Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Ιστότοπος, σελίδα επικοινωνίας, Lawzana Directory: κάθε αίτημα καταλήγει εδώ.
- Η Ploy ειδοποιείται από οποιοδήποτε από αυτά.
- Δύο λεπτά αργότερα, ο βοηθός υποδοχής απαντά με έναν ασφαλή σύνδεσμο.
- Στο μεσημεριανό, ο Lukas απαντά στις ερωτήσεις για το ακίνητο.
- Ανεβάζει τέσσερα έγγραφα. Χωρίς λογαριασμό, χωρίς εφαρμογή.
- Μετά λέει στην Ploy ότι είναι έτοιμος να μιλήσουν.
- Το επόμενο πρωί, το αίτημα έχει προχωρήσει από μόνο του.
- Το Flow έλεγξε τον ίδιο και τον κατασκευαστή για σύγκρουση συμφερόντων.
- Η τεχνητή νοημοσύνη διάβασε και τα τέσσερα έγγραφα: περίληψη και βασικά στοιχεία.
- Ρωτήστε τι χρειάζεται να διευκρινιστεί στην κλήση. Κάθε σημείο παραπέμπει στη σχετική σελίδα.
- Μετά την κλήση, η Ploy την καταγράφει σε μία γραμμή.
- Η επιστολή ξεκινά από το πρότυπο ακινήτων του δικηγορικού γραφείου, με συμπληρωμένα πελάτη, υπόθεση και αμοιβή.
- Όταν ο Lukas συμφωνήσει, ένα κλικ μετατρέπει το αίτημα σε υπόθεση.
- Οι πληροφορίες του, τα έγγραφα και τα βασικά στοιχεία βρίσκονται ήδη μέσα.
Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Κάθε υπόθεση βρίσκεται σε έναν πίνακα, από την υποδοχή έως την υπογραφή.
- Η Ploy σύρει την αγορά του Lukas στο στάδιο «Έλεγχος».
- Προσθέτει την ημερομηνία υπογραφής μία φορά, με υπενθύμιση 3 ημέρες νωρίτερα.
- Προστίθεται στις υπόλοιπες προθεσμίες στο ημερολόγιο του δικηγορικού γραφείου.
- Μοιράζεται την υπόθεση με τον Lukas μέσω μιας ασφαλούς πύλης.
- Στέλνει εκεί το αναθεωρημένο SPA, όχι με email.
- Το επόμενο πρωί, η Αρχική δείχνει τι άλλαξε και τι εκκρεμεί.
- Ο χρόνος καταχωρίζεται στην υπόθεση σε λίγα δευτερόλεπτα.
- Η κατ' αποκοπή αμοιβή μετατρέπεται σε τιμολόγιο, το οποίο οριστικοποιείται και αποστέλλεται με email στον Lukas μέσα από την υπόθεση.
Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Η Ploy εφαρμόζει το playbook συμβάσεων αγοραπωλησίας στο προσχέδιο SPA.
- Έξι έλεγχοι σε ένα πέρασμα, ο καθένας με τη δική του κατάσταση.
- Κάθε εύρημα παραθέτει τη ρήτρα, προσδιορίζει τον κίνδυνο και προτείνει διατύπωση.
- Αντιπαραβάλετε μόνοι σας κάθε απόσπασμα με τη σελίδα.
- Τα playbook διατίθενται έτοιμα ανά τομέα δικαίου. Κάθε κανόνας μπορεί να τροποποιηθεί.
- Το Fact Grid αντιπαραβάλλει ημερομηνίες, συμβαλλόμενα μέρη και ποσά και από τα τέσσερα έγγραφα.
- Η αλλαγή της τιμής ξεχωρίζει.
- Κάντε μια ερώτηση για ολόκληρη την υπόθεση με απλά λόγια.
- Η απάντηση βασίζεται σε τρία έγγραφα και παραπέμπει σε κάθε σελίδα.
