Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Ιστότοπος, σελίδα επικοινωνίας, Lawzana Directory: κάθε αίτημα καταλήγει εδώ.
- Η Ploy ειδοποιείται από οποιοδήποτε από αυτά.
- Δύο λεπτά αργότερα, ο βοηθός υποδοχής απαντά με έναν ασφαλή σύνδεσμο.
- Στο μεσημεριανό, ο Lukas απαντά στις ερωτήσεις για το ακίνητο.
- Ανεβάζει τέσσερα έγγραφα. Χωρίς λογαριασμό, χωρίς εφαρμογή.
- Μετά λέει στην Ploy ότι είναι έτοιμος να μιλήσουν.
- Το επόμενο πρωί, το αίτημα έχει προχωρήσει από μόνο του.
- Το Flow έλεγξε τον ίδιο και τον κατασκευαστή για σύγκρουση συμφερόντων.
- Η τεχνητή νοημοσύνη διάβασε και τα τέσσερα έγγραφα: περίληψη και βασικά στοιχεία.
- Ρωτήστε τι χρειάζεται να διευκρινιστεί στην κλήση. Κάθε σημείο παραπέμπει στη σχετική σελίδα.
- Μετά την κλήση, η Ploy την καταγράφει σε μία γραμμή.
- Η επιστολή ξεκινά από το πρότυπο ακινήτων του δικηγορικού γραφείου, με συμπληρωμένα πελάτη, υπόθεση και αμοιβή.
- Όταν ο Lukas συμφωνήσει, ένα κλικ μετατρέπει το αίτημα σε υπόθεση.
- Οι πληροφορίες του, τα έγγραφα και τα βασικά στοιχεία βρίσκονται ήδη μέσα.
Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Κάθε υπόθεση βρίσκεται σε έναν πίνακα, από την υποδοχή έως την υπογραφή.
- Η Ploy σύρει την αγορά του Lukas στο στάδιο «Έλεγχος».
- Προσθέτει την ημερομηνία υπογραφής μία φορά, με υπενθύμιση 3 ημέρες νωρίτερα.
- Προστίθεται στις υπόλοιπες προθεσμίες στο ημερολόγιο του δικηγορικού γραφείου.
- Μοιράζεται την υπόθεση με τον Lukas μέσω μιας ασφαλούς πύλης.
- Στέλνει εκεί το αναθεωρημένο SPA, όχι με email.
- Το επόμενο πρωί, η Αρχική δείχνει τι άλλαξε και τι εκκρεμεί.
- Ο χρόνος καταχωρίζεται στην υπόθεση σε λίγα δευτερόλεπτα.
- Η κατ' αποκοπή αμοιβή μετατρέπεται σε τιμολόγιο, το οποίο οριστικοποιείται και αποστέλλεται με email στον Lukas μέσα από την υπόθεση.
Τι δείχνει αυτό το βίντεο
- Η Ploy εφαρμόζει το playbook συμβάσεων αγοραπωλησίας στο προσχέδιο SPA.
- Έξι έλεγχοι σε ένα πέρασμα, ο καθένας με τη δική του κατάσταση.
- Κάθε εύρημα παραθέτει τη ρήτρα, προσδιορίζει τον κίνδυνο και προτείνει διατύπωση.
- Αντιπαραβάλετε μόνοι σας κάθε απόσπασμα με τη σελίδα.
- Τα playbook διατίθενται έτοιμα ανά τομέα δικαίου. Κάθε κανόνας μπορεί να τροποποιηθεί.
- Το Fact Grid αντιπαραβάλλει ημερομηνίες, συμβαλλόμενα μέρη και ποσά και από τα τέσσερα έγγραφα.
- Η αλλαγή της τιμής ξεχωρίζει.
- Κάντε μια ερώτηση για ολόκληρη την υπόθεση με απλά λόγια.
- Η απάντηση βασίζεται σε τρία έγγραφα και παραπέμπει σε κάθε σελίδα.
- Έπειτα, ζητήστε του να συντάξει το ενημερωτικό email προς τον Lukas.
