Nội dung video này
- Trang web, trang liên hệ, Lawzana Directory: mọi yêu cầu tư vấn đều đổ về đây.
- Ploy nhận được thông báo từ bất kỳ kênh nào trong số đó.
- Hai phút sau, trợ lý tiếp nhận phản hồi kèm một liên kết bảo mật.
- Trong giờ ăn trưa, Lukas trả lời các câu hỏi về bất động sản.
- Anh ấy tải lên bốn tài liệu. Không cần tài khoản, không cần ứng dụng.
- Sau đó, anh ấy báo với Ploy rằng mình đã sẵn sàng trao đổi.
- Sáng hôm sau, yêu cầu tư vấn đã tự động tiến triển.
- Flow đã kiểm tra xung đột lợi ích đối với anh ấy và chủ đầu tư.
- AI đã đọc cả bốn tài liệu: bản tóm tắt và các dữ kiện chính.
- Hỏi xem cần làm rõ những gì trong cuộc gọi. Mỗi ý đều dẫn chiếu đến trang tương ứng.
- Sau cuộc gọi, Ploy ghi lại cuộc gọi chỉ bằng một dòng.
- Thư được soạn từ mẫu bất động sản của văn phòng luật, với thông tin khách hàng, vụ việc và mức phí đã được điền sẵn.
- Khi Lukas đồng ý, chỉ cần một lần nhấp để chuyển yêu cầu tư vấn thành vụ việc.
- Thông tin chi tiết, tài liệu và các dữ kiện chính của anh ấy đã có sẵn bên trong.
Nội dung video này
- Mọi vụ việc đều nằm trên một bảng, từ tiếp nhận đến ký kết.
- Ploy kéo giao dịch mua của Lukas sang mục Rà soát.
- Cô ấy thêm ngày ký một lần, kèm lời nhắc trước 3 ngày.
- Thời hạn này được đưa vào lịch của văn phòng luật cùng mọi thời hạn khác.
- Cô ấy chia sẻ vụ việc với Lukas qua cổng thông tin bảo mật.
- Anh ấy gửi bản SPA đã chỉnh sửa qua đó, không qua email.
- Sáng hôm sau, Trang chủ hiển thị những gì đã thay đổi và những việc đến hạn.
- Thời gian được ghi nhận vào vụ việc chỉ trong vài giây.
- Khoản phí trọn gói được chuyển thành hóa đơn, hoàn tất và gửi qua email cho Lukas ngay từ vụ việc.
Nội dung video này
- Ploy áp dụng bộ quy tắc rà soát hợp đồng mua bán cho bản dự thảo SPA.
- Sáu mục kiểm tra trong một lượt, mỗi mục có trạng thái riêng.
- Mỗi phát hiện trích dẫn điều khoản, nêu rõ rủi ro và đề xuất cách diễn đạt.
- Hãy tự đối chiếu từng trích dẫn với trang tài liệu.
- Các bộ quy tắc được soạn sẵn theo từng lĩnh vực hành nghề. Mọi quy tắc đều có thể chỉnh sửa.
- Fact Grid đối chiếu ngày tháng, các bên và số tiền từ cả bốn tài liệu.
- Thay đổi về giá được làm nổi bật.
- Đặt câu hỏi về toàn bộ vụ việc bằng ngôn ngữ thông thường.
- Câu trả lời dựa trên ba tài liệu và trích dẫn từng trang.
- Sau đó, yêu cầu AI soạn email cập nhật gửi Lukas.
Bắt đầu với Lawzana Flow
Chào mừng bạn đến với Lawzana Flow, phần mềm quản lý hành nghề dành cho luật sư độc lập và các công ty luật quy mô nhỏ. Khách hàng tiềm năng, vụ việc, tài liệu, thời gian, hóa đơn và cổng thông tin khách hàng đều được tập hợp tại một nơi, kết hợp với AI giúp đọc tài liệu và hỗ trợ bạn soạn thảo. Hướng dẫn này sẽ dẫn dắt bạn qua những bước đầu tiên.
Tạo tài khoản của bạn#
Mỗi công ty luật đều bắt đầu với Gói miễn phí (Free plan). Không có thời hạn dùng thử và không cần nhập thông tin thẻ.
