क्लाइंट खाते (Client Accounts)

एक क्लाइंट खाते में वह सभी जानकारी होती है जो आपकी फर्म को किसी क्लाइंट को बिल भेजने के लिए चाहिए होती है: चालान (invoices) किसे संबोधित हैं, बिलिंग ईमेल, पता, टैक्स आईडी, भुगतान की शर्तें, और आवश्यकता पड़ने पर क्लाइंट की अपनी मुद्रा और दरें। Flow में इन्हें क्लाइंट का Billing details कहा जाता है। चूंकि ये क्लाइंट से संबंधित होते हैं, इसलिए उस क्लाइंट का प्रत्येक मामला (matter) इनका उपयोग करता है। आप इन्हें एक ही स्थान पर संपादित करते हैं: क्लाइंट के संपर्क (contact) पृष्ठ पर।

क्लाइंट की बिलिंग सेट अप करना#

किसी क्लाइंट के लिए बिलिंग विवरण दो तरीकों में से किसी एक से प्राप्त होता है:

• किसी मामले (matter) से। मामले का Billing टैब खोलें → Billing details पर जाएं और Set up client billing पर क्लिक करें। Flow क्लाइंट के संपर्क (या उस कंपनी जिससे वे जुड़े हैं) से नाम, ईमेल और पता अपने आप भर देता है, फिर क्लाइंट का संपर्क पृष्ठ खोलता है ताकि आप उनकी जांच कर सकें। यदि मामले में अभी तक कोई क्लाइंट संपर्क नहीं है, तो Flow उस संपर्क को लिंक करता है जिसमें मामले का क्लाइंट ईमेल है, या एक नया संपर्क बनाता है, और उसे मामले के क्लाइंट के रूप में जोड़ता है।
• संपर्क पृष्ठ से। जो संपर्क किसी मामले में क्लाइंट है, वह Set up billing बटन दिखाता है। संपर्क के ईमेल और पते से बिलिंग विवरण बनाने के लिए उस पर क्लिक करें।

जब तक किसी क्लाइंट के पास बिलिंग विवरण नहीं होता, तब तक चालान मामले के क्लाइंट नाम और ईमेल पर संबोधित किए जाते हैं।

जिस मामले के क्लाइंट के पास पहले से ही बिलिंग विवरण है, वह उनका स्वचालित रूप से उपयोग करता है। यदि आप किसी मामले के क्लाइंट को किसी अन्य संपर्क से बदलते हैं, तो मामला नए क्लाइंट के बिलिंग विवरण पर स्विच हो जाता है, या जब तक नए क्लाइंट के पास विवरण न हो, तब तक किसी पर नहीं रहता।

संपर्क पृष्ठ पर बिलिंग विवरण#

क्लाइंट का संपर्क पृष्ठ खोलें। Billing details कार्ड में निम्नलिखित शामिल हैं:

• Name on invoices और For the attention of
• Billing email: चालान और भुगतान अनुस्मारक (payment reminders) यहां भेजे जाते हैं। संपर्क के ईमेल का उपयोग करने के लिए इसे खाली छोड़ दें
• Address, Postcode, City और Country
• Client tax ID
• Payment terms (days): अपनी फर्म के डिफ़ॉल्ट का उपयोग करने के लिए इसे खाली छोड़ दें
• Client currency: वह मुद्रा जिसमें क्लाइंट के मामलों की बिलिंग होती है, जब तक कि कोई मामला अपनी स्वयं की मुद्रा निर्धारित न करे

Save billing details पर क्लिक करें। यह परिवर्तन क्लाइंट के सभी मामलों पर लागू होता है। स्वामी (Owners), व्यवस्थापक (admins) और सदस्य (members) इस कार्ड को संपादित कर सकते हैं। दर्शक (Viewers) इसे केवल पढ़ने योग्य (read-only) के रूप में देखते हैं, और ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसे एथिकल वॉल (ethical wall) क्लाइंट के मामलों में से किसी एक से दूर रखती है, वह भी इसे केवल पढ़ने योग्य देखता है, क्योंकि यह परिवर्तन उस मामले के चालानों तक पहुंच जाएगा।

किसी मामले पर बिलिंग विवरण#

मामले का Billing टैब → Billing details क्लाइंट के बिलिंग विवरण को केवल पढ़ने योग्य (read-only) दिखाता है। उन्हें बदलने के लिए Edit on client page पर क्लिक करें (दर्शकों को View on client page दिखाई देता है)।

एक चीज़ जो मामला अपने लिए स्वयं निर्धारित करता है, वह है उसकी Currency। कोई एक चुनें और Save currency पर क्लिक करें। स्वामी, व्यवस्थापक और वे सदस्य जो मामले को संपादित कर सकते हैं, इसे बदल सकते हैं।

किसी मामले की मुद्रा कैसे चुनी जाती है#

प्रत्येक मामले की बिलिंग एक ही मुद्रा में होती है। Flow इनमें से सबसे पहले सेट की गई मुद्रा का उपयोग करता है:

1. मामले के Billing details में उसके लिए निर्धारित मुद्रा
2. क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ पर Billing details कार्ड से Client currency
3. आपकी फर्म की मुद्रा, Settings → Invoicing & rates से (या, यदि वहां कोई सेट नहीं है, तो Settings → Engagement Letters में बिलिंग डिफ़ॉल्ट)
4. आपकी फर्म के देश की मुद्रा, और अंतिम उपाय के रूप में केवल अमेरिकी डॉलर

