Redazione

Il modulo di redazione di Lawzana Flow consente di creare, modificare e gestire documenti legali con l'assistenza dell'IA. I documenti vengono redatti in un editor di testo avanzato dotato di funzionalità IA integrate.

Creazione di una bozza#

Accedere a Documenti → Bozze e modelli, fare clic su Nuovo, quindi su Nuovo documento. Da una pratica, fare clic su Nuova bozza nella scheda dei documenti della pratica: le bozze vuote, da modello e generate tramite IA avviate in questo modo vengono collegate a tale pratica. Sono disponibili cinque modalità per iniziare:

1. Inizia da zero#

Assegnare al documento un titolo e una tipologia di documento, quindi redigere il testo da capo in un editor vuoto.

2. Da modello#

Scegliere uno dei modelli dello studio e iniziare con il relativo contenuto. Questa opzione è visibile non appena lo studio dispone di almeno un modello. È possibile creare modelli con Nuovo → Nuovo modello: Crea manualmente, Generazione tramite IA o Dalla libreria iniziale (vedere Funzionalità IA). In un modello, inserire i dettagli che variano da cliente a cliente come segnaposto tra parentesi quadre, ad esempio [Nome cliente], e sostituirli in ciascuna bozza.

Per riutilizzare invece una bozza esistente, aprire la scheda Bozze e scegliere Duplica dal menu della bozza. L'originale rimarrà invariato.

3. Importa Word#

Caricare un file Word (.docx, fino a 10 MB). Il file viene convertito in una bozza modificabile. Salvare preventivamente i file .doc meno recenti nel formato .docx.

4. Importa PDF#

Caricare un PDF (fino a 20 MB). Flow ne estrae il testo e l'IA lo impagina come bozza modificabile. I PDF basati su testo offrono la migliore resa. I documenti scansionati potrebbero non essere estratti correttamente. Un PDF può contenere fino a circa 400.000 caratteri di testo.

Crediti IA utilizzati: 1 credito ogni 40.000 caratteri di testo

5. Generazione tramite IA#

Consentire all'IA di creare una prima bozza completa:

1. Fare clic su Generazione tramite IA
2. Inserire un titolo, la tipologia di documento e l'area di competenza
3. Descrivere le proprie esigenze (ad es. "Accordo di non divulgazione per un incarico di sviluppo software con durata di 2 anni")
4. Fare clic su Genera documento, quindi esaminare e modificare il risultato nell'editor

Crediti IA utilizzati: 3 crediti

Procedure guidate#

Quando si avvia una bozza da una pratica, la finestra Nuovo documento mostra anche le Procedure guidate, con la procedura guidata Lettera d'incarico (vedere di seguito).

L'editor#

L'editor di redazione offre strumenti di formattazione intuitivi e di uso comune.

Barra degli strumenti di formattazione#

Digitare / nel documento per accedere agli stessi blocchi, oltre a Inserisci clausola e Assistente IA.

Il pulsante Documenti di riferimento nell'intestazione apre i PDF della pratica collegata accanto alla bozza, consentendone la consultazione durante la redazione.

Esporta#

Il menu Esporta offre:

• Anteprima vista cliente: il PDF esattamente come lo riceverà il cliente
• Copia avanzata (HTML + Testo): copia il documento per incollarlo altrove
• Esporta come DOCX ed Esporta come PDF: scarica il documento, comprensivo della carta intestata se abilitata
• Importa versione modificata: importa nuovamente un file .docx modificato in Word (vedere di seguito)
• Salva PDF nella pratica: per le bozze collegate a una pratica, archivia una copia in PDF tra i documenti della pratica

Modifica in Word#

Esportare la bozza come DOCX, modificarla in Word, quindi scegliere Esporta → Importa versione modificata e selezionare il file .docx modificato. Il suo testo sostituirà quello della bozza. Flow salva preventivamente il testo precedente nella Cronologia versioni, consentendone il ripristino. Accettare o rifiutare eventuali modifiche dell'IA in sospeso prima dell'importazione.

Layout di pagina#

• L'editor impagina il documento in pagine durante la modifica, includendo la carta intestata se abilitata
• Le interruzioni di pagina inserite sono visibili nel documento

Carta intestata dello studio#

Configurare il logo e i dati dello studio una sola volta. Flow li applicherà a ogni bozza esportata, inviata o trasmessa per la firma: nelle pagine dell'editor, nei PDF e nei file Word.

1. Andare su Impostazioni → Dati dello studio, sezione Carta intestata dello studio (oppure scegliere Impostazioni carta intestata nel menu ... dell'editor)
2. Caricare il Logo dello studio (PNG o JPEG, fino a 1 MB) e scegliere la Posizione del logo: A sinistra o Al centro
3. Scegliere il Formato carta: A4 o US Letter
4. Aggiungere facoltativamente Telefono, Email, Sito web e Piè di pagina (fino a due righe di 100 caratteri ciascuna)
5. Attivare l'opzione Usa carta intestata come predefinita e fare clic su Salva carta intestata

La carta intestata è inclusa nei piani Essentials e Advanced. I proprietari e gli amministratori possono modificarla.