- Truy cập flow.lawzana.com và nhấp vào Create your free account
- Nhập tên, email, mật khẩu, tên công ty luật của bạn và lĩnh vực hành nghề chính (hoặc nhấp vào Continue with Google hoặc Continue with Microsoft)
- Tùy ý chia sẻ lý do bạn đến với Flow, hoặc bỏ qua bước này
- Nếu bạn đăng ký bằng email, hãy nhấp vào liên kết xác minh được gửi cho bạn, sau đó đăng nhập
Bạn sẽ được chuyển đến Trang chủ (Home), nơi có danh sách kiểm tra Thiết lập ban đầu (Get set up) ngắn gọn gợi ý các bước đầu tiên: tạo vụ việc đầu tiên, thêm thời hạn tiếp theo, tải lên tài liệu, và mời đồng nghiệp hoặc chia sẻ với khách hàng. Ngoài ra còn có bước Thiết lập xuất hóa đơn (Set up invoicing) mà chỉ chủ sở hữu và quản trị viên mới có thể hoàn thành; đối với những người khác, bước này sẽ hiển thị là đã xong. Bạn có thể thực hiện theo bất kỳ thứ tự nào, hoặc ẩn thẻ này đi. Thẻ này cũng có liên kết để đặt lịch cuộc gọi hỗ trợ thiết lập miễn phí với đội ngũ của chúng tôi.
Không gian làm việc của bạn bắt đầu với một vụ việc mẫu và một khách hàng tiềm năng mẫu, được đánh dấu là "Demo", để bạn có thể làm quen. Chủ sở hữu và quản trị viên có thể xóa chúng bằng nút Clear demo data trên thẻ thiết lập; Flow cũng sẽ tự động xóa vụ việc mẫu chưa được chỉnh sửa sau 30 ngày.
Flow hiện hỗ trợ tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Pháp. Bạn có thể chuyển đổi ngôn ngữ từ menu dưới tên của mình.
Thiết lập xuất hóa đơn#
Nếu bạn sẽ lập hóa đơn cho khách hàng từ Flow, hãy thực hiện việc này một lần duy nhất, trước khi bất kỳ ai ghi nhận thời gian làm việc. Bước Set up invoicing trên thẻ Get set up sẽ mở Cài đặt → Xuất hóa đơn & biểu phí (Settings → Invoicing & rates), nơi chủ sở hữu hoặc quản trị viên thiết lập:
- Đơn vị tiền tệ lập hóa đơn, mức phí theo giờ mặc định và điều khoản thanh toán
- Khoảng tăng thời gian tính phí và quy tắc làm tròn thời gian
- Mức phí theo giờ cho từng nhân sự tính phí (fee earner)
- Thuế suất mặc định và tên loại thuế hiển thị trên hóa đơn (ví dụ: VAT)
- Tiền tố số hóa đơn và mã số thuế của công ty luật
- Hướng dẫn thanh toán, chẳng hạn như thông tin tài khoản ngân hàng, được in trên mỗi hóa đơn
Nhấp vào Save invoicing settings. Bước này sẽ được đánh dấu hoàn thành sau khi biểu mẫu này được lưu, hoặc khi công ty luật của bạn đã có một hóa đơn. Trang Thanh toán (Billing) ở thanh bên sẽ hiển thị các bước khởi đầu tương tự cho đến khi có dữ liệu được ghi nhận. Xem Cài đặt và Xuất hóa đơn.
Chuyển từ Danh bạ Lawzana (Lawzana Directory)#
Nếu công ty luật của bạn đã có tên trên lawzana.com, bạn không cần phải đăng ký riêng. Nhấp vào Open in Flow tại một khách hàng tiềm năng trong bảng điều khiển Lawzana của bạn:
- Lần đầu tiên: một màn hình xác nhận sẽ hiển thị thông tin công ty luật, khách hàng tiềm năng và nơi lưu trữ tài liệu của bạn (Hoa Kỳ, Châu Âu hoặc Châu Á - Thái Bình Dương, được chọn sẵn dựa trên quốc gia của công ty bạn; thông tin này không thể thay đổi sau đó). Sau đó, Flow sẽ tạo không gian làm việc Miễn phí cho bạn, tự động đăng nhập mà không cần mật khẩu và mở khách hàng tiềm năng đó. Khách hàng tiềm năng và tin nhắn trong 90 ngày gần nhất sẽ được đồng bộ theo; chọn Import older leads too nếu bạn muốn nhập thêm dữ liệu cũ hơn.
- Sau đó: khi công ty luật của bạn đã được kết nối, nút Open in Flow sẽ chuyển thẳng đến hồ sơ của khách hàng tiềm năng.
Quy trình này không có các bước hướng dẫn thiết lập. Gói Danh bạ trả phí cũng sẽ bổ sung thêm số lượng tài khoản Flow (seats) và điểm AI credits vào không gian làm việc của bạn (xem Thanh toán & Gói dịch vụ).
Khu vực lưu trữ tệp#
| Khu vực | Vị trí |
|---|---|
| United States | Iowa, Hoa Kỳ |
| Europe | Bỉ |
| Asia Pacific | Singapore |
Các công ty luật đăng ký trực tiếp trên flow.lawzana.com sẽ lưu trữ tệp của mình tại khu vực Châu Âu. Bạn có thể xem khu vực của mình trong Cài đặt → Chung (Settings → General), tại mục File Storage Region.