Currency के अंतर्गत, मामले का Billing details आपको बताता है कि वर्तमान मुद्रा कहां से आ रही है: Chosen for this matter., The client's currency. या Your firm's currency. जब नया समय और व्यय (expenses) लॉग किए जाते हैं, तो वे मामले की मुद्रा ले लेते हैं और उसे बनाए रखते हैं।

किसी मामले की मुद्रा केवल तभी बदली जा सकती है जब कुछ भी पीछे न छूटे। जब तक मामले में किसी अन्य मुद्रा में बिना बिल वाला, मूल्य-निर्धारित समय या व्यय, अथवा कोई ड्राफ़्ट चालान मौजूद है, Flow परिवर्तन को अस्वीकार कर देता है और कुछ भी सहेजा नहीं जाता है। पहले उस कार्य का बिल बनाएं या उसे हटाएं। बिना दर (rate) वाला समय किसी बदलाव को नहीं रोकता है, और उस मुद्रा पर वापस स्विच करना जिसमें काम पहले से मौजूद है, हमेशा काम करता है। यही नियम प्रत्येक उस मामले के लिए Client currency पर भी लागू होता है जो इसका पालन करता है।

जब कोई मामला किसी क्लाइंट के बिलिंग विवरण का उपयोग करना शुरू करता है (या किसी नए क्लाइंट पर स्विच करता है), और क्लाइंट की मुद्रा मामले के बिना बिल वाले काम को पीछे छोड़ देगी, तो मामला अपनी वर्तमान मुद्रा को अपनी मुद्रा के रूप में बनाए रखता है।

बिलिंग दरें (Billing Rates)#

अधिकांश क्लाइंटों की बिलिंग आपकी फर्म की मुद्रा में आपकी फर्म की दरों पर होती है, और आप इसे छोड़ सकते हैं। विशेष दरों पर बिल किए जाने वाले क्लाइंट के लिए, क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ पर Billing rates कार्ड का उपयोग करें:

• Client default rate: इस क्लाइंट के लिए एक प्रति घंटा दर
• प्रत्येक फी अर्नर (fee earner) के लिए एक दर, जो उस व्यक्ति के लिए क्लाइंट डिफ़ॉल्ट को ओवरराइड करती है

Save rates पर क्लिक करें। फर्म की दर का उपयोग करने के लिए किसी दर को खाली छोड़ दें। यह कार्ड क्लाइंट के पास बिलिंग विवरण होने के बाद दिखाई देता है।

यहाँ दी गई दरें क्लाइंट की मुद्रा में होती हैं (Billing details में Client currency, या यदि यह सेट नहीं है तो आपकी फर्म की मुद्रा) और केवल उसी मुद्रा में बिल किए जाने वाले मामलों पर समय का मूल्य निर्धारित करती हैं। पाउंड में बिल किए जाने वाले क्लाइंट को पाउंड में दरों की आवश्यकता होती है: आपकी यूरो दरें लागू नहीं होती हैं, और उस क्लाइंट का समय तब तक Needs rate दिखाता है जब तक कि उसे कोई दर नहीं मिल जाती। कौन सी दर प्रभावी होगी, इसके लिए Time Tracking देखें।

यदि आप किसी क्लाइंट की Client currency को बदलते हैं जबकि उसकी क्लाइंट दरें मौजूद हैं, तो दरों को भी अपडेट करें: संख्याएं वही रहती हैं लेकिन अब उन्हें नई मुद्रा में पढ़ा जाता है। दर की प्रतीक्षा कर रहे समय का मूल्य निर्धारण तब होता है जब आप अगली बार Save rates पर क्लिक करते हैं, न कि मुद्रा बदलने पर।

दर्शक, और ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसे एथिकल वॉल क्लाइंट के मामलों में से किसी एक से दूर रखती है, इस कार्ड को केवल पढ़ने योग्य देखते हैं।

क्लाइंट खाते ढूंढना#

• साइडबार में Contacts पर जाएं और Client Accounts टैब खोलें। प्रत्येक खाता क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ को उसके बिलिंग विवरण पर खोलता है
• किसी मामले के Overview पर, क्लाइंट कार्ड क्लाइंट के संपर्क से लिंक होता है और, जब क्लाइंट के पास बिलिंग विवरण हों, तो उसके Billing details से लिंक होता है
• किसी मामले का Billing details क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ से लिंक होता है

क्लाइंट का संपर्क पृष्ठ क्लाइंट के मामलों, उसके बिलिंग विवरण और उसकी दरों को दिखाता है। ऐसा क्लाइंट जिसके सभी मामले किसी ऐसी एथिकल वॉल के पीछे हैं जो आपको बाहर रखती है, Client Accounts टैब में दिखाई नहीं देता है।

पोर्टल एक्सेस#

पोर्टल एक्सेस प्रत्येक मामले के आधार पर, मामले के Share with Client बटन से सेट किया जाता है। यह क्लाइंटों को साझा किए गए दस्तावेज़ देखने, मील के पत्थर (milestones) ट्रैक करने और आपकी टीम को संदेश भेजने की अनुमति देता है। संपूर्ण विवरण के लिए क्लाइंट पोर्टल देखें।