ड्राफ्टिंग (Drafting)

Lawzana Flow का ड्राफ्टिंग मॉड्यूल आपको AI सहायता के साथ कानूनी दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने और प्रबंधित करने की सुविधा देता है। दस्तावेज़ इन-बिल्ट AI सुविधाओं वाले एक रिच टेक्स्ट एडिटर में लिखे जाते हैं।

ड्राफ्ट बनाना#

Documents → Drafts & templates पर जाएं, New पर क्लिक करें, फिर New Document चुनें। किसी मैटर (मामले) से, मैटर के दस्तावेज़ टैब पर New Draft पर क्लिक करें: इस तरह से शुरू किए गए रिक्त (blank), टेम्प्लेट और AI-जनरेटेड ड्राफ्ट उस मैटर से लिंक हो जाते हैं। शुरुआत करने के आपके पास पाँच तरीके हैं:

1. रिक्त से प्रारंभ करें (Start Blank)#

दस्तावेज़ को एक शीर्षक और दस्तावेज़ का प्रकार दें, फिर एक खाली एडिटर में शुरू से लिखें।

2. टेम्प्लेट से (From Template)#

अपनी फर्म के टेम्प्लेट्स में से किसी एक को चुनें और उसकी सामग्री के साथ शुरुआत करें। यह विकल्प तब दिखाई देता है जब आपकी फर्म के पास कम से कम एक टेम्प्लेट हो। New → New Template के माध्यम से टेम्प्लेट बनाएं: Create Manually, AI Generation, या From the Starter Library (देखें AI Features)। किसी टेम्प्लेट में, क्लाइंट के अनुसार बदलने वाले विवरणों को कोष्ठक वाले प्लेसहोल्डर के रूप में लिखें, जैसे कि [Client Name], और प्रत्येक ड्राफ्ट में उन्हें बदलें।

इसके बजाय किसी मौजूदा ड्राफ्ट का पुन: उपयोग करने के लिए, Drafts टैब खोलें और ड्राफ्ट के मेनू से Duplicate चुनें। मूल ड्राफ्ट अपरिवर्तित रहता है।

3. Word फ़ाइल आयात करें (Import Word)#

एक Word फ़ाइल अपलोड करें (.docx, 10 MB तक)। यह एक संपादन योग्य ड्राफ्ट में परिवर्तित हो जाती है। पुरानी .doc फ़ाइलों को पहले .docx के रूप में सहेजें।

4. PDF आयात करें (Import PDF)#

एक PDF अपलोड करें (20 MB तक)। Flow इसके टेक्स्ट को निकालता है और AI इसे एक संपादन योग्य ड्राफ्ट के रूप में व्यवस्थित करता है। टेक्स्ट-आधारित PDF सबसे अच्छा काम करते हैं। स्कैन किए गए दस्तावेज़ ठीक से एक्सट्रैक्ट नहीं हो सकते हैं। एक PDF में लगभग 400,000 वर्णों (characters) तक का टेक्स्ट हो सकता है।

उपयोग किए गए AI क्रेडिट: प्रति 40,000 टेक्स्ट वर्णों पर 1 क्रेडिट

5. AI निर्माण (AI Generation)#

AI को एक संपूर्ण पहला ड्राफ्ट बनाने दें:

1. AI Generation पर क्लिक करें
2. शीर्षक, दस्तावेज़ का प्रकार और प्रैक्टिस एरिया दर्ज करें
3. अपनी आवश्यकता का विवरण दें (उदा., "2 साल की अवधि के साथ सॉफ़्टवेयर विकास अनुबंध के लिए गैर-प्रकटीकरण समझौता (NDA)")
4. Generate Document पर क्लिक करें, फिर एडिटर में परिणाम की समीक्षा करें और संपादित करें

उपयोग किए गए AI क्रेडिट: 3 क्रेडिट

गाइडेड विज़ार्ड (Guided Wizards)#

जब आप किसी मैटर से ड्राफ्ट शुरू करते हैं, तो New Document विंडो Guided Wizards भी दिखाती है, जिसमें Engagement Letter विज़ार्ड शामिल है (नीचे देखें)।

