Penyusunan Dokumen

Modul penyusunan dokumen Lawzana Flow memungkinkan Anda membuat, mengedit, dan mengelola dokumen hukum dengan bantuan AI. Dokumen ditulis dalam editor teks kaya (rich text editor) dengan fitur AI bawaan.

Membuat Draf#

Buka Dokumen → Draf & templat, klik Baru, lalu Dokumen Baru. Dari suatu perkara (matter), klik Draf Baru pada tab dokumen perkara tersebut: draf kosong, templat, dan draf yang dibuat oleh AI yang dimulai melalui cara ini akan otomatis ditautkan ke perkara tersebut. Anda memiliki lima cara untuk memulai:

1. Mulai dari Dokumen Kosong#

Beri judul dan jenis dokumen, lalu tulis dari awal pada editor yang masih kosong.

2. Dari Templat#

Pilih salah satu templat firma Anda dan mulailah dengan kontennya. Opsi ini muncul setelah firma Anda memiliki setidaknya satu templat. Buat templat dengan Baru → Templat Baru: Buat Secara Manual, Pembuatan AI, atau Dari Perpustakaan Pemula (lihat Fitur AI). Di dalam templat, tulis detail yang berubah dari klien ke klien sebagai placeholder dalam tanda kurung siku, seperti [Nama Klien], dan ganti detail tersebut pada setiap draf.

Untuk menggunakan kembali draf yang sudah ada, buka tab Draf dan pilih Duplikatkan dari menu draf. Draf asli akan tetap tidak berubah.

3. Impor Word#

Unggah file Word (.docx, hingga 10 MB). File tersebut akan dikonversi menjadi draf yang dapat diedit. Simpan file .doc yang lebih lama sebagai .docx terlebih dahulu.

4. Impor PDF#

Unggah file PDF (hingga 20 MB). Flow akan mengekstrak teksnya dan AI akan menata tata letaknya sebagai draf yang dapat diedit. PDF berbasis teks memberikan hasil terbaik. Dokumen yang dipindai (scanned) mungkin tidak dapat diekstrak dengan sempurna. Sebuah PDF dapat memuat hingga sekitar 400.000 karakter teks.

Kredit AI yang digunakan: 1 kredit per 40.000 karakter teks

5. Pembuatan AI#

Biarkan AI membuat draf pertama yang lengkap:

1. Klik Pembuatan AI
2. Masukkan judul, jenis dokumen, dan bidang praktik hukum
3. Jelaskan kebutuhan Anda (misalnya, "Perjanjian kerahasiaan untuk proyek pengembangan perangkat lunak dengan jangka waktu 2 tahun")
4. Klik Hasilkan Dokumen, lalu tinjau dan edit hasilnya di editor

Kredit AI yang digunakan: 3 kredit

Wizard Terpandu#

Saat Anda memulai draf dari suatu perkara, jendela Dokumen Baru juga menampilkan Wizard Terpandu, yang memuat wizard Surat Perikatan (lihat di bawah).

Editor#

Editor penyusunan dokumen menyediakan alat pemformatan yang sudah lazim digunakan.

Bilah Alat Pemformatan#

Ketik / di dalam dokumen untuk memunculkan blok yang sama, ditambah opsi Sisipkan Klausul dan Bantuan AI.

Tombol Dokumen Referensi di bagian tajuk (header) akan membuka PDF dari perkara tertaut di samping draf Anda, sehingga Anda dapat membacanya sembari menulis.

Ekspor#

Menu Ekspor menawarkan:

• Pratinjau tampilan klien: PDF persis seperti yang akan diterima oleh klien Anda
• Salin Pintar (HTML + Teks): salin dokumen untuk ditempelkan di tempat lain
• Ekspor sebagai DOCX dan Ekspor sebagai PDF: unduh dokumen, lengkap dengan kop surat Anda jika fitur tersebut aktif
• Impor versi yang diedit: masukkan kembali file .docx yang telah Anda edit di Word (lihat di bawah)
• Simpan PDF ke Perkara: untuk draf yang tertaut ke suatu perkara, simpan salinan PDF ke dalam berkas dokumen perkara tersebut

Mengedit di Word#

Ekspor draf sebagai DOCX, edit di Word, lalu pilih Ekspor → Impor versi yang diedit dan pilih file .docx yang telah diedit. Teksnya akan menggantikan teks draf yang ada. Flow akan menyimpan teks sebelumnya di Riwayat Versi terlebih dahulu, sehingga Anda dapat memulihkannya kapan saja. Setujui atau tolak perubahan AI yang masih tertunda sebelum melakukan impor.