Funzionalità di modifica tramite IA#

Testo predittivo (completamento automatico)#

Il testo predittivo è disattivato all'apertura di una bozza. Fare clic sul pulsante con l'icona a scintilla nella barra degli strumenti per attivare i suggerimenti dell'IA. Durante la digitazione, l'IA propone completamenti in testo grigio:

• Premere Tab per accettare il suggerimento
• Premere Esc per rifiutarlo
• Continuare a digitare per ignorarlo e sostituirlo

I suggerimenti si basano sul testo circostante al cursore.

Crediti IA utilizzati: 0,1 crediti per suggerimento

Assistente IA#

Il pannello Assistente IA si trova accanto all'editor; il pulsante Assistente IA nell'intestazione consente di visualizzarlo o nasconderlo. La scheda Assistente è suddivisa in tre sezioni: Chat, Istruzioni e Clausole. Nella sezione Chat, il selettore Modalità offre due impostazioni:

• Agente (impostazione predefinita): l'IA modifica direttamente il documento. È possibile richiederle di redigere, modificare o perfezionare il documento (ad es. "Rendi la sezione sulla responsabilità più favorevole al fornitore del servizio")
• Chat: l'IA risponde a domande sul documento senza apportarvi modifiche

Per modificare un singolo passaggio, selezionare prima il testo nel documento. In modalità Agente, il pannello mostrerà la dicitura Testo selezionato e la richiesta verrà applicata a tale selezione (ad es. "Riscrivi questo testo in modo più chiaro"). Prima di ogni modifica in modalità Agente, Flow salva una versione della bozza.

Crediti IA utilizzati: 3 crediti per ciascun messaggio in modalità Agente, 2 per ciascun messaggio in modalità Chat

Revisioni tracciate dell'IA#

Le modifiche apportate dall'IA vengono visualizzate come revisioni tracciate:

• Verde: testo aggiunto
• Rosso, barrato: testo eliminato

La barra degli strumenti indica quante modifiche dell'IA sono in sospeso. Utilizzare le frecce per passare da una modifica all'altra e passare il cursore sopra una modifica per accettarla o rifiutarla. È inoltre possibile selezionare Accetta tutte le modifiche IA, Rifiuta tutte le modifiche IA o annullare unicamente l'ultimo blocco di modifiche dell'IA.

Revisione#

La scheda Revisione del pannello esegue un playbook sulla bozza e valuta ciascuna regola (vedere Funzionalità IA).

Crediti IA utilizzati: 3 crediti per revisione

Libreria delle clausole#

È possibile accedere alle clausole riutilizzabili dello studio durante la redazione:

1. Nel pannello Assistente IA, aprire Clausole
2. Le clausole sono raggruppate per categoria:
   • Generale
   • Immobiliare
   • Proprietà intellettuale
   • Lavoro
   • Societario
   • Contenzioso
   • Privacy
   • Commerciale
   • Finanza
   • Altro
3. Cerca le clausole per parola chiave
4. Fare clic su Inserisci al cursore, oppure trascinare la clausola nel documento

Procedura guidata per la lettera d'incarico#

Una procedura guidata in 4 passaggi per creare lettere d'incarico. È possibile aprirla da Procedure guidate quando si avvia una bozza da una pratica, oppure tramite Genera lettera d'incarico su un lead. Il cliente, la pratica e l'ambito dei servizi vengono compilati automaticamente a partire dai dati della pratica o del lead.

Passaggio 1: Modello#

Scegliere uno dei modelli di lettera d'incarico dello studio, oppure selezionare Genera da zero (basato su IA).

Passaggio 2: Fatturazione#

Configurare le modalità di fatturazione per il cliente:

Passaggio 3: Informative#

Aggiungere sezioni facoltative, ciascuna dotata di testo modificabile:

• Informativa sulla tecnologia IA: modalità di utilizzo degli strumenti di IA da parte dello studio
• Informativa sulla sicurezza dei dati: prassi di sicurezza dei dati adottate dallo studio
• Informativa sui conflitti di interesse: verifiche e procedure sui conflitti di interesse dello studio

È possibile definire il testo predefinito e stabilire quali informative includere come predefinite in Impostazioni → Lettere d'incarico.

Passaggio 4: Generazione#

• Inserire la giurisdizione per la Legge applicabile
• Fare clic su Genera bozza per creare la lettera d'incarico
• Il documento si apre nell'editor per l'esame e la modifica
• Quando è pronto, inviarlo per la firma (vedere Firma elettronica di seguito)

Invio di una bozza al cliente#

Fare clic su Invia → Invia al cliente nell'intestazione dell'editor per inviare al cliente un PDF della bozza via email. Il PDF viene salvato tra i file del lead o della pratica collegata, viene condiviso nel portale clienti e il cliente riceve un'email contenente il link.

1. Verificare l'Email del cliente, compilata automaticamente a partire dal lead o dalla pratica
2. Aggiungere un Messaggio facoltativo
3. Fare clic su Invia

La bozza deve essere collegata a un lead o a una pratica. In caso contrario, fare clic su Collega alla pratica nella finestra di dialogo. I proprietari, gli amministratori e l'avvocato responsabile della pratica o del lead sono autorizzati all'invio.