एडिटर#

ड्राफ्टिंग एडिटर परिचित फ़ॉर्मेटिंग टूल्स प्रदान करता है।

फ़ॉर्मेटिंग टूलबार#

इन्हीं ब्लॉक्स के लिए दस्तावेज़ में / टाइप करें, साथ ही Insert Clause और AI Assist भी।

हेडर में Reference Documents बटन लिंक किए गए मैटर की PDF फ़ाइलों को आपके ड्राफ्ट के बगल में खोलता है, ताकि आप लिखते समय उन्हें पढ़ सकें।

निर्यात (Export)#

Export मेनू निम्नलिखित विकल्प प्रदान करता है:

• Preview as client sees it: PDF ठीक वैसे ही दिखेगी जैसे आपके क्लाइंट को प्राप्त होती है
• Smart Copy (HTML + Text): कहीं और पेस्ट करने के लिए दस्तावेज़ को कॉपी करें
• Export as DOCX और Export as PDF: दस्तावेज़ डाउनलोड करें, लेटरहेड चालू होने पर उसके साथ
• Import edited version: Word में संपादित की गई .docx फ़ाइल को वापस लाएं (नीचे देखें)
• Save PDF to Matter: किसी मैटर से जुड़े ड्राफ्ट के लिए, मैटर के दस्तावेज़ों में एक PDF प्रति फ़ाइल करें

Word में संपादन करना#

ड्राफ्ट को DOCX के रूप में निर्यात करें, इसे Word में संपादित करें, फिर Export → Import edited version चुनें और संपादित .docx फ़ाइल का चयन करें। इसका टेक्स्ट ड्राफ्ट के टेक्स्ट को बदल देता है। Flow पहले पिछले टेक्स्ट को Version History में सहेजता है, ताकि आप इसे पुनर्स्थापित कर सकें। आयात करने से पहले किसी भी लंबित AI परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार करें।

पेज लेआउट#

• संपादन करते समय एडिटर आपके दस्तावेज़ को पेजों के रूप में प्रदर्शित करता है, लेटरहेड चालू होने पर उसके साथ
• आपके द्वारा डाले गए पेज ब्रेक दस्तावेज़ में दिखाई देते हैं

फर्म लेटरहेड#

अपना लोगो और फर्म का विवरण एक बार जोड़ें। Flow उन्हें आपके द्वारा निर्यात किए जाने वाले, भेजे जाने वाले या हस्ताक्षर के लिए भेजे जाने वाले प्रत्येक ड्राफ्ट पर रखता है: एडिटर पेज, PDF और Word फ़ाइलें।

1. Settings → Firm Details पर जाएं, अनुभाग Firm letterhead (या एडिटर के ... मेनू में Letterhead settings चुनें)
2. Firm logo अपलोड करें (PNG या JPEG, 1 MB तक) और Logo placement चुनें: Left या Center
3. Paper size चुनें: A4 या US Letter
4. वैकल्पिक रूप से Phone, Email, Website और Footer जोड़ें (100 वर्णों की दो पंक्तियों तक)
5. Use letterhead by default चालू करें और Save letterhead पर क्लिक करें

लेटरहेड Essentials और Advanced प्लान का हिस्सा है। स्वामी (Owners) और व्यवस्थापक (admins) इसे संपादित कर सकते हैं।

AI संपादन सुविधाएं#

घोस्ट टेक्स्ट (स्वतः पूर्ण)#

जब आप कोई ड्राफ्ट खोलते हैं तो घोस्ट टेक्स्ट बंद रहता है। AI सुझावों को चालू करने के लिए टूलबार में स्पार्कल बटन पर क्लिक करें। जैसे ही आप टाइप करते हैं, AI ग्रे टेक्स्ट में सुझाव देता है:

• सुझाव स्वीकार करने के लिए Tab दबाएं
• इसे खारिज करने के लिए Escape दबाएं
• इसे अनदेखा करने और बदलने के लिए टाइप करते रहें

