Nội dung video này
- Trang web, trang liên hệ, Lawzana Directory: mọi yêu cầu tư vấn đều đổ về đây.
- Ploy nhận được thông báo từ bất kỳ kênh nào trong số đó.
- Hai phút sau, trợ lý tiếp nhận phản hồi kèm một liên kết bảo mật.
- Trong giờ ăn trưa, Lukas trả lời các câu hỏi về bất động sản.
- Anh ấy tải lên bốn tài liệu. Không cần tài khoản, không cần ứng dụng.
- Sau đó, anh ấy báo với Ploy rằng mình đã sẵn sàng trao đổi.
- Sáng hôm sau, yêu cầu tư vấn đã tự động tiến triển.
- Flow đã kiểm tra xung đột lợi ích đối với anh ấy và chủ đầu tư.
- AI đã đọc cả bốn tài liệu: bản tóm tắt và các dữ kiện chính.
- Hỏi xem cần làm rõ những gì trong cuộc gọi. Mỗi ý đều dẫn chiếu đến trang tương ứng.
- Sau cuộc gọi, Ploy ghi lại cuộc gọi chỉ bằng một dòng.
- Thư được soạn từ mẫu bất động sản của văn phòng luật, với thông tin khách hàng, vụ việc và mức phí đã được điền sẵn.
- Khi Lukas đồng ý, chỉ cần một lần nhấp để chuyển yêu cầu tư vấn thành vụ việc.
- Thông tin chi tiết, tài liệu và các dữ kiện chính của anh ấy đã có sẵn bên trong.
Nội dung video này
- Mọi vụ việc đều nằm trên một bảng, từ tiếp nhận đến ký kết.
- Ploy kéo giao dịch mua của Lukas sang mục Rà soát.
- Cô ấy thêm ngày ký một lần, kèm lời nhắc trước 3 ngày.
- Thời hạn này được đưa vào lịch của văn phòng luật cùng mọi thời hạn khác.
- Cô ấy chia sẻ vụ việc với Lukas qua cổng thông tin bảo mật.
- Anh ấy gửi bản SPA đã chỉnh sửa qua đó, không qua email.
- Sáng hôm sau, Trang chủ hiển thị những gì đã thay đổi và những việc đến hạn.
- Thời gian được ghi nhận vào vụ việc chỉ trong vài giây.
- Khoản phí trọn gói được chuyển thành hóa đơn, hoàn tất và gửi qua email cho Lukas ngay từ vụ việc.
Nội dung video này
- Ploy áp dụng bộ quy tắc rà soát hợp đồng mua bán cho bản dự thảo SPA.
- Sáu mục kiểm tra trong một lượt, mỗi mục có trạng thái riêng.
- Mỗi phát hiện trích dẫn điều khoản, nêu rõ rủi ro và đề xuất cách diễn đạt.
- Hãy tự đối chiếu từng trích dẫn với trang tài liệu.
- Các bộ quy tắc được soạn sẵn theo từng lĩnh vực hành nghề. Mọi quy tắc đều có thể chỉnh sửa.
- Fact Grid đối chiếu ngày tháng, các bên và số tiền từ cả bốn tài liệu.
- Thay đổi về giá được làm nổi bật.
- Đặt câu hỏi về toàn bộ vụ việc bằng ngôn ngữ thông thường.
- Câu trả lời dựa trên ba tài liệu và trích dẫn từng trang.
- Sau đó, yêu cầu AI soạn email cập nhật gửi Lukas.
Bắt đầu với Lawzana Flow
Chào mừng bạn đến với Lawzana Flow, phần mềm quản lý hành nghề dành cho luật sư hành nghề độc lập và các công ty luật quy mô nhỏ. Khách hàng tiềm năng, vụ việc, tài liệu, thời gian làm việc, hóa đơn và cổng thông tin khách hàng đều được tích hợp tại một nơi duy nhất, kết hợp với AI hỗ trợ đọc tài liệu và soạn thảo văn bản. Hướng dẫn này sẽ đồng hành cùng bạn qua những bước đầu tiên.
Tạo tài khoản#
Mọi công ty đều bắt đầu với Gói Free. Không có thời hạn dùng thử và không yêu cầu nhập thông tin thẻ.