Ξεκινώντας με το Lawzana Flow
Καλώς ορίσατε στο Lawzana Flow, το λογισμικό οργάνωσης και διαχείρισης δικηγορικού γραφείου για μεμονωμένους δικηγόρους και μικρά δικηγορικά γραφεία. Υποψήφιοι πελάτες (leads), υποθέσεις, έγγραφα, χρόνος, τιμολόγια και η πύλη πελατών βρίσκονται συγκεντρωμένα σε ένα μέρος, με τεχνητή νοημοσύνη (AI) που διαβάζει τα έγγραφά σας και σας βοηθά στη σύνταξη κειμένων. Αυτός ο οδηγός σάς καθοδηγεί στα πρώτα σας βήματα.
Δημιουργία του λογαριασμού σας#
Κάθε δικηγορικό γραφείο ξεκινά με το Δωρεάν πρόγραμμα (Free plan). Δεν υπάρχει δοκιμαστική περίοδος που να λήγει ούτε απαιτείται καταχώριση κάρτας.
- Επισκεφθείτε τη διεύθυνση flow.lawzana.com και κάντε κλικ στο Create your free account
- Εισαγάγετε το όνομά σας, το email σας, έναν κωδικό πρόσβασης, την επωνυμία του γραφείου σας και τον κύριο τομέα πρακτικής σας (ή κάντε κλικ στο Continue with Google ή Continue with Microsoft)
- Προαιρετικά, πείτε μας τι σας φέρνει στο Flow ή παραλείψτε αυτό το βήμα
- Εάν εγγραφήκατε με email, κάντε κλικ στον σύνδεσμο επαλήθευσης που θα σας στείλουμε και, στη συνέχεια, συνδεθείτε
Μεταφέρεστε στην Αρχική σελίδα (Home), όπου μια σύντομη λίστα ελέγχου Get set up προτείνει τα πρώτα σας βήματα: δημιουργήστε την πρώτη σας υπόθεση, προσθέστε την επόμενη προθεσμία της, μεταφορτώστε ένα έγγραφο και προσκαλέστε έναν συνάδελφο ή κάντε κοινοποίηση σε έναν πελάτη. Υπάρχει επίσης το βήμα Set up invoicing, το οποίο μπορούν να ολοκληρώσουν μόνο οι ιδιοκτήτες (owners) και οι διαχειριστές (admins)· για όλους τους υπόλοιπους εμφανίζεται ήδη ως ολοκληρωμένο. Μπορείτε να τα εκτελέσετε με οποιαδήποτε σειρά ή να αποκρύψετε την καρτέλα. Η καρτέλα περιλαμβάνει επίσης έναν σύνδεσμο για να προγραμματίσετε μια δωρεάν κλήση παραμετροποίησης με την ομάδα μας.
Ο χώρος εργασίας σας ξεκινά με μια ενδεικτική υπόθεση και έναν ενδεικτικό υποψήφιο πελάτη με την ένδειξη «Demo», ώστε να μπορείτε να περιηγηθείτε. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να τα καταργήσουν με την επιλογή Clear demo data στην καρτέλα ρύθμισης· επίσης, το Flow καταργεί αυτόματα μια ανέπαφη ενδεικτική υπόθεση μετά από 30 ημέρες.
Το Flow είναι διαθέσιμο στα Αγγλικά, τα Ισπανικά και τα Γαλλικά. Αλλάξτε γλώσσα από το μενού κάτω από το όνομά σας.
Ρύθμιση τιμολόγησης#
Εάν πρόκειται να τιμολογείτε πελάτες μέσω του Flow, κάντε το μία φορά, προτού καταγράψει οποιοσδήποτε χρόνο εργασίας. Το βήμα Set up invoicing στην καρτέλα Get set up ανοίγει την ενότητα Settings → Invoicing & rates, όπου ένας ιδιοκτήτης ή διαχειριστής ορίζει:
- Το νόμισμα τιμολόγησης, την προεπιλεγμένη ωριαία χρέωση και τους όρους πληρωμής
- Το βήμα χρέωσης και τη στρογγυλοποίηση χρόνου
- Μια ωριαία χρέωση για κάθε αμειβόμενο συνεργάτη (fee earner)
- Τον προεπιλεγμένο φορολογικό συντελεστή και την ονομασία του φόρου που αναγράφεται στα τιμολόγια (για παράδειγμα, ΦΠΑ)
- Το πρόθεμα αρίθμησης τιμολογίων και τον ΑΦΜ της εταιρείας σας
- Οδηγίες πληρωμής, όπως τα τραπεζικά σας στοιχεία, που εκτυπώνονται σε κάθε τιμολόγιο
Κάντε κλικ στο Save invoicing settings. Το βήμα θεωρείται ολοκληρωμένο μόλις αποθηκευτεί αυτή η φόρμα ή μόλις εκδοθεί ένα τιμολόγιο από το γραφείο σας. Η σελίδα Billing στην πλαϊνή γραμμή εμφανίζει τα ίδια αρχικά βήματα μέχρι να καταγραφεί οτιδήποτε. Δείτε τις ενότητες Settings και Invoicing.