Tata Letak Halaman#

• Editor menampilkan dokumen Anda dalam bentuk halaman-halaman saat Anda mengedit, lengkap dengan kop surat jika diaktifkan
• Jeda halaman yang Anda sisipkan akan terlihat langsung di dalam dokumen

Kop Surat Firma#

Tambahkan logo dan detail firma Anda sekali saja. Flow akan menerapkannya pada setiap draf yang Anda ekspor, kirim, atau kirim untuk ditandatangani: pada halaman editor, PDF, dan file Word.

1. Buka Pengaturan → Detail Firma, bagian Kop surat firma (atau pilih Pengaturan kop surat di menu ... pada editor)
2. Unggah Logo firma (PNG atau JPEG, hingga 1 MB) dan pilih Penempatan logo: Kiri atau Tengah
3. Pilih Ukuran kertas: A4 atau US Letter
4. Tambahkan informasi opsional berupa Telepon, Email, Situs Web, dan Catatan Kaki (hingga dua baris, masing-masing 100 karakter)
5. Aktifkan Gunakan kop surat secara default dan klik Simpan kop surat

Fitur kop surat merupakan bagian dari paket Essentials dan Advanced. Pemilik (owner) dan administrator dapat mengeditnya.

Fitur Pengeditan AI#

Ghost Text (Penyelesaian Otomatis)#

Fitur ghost text dalam kondisi nonaktif saat Anda membuka draf. Klik tombol kilau (sparkle) di bilah alat untuk mengaktifkan saran AI. Saat Anda mengetik, AI akan menyarankan kelanjutan teks dengan warna abu-abu:

• Tekan Tab untuk menerima saran
• Tekan Escape untuk mengabaikannya
• Lanjutkan mengetik untuk mengabaikan dan menimpanya

Saran dibuat berdasarkan teks di sekitar kursor Anda.

Kredit AI yang digunakan: 0,1 kredit per saran

Asisten AI#

Panel Asisten AI berada di samping editor; tombol Asisten AI di bagian tajuk berfungsi untuk menampilkan atau menyembunyikannya. Tab Asisten memiliki tiga bagian: Obrolan, Perintah, dan Klausul. Di dalam Obrolan, tombol pengalih Mode memiliki dua opsi pengaturan:

• Agen (default): AI akan langsung mengedit dokumen. Mintalah AI untuk menyusun, mengedit, atau menyempurnakan dokumen (misalnya, "Ubah bagian tanggung jawab agar lebih menguntungkan bagi penyedia layanan")
• Obrolan: AI akan menjawab pertanyaan seputar dokumen tanpa mengubah isinya

Untuk mengubah bagian tertentu saja, pilih teks di dalam dokumen terlebih dahulu. Dalam mode Agen, panel akan menampilkan status Teks dipilih, dan permintaan Anda hanya akan diterapkan pada teks tersebut (misalnya, "Tulis ulang bagian ini agar lebih jelas"). Sebelum setiap pengeditan mode Agen dilakukan, Flow akan menyimpan versi draf terlebih dahulu.

Kredit AI yang digunakan: 3 kredit per pesan mode Agen, 2 kredit per pesan mode Obrolan

Pelacakan Perubahan AI#

Perubahan dari AI akan ditampilkan sebagai revisi terlacak (tracked changes):

• Hijau: Teks yang ditambahkan
• Merah, dicoret: Teks yang dihapus

Bilah alat menampilkan berapa banyak perubahan AI yang masih tertunda. Gunakan tanda panah untuk berpindah antarperubahan, dan arahkan kursor ke perubahan tersebut untuk menyetujui atau menolaknya. Anda juga dapat memilih Setujui semua perubahan AI, Tolak semua perubahan AI, atau hanya membatalkan rangkaian perubahan AI yang terakhir.

Peninjauan#

Tab Tinjauan pada panel menjalankan panduan (playbook) terhadap draf dan menilai setiap aturannya (lihat Fitur AI).

