Cosa mostra questo video
- Sito web, pagina contatti, Lawzana Directory: ogni richiesta arriva qui.
- Ploy riceve una notifica, da qualunque canale.
- Due minuti dopo, l'assistente per la raccolta dati risponde con un link sicuro.
- A pranzo, Lukas risponde alle domande sull'immobile.
- Carica quattro documenti. Nessun account, nessuna app.
- Poi dice a Ploy che è pronto a parlare.
- La mattina dopo, la richiesta è andata avanti da sola.
- Flow ha verificato eventuali conflitti di interesse con lui e con il costruttore.
- L'IA ha letto tutti e quattro i documenti: un riepilogo e i fatti chiave.
- Chieda cosa chiarire durante la chiamata. Ogni punto cita la pagina di riferimento.
- Dopo la chiamata, Ploy la registra in una sola riga.
- La lettera parte dal modello dello studio per le pratiche immobiliari, con cliente, pratica e onorario già inseriti.
- Quando Lukas accetta, basta un clic per trasformare la richiesta in una pratica.
- I suoi dati, i documenti e i fatti chiave sono già presenti.
Cosa mostra questo video
- Ogni pratica è su un'unica bacheca, dalla raccolta dati alla firma.
- Ploy trascina l'acquisto di Lukas in Revisione.
- Inserisce la data della firma una sola volta, con un promemoria 3 giorni prima.
- Si aggiunge a tutte le altre scadenze nel calendario dello studio.
- Condivide la pratica con Lukas tramite un portale sicuro.
- Invia lì lo SPA rivisto, non via email.
- La mattina dopo, la Home mostra cosa è cambiato e cosa è in scadenza.
- Il tempo viene registrato sulla pratica in pochi secondi.
- Il compenso forfettario diventa una fattura, emessa e inviata via email a Lukas dalla pratica.
Cosa mostra questo video
- Ploy applica il playbook per il contratto di compravendita alla bozza di SPA.
- Sei controlli in un solo passaggio, ciascuno con il proprio stato.
- Ogni rilievo cita la clausola, indica il rischio e suggerisce una formulazione.
- Confronti personalmente ogni citazione con la pagina.
- I playbook sono già pronti per area di attività. Ogni regola è modificabile.
- Il Fact Grid allinea date, parti e importi di tutti e quattro i documenti.
- La variazione di prezzo salta subito all'occhio.
- Interroghi l'intera pratica con parole semplici.
- La risposta si basa su tre documenti e cita ogni pagina.
- Poi faccia redigere la bozza dell'email di aggiornamento per Lukas.
Guida introduttiva a Lawzana Flow
Benvenuti in Lawzana Flow, la piattaforma di gestione dello studio legale per professionisti autonomi e piccoli studi. Lead, pratiche, documenti, tempi, fatture e il portale clienti risiedono in un unico spazio, con un'IA che legge i documenti e aiuta nella redazione degli atti. Questa guida La accompagnerà nei Suoi primi passi.
Creazione del Suo account#
Ogni studio inizia con il Piano gratuito. Non c'è alcun periodo di prova a scadenza e non occorre inserire una carta di credito.
- Visiti flow.lawzana.com e faccia clic su Create your free account
- Inserisca il Suo nome, l'indirizzo email, una password, il nome dello studio e l'area di attività principale (oppure faccia clic su Continue with Google o Continue with Microsoft)
- Se desidera, indichi che cosa La porta su Flow, altrimenti salti questo passaggio
- Se si è registrato via email, faccia clic sul link di verifica che Le invieremo, quindi effettui l'accesso
Accederà alla schermata Home, dove una breve checklist Get set up Le suggerirà i primi passi da compiere:
- Connect your other lead sources (titolari e amministratori)
- Handle your first lead
- Set up your booking page
- Invite a colleague or share with a client
- Create your first matter
Gli studi collegati al Lawzana Directory visualizzeranno prima anche Connect your Lawzana Directory profile e Turn on automatic client intake (titolari e amministratori). Ciascun passaggio viene contrassegnato con una spunta non appena Flow ne rileva il completamento. È possibile eseguirli in qualsiasi ordine, oppure fare clic su Hide checklist. La scheda contiene anche l'opzione Book a free setup call con il nostro team.
Il Suo spazio di lavoro include inizialmente una pratica di esempio e un lead di esempio, contrassegnati con "Demo", per consentirLe di esplorare l'ambiente. Titolari e amministratori possono rimuoverli facendo clic su Clear demo data nella scheda di configurazione; inoltre, Flow rimuove automaticamente le pratiche di esempio non modificate dopo 30 giorni.
Flow è disponibile in inglese, spagnolo, francese, turco e tailandese. Può cambiare lingua dal menu posizionato sotto il Suo nome.
Connettere le Sue fonti di lead#
Importi ogni richiesta di contatto in Flow sotto forma di lead. Un titolare o amministratore può aprire Settings → Lead sources (a cui rimanda il passaggio Connect your other lead sources):
- Copi Your enquiry address
- Sotto How to set it up, scelga la provenienza abituale delle richieste (Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow o altre directory e piattaforme) e segua la procedura. Oppure faccia clic su Email these steps to my web person
- Attivi l'opzione Start the client intake automatically affinché ciascuna nuova richiesta riceva il Suo modulo di accettazione incarico
La stessa pagina contiene i collegamenti al modulo del Suo sito web, alla pagina dei contatti, alla pagina di prenotazione e a Zapier. Il passaggio verrà contrassegnato come completato non appena arriverà un lead reale da uno di questi canali. Consulti Integrazioni.
