Documenten opstellen

Met de opstelmodule van Lawzana Flow kunt u juridische documenten opstellen, bewerken en beheren met behulp van AI. Documenten worden geschreven in een rijke teksteditor met ingebouwde AI-functionaliteiten.

Een concept aanmaken#

Ga naar Documenten → Concepten & sjablonen, klik op Nieuw en vervolgens op Nieuw document. Klik vanuit een dossier op het tabblad documenten op Nieuw concept: blanco concepten, sjablonen en door AI gegenereerde concepten die op deze manier worden gestart, worden direct aan dat dossier gekoppeld. U kunt op vijf manieren beginnen:

1. Blanco beginnen#

Geef het document een titel en een documenttype en schrijf vervolgens direct in een lege editor.

2. Vanuit een sjabloon#

Kies een van de sjablonen van uw kantoor en begin met de inhoud daarvan. Deze optie verschijnt zodra uw kantoor minimaal één sjabloon heeft. Maak sjablonen aan via Nieuw → Nieuw sjabloon: schrijf er zelf een, genereer er een met AI of voeg er een toe vanuit de Starter Library (zie AI-functionaliteiten).

Wilt u in plaats daarvan een bestaand concept hergebruiken, open dan het tabblad Concepten en kies Dupliceren in het menu van het concept. Het origineel blijft ongewijzigd.

3. Word importeren#

Upload een Word-bestand (.docx, tot 10 MB). Dit wordt omgezet in een bewerkbaar concept. Sla oudere .doc-bestanden eerst op als .docx.

4. PDF importeren#

Upload een PDF (tot 20 MB). Flow extraheert de tekst naar een bewerkbaar concept. Tekstgebaseerde PDF's werken het best; bij gescande documenten verloopt de tekstextractie mogelijk niet optimaal.

5. AI-generatie#

Laat AI een complete eerste versie opstellen:

1. Klik op AI-generatie
2. Voer een titel, documenttype en rechtsgebied in
3. Omschrijf wat u nodig heeft (bijv. "Geheimhoudingsovereenkomst voor een softwareontwikkelingsovereenkomst met een looptijd van 2 jaar")
4. Klik op Document genereren en controleer en bewerk het resultaat vervolgens in de editor

Gebruikte AI-tegoedpunten: 3 tegoedpunten

Begeleide wizards#

Wanneer u vanuit een dossier een concept start, toont het venster Nieuw document ook Begeleide wizards, met onder meer de wizard Opdrachtbevestiging (zie hieronder).

De editor#

De editor biedt vertrouwde opmaakhulpmiddelen.

Opmaakwerkbalk#

Gebruik Exporteren om het document te kopiëren of download het als DOCX of PDF. Concepten die aan een dossier zijn gekoppeld, kunnen ook als PDF in het dossier worden opgeslagen.

Pagina-indeling#

• De editor geeft uw document tijdens het bewerken direct weer in paginaformaat
• Pagina-einden die u invoegt, zijn zichtbaar in het document

AI-bewerkingsfuncties#

Ghost text (automatisch aanvullen)#

Ghost text staat uit wanneer u een concept opent. Klik op de knop met de schittering in de werkbalk om AI-suggesties in te schakelen. Terwijl u typt, stelt de AI aanvullingen voor in grijze tekst:

• Druk op Tab om de suggestie te accepteren
• Druk op Escape om de suggestie te weigeren
• Typ door om de suggestie te negeren en te overschrijven

Suggesties zijn gebaseerd op de tekst rondom uw cursor.

AI-assistent#

Het paneel AI-assistent bevindt zich naast de editor; met de knop AI-assistent in de koptekst kunt u dit tonen of verbergen. Het tabblad Assistent bestaat uit drie onderdelen: Chat, Prompts en Clausules. In Chat heeft de schakelaar Modus twee standen:

• Agent (standaard) — De AI bewerkt het document rechtstreeks. Vraag de AI om het document op te stellen, te bewerken of te verbeteren (bijv. "Maak de aansprakelijkheidsparagraaf gunstiger voor de dienstverlener")
• Chat — De AI beantwoordt vragen over het document zonder wijzigingen aan te brengen

Wilt u één specifieke passage aanpassen, selecteer dan eerst de tekst in het document. In de Agent-modus toont het paneel Tekst geselecteerd, en uw verzoek wordt op die selectie toegepast (bijv. "Herschrijf dit zodat het duidelijker is"). Voorafgaand aan elke bewerking in de Agent-modus slaat Flow automatisch een versie van het concept op.