सुझाव आपके कर्सर के आस-पास के टेक्स्ट का उपयोग करते हैं।

उपयोग किए गए AI क्रेडिट: प्रति सुझाव 0.1 क्रेडिट

AI असिस्टेंट#

AI Assistant पैनल एडिटर के बगल में स्थित होता है; हेडर में AI Assistant बटन इसे दिखाता या छुपाता है। इसके Assistant टैब के तीन भाग हैं: Chat, Prompts और Clauses। Chat में, Mode स्विच की दो सेटिंग्स हैं:

• Agent (डिफ़ॉल्ट): AI दस्तावेज़ को सीधे संपादित करता है। इसे दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करने, संपादित करने या सुधारने के लिए कहें (उदा., "Make the liability section more favorable to the service provider")
• Chat: AI दस्तावेज़ को संपादित किए बिना उसके बारे में प्रश्नों के उत्तर देता है

किसी एक अंश को बदलने के लिए, पहले दस्तावेज़ में टेक्स्ट का चयन करें। Agent मोड में, पैनल Text selected दिखाता है, और आपका अनुरोध उस टेक्स्ट पर लागू होता है (उदा., "Rewrite this to be clearer")। प्रत्येक Agent मोड संपादन से पहले, Flow ड्राफ्ट का एक संस्करण सहेजता है।

उपयोग किए गए AI क्रेडिट: प्रति Agent मोड संदेश 3 क्रेडिट, प्रति Chat मोड संदेश 2 क्रेडिट

ट्रैक किए गए AI संपादन#

AI द्वारा किए गए परिवर्तन ट्रैक किए गए परिवर्तनों के रूप में दिखाई देते हैं:

• हरा: जोड़ा गया टेक्स्ट
• लाल, कटा हुआ: हटाया गया टेक्स्ट

टूलबार दिखाता है कि कितने AI परिवर्तन लंबित हैं। उनके बीच नेविगेट करने के लिए तीरों का उपयोग करें, और किसी परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए उस पर होवर करें। आप Accept all AI changes, Reject all AI changes भी कर सकते हैं, या केवल अंतिम AI बैच को पूर्ववत कर सकते हैं।

समीक्षा (Review)#

पैनल का Review टैब ड्राफ्ट पर एक प्लेबुक चलाता है और प्रत्येक नियम का मूल्यांकन करता है (देखें AI Features)।

उपयोग किए गए AI क्रेडिट: प्रति समीक्षा 3 क्रेडिट

क्लॉज लाइब्रेरी#

ड्राफ्टिंग करते समय अपनी फर्म के पुन: प्रयोज्य क्लॉज (शर्तों) तक पहुंचें:

1. AI Assistant पैनल में, Clauses खोलें
2. क्लॉज श्रेणी के अनुसार समूहीकृत हैं:
   • General
   • Real Estate
   • Intellectual Property
   • Employment
   • Corporate
   • Litigation
   • Privacy
   • Commercial
   • Finance
   • Other
3. कीवर्ड द्वारा क्लॉज सर्च करें
4. Insert at Cursor पर क्लिक करें, या किसी क्लॉज को दस्तावेज़ में ड्रैग करें

एंगेजमेंट लेटर विज़ार्ड#

एंगेजमेंट लेटर बनाने के लिए 4 चरणों वाला एक गाइडेड विज़ार्ड। जब आप किसी मैटर से ड्राफ्ट शुरू करते हैं तो इसे Guided Wizards से खोलें, या किसी लीड पर Generate Engagement Letter के माध्यम से खोलें। क्लाइंट, मैटर और सेवाओं का दायरा मैटर या लीड से स्वतः भर जाता है।

चरण 1: टेम्प्लेट#

अपने एंगेजमेंट लेटर टेम्प्लेट्स में से एक चुनें, या Generate from scratch (AI-powered) चुनें।

चरण 2: बिलिंग#

कॉन्फ़िगर करें कि क्लाइंट को बिल कैसे भेजा जाएगा:

चरण 3: प्रकटीकरण (Disclosures)#

वैकल्पिक अनुभाग जोड़ें, प्रत्येक में संपादन योग्य टेक्स्ट के साथ:

• AI Technology Disclosure: आपकी फर्म AI टूल्स का उपयोग कैसे करती है
• Data Security Disclosure: आपकी फर्म की डेटा सुरक्षा प्रक्रियाएं
• Conflict of Interest Disclosure: आपकी हितों के टकराव की जांच और प्रक्रियाएं

डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट और कौन से प्रकटीकरण डिफ़ॉल्ट रूप से शामिल किए जाएं, इसे Settings → Engagement Letters में सेट करें।

चरण 4: जनरेट करें#

• Governing Law क्षेत्राधिकार दर्ज करें
• एंगेजमेंट लेटर बनाने के लिए Generate Draft पर क्लिक करें
• दस्तावेज़ समीक्षा और संपादन के लिए एडिटर में खुलता है
• तैयार होने पर, इसे हस्ताक्षर के लिए भेजें (नीचे E-Signature देखें)

अपने क्लाइंट को ड्राफ्ट भेजना#

ड्राफ्ट का PDF अपने क्लाइंट को ईमेल करने के लिए एडिटर हेडर में Send → Send to client पर क्लिक करें। PDF लिंक किए गए लीड या मैटर की फ़ाइलों में चली जाती है और क्लाइंट पोर्टल में साझा की जाती है, और आपके क्लाइंट को लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होता है।

1. Client email जांचें, जो लीड या मैटर से स्वतः भरी होती है
2. एक वैकल्पिक Message जोड़ें
3. Send पर क्लिक करें

ड्राफ्ट किसी लीड या मैटर से लिंक होना चाहिए। यदि यह नहीं है, तो डायलॉग में Link to matter पर क्लिक करें। स्वामी, व्यवस्थापक और मैटर या लीड के जिम्मेदार वकील इसे भेज सकते हैं।

ई-हस्ताक्षर (E-Signature)#

Flow को छोड़े बिना, ऑडिट ट्रेल के साथ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए कोई भी ड्राफ्ट भेजें। हस्ताक्षरकर्ता ऑनलाइन PDF पढ़ते हैं और हस्ताक्षर करते हैं, और सभी को सभी पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित एक प्रति प्राप्त होती है।

हस्ताक्षर फ़ील्ड लगाना#

प्रत्येक व्यक्ति जहां हस्ताक्षर करता है वहां फ़ील्ड लगाएं, ताकि वे यथास्थान हस्ताक्षर कर सकें:

1. टूलबार में Signature fields पर क्लिक करें
2. Add signer पर क्लिक करें और Client, Firm या Other party चुनें
3. कर्सर वहां रखें जहां हस्ताक्षरकर्ता हस्ताक्षर करता है, फिर Signature, Name, Date signed, या Signature block (अलग-अलग पंक्तियों पर तीनों) पर क्लिक करें

यह बदलने के लिए कि कौन हस्ताक्षर करता है या यह क्या मांगता है, अथवा इसे हटाने के लिए दस्तावेज़ में किसी फ़ील्ड पर क्लिक करें। फ़ील्ड किसी तालिका की हेडर पंक्ति में नहीं जा सकते।

यदि आपके दस्तावेज़ में पहले से ही "Signature: ____" जैसी सामान्य पंक्तियाँ हैं, तो पैनल में Find signature lines और फिर Turn into fields पर क्लिक करें। Flow पहले पिछले टेक्स्ट को Version History में सहेजता है।

दस्तावेज़ में बिना किसी फ़ील्ड वाला हस्ताक्षरकर्ता अंत में जोड़े गए एक पेज पर हस्ताक्षर करता है। Engagement Letter विज़ार्ड प्रत्येक पत्र को क्लाइंट और फर्म के हस्ताक्षर फ़ील्ड के साथ समाप्त करता है। AI Generation उन्हें उन दस्तावेज़ों में जोड़ता है जिन पर पक्ष हस्ताक्षर करते हैं, जैसे कि अनुबंध।