Μετάβαση από τον Κατάλογο Lawzana#
Εάν το γραφείο σας είναι καταχωρισμένο στο lawzana.com, δεν χρειάζεται να εγγραφείτε ξεχωριστά. Κάντε κλικ στο Open in Flow σε έναν υποψήφιο πελάτη (lead) στον πίνακα ελέγχου του Lawzana:
- Πρώτη φορά: μία οθόνη επιβεβαίωσης εμφανίζει το γραφείο, τον υποψήφιο πελάτη και την τοποθεσία αποθήκευσης των εγγράφων σας (Ηνωμένες Πολιτείες, Ευρώπη ή Ασία-Ειρηνικός, προεπιλεγμένη με βάση τη χώρα του γραφείου σας· δεν μπορεί να αλλάξει αργότερα). Στη συνέχεια, το Flow δημιουργεί τον δωρεάν χώρο εργασίας σας, σας συνδέει χωρίς κωδικό πρόσβασης και ανοίγει τον υποψήφιο πελάτη. Μαζί μεταφέρονται οι υποψήφιοι πελάτες και τα μηνύματα των τελευταίων 90 ημερών· επιλέξτε Import older leads too εάν επιθυμείτε περισσότερα.
- Στη συνέχεια: μόλις συνδεθεί το γραφείο σας, η επιλογή Open in Flow μεταβαίνει απευθείας στον φάκελο του υποψήφιου πελάτη.
Δεν υπάρχει οδηγός ρύθμισης σε αυτήν τη διαδρομή. Ένα πρόγραμμα συνδρομής στον Κατάλογο προσθέτει επίσης θέσεις χρήστη (seats) στο Flow και πιστώσεις AI στον χώρο εργασίας σας (δείτε Billing & Plans).
Περιοχή αποθήκευσης αρχείων#
| Περιοχή | Τοποθεσία |
|---|---|
| Ηνωμένες Πολιτείες | Αϊόβα, Ηνωμένες Πολιτείες |
| Ευρώπη | Βέλγιο |
| Ασία-Ειρηνικός | Σιγκαπούρη |
Τα γραφεία που εγγράφονται απευθείας στο flow.lawzana.com αποθηκεύουν τα αρχεία τους στην περιοχή της Ευρώπης. Μπορείτε να δείτε την περιοχή σας στην ενότητα Settings → General, κάτω από το File Storage Region.
Home#
Η Home είναι η σελίδα εκκίνησης σας. Κατά την αρχική σας ρύθμιση εμφανίζει τη λίστα ελέγχου Get set up. Καθημερινά εμφανίζει τα πεδία Needs attention, Deadlines & hearings, υποψήφιους πελάτες Waiting for a reply, Matter updates, My week και τις Reminders για τους υποψήφιους πελάτες σας, με γρήγορα κουμπιά για προσθήκη υπόθεσης, καταγραφή χρόνου, προσθήκη προθεσμίας ή μεταφόρτωση αρχείου.