Kredit AI yang digunakan: 3 kredit per peninjauan

Perpustakaan Klausul#

Akses klausul siap pakai milik firma Anda saat menyusun dokumen:

1. Pada panel Asisten AI, buka Klausul
2. Klausul dikelompokkan berdasarkan kategori:
   • Umum
   • Properti (Real Estate)
   • Kekayaan Intelektual
   • Ketenagakerjaan
   • Korporasi
   • Litigasi
   • Privasi
   • Komersial
   • Keuangan
   • Lainnya
3. Cari klausul berdasarkan kata kunci
4. Klik Sisipkan di Kursor, atau seret klausul langsung ke dalam dokumen

Wizard Surat Perikatan#

Wizard terpandu 4 langkah untuk membuat surat perikatan (engagement letter). Buka wizard ini dari menu Wizard Terpandu saat Anda memulai draf dari suatu perkara, atau melalui tombol Hasilkan Surat Perikatan pada prospek (lead). Informasi klien, perkara, dan ruang lingkup layanan akan terisi secara otomatis dari data perkara atau prospek terkait.

Langkah 1: Templat#

Pilih salah satu templat surat perikatan Anda, atau pilih Hasilkan dari awal (didukung AI).

Langkah 2: Penagihan#

Konfigurasikan bagaimana klien akan ditagih:

Langkah 3: Pengungkapan#

Tambahkan bagian opsional, masing-masing dengan teks yang dapat diedit:

• Pengungkapan Teknologi AI: Bagaimana firma Anda menggunakan alat AI
• Pengungkapan Keamanan Data: Praktik keamanan data di firma Anda
• Pengungkapan Benturan Kepentingan: Prosedur dan pemeriksaan benturan kepentingan Anda

Atur teks default, serta klausul pengungkapan mana saja yang disertakan secara default, di Pengaturan → Surat Perikatan.

Langkah 4: Hasilkan#

• Masukkan yurisdiksi Hukum yang Berlaku
• Klik Hasilkan Draf untuk membuat surat perikatan
• Dokumen akan terbuka di editor untuk ditinjau dan diedit
• Setelah siap, kirim dokumen untuk ditandatangani (lihat Tanda Tangan Elektronik di bawah)

Mengirim Draf ke Klien Anda#

Klik Kirim → Kirim ke klien pada tajuk editor untuk mengirimkan PDF draf ke email klien Anda. PDF tersebut akan masuk ke berkas dokumen prospek atau perkara terkait serta dibagikan di portal klien, dan klien Anda akan menerima email berisi tautan dokumen.

1. Periksa Email klien, yang terisi otomatis dari data prospek atau perkara
2. Tambahkan Pesan opsional
3. Klik Kirim

Draf harus ditautkan ke suatu prospek atau perkara. Jika belum, klik Tautkan ke perkara pada kotak dialog. Pemilik, administrator, serta advokat penanggung jawab perkara atau prospek memiliki wewenang untuk mengirimkan dokumen.

Tanda Tangan Elektronik#

Kirimkan draf apa pun untuk ditandatangani secara elektronik lengkap dengan jejak audit (audit trail), langsung dari Flow tanpa perlu berpindah aplikasi. Para penandatangan membaca dan menandatangani PDF secara online, dan semua pihak akan menerima salinan yang telah ditandatangani lengkap oleh seluruh pihak.

Menempatkan Kolom Tanda Tangan#

Tempatkan kolom di posisi masing-masing pihak harus menandatangani, sehingga mereka menandatangani tepat pada tempatnya:

1. Klik Kolom tanda tangan pada bilah alat
2. Klik Tambah penandatangan dan pilih Klien, Firma, atau Pihak lain
3. Letakkan kursor di posisi tempat penandatangan akan membubuhkan tanda tangan, lalu klik Tanda tangan, Nama, Tanggal penandatanganan, atau Blok tanda tangan (ketiganya dalam baris terpisah)

Klik suatu kolom di dalam dokumen untuk mengubah siapa yang harus menandatanganinya, data apa yang diminta, atau untuk menghapusnya. Kolom tidak dapat ditempatkan pada baris tajuk tabel.

Jika dokumen Anda sudah memiliki baris polos seperti "Tanda tangan: ____", klik Cari baris tanda tangan di panel dan pilih Ubah menjadi kolom. Flow akan menyimpan teks sebelumnya di Riwayat Versi terlebih dahulu.