- Έπειτα, ζητήστε του να συντάξει το ενημερωτικό email προς τον Lukas.
Ξεκινώντας με το Lawzana Flow
Καλώς ορίσατε στο Lawzana Flow, το λογισμικό οργάνωσης και διαχείρισης δικηγορικού γραφείου (practice management) για ανεξάρτητους δικηγόρους και μικρές δικηγορικές εταιρείες. Δυνητικοί πελάτες (leads), υποθέσεις, έγγραφα, καταγραφή χρόνου, τιμολόγια και η πύλη πελατών βρίσκονται σε ένα σημείο, με AI που διαβάζει τα έγγραφά σας και σας βοηθά στη σύνταξη κειμένων. Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στα πρώτα σας βήματα.
Δημιουργία του λογαριασμού σας#
Κάθε γραφείο ξεκινά με το Δωρεάν πρόγραμμα (Free plan). Δεν υπάρχει δοκιμαστική περίοδος που λήγει ούτε απαιτείται καταχώριση κάρτας.
- Επισκεφθείτε το flow.lawzana.com και κάντε κλικ στο Create your free account
- Εισαγάγετε το ονοματεπώνυμό σας, το email, έναν κωδικό πρόσβασης, την επωνυμία του γραφείου σας και τον κύριο τομέα εξειδίκευσής σας (ή κάντε κλικ στο Continue with Google ή Continue with Microsoft)
- Προαιρετικά, ενημερώστε μας για τον λόγο που επιλέξατε το Flow, ή παραλείψτε αυτό το βήμα
- Εάν εγγραφήκατε μέσω email, κάντε κλικ στον σύνδεσμο επαλήθευσης που θα σας αποστείλουμε και, στη συνέχεια, συνδεθείτε
Θα μεταφερθείτε στην Αρχική, όπου μια σύντομη λίστα ελέγχου Ολοκλήρωση ρύθμισης (Get set up) σας προτείνει τα πρώτα σας βήματα:
- Συνδέστε τις υπόλοιπες πηγές δυνητικών πελατών σας (ιδιοκτήτες και διαχειριστές)
- Διαχειριστείτε τον πρώτο σας δυνητικό πελάτη
- Ρυθμίστε τη σελίδα κρατήσεών σας
- Προσκαλέστε έναν συνεργάτη ή μοιραστείτε στοιχεία με έναν πελάτη
- Δημιουργήστε την πρώτη σας υπόθεση
Τα γραφεία που είναι συνδεδεμένα με τον Κατάλογο Lawzana βλέπουν επίσης πρώτα τα βήματα Συνδέστε το προφίλ σας στον Κατάλογο Lawzana και Ενεργοποιήστε την αυτόματη εισαγωγή πελατών (ιδιοκτήτες και διαχειριστές). Κάθε βήμα επισημαίνεται με ένδειξη ολοκλήρωσης όταν το Flow διαπιστώσει ότι έχει πραγματοποιηθεί. Μπορείτε να τα εκτελέσετε με οποιαδήποτε σειρά ή να κάνετε κλικ στο Απόκρυψη λίστας ελέγχου (Hide checklist). Η καρτέλα περιλαμβάνει επίσης την επιλογή Κλείστε μια δωρεάν κλήση ρύθμισης με την ομάδα μας.
Ο χώρος εργασίας σας ξεκινά με μια ενδεικτική υπόθεση και έναν ενδεικτικό δυνητικό πελάτη, με την ένδειξη «Demo», ώστε να μπορείτε να περιηγηθείτε. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να τα καταργήσουν με την επιλογή Εκκαθάριση δεδομένων επίδειξης (Clear demo data) στην καρτέλα ρύθμισης. Επιπλέον, το Flow καταργεί αυτόματα μια ανέπαφη ενδεικτική υπόθεση μετά από 30 ημέρες.