- Truy cập flow.lawzana.com và nhấp vào Create your free account
- Nhập tên, email, mật khẩu, tên công ty của bạn và lĩnh vực hành nghề chính (hoặc nhấp vào Continue with Google hoặc Continue with Microsoft)
- Tùy chọn chia sẻ lý do bạn đến với Flow, hoặc bỏ qua bước này
- Nếu bạn đăng ký bằng email, hãy nhấp vào liên kết xác minh được gửi cho bạn, sau đó đăng nhập
Bạn sẽ được chuyển đến trang Home, nơi danh sách kiểm tra Get set up ngắn gọn sẽ đề xuất các bước đầu tiên:
- Connect your other lead sources (chủ sở hữu và quản trị viên)
- Handle your first lead
- Set up your booking page
- Invite a colleague or share with a client
- Create your first matter
Các công ty có kết nối với Lawzana Directory cũng sẽ thấy mục Connect your Lawzana Directory profile và Turn on automatic client intake hiển thị đầu tiên (chủ sở hữu và quản trị viên). Mỗi bước sẽ được đánh dấu hoàn thành khi Flow ghi nhận thao tác tương ứng. Bạn có thể thực hiện theo bất kỳ thứ tự nào, hoặc nhấp vào Hide checklist. Thẻ này cũng có tùy chọn Book a free setup call với đội ngũ của chúng tôi.
Không gian làm việc của bạn bắt đầu với một vụ việc mẫu và một khách hàng tiềm năng mẫu, được đánh dấu "Demo", để bạn có thể trải nghiệm thử. Chủ sở hữu và quản trị viên có thể xóa chúng bằng Clear demo data trên thẻ thiết lập; Flow cũng sẽ tự động xóa vụ việc mẫu chưa qua chỉnh sửa sau 30 ngày.
Flow hỗ trợ tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp, tiếng Thổ Nhĩ Kỳ và tiếng Thái. Bạn có thể chuyển đổi ngôn ngữ từ menu bên dưới tên của mình.
Kết nối các nguồn khách hàng tiềm năng#
Thu thập mọi yêu cầu tư vấn vào Flow dưới dạng khách hàng tiềm năng. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên mở Settings → Lead sources (bước Connect your other lead sources sẽ dẫn đến đây):
- Sao chép Your enquiry address
- Trong mục How to set it up, chọn nơi tiếp nhận các yêu cầu tư vấn của bạn (Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow, hoặc các danh bạ và nền tảng khác) và làm theo hướng dẫn. Hoặc nhấp vào Email these steps to my web person
- Bật tùy chọn Start the client intake automatically để mỗi yêu cầu tư vấn mới đều tự động nhận được biểu mẫu tiếp nhận của bạn
Trang này cũng liên kết đến biểu mẫu trang web, trang liên hệ, trang đặt lịch hẹn và Zapier của bạn. Bước này sẽ được đánh dấu hoàn tất ngay khi có một khách hàng tiềm năng thực tế đến từ một trong các nguồn đó. Xem Integrations.
Thiết lập lập hóa đơn#
Nếu bạn sẽ lập hóa đơn cho khách hàng từ Flow, hãy thực hiện việc này một lần trước khi bất kỳ ai ghi nhận thời gian làm việc. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên mở Settings → Invoicing & rates và thiết lập:
- Loại tiền tệ thanh toán, mức phí theo giờ mặc định và điều khoản thanh toán
- Khoảng tăng thời gian tính phí và quy tắc làm tròn thời gian
- Mức phí theo giờ cho từng nhân sự tính phí
- Mức thuế suất mặc định và tên thuế in trên hóa đơn (ví dụ: VAT)
- Tiền tố số hóa đơn và mã số thuế của công ty bạn
- Hướng dẫn thanh toán, chẳng hạn như thông tin tài khoản ngân hàng, được in trên mỗi hóa đơn
Nhấp vào Save invoicing settings. Khi chưa có dữ liệu nào được ghi nhận, trang Billing ở thanh bên sẽ hiển thị Bill your first client in three steps: Set up invoicing, Log time on a matter, và Create and send an invoice. Xem Settings và Invoicing.
Chuyển tiếp từ Lawzana Directory#
Nếu công ty của bạn đã được niêm yết trên lawzana.com, bạn không cần phải đăng ký riêng. Nhấp vào Open in Flow tại một khách hàng tiềm năng trong bảng điều khiển Lawzana của bạn:
- Lần đầu tiên: một màn hình xác nhận sẽ hiển thị thông tin công ty, khách hàng tiềm năng và nơi lưu trữ tài liệu của bạn (United States, Europe hoặc Asia Pacific, được chọn sẵn theo quốc gia của công ty bạn; không thể thay đổi sau này). Sau đó, Flow sẽ tạo không gian làm việc Free, đăng nhập cho bạn mà không cần mật khẩu và mở khách hàng tiềm năng đó. Khách hàng tiềm năng và tin nhắn từ 90 ngày gần nhất sẽ được chuyển kèm theo; hãy chọn Import older leads too nếu bạn muốn nhập nhiều hơn.
- Sau đó: khi công ty của bạn đã được kết nối, thao tác Open in Flow sẽ dẫn thẳng đến hồ sơ của khách hàng tiềm năng.
