Έγγραφα & Αρχεία

Το Lawzana Flow παρέχει δύο τρόπους διαχείρισης εγγράφων: ως συνημμένα σε μια υπόθεση ή ως αυτόνομα αρχεία στην ενότητα «Έγγραφα». Και οι δύο επιλογές υποστηρίζουν ανάλυση βάσει τεχνητής νοημοσύνης (AI).

Μεταφόρτωση Εγγράφων#

Σε μια Υπόθεση#

1. Ανοίξτε την υπόθεση και μεταβείτε στην καρτέλα Documents (Έγγραφα)
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Upload (Μεταφόρτωση) ή σύρετε και αποθέστε (drag and drop) αρχεία στην περιοχή
3. Τα έγγραφα συσχετίζονται αυτόματα με την υπόθεση

Εάν έχει επιλεγεί κάποιος φάκελος κατά τη μεταφόρτωση, τα αρχεία τοποθετούνται μέσα σε αυτόν τον φάκελο.

Στην ενότητα Έγγραφα (Αυτόνομα)#

1. Μεταβείτε στην επιλογή Documents (Έγγραφα) στην πλαϊνή γραμμή και ανοίξτε την καρτέλα Files (Αρχεία)
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Upload Files (Μεταφόρτωση αρχείων) ή σύρετε και αποθέστε αρχεία
3. Τα αυτόνομα αρχεία δεν συνδέονται με καμία υπόθεση — χρήσιμο για πρότυπα, υλικό αναφοράς ή έγγραφα ολόκληρης της εταιρείας. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Assign to Matter (Ανάθεση σε υπόθεση) αργότερα για να μεταφέρετε κάποιο αρχείο σε μια υπόθεση.

Υποστηριζόμενες Μορφές#

Όρια Μεγέθους Αρχείων#

• Μεταφορτώσεις από μέλη της ομάδας: Έως 25 MB ανά αρχείο
• Μεταφορτώσεις από εντολείς (μέσω της πύλης): Έως 10 MB ανά αρχείο, σε μορφή PDF, Word, Excel, κειμένου ή εικόνας

Διπλότυπες Μεταφορτώσεις#

Όταν μεταφορτώνετε ένα αρχείο σε μια υπόθεση ή έναν δυνητικό πελάτη (lead) που περιέχει ήδη ακριβώς το ίδιο αρχείο, το Flow σας ζητά επιβεβαίωση πριν το αποθηκεύσει. Επιλέξτε:

• Cancel (Ακύρωση) — διατήρηση μόνο του υπάρχοντος εγγράφου
• Upload a copy (Μεταφόρτωση αντιγράφου) — αποθήκευση του αρχείου εκ νέου ως δεύτερο έγγραφο
• Replace existing (Αντικατάσταση υπάρχοντος) — διατήρηση του υπάρχοντος εγγράφου, μαζί με τον φάκελό του, την κοινοποίηση στην πύλη και τα αποτελέσματα του AI, αποδίδοντάς του το νέο όνομα αρχείου

Όταν μεταφορτώνετε πολλά αρχεία σε μια υπόθεση ταυτόχρονα, τα υπόλοιπα αποθηκεύονται πρώτα και το Flow ρωτά διαδοχικά για κάθε διπλότυπο. Τα έγγραφα που είχαν μεταφορτωθεί πριν από την εισαγωγή αυτού του ελέγχου δεν αντιστοιχίζονται.