Το Flow είναι διαθέσιμο στα Αγγλικά, τα Ισπανικά, τα Γαλλικά, τα Τουρκικά και τα Ταϊλανδικά. Μπορείτε να αλλάξετε γλώσσα από το μενού κάτω από το όνομά σας.
Σύνδεση των πηγών δυνητικών πελατών σας#
Καταχωρίστε κάθε νέο ερώτημα στο Flow ως δυνητικό πελάτη (lead). Ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής μεταβαίνει στις Ρυθμίσεις → Πηγές δυνητικών πελατών (το βήμα Συνδέστε τις υπόλοιπες πηγές δυνητικών πελατών σας οδηγεί εκεί):
- Αντιγράψτε τη Διεύθυνση λήψης ερωτημάτων σας (Your enquiry address)
- Στην ενότητα Πώς να το ρυθμίσετε, επιλέξτε πού λαμβάνετε τα ερωτήματά σας (Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow ή άλλους καταλόγους και πλατφόρμες) και ακολουθήστε τα βήματα. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο Αποστολή αυτών των βημάτων μέσω email στον διαχειριστή της ιστοσελίδας μου
- Ενεργοποιήστε την επιλογή Αυτόματη έναρξη εισαγωγής πελάτη, ώστε κάθε νέο ερώτημα να λαμβάνει τη φόρμα εισαγωγής σας
Η ίδια σελίδα συνδέεται με τη φόρμα της ιστοσελίδας σας, τη σελίδα επικοινωνίας, τη σελίδα κρατήσεων και το Zapier. Το βήμα ολοκληρώνεται μόλις ληφθεί ένας πραγματικός δυνητικός πελάτης από μία από αυτές τις πηγές. Δείτε την ενότητα Ενσωματώσεις.
Ρύθμιση τιμολόγησης#
Εάν πρόκειται να τιμολογείτε πελάτες μέσω του Flow, διαμορφώστε αυτήν τη ρύθμιση μία φορά, προτού καταγραφεί χρόνος εργασίας από οποιονδήποτε χρήστη. Ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής ανοίγει τις Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση & χρεώσεις και ορίζει:
- Το νόμισμα τιμολόγησης, την προεπιλεγμένη ωριαία χρέωση και τους όρους πληρωμής
- Το βήμα χρέωσης και τη στρογγυλοποίηση για τον χρόνο
- Μια ωριαία χρέωση για κάθε συνεργάτη που παράγει έσοδα (fee earner)
- Τον προεπιλεγμένο φορολογικό συντελεστή και την ονομασία του φόρου που αναγράφεται στα τιμολόγια (για παράδειγμα, ΦΠΑ)
- Το πρόθεμα αριθμού τιμολογίου και το ΑΦΜ του γραφείου σας
- Οδηγίες πληρωμής, όπως τα τραπεζικά σας στοιχεία, που εκτυπώνονται σε κάθε τιμολόγιο
Κάντε κλικ στο Αποθήκευση ρυθμίσεων τιμολόγησης. Μέχρι να καταγραφεί οτιδήποτε, η σελίδα Τιμολόγηση στην πλαϊνή γραμμή εμφανίζει το μήνυμα Τιμολογήστε τον πρώτο σας πελάτη σε τρία βήματα: Ρύθμιση τιμολόγησης, Καταγραφή χρόνου σε μια υπόθεση και Δημιουργία και αποστολή τιμολογίου. Δείτε τις ενότητες Ρυθμίσεις και Τιμολόγηση.
