें (Billing rates) कार्ड का उपयोग करें:

• क्लाइंट डिफ़ॉल्ट दर: इस क्लाइंट के लिए प्रति घंटा दर
• प्रति फ़ी अर्नर (fee earner) एक दर, जो उस व्यक्ति के लिए क्लाइंट डिफ़ॉल्ट को ओवरराइड करती है

दरें सहेजें (Save rates) पर क्लिक करें। फर्म की दर का उपयोग करने के लिए दर को खाली छोड़ दें। कार्ड तब दिखाई देता है जब क्लाइंट के पास बिलिंग विवरण हों।

यहाँ की दरें क्लाइंट की मुद्रा में होती हैं (बिलिंग विवरण में क्लाइंट मुद्रा, या यदि यह सेट नहीं है तो आपकी फर्म की मुद्रा) और केवल उसी मुद्रा में बिल किए जाने वाले मामलों पर समय की दर निर्धारित करती हैं। पाउंड में बिल किए जाने वाले क्लाइंट को पाउंड में दरों की आवश्यकता होती है: आपकी यूरो दरें लागू नहीं होती हैं, और उस क्लाइंट का समय तब तक दर आवश्यक है (Needs rate) दिखाता है जब तक कि उसके पास कोई दर न हो। कौन सी दर प्रभावी होगी, इसके लिए समय ट्रैकिंग देखें।

यदि आप क्लाइंट की दरें मौजूद होने के दौरान किसी क्लाइंट की क्लाइंट मुद्रा बदलते हैं, तो दरों को भी अपडेट करें: संख्याएँ वही रहती हैं लेकिन अब उन्हें नई मुद्रा में पढ़ा जाता है। दर की प्रतीक्षा कर रहे समय की कीमत तब तय होती है जब आप अगली बार दरें सहेजें पर क्लिक करते हैं, न कि तब जब मुद्रा बदलती है।

दर्शक (Viewers), और कोई भी व्यक्ति जिसे एथिकल वॉल क्लाइंट के किसी एक मामले से दूर रखती है, वे इस कार्ड को केवल पढ़ने के लिए देखते हैं।

क्लाइंट खाते खोजना#

• साइडबार में संपर्क (Contacts) पर जाएं और क्लाइंट खाते (Client Accounts) टैब खोलें। प्रत्येक खाता क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ को उसके बिलिंग विवरण पर खोलता है
• किसी मामले के अवलोकन (Overview) पर, क्लाइंट कार्ड क्लाइंट के संपर्क से लिंक करता है और, जब क्लाइंट के पास वे विवरण होते हैं, तो उसके बिलिंग विवरण से लिंक करता है
• किसी मामले का बिलिंग विवरण क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ से लिंक करता है

क्लाइंट का संपर्क पृष्ठ क्लाइंट के मामलों, उसके बिलिंग विवरण और उसकी दरों को दिखाता है।

पोर्टल एक्सेस#

पोर्टल एक्सेस प्रत्येक मामले के लिए अलग से, मामले के क्लाइंट के साथ साझा करें (Share with Client) बटन से सेट किया जाता है। यह क्लाइंट्स को साझा किए गए दस्तावेज़ देखने, माइलस्टोन ट्रैक करने और आपकी टीम को संदेश भेजने की अनुमति देता है। संपूर्ण विवरण के लिए क्लाइंट पोर्टल देखें।