Έγγραφα & Αρχεία

Το Lawzana Flow παρέχει δύο τρόπους διαχείρισης εγγράφων: ως συνημμένα σε μια υπόθεση ή ως αυτόνομα αρχεία στην ενότητα Έγγραφα. Και οι δύο τρόποι υποστηρίζουν ανάλυση με τεχνητή νοημοσύνη (AI).

Μεταφόρτωση Εγγράφων#

Σε μια Υπόθεση#

1. Ανοίξτε την υπόθεση και μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Μεταφόρτωση, στη συνέχεια σύρετε και αποθέστε αρχεία στο παράθυρο ή κάντε κλικ στο Αναζήτηση Αρχείων. Μπορείτε να προσθέσετε πολλά αρχεία ταυτόχρονα
3. Τα έγγραφα συσχετίζονται αυτόματα με την υπόθεση

Εάν έχει επιλεγεί ένας φάκελος κατά τη μεταφόρτωση, τα αρχεία τοποθετούνται σε αυτόν τον φάκελο.

Το παράθυρο μεταφόρτωσης διαθέτει επίσης κουμπιά Google Drive και OneDrive. Επιλέξτε αρχεία εκεί και το Flow θα προσθέσει ένα αντίγραφο στην υπόθεση, ακριβώς όπως αν τα είχατε μεταφορτώσει από τον υπολογιστή σας. Το Flow διαβάζει μόνο τα αρχεία που επιλέγετε. Τα αρχεία Google Docs, Sheets και Slides προστίθενται ως αρχεία Word, Excel, PowerPoint ή PDF.

Στην Ενότητα Έγγραφα (Αυτόνομα)#

1. Μεταβείτε στην επιλογή Έγγραφα στην πλαϊνή γραμμή και ανοίξτε την καρτέλα Αρχεία
2. Κάντε κλικ στο Μεταφόρτωση Αρχείων ή σύρετε και αποθέστε τα αρχεία
3. Τα αυτόνομα αρχεία δεν συνδέονται με καμία υπόθεση. Χρησιμοποιήστε τα για πρότυπα, υλικό αναφοράς ή έγγραφα ολόκληρης της εταιρείας. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Ανάθεση σε Υπόθεση αργότερα για να μεταφέρετε κάποιο από αυτά σε μια υπόθεση.

Υποστηριζόμενες Μορφές#

Όρια Μεγέθους Αρχείων#

• Μεταφορτώσεις από μέλη της ομάδας: Έως 25 MB ανά αρχείο
• Μεταφορτώσεις από πελάτες (μέσω της πύλης): Έως 10 MB ανά αρχείο, σε μορφή PDF, Word, Excel, κειμένου ή εικόνας

Διπλότυπες Μεταφορτώσεις#

Όταν μεταφορτώνετε ένα αρχείο σε μια υπόθεση ή έναν δυνητικό πελάτη (lead) που περιέχει ήδη ακριβώς το ίδιο αρχείο, το Flow ζητά επιβεβαίωση πριν από την αποθήκευση. Επιλέξτε:

• Ακύρωση: διατήρηση μόνο του υπάρχοντος εγγράφου
• Μεταφόρτωση αντιγράφου: αποθήκευση του αρχείου εκ νέου ως δεύτερο έγγραφο
• Αντικατάσταση υπάρχοντος: διατήρηση του υπάρχοντος εγγράφου, με τον φάκελό του, τον διαμοιρασμό στην πύλη και τα αποτελέσματα AI, και απόδοση του νέου ονόματος αρχείου σε αυτό

Όταν μεταφορτώνετε πολλά αρχεία σε μια υπόθεση ταυτόχρονα, τα υπόλοιπα αποθηκεύονται πρώτα και το Flow ρωτά διαδοχικά για κάθε διπλότυπο. Τα έγγραφα που είχαν μεταφορτωθεί πριν από την εφαρμογή αυτού του ελέγχου δεν αντιστοιχίζονται.

Οργάνωση Φακέλων#

Οργανώστε τα έγγραφά σας σε φακέλους για εύκολη πλοήγηση:

1. Στην καρτέλα Έγγραφα, κάντε κλικ στο Εμφάνιση φακέλων
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο νέου φακέλου δίπλα στην επιλογή Φάκελοι και ονομάστε τον φάκελο
3. Μετακινήστε έγγραφα με την επιλογή Μετακίνηση σε Φάκελο στις ενέργειες του εγγράφου
4. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Νέος υποφάκελος στο μενού ενός φακέλου για να δημιουργήσετε υποφακέλους· μπορείτε επίσης να μετονομάσετε ή να διαγράψετε φακέλους εκεί

Επεξεργασία AI#

Όταν μεταφορτώνετε ένα έγγραφο που μπορεί να διαβάσει το AI, το Lawzana Flow το επεξεργάζεται στο παρασκήνιο και εξάγει τα βασικά του στοιχεία. Το AI διαβάζει το ίδιο το αρχείο, επομένως οι φωτογραφίες και οι σαρωμένες σελίδες λειτουργούν εξίσου καλά με τα δακτυλογραφημένα έγγραφα.

Στην ενότητα Έγγραφα, κάθε αρχείο εμφανίζει την κατάστασή του: Σε εκκρεμότητα, Εξήχθη κείμενο ή Αναλύθηκε.

Ανάλυση AI#

Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή & Ανάλυση σε ένα έγγραφο για να το ανοίξετε με τα εργαλεία AI του, ή Άνοιγμα στο Assistant για να υποβάλετε ερωτήσεις στον Assistant σχετικά με