Σύνδεση από τον Κατάλογο Lawzana#
Εάν το γραφείο σας είναι καταχωρισμένο στο lawzana.com, δεν χρειάζεται να εγγραφείτε ξεχωριστά. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα στο Flow (Open in Flow) σε έναν δυνητικό πελάτη στον πίνακα ελέγχου του Lawzana:
- Την πρώτη φορά: μία οθόνη επιβεβαίωσης εμφανίζει το γραφείο, τον δυνητικό πελάτη και την τοποθεσία αποθήκευσης των εγγράφων σας (Ηνωμένες Πολιτείες, Ευρώπη ή Ασία-Ειρηνικός, προεπιλεγμένη βάσει της χώρας του γραφείου σας· δεν μπορεί να αλλάξει αργότερα). Στη συνέχεια, το Flow δημιουργεί τον δωρεάν χώρο εργασίας σας, σας συνδέει χωρίς κωδικό πρόσβασης και ανοίγει τον δυνητικό πελάτη. Οι δυνητικοί πελάτες και τα μηνύματα των τελευταίων 90 ημερών μεταφέρονται αυτόματα· επιλέξτε Εισαγωγή και παλαιότερων δυνητικών πελατών εάν επιθυμείτε περισσότερα.
- Στη συνέχεια: μόλις συνδεθεί το γραφείο σας, η επιλογή Άνοιγμα στο Flow μεταβαίνει απευθείας στον φάκελο του δυνητικού πελάτη.
Δεν υπάρχει οδηγός ρύθμισης σε αυτήν τη διαδικασία. Ένα συνδρομητικό πρόγραμμα Καταλόγου προσθέτει επίσης θέσεις χρήστη στο Flow και μονάδες AI στον χώρο εργασίας σας (δείτε Χρεώσεις & Προγράμματα).
Περιοχή αποθήκευσης αρχείων#
| Περιοχή | Τοποθεσία |
|---|---|
| Ηνωμένες Πολιτείες | Άιοβα, Ηνωμένες Πολιτείες |
| Ευρώπη | Βέλγιο |
| Ασία-Ειρηνικός | Σιγκαπούρη |
Τα γραφεία που εγγράφονται απευθείας στο flow.lawzana.com αποθηκεύουν τα αρχεία τους στην περιοχή της Ευρώπης. Μπορείτε να δείτε την περιοχή σας στις Ρυθμίσεις → Γενικά, στην ενότητα Περιοχή αποθήκευσης αρχείων.
Αρχική#
Η Αρχική είναι η σελίδα εκκίνησής σας. Κατά τη διάρκεια των αρχικών ρυθμίσεων εμφανίζει τη λίστα ελέγχου Ολοκλήρωση ρύθμισης. Σε καθημερινή βάση εμφανίζει τις ενότητες Απαιτείται προσοχή, Προθεσμίες & δικάσιμοι, δυνητικούς πελάτες σε κατάσταση Αναμονή απάντησης, Ενημερώσεις υποθέσεων, Η εβδομάδα μου και τις Υπενθυμίσεις δυνητικών πελατών, με κουμπιά γρήγορης πρόσβασης για προσθήκη υπόθεσης, καταγραφή χρόνου, προσθήκη προθεσμίας ή μεταφόρτωση αρχείου.