Trang chủ (Home)#
Home là trang bắt đầu của bạn. Trong quá trình thiết lập, trang này sẽ hiển thị danh sách kiểm tra Get set up. Hàng ngày, trang sẽ hiển thị Cần chú ý (Needs attention), Thời hạn & phiên xử (Deadlines & hearings), khách hàng tiềm năng Đang chờ trả lời (Waiting for a reply), Cập nhật vụ việc (Matter updates), Tuần của tôi (My week) và Lời nhắc (Reminders) về khách hàng tiềm năng, cùng với các nút thao tác nhanh để thêm vụ việc, ghi nhận thời gian, thêm thời hạn hoặc tải lên tệp.
Điều hướng#
Thanh bên trái giúp bạn truy cập nhanh vào từng phần:
| Mục | Chức năng |
|---|---|
| Home | Danh sách kiểm tra thiết lập và các công việc cần chú ý hôm nay |
| Leads | Khách hàng tiềm năng và các yêu cầu tư vấn |
| Matters | Các vụ việc và hồ sơ đang xử lý |
| Calendar | Thời hạn và lời nhắc khách hàng tiềm năng |
| Contacts | Danh bạ cá nhân và công ty |
| Documents | Mục Tệp (Files), Bản thảo & mẫu (Drafts & templates), và Câu lệnh & quy trình mẫu (Prompts & playbooks) |
| Assistant | Trò chuyện toàn màn hình với trợ lý AI |
| Email Review | Các email được chuyển tiếp đang chờ bạn lưu hồ sơ (chỉ hiển thị khi có email) |
| Billing | Công việc chưa tính phí, hóa đơn chưa thanh toán, các khoản thanh toán, tài khoản ủy thác và xuất dữ liệu cho kế toán (chủ sở hữu và quản trị viên) |
| Conflicts | Kiểm tra xung đột lợi ích (chủ sở hữu và quản trị viên; người khác chỉ nhìn thấy khi có xung đột đang chờ xử lý) |
| Notifications | Các thông báo và cập nhật gần đây |
| Help | Hỗ trợ và tài liệu hướng dẫn |
| Settings | Cấu hình công ty luật (chủ sở hữu và quản trị viên) |
Vụ việc đầu tiên của bạn#
- Đi tới mục Leads ở thanh bên
- Nhấp vào New Lead và nhập thông tin chi tiết của khách hàng tiềm năng
- Khi khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng chính thức, nhấp vào Convert trên trang của khách hàng tiềm năng đó
- Đặt tiêu đề cho vụ việc và nhấp vào Create Matter
Hoặc tạo trực tiếp một vụ việc:
- Đi tới mục Matters ở thanh bên
- Nhấp vào New matter
- Điền tiêu đề và tên khách hàng, tùy ý chọn thêm lĩnh vực hành nghề và thời hạn tiếp theo
- Vụ việc được tạo ở giai đoạn mặc định trong quy trình (pipeline) của bạn
Tải lên tài liệu đầu tiên của bạn#
- Mở một vụ việc và chuyển đến tab Documents
- Nhấp vào Upload hoặc kéo và thả tệp
- Các định dạng được hỗ trợ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, tệp email (.eml, .msg), tệp văn bản và hình ảnh
- Kích thước tệp tối đa: 25 MB
- Sau khi tải lên, Lawzana Flow sẽ đọc các tài liệu được hỗ trợ và trích xuất các dữ kiện quan trọng (ngày tháng, tên gọi, số tiền, yêu cầu khởi kiện)
Sau đó bạn có thể:
- Tạo tóm tắt (Generate Summary) chỉ với một cú nhấp chuột
- Xem lại các dữ kiện quan trọng (key facts) kèm theo nguồn trích dẫn tương ứng
- Trò chuyện với tài liệu (Chat with the document) để đặt câu hỏi về nội dung của tài liệu
Bước tiếp theo là gì?#
- Quản lý khách hàng tiềm năng: Tìm hiểu cách quản lý quy trình khách hàng tiềm năng của bạn
- Quản lý vụ việc: Sắp xếp các hồ sơ vụ việc với bảng Kanban
- Tính năng AI: Khám phá khả năng phân tích tài liệu bằng AI
- Đội ngũ & Vai trò: Thiết lập đội ngũ của bạn với các quyền hạn phù hợp
- Xuất hóa đơn: Lập hóa đơn cho khách hàng ngay từ vụ việc
- Cài đặt: Cấu hình quy trình làm việc cho công ty luật của bạn