Gebruikte AI-tegoedpunten: 3 tegoedpunten per bericht in Agent-modus, 2 per bericht in Chat-modus

Bijgehouden AI-wijzigingen#

Wijzigingen van de AI worden weergegeven als bijgehouden wijzigingen:

• Groen — Toegevoegde tekst
• Rood, doorgestreept — Verwijderde tekst

De werkbalk toont hoeveel AI-wijzigingen er openstaan. Gebruik de pijlen om ertussen te navigeren en beweeg met de muis over een wijziging om deze te accepteren of te weigeren. U kunt ook kiezen voor Alle AI-wijzigingen accepteren, Alle AI-wijzigingen weigeren, of alleen de laatste AI-reeks ongedaan maken.

Beoordeling#

Het tabblad Beoordeling van het paneel voert een playbook uit op het concept en beoordeelt elke regel (zie AI-functionaliteiten).

Gebruikte AI-tegoedpunten: 3 tegoedpunten per beoordeling

Clausulebibliotheek#

Krijg tijdens het opstellen direct toegang tot de herbruikbare clausules van uw kantoor:

1. Open in het paneel van de AI-assistent het onderdeel Clausules
2. Clausules zijn onderverdeeld per categorie:
   • Algemeen
   • Vastgoed
   • Intellectueel eigendom
   • Arbeidsrecht
   • Ondernemingsrecht
   • Procesrecht
   • Privacy
   • Commercieel
   • Financieel
   • Overig
3. Zoek clausules op trefwoord
4. Klik op Invoegen bij cursor, of sleep een clausule direct in het document

Wizard Opdrachtbevestiging#

Een begeleide wizard in 4 stappen voor het opstellen van opdrachtbevestigingen. Open deze via Begeleide wizards wanneer u een concept start vanuit een dossier, of via Opdrachtbevestiging genereren bij een lead. De gegevens van de cliënt, het dossier en de omschrijving van de werkzaamheden worden automatisch overgenomen uit het dossier of de lead.

Stap 1: Sjabloon#

Kies een van uw sjablonen voor opdrachtbevestigingen, of kies Geheel nieuw genereren (AI-gestuurd).

Stap 2: Facturatie#

Stel in hoe de werkzaamheden aan de cliënt worden gefactureerd:

Stap 3: Disclaimers en verklaringen#

Voeg optionele onderdelen toe, elk met bewerkbare tekst:

• AI-technologieverklaring — Hoe uw kantoor gebruikmaakt van AI-hulpmiddelen
• Gegevensbeveiligingsverklaring — De beveiligingsmaatregelen van uw kantoor
• Belangenverstrengelingsverklaring — Uw conflictcheck en bijbehorende procedures

Stel de standaardtekst en de standaard geselecteerde verklaringen in via Instellingen → Opdrachtbevestigingen.

Stap 4: Genereren#

• Voer het toepasselijke rechtsgebied in bij Toepasselijk recht
• Klik op Concept genereren om de opdrachtbevestiging aan te maken
• Het document opent in de editor voor controle en verdere bewerking

Status van het concept#

Stel de status van een concept in via het statusmenu boven aan de editor:

Versiegeschiedenis#

Open de Versiegeschiedenis via de koptekst van de editor. U kunt:

• Op elk gewenst moment een versie opslaan, optioneel voorzien van een toelichting
• Eerdere versies bekijken en er notities aan toevoegen
• Indien gewenst een eerdere versie terugzetten

Flow slaat bovendien vóór elke bewerking in de Agent-modus automatisch een versie op.