Penandatangan yang tidak memiliki kolom khusus di dalam dokumen akan menandatangani pada halaman tambahan di bagian akhir. Wizard Surat Perikatan secara otomatis mengakhiri setiap surat dengan kolom tanda tangan untuk klien dan pihak firma. Fitur Pembuatan AI juga otomatis menyertakannya pada dokumen yang memerlukan tanda tangan para pihak, seperti perjanjian kontrak.

Mengirim untuk Ditandatangani#

1. Klik Kirim → Kirim untuk tanda tangan elektronik di Flow
2. Tambahkan Pesan opsional
3. Pilih Bahasa penandatanganan (English, Español, Français, Türkçe, atau ไทย). Opsi ini mengatur bahasa untuk email pengantar dan teks persetujuan, bukan isi naskah dokumen
4. Pada bagian Penandatangan, tetapkan Peran masing-masing penandatangan (Klien, Anggota firma, atau Pihak lain). Gunakan Pilih kontak untuk memilih pihak dari data prospek, perkara, atau kontak Anda, atau ketik langsung Nama lengkap dan Email. Untuk Anggota firma, pilih rekan kerja Anda. Klik Tambah penandatangan untuk menambahkan pihak lain (hingga 20 penandatangan)
5. Jika dokumen memiliki kolom tanda tangan, tentukan Kolom mana yang wajib diisi oleh masing-masing penandatangan
6. Pilih Urutan penandatanganan: Urutan bebas atau Sesuai urutan ini
7. Anda juga dapat mencentang opsi Minta juga kode verifikasi lewat email untuk penandatangan eksternal, dan Kirim satu kali pengingat setelah 7 hari jika belum ditandatangani
8. Klik Kirim untuk tanda tangan elektronik di Flow

Setiap penandatangan akan menerima tautan terpisah yang hanya berlaku khusus untuk dokumen ini. Anggota firma dapat menandatangani langsung dari editor melalui tombol Tinjau dan tanda tangani saat giliran mereka tiba.

Pengiriman dokumen untuk tanda tangan elektronik merupakan bagian dari paket Essentials dan Advanced. Siapa pun di firma kecuali yang berstatus peninjau (viewer) dapat mengirimkan draf yang tidak tertaut ke prospek atau perkara. Untuk draf yang tertaut, pemilik, administrator, dan advokat penanggung jawab memiliki wewenang untuk mengirimkannya.

Memantau Proses Penandatanganan#

Selama proses penandatanganan berlangsung, sebuah bilah di atas dokumen akan menampilkan status Menunggu tanda tangan beserta jumlah pihak yang telah menandatangani (misalnya, 1 dari 2 telah menandatangani). Dokumen akan terkunci. Untuk mengubahnya, klik Edit dan batalkan permintaan: tautan penandatanganan tidak akan berlaku lagi, dan Anda dapat mengirimkan versi baru setelah selesai mengedit.

Setelah semua pihak menandatangani, bilah status akan berubah menjadi Ditandatangani lengkap:

• Klik Unduh PDF bertanda tangan untuk memperoleh salinan yang telah ditandatangani lengkap. Untuk draf yang tertaut ke prospek atau perkara, salinan ini juga otomatis diarsipkan ke dalam dokumen perkara tersebut
• Status draf akan berubah menjadi Final
• Untuk surat perikatan pada prospek, klik Konversi menjadi perkara

Ditandatangani di Atas Kertas#

Pada semua paket langganan, Anda dapat mengekspor draf yang tertaut ke prospek atau perkara sebagai PDF, meminta penandatanganan langsung di atas kertas, lalu memilih Kirim → Unggah salinan bertanda tangan untuk mengarsipkan salinan PDF yang telah ditandatangani.

Status Draf#

Tetapkan status draf dari menu status di bagian atas editor:

Status draf akan berubah menjadi Final secara otomatis saat seluruh tanda tangan telah lengkap terkumpul.

Riwayat Versi#

Buka Riwayat Versi dari tajuk editor. Anda dapat:

• Menyimpan versi kapan saja, disertai catatan opsional
• Melihat pratinjau versi terdahulu dan menambahkan catatan pada versi tersebut
• Memulihkan versi terdahulu jika diperlukan

Flow juga akan menyimpan versi secara otomatis sebelum setiap pengeditan mode Agen dilakukan, sebelum Anda mengimpor versi yang diedit dari Word, dan sebelum sistem mengubah baris tanda tangan menjadi kolom interaktif.