Firma elettronica#

È possibile inviare qualsiasi bozza per la firma elettronica con audit trail, senza uscire da Flow. I firmatari leggono e firmano il PDF online, e ciascuna parte riceve una copia sottoscritta da tutti.

Posizionamento dei campi firma#

Inserire i campi nei punti in cui ciascuna persona deve firmare, consentendo la firma direttamente nel testo:

1. Fare clic su Campi firma nella barra degli strumenti
2. Fare clic su Aggiungi firmatario e scegliere Cliente, Studio o Altra parte
3. Posizionare il cursore nel punto in cui il firmatario deve apporre la firma, quindi fare clic su Firma, Nome, Data di firma o Riquadro firma (tutti e tre su righe separate)

Fare clic su un campo all'interno del documento per modificare il firmatario designato, il tipo di dato richiesto o per rimuoverlo. Non è possibile inserire campi nella riga di intestazione di una tabella.

Se il documento contiene già semplici righe di testo come "Firma: ____", fare clic su Trova righe di firma nel pannello e poi su Trasforma in campi. Flow salverà preventivamente il testo precedente nella Cronologia versioni.

I firmatari privi di campi assegnati all'interno del documento firmeranno su una pagina aggiunta al termine dello stesso. La procedura guidata Lettera d'incarico conclude ogni lettera con campi firma per il cliente e per lo studio. La Generazione tramite IA li aggiunge automaticamente ai documenti che richiedono la sottoscrizione delle parti, come i contratti.

Invio per la firma#

1. Fare clic su Invia → Invia per la firma elettronica in Flow
2. Aggiungere un Messaggio facoltativo
3. Scegliere la Lingua di firma (English, Español, Français, Türkçe o ไทย). Questa selezione definisce la lingua delle email e del testo di consenso, non il contenuto del documento
4. In Firmatari, impostare il Ruolo di ciascun firmatario (Cliente, Membro dello studio o Altra parte). Utilizzare Scegli un contatto per selezionare una persona dal lead, dalla pratica o dai contatti, oppure digitare il Nome completo e l'Email. Per un Membro dello studio, selezionare un collega. Fare clic su Aggiungi firmatario per aggiungerne altri (fino a 20)
5. Se il documento include dei campi, scegliere quali Campi ciascun firmatario deve compilare
6. Scegliere l'Ordine di firma: In qualsiasi ordine o In questo ordine
7. Facoltativamente, selezionare Richiedi anche ai firmatari esterni un codice inviato via email e Invia un promemoria dopo 7 giorni se non firmato
8. Fare clic su Invia per la firma elettronica in Flow

Ciascun firmatario riceve un link dedicato valido esclusivamente per questo documento. I membri dello studio firmano direttamente dall'editor tramite Esamina e firma quando arriva il loro turno.

L'invio per la firma elettronica è incluso nei piani Essentials e Advanced. Qualsiasi utente dello studio, ad eccezione di quelli con permessi di sola visualizzazione, può inviare una bozza non collegata a un lead o a una pratica. Nel caso di una bozza collegata, l'invio è consentito ai proprietari, agli amministratori e all'avvocato responsabile.

Monitoraggio delle firme#

Mentre le firme sono in attesa, una barra sopra il documento mostra lo stato In attesa delle firme e il conteggio di quelle raccolte (ad esempio, 1 di 2 firmate). Il documento risulta bloccato. Per modificarlo, fare clic su Modifica e annulla richiesta: i link di firma cesseranno di funzionare e sarà necessario inviare una nuova versione al termine delle modifiche.

Una volta completate tutte le firme, la barra mostrerà la dicitura Completamente firmato:

• Fare clic su Scarica PDF firmato per ottenere la copia sottoscritta. Per le bozze collegate a un lead o a una pratica, il file viene archiviato anche tra i relativi documenti
• Lo stato della bozza passa a Definitivo
• Nel caso di una lettera d'incarico relativa a un lead, fare clic su Converti in pratica

Firma su carta#

In tutti i piani, è possibile esportare come PDF una bozza collegata a un lead o a una pratica, farla firmare in formato cartaceo e scegliere Invia → Carica copia firmata per archiviare il PDF sottoscritto.

Stato della bozza#

È possibile impostare lo stato di una bozza dal relativo menu in alto nell'editor:

Una bozza assume automaticamente lo stato Definitivo una volta raccolte tutte le firme previste.

Cronologia versioni#

Aprire la Cronologia versioni dall'intestazione dell'editor. Da qui è possibile:

• Salvare una versione in qualsiasi momento, aggiungendo una nota facoltativa
• Visualizzare l'anteprima delle versioni precedenti e aggiungere note
• Ripristinare una versione precedente se necessario

Flow salva inoltre una versione in modo automatico prima di ogni modifica in modalità Agente, prima di importare una versione modificata da Word e prima di convertire le righe di firma in campi compilabili.