Οργάνωση Φακέλων#

Οργανώστε τα έγγραφά σας σε φακέλους για εύκολη πλοήγηση:

1. Στην καρτέλα Documents, κάντε κλικ στην επιλογή Show folders (Εμφάνιση φακέλων)
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο νέου φακέλου δίπλα στο Folders (Φάκελοι) και ονομάστε τον φάκελο
3. Μετακινήστε έγγραφα με την επιλογή Move to Folder (Μετακίνηση σε φάκελο) στις ενέργειες του εγγράφου
4. Χρησιμοποιήστε την επιλογή New subfolder (Νέος υποφάκελος) στο μενού ενός φακέλου για να δημιουργήσετε υποφακέλους· μπορείτε επίσης να μετονομάσετε ή να διαγράψετε φακέλους από εκεί

Επεξεργασία AI#

Όταν μεταφορτώνετε ένα έγγραφο το οποίο μπορεί να διαβάσει το AI, το Lawzana Flow το επεξεργάζεται στο παρασκήνιο και εξάγει τα βασικά του δεδομένα. Το AI διαβάζει το ίδιο το αρχείο, επομένως οι φωτογραφίες και οι σαρωμένες σελίδες λειτουργούν εξίσου καλά με τα δακτυλογραφημένα έγγραφα.

Στην ενότητα Documents, κάθε αρχείο εμφανίζει την κατάστασή του: Pending (Σε εκκρεμότητα), Text extracted (Εξήχθη κείμενο) ή Analyzed (Αναλύθηκε).

Ανάλυση AI#

Κάντε κλικ στην επιλογή View & Analyze (Προβολή & Ανάλυση) σε ένα έγγραφο για να το ανοίξετε με τα εργαλεία AI. Δείτε τις Λειτουργίες AI για πλήρεις λεπτομέρειες σχετικά με τα εξής:

• Summary (Σύνοψη) — Επισκόπηση εγγράφου με ένα κλικ
• Facts (Στοιχεία/Γεγονότα) — Ημερομηνίες, συμβαλλόμενα μέρη, αξιώσεις, ποσά
• AI Assistant (Βοηθός AI) — Υποβάλετε ερωτήσεις σχετικά με το έγγραφο
• Review (Έλεγχος) — Εκτελέστε έλεγχο βάσει playbook για τον εντοπισμό ζητημάτων και κενών
• Entities (Οντότητες) — Εντοπίστε τα φυσικά και νομικά πρόσωπα που κατονομάζονται στο έγγραφο και προσθέστε τα στις επαφές σας ή στην υπόθεση

Κοινοποίηση Εγγράφων σε Εντολείς#

Για να μοιραστείτε ένα έγγραφο μέσω της πύλης εντολέα (client portal):

1. Ανοίξτε την καρτέλα Documents της υπόθεσης
2. Ενεργοποιήστε τον διακόπτη στη στήλη Client Portal για το συγκεκριμένο έγγραφο (σε κινητό τηλέφωνο, επιλέξτε Share to Portal στο μενού του εγγράφου)
3. Το έγγραφο καθίσταται ορατό στην προβολή της πύλης του εντολέα, με την ένδειξη Shared (Κοινοποιήθηκε) στη λίστα σας
4. Οι εντολείς μπορούν να πραγματοποιήσουν λήψη των κοινόχρηστων εγγράφων

Λήψη Εγγράφων#

• Κάντε κλικ στο εικονίδιο λήψης (download) δίπλα σε οποιοδήποτε έγγραφο για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο
• Τα έγγραφα λαμβάνονται στην αρχική τους μορφή
• Οι εντολείς μπορούν να πραγματοποιήσουν λήψη των κοινόχρηστων εγγράφων από την πύλη

Διαγραφή Εγγράφων#

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο διαγραφής δίπλα σε ένα έγγραφο (σε κινητό τηλέφωνο, χρησιμοποιήστε το μενού του εγγράφου)
2. Επιβεβαιώστε τη διαγραφή

Μόνο οι ιδιοκτήτες (owners) και οι διαχειριστές (admins) μπορούν να διαγράφουν έγγραφα υποθέσεων και αυτόνομα αρχεία· σε έναν δυνητικό πελάτη (lead), οποιοσδήποτε εκτός από τους απλούς θεατές (viewers) μπορεί να διαγράψει έγγραφα. Τα αυτόνομα αρχεία μπορούν επίσης να αρχειοθετηθούν και να αποκατασταθούν εναλλακτικά.