Không có trình hướng dẫn thiết lập theo lộ trình này. Gói Directory trả phí cũng sẽ bổ sung thêm số lượng tài khoản người dùng Flow và hạn mức AI vào không gian làm việc của bạn (xem Billing & Plans).
Khu vực lưu trữ tệp#
| Khu vực | Địa điểm |
|---|---|
| United States | Iowa, Hoa Kỳ |
| Europe | Bỉ |
| Asia Pacific | Singapore |
Các công ty đăng ký trực tiếp trên flow.lawzana.com sẽ lưu trữ tệp của mình tại khu vực Europe. Bạn có thể xem khu vực của mình trong Settings → General, tại mục File Storage Region.
Trang chủ (Home)#
Home là trang bắt đầu của bạn. Trong quá trình bạn thiết lập, trang sẽ hiển thị danh sách kiểm tra Get set up. Hằng ngày, trang sẽ hiển thị Needs attention, Deadlines & hearings, các khách hàng tiềm năng đang Waiting for a reply, Matter updates, My week và các mục Reminders cho khách hàng tiềm năng, kèm theo các nút thao tác nhanh để thêm vụ việc, ghi nhận thời gian, thêm thời hạn hoặc tải lên tệp.
Điều hướng#
Thanh bên trái giúp bạn truy cập nhanh vào từng phần:
| Mục | Chức năng |
|---|---|
| Home | Danh sách kiểm tra thiết lập của bạn và các đầu việc cần chú ý hôm nay |
| Leads | Khách hàng tiềm năng và yêu cầu tư vấn |
| Matters | Các hồ sơ và vụ việc đang xử lý của bạn |
| Calendar | Thời hạn và lời nhắc khách hàng tiềm năng |
| Contacts | Cá nhân và công ty |
| Documents | Mục Files, Drafts & templates, và Prompts & playbooks của bạn |
| Assistant | Trò chuyện toàn màn hình với trợ lý AI |
| Email Review | Email được chuyển tiếp đang chờ bạn lưu hồ sơ, và email mà địa chỉ tiếp nhận yêu cầu tư vấn đã tách riêng cho chủ sở hữu và quản trị viên (chỉ hiển thị khi có dữ liệu) |
| Billing | Công việc chưa tính phí, hóa đơn chưa thanh toán, các khoản thanh toán, tài khoản ủy thác và dữ liệu xuất cho kế toán của bạn (chủ sở hữu và quản trị viên) |
| Conflicts | Kiểm tra xung đột lợi ích (chủ sở hữu và quản trị viên; người khác chỉ nhìn thấy khi có xung đột đang chờ xử lý) |
| Notifications | Thông báo và cập nhật gần đây |
| Help | Hỗ trợ và tài liệu hướng dẫn |
| Settings | Cấu hình công ty (chủ sở hữu và quản trị viên) |
Vụ việc đầu tiên của bạn#
- Đi tới Leads ở thanh bên
- Nhấp vào New Lead và nhập thông tin chi tiết của khách hàng tiềm năng
- Khi khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức, nhấp vào Convert trên trang của khách hàng tiềm năng
- Đặt tiêu đề cho vụ việc và nhấp vào Create Matter
Hoặc tạo trực tiếp một vụ việc:
- Đi tới Matters ở thanh bên
- Nhấp vào New matter
- Điền tiêu đề và tên khách hàng, tùy chọn thêm lĩnh vực hành nghề và thời hạn tiếp theo
- Vụ việc sẽ được tạo ở giai đoạn mặc định trong quy trình của bạn
Tải lên tài liệu đầu tiên#
- Mở một vụ việc và chuyển đến tab Documents
- Nhấp vào Upload hoặc kéo và thả tệp
- Các định dạng được hỗ trợ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, tệp email (.eml, .msg), tệp văn bản và hình ảnh
- Kích thước tệp tối đa: 25 MB
- Sau khi tải lên, Lawzana Flow sẽ đọc các tài liệu được hỗ trợ và trích xuất các dữ kiện chính (ngày tháng, tên, số tiền, yêu cầu khởi kiện/khiếu nại)
Sau đó, bạn có thể:
- Generate Summary chỉ với một cú nhấp chuột
- Xem lại các key facts, mỗi dữ kiện đều có kèm nguồn trích dẫn
- Chat with the document để đặt câu hỏi về nội dung tài liệu
Các bước tiếp theo#
- Lead Management: Tìm hiểu cách quản lý quy trình khách hàng tiềm năng của bạn
- Matter Management: Sắp xếp các vụ việc với bảng Kanban
- AI Features: Khám phá khả năng phân tích tài liệu bằng AI
- Team & Roles: Thiết lập đội ngũ của bạn với các quyền hạn phù hợp
- Invoicing: Lập hóa đơn cho khách hàng từ một vụ việc
- Settings: Cấu hình quy trình làm việc của công ty bạn