Configurare la fatturazione#
Se emetterà fatture ai clienti direttamente da Flow, esegua questa operazione una sola volta, prima che chiunque registri le ore lavorate. Un titolare o amministratore apre Settings → Invoicing & rates e imposta:
- La valuta di fatturazione, la tariffa oraria predefinita e i termini di pagamento
- Lo scatto e l'arrotondamento per la registrazione del tempo
- La tariffa oraria per ciascun professionista
- L'aliquota fiscale predefinita e la dicitura dell'imposta indicata in fattura (ad esempio IVA)
- Il prefisso del numero di fattura e il codice fiscale o la partita IVA dello studio
- Le istruzioni per il pagamento, come i dati bancari, riportate su ogni fattura
Faccia clic su Save invoicing settings. Finché non è stata registrata alcuna attività, la pagina Billing nella barra laterale mostrerà Bill your first client in three steps: Set up invoicing, Log time on a matter e Create and send an invoice. Consulti Impostazioni e Fatturazione.
Provenienza dal Lawzana Directory#
Se il Suo studio è inserito su lawzana.com, non occorre registrarsi separatamente. Faccia clic su Open in Flow su un lead all'interno della dashboard di Lawzana:
- La prima volta: una sola schermata di conferma mostrerà lo studio, il lead e la regione di archiviazione dei Suoi documenti (Stati Uniti, Europa o Asia Pacifico, preselezionata in base al Paese dello studio; l'impostazione non potrà essere modificata in seguito). Flow creerà quindi il Suo spazio di lavoro gratuito, effettuerà l'accesso senza richiesta di password e aprirà il lead. I lead e i messaggi degli ultimi 90 giorni verranno trasferiti contestualmente; selezioni Import older leads too se desidera importarne altri.
- Successivamente: una volta connesso lo studio, facendo clic su Open in Flow accederà direttamente al fascicolo del lead.
Questo percorso non prevede alcuna procedura guidata di configurazione. Un piano a pagamento della Directory aggiunge inoltre al Suo spazio di lavoro ulteriori postazioni Flow e crediti per l'IA (consulti Fatturazione e Piani).
Regione di archiviazione dei file#
| Regione | Posizione |
|---|---|
| United States | Iowa, Stati Uniti |
| Europe | Belgio |
| Asia Pacific | Singapore |
Gli studi che effettuano la registrazione direttamente su flow.lawzana.com archiviano i propri file nella regione Europa. Può verificare la Sua regione in Settings → General, alla voce File Storage Region.
Home#
La schermata Home è la Sua pagina iniziale. Durante la fase iniziale mostra la checklist Get set up. Quotidianamente illustra le voci Needs attention, Deadlines & hearings, i lead Waiting for a reply, Matter updates, My week e i promemoria dei lead (Reminders), con pulsanti di scelta rapida per aggiungere una pratica, registrare il tempo, aggiungere una scadenza o caricare un file.
Navigazione#
La barra laterale sinistra Le consente di accedere rapidamente a ciascuna sezione:
| Sezione | Finalità |
|---|---|
| Home | La Sua checklist di configurazione e le questioni che richiedono attenzione oggi |
| Leads | Potenziali clienti e richieste |
| Matters | I Suoi fascicoli e le Sue pratiche attive |
| Calendar | Scadenze e promemoria dei lead |
| Contacts | Persone fisiche e società |
| Documents | Le Sue sezioni Files, Drafts & templates e Prompts & playbooks |
| Assistant | Chat a schermo intero con l'assistente IA |
| Email Review | Email inoltrate in attesa di archiviazione ed email accantonate dal Suo indirizzo per le richieste per titolari e amministratori (visibile solo in caso di messaggi presenti) |
| Billing | Lavoro non fatturato, fatture insolute, pagamenti, conti fiduciari ed esportazione per il commercialista (titolari e amministratori) |
| Conflicts | Verifiche di conflitti di interesse (titolari e amministratori; gli altri utenti la visualizzano solo quando è presente un conflitto in sospeso) |
| Notifications | Avvisi e aggiornamenti recenti |
| Help | Assistenza e documentazione |
| Settings | Configurazione dello studio (titolari e amministratori) |
La Sua prima pratica#
- Acceda a Leads nella barra laterale
- Faccia clic su New Lead e inserisca i dati del potenziale cliente
- Quando il lead diventa effettivamente un cliente, faccia clic su Convert nella pagina del lead
- Definisca un titolo per la pratica e faccia clic su Create Matter
In alternativa, può creare direttamente una pratica:
- Acceda a Matters nella barra laterale
- Faccia clic su New matter
- Inserisca il titolo e il nome del cliente e, facoltativamente, l'area di attività e la scadenza successiva
- La pratica verrà creata nella fase predefinita del Suo flusso di lavoro
Caricare il Suo primo documento#
- Apra una pratica e selezioni la scheda Documents
- Faccia clic su Upload o trascini i file direttamente nell'area
- Formati supportati: PDF, Word, Excel, PowerPoint, file di posta elettronica (.eml, .msg), file di testo e immagini
- Dimensione massima del file: 25 MB
- Una volta caricati, Lawzana Flow esamina i documenti supportati ed estrae i dati chiave (date, nominativi, importi, pretese e domande)
A questo punto potrà:
- Generate Summary con un solo clic
- Rivedere i key facts, ciascuno provvisto della relativa fonte
- Chat with the document per porre domande specifiche sui suoi contenuti
I passaggi successivi#
- Gestione dei lead: Scopra come gestire la pipeline dei Suoi potenziali clienti
- Gestione delle pratiche: Organizzi i fascicoli mediante le bacheche Kanban
- Funzionalità IA: Esplori l'analisi dei documenti basata su intelligenza artificiale
- Team e ruoli: Configuri il Suo team assegnando i corretti permessi
- Fatturazione: Emetta fatture ai Suoi clienti a partire da una pratica
- Impostazioni: Configuri i flussi di lavoro del Suo studio