Πλοήγηση#
Η αριστερή πλευρική γραμμή σάς παρέχει γρήγορη πρόσβαση σε κάθε ενότητα:
| Ενότητα | Τι κάνει |
|---|---|
| Home | Η λίστα ελέγχου ρύθμισης και όσα απαιτούν προσοχή σήμερα |
| Leads | Δυνητικοί πελάτες και αιτήματα επικοινωνίας |
| Matters | Οι ενεργές υποθέσεις και οι νομικοί σας φάκελοι |
| Calendar | Προθεσμίες και υπενθυμίσεις υποψηφίων πελατών |
| Contacts | Φυσικά πρόσωπα και εταιρείες |
| Documents | Τα Files, τα Drafts & templates και τα Prompts & playbooks σας |
| Assistant | Βοηθός AI σε περιβάλλον συνομιλίας πλήρους οθόνης |
| Email Review | Προωθημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιμένουν αρχειοθέτηση (εμφανίζεται μόνο όταν υπάρχουν) |
| Billing | Μη τιμολογημένη εργασία, ανεξόφλητα τιμολόγια, πληρωμές, καταπιστευτικοί λογαριασμοί (trust accounts) και εξαγωγή δεδομένων για τον λογιστή σας (ιδιοκτήτες και διαχειριστές) |
| Conflicts | Έλεγχοι σύγκρουσης συμφερόντων (ιδιοκτήτες και διαχειριστές· οι υπόλοιποι το βλέπουν μόνο όταν υπάρχει εκκρεμής σύγκρουση) |
| Notifications | Πρόσφατες ειδοποιήσεις και ενημερώσεις |
| Help | Υποστήριξη και τεκμηρίωση |
| Settings | Διαμόρφωση δικηγορικού γραφείου (ιδιοκτήτες και διαχειριστές) |
Η πρώτη σας υπόθεση#
- Μεταβείτε στην ενότητα Leads στην πλευρική γραμμή
- Κάντε κλικ στο New Lead και εισαγάγετε τα στοιχεία του υποψήφιου πελάτη
- Όταν ο υποψήφιος πελάτης γίνει ενεργός πελάτης, κάντε κλικ στο Convert στη σελίδα του
- Ορίστε έναν τίτλο για την υπόθεση και κάντε κλικ στο Create Matter
Εναλλακτικά, δημιουργήστε μια υπόθεση απευθείας:
- Μεταβείτε στην ενότητα Matters στην πλευρική γραμμή
- Κάντε κλικ στο New matter
- Συμπληρώστε τον τίτλο και το όνομα του πελάτη και, προαιρετικά, τον τομέα πρακτικής και την επόμενη προθεσμία
- Η υπόθεση δημιουργείται στο προεπιλεγμένο στάδιο της ροής εργασιών σας (pipeline)
Μεταφόρτωση του πρώτου σας εγγράφου#
- Ανοίξτε μια υπόθεση και μεταβείτε στην καρτέλα Documents
- Κάντε κλικ στο Upload ή σύρετε και αποθέστε αρχεία (drag and drop)
- Υποστηριζόμενες μορφές: PDF, Word, Excel, PowerPoint, αρχεία email (.eml, .msg), αρχεία κειμένου και φωτογραφίες
- Μέγιστο μέγεθος αρχείου: 25 MB
- Μόλις μεταφορτωθούν, το Lawzana Flow διαβάζει τα υποστηριζόμενα έγγραφα και εξάγει τα βασικά τους δεδομένα (ημερομηνίες, ονόματα, ποσά, αξιώσεις)
Στη συνέχεια μπορείτε να:
- Επιλέξετε Generate Summary με ένα κλικ
- Ελέγξετε τα βασικά δεδομένα (key facts), καθένα με την πηγή του
- Κάνετε Συνομιλία με το έγγραφο (Chat with the document) για να υποβάλετε ερωτήσεις σχετικά με το περιεχόμενό του
Τι ακολουθεί;#
- Lead Management: Μάθετε πώς να διαχειρίζεστε τη ροή υποψηφίων πελατών σας
- Matter Management: Οργανώστε τις υποθέσεις σας με πίνακες Kanban
- AI Features: Εξερευνήστε την ανάλυση εγγράφων με τη βοήθεια τεχνητής νοημοσύνης
- Team & Roles: Διαμορφώστε την ομάδα σας με τα κατάλληλα δικαιώματα
- Invoicing: Τιμολογήστε τους πελάτες σας μέσα από μια υπόθεση
- Settings: Διαμορφώστε τις ροές εργασίας του γραφείου σας