Πλοήγηση#
Η αριστερή πλαϊνή γραμμή σάς παρέχει γρήγορη πρόσβαση σε κάθε ενότητα:
| Ενότητα | Λειτουργία |
|---|---|
| Αρχική | Η λίστα ελέγχου ρύθμισης και όσα απαιτούν προσοχή σήμερα |
| Δυνητικοί πελάτες | Πιθανοί πελάτες και εισερχόμενα ερωτήματα |
| Υποθέσεις | Οι ενεργές υποθέσεις και φάκελοί σας |
| Ημερολόγιο | Προθεσμίες και υπενθυμίσεις δυνητικών πελατών |
| Επαφές | Φυσικά πρόσωπα και εταιρείες |
| Έγγραφα | Τα Αρχεία, τα Προσχέδια & πρότυπα και οι Εντολές & οδηγοί (Prompts & playbooks) |
| Βοηθός | Συνομιλία πλήρους οθόνης με τον βοηθό AI |
| Έλεγχος email | Προωθημένα email που εκκρεμούν προς αρχειοθέτηση και email που η διεύθυνση ερωτημάτων σας διαχώρισε για ιδιοκτήτες και διαχειριστές (εμφανίζεται μόνο όταν υπάρχουν τέτοια μηνύματα) |
| Τιμολόγηση | Μη τιμολογημένη εργασία, ανεξόφλητα τιμολόγια, πληρωμές, λογαριασμοί παρακαταθηκών/καταπιστεύματος και εξαγωγή στοιχείων για τον λογιστή σας (ιδιοκτήτες και διαχειριστές) |
| Συγκρούσεις συμφερόντων | Έλεγχοι σύγκρουσης συμφερόντων (ιδιοκτήτες και διαχειριστές· οι υπόλοιποι το βλέπουν μόνο όταν εκκρεμεί σύγκρουση) |
| Ειδοποιήσεις | Πρόσφατες ειδοποιήσεις και ενημερώσεις |
| Βοήθεια | Υποστήριξη και τεκμηρίωση |
| Ρυθμίσεις | Διαμόρφωση γραφείου (ιδιοκτήτες και διαχειριστές) |
Η πρώτη σας υπόθεση#
- Μεταβείτε στην ενότητα Δυνητικοί πελάτες στην πλαϊνή γραμμή
- Κάντε κλικ στο Νέος δυνητικός πελάτης και εισαγάγετε τα στοιχεία του πιθανού πελάτη
- Όταν ο δυνητικός πελάτης γίνει κανονικός πελάτης, κάντε κλικ στο Μετατροπή στη σελίδα του
- Ορίστε έναν τίτλο για την υπόθεση και κάντε κλικ στο Δημιουργία υπόθεσης
Εναλλακτικά, δημιουργήστε μια υπόθεση απευθείας:
- Μεταβείτε στην ενότητα Υποθέσεις στην πλαϊνή γραμμή
- Κάντε κλικ στο Νέα υπόθεση
- Συμπληρώστε τον τίτλο και το όνομα του πελάτη και, προαιρετικά, τον τομέα δικαίου και την επόμενη προθεσμία
- Η υπόθεση δημιουργείται στο προεπιλεγμένο στάδιο της ροής εργασιών σας (pipeline)
Μεταφόρτωση του πρώτου σας εγγράφου#
- Ανοίξτε μια υπόθεση και μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα
- Κάντε κλικ στο Μεταφόρτωση ή σύρετε και αποθέστε αρχεία
- Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων: PDF, Word, Excel, PowerPoint, αρχεία email (.eml, .msg), αρχεία κειμένου και φωτογραφίες
- Μέγιστο μέγεθος αρχείου: 25 MB
- Μετά τη μεταφόρτωση, το Lawzana Flow διαβάζει τα υποστηριζόμενα έγγραφα και εξάγει τα βασικά τους δεδομένα (ημερομηνίες, ονόματα, ποσά, αξιώσεις)
Στη συνέχεια, μπορείτε να:
- Δημιουργήσετε σύνοψη με ένα κλικ
- Ελέγξετε τα βασικά δεδομένα, το καθένα με την πηγή του
- Συνομιλήσετε με το έγγραφο για να θέσετε ερωτήσεις σχετικά με το περιεχόμενό του
Επόμενα βήματα#
- Διαχείριση δυνητικών πελατών: Μάθετε πώς να διαχειρίζεστε τη ροή των δυνητικών πελατών σας
- Διαχείριση υποθέσεων: Οργανώστε τις υποθέσεις σας με πίνακες Kanban
- Λειτουργίες AI: Εξερευνήστε την ανάλυση εγγράφων με υποστήριξη τεχνητής νοημοσύνης
- Ομάδα & Ρόλοι: Διαμορφώστε την ομάδα σας με τα κατάλληλα δικαιώματα
- Τιμολόγηση: Τιμολογήστε τους πελάτες σας απευθείας μέσα από μια υπόθεση
- Ρυθμίσεις: Διαμορφώστε τις ροές εργασιών του γραφείου σας