हस्ताक्षर के लिए भेजना#

1. Send → Send for e-signature in Flow पर क्लिक करें
2. एक वैकल्पिक Message जोड़ें
3. Signing language चुनें (English, Español, Français, Türkçe या ไทย)। यह ईमेल और सहमति टेक्स्ट सेट करता है, दस्तावेज़ के शब्द नहीं
4. Signers के अंतर्गत, प्रत्येक हस्ताक्षरकर्ता की Role सेट करें (Client, Firm member या Other party)। लीड, मैटर या अपने संपर्कों में से किसी को चुनने के लिए Choose a contact का उपयोग करें, या Full name और Email टाइप करें। Firm member के लिए, किसी सहकर्मी को चुनें। अधिक जोड़ने के लिए Add signer पर क्लिक करें (20 तक)
5. जब दस्तावेज़ में फ़ील्ड हों, तो चुनें कि प्रत्येक हस्ताक्षरकर्ता कौन से Fields भरता है
6. Signing order चुनें: Any order या In this order
7. वैकल्पिक रूप से Also ask external signers for a code sent by email, और Send one reminder after 7 days if unsigned पर टिक करें
8. Send for e-signature in Flow पर क्लिक करें

प्रत्येक हस्ताक्षरकर्ता को केवल इसी दस्तावेज़ के लिए एक अलग लिंक प्राप्त होता है। अपनी बारी आने पर फर्म के सदस्य एडिटर से Review and sign के साथ हस्ताक्षर करते हैं।

ई-हस्ताक्षर के लिए भेजना Essentials और Advanced प्लान का हिस्सा है। फर्म में केवल देखने वालों (viewers) को छोड़कर कोई भी ऐसा ड्राफ्ट भेज सकता है जो किसी लीड या मैटर से लिंक नहीं है। लिंक किए गए ड्राफ्ट के लिए, स्वामी, व्यवस्थापक और जिम्मेदार वकील इसे भेज सकते हैं।

हस्ताक्षरों को ट्रैक करना#

जब हस्ताक्षर लंबित होते हैं, तो दस्तावेज़ के ऊपर एक बार Awaiting signatures और कितने लोगों ने हस्ताक्षर किए हैं दिखाता है (उदाहरण के लिए, 1 of 2 signed)। दस्तावेज़ लॉक रहता है। इसे बदलने के लिए, Edit and cancel request पर क्लिक करें: हस्ताक्षर लिंक काम करना बंद कर देते हैं, और आप संपादन के बाद एक नया संस्करण भेजते हैं।

जब सभी ने हस्ताक्षर कर दिए हों, तो बार Fully signed दिखाता है:

• हस्ताक्षरित प्रति के लिए Download signed PDF पर क्लिक करें। किसी लीड या मैटर से जुड़े ड्राफ्ट के लिए, इसे उसके दस्तावेज़ों में भी फ़ाइल किया जाता है
• ड्राफ्ट की स्थिति बदलकर Final हो जाती है
• किसी लीड पर एंगेजमेंट लेटर के लिए, Convert to matter पर क्लिक करें

कागज़ पर हस्ताक्षरित#

प्रत्येक प्लान पर, आप किसी लीड या मैटर से जुड़े ड्राफ्ट को PDF के रूप में निर्यात कर सकते हैं, उस पर कागज़ पर हस्ताक्षर करवा सकते हैं, और हस्ताक्षरित PDF को फ़ाइल करने के लिए Send → Upload signed copy चुन सकते हैं।

ड्राफ्ट की स्थिति (Draft Status)#

एडिटर के शीर्ष पर स्थित स्थिति मेनू से ड्राफ्ट की स्थिति सेट करें:

सभी हस्ताक्षर एकत्र हो जाने पर कोई ड्राफ्ट स्वतः ही Final बन जाता है।

संस्करण इतिहास (Version History)#

एडिटर हेडर से Version History खोलें। आप:

• किसी वैकल्पिक नोट के साथ, किसी भी समय एक संस्करण सहेज सकते हैं
• पिछले संस्करणों का पूर्वावलोकन कर सकते हैं और उनमें नोट जोड़ सकते हैं
• यदि आवश्यक हो तो पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकते हैं

Flow प्रत्येक Agent मोड संपादन से पहले, Word से संपादित संस्करण आयात करने से पहले, और हस्ताक्षर पंक्तियों को फ़ील्ड में बदलने से पहले भी स्वचालित रूप से एक संस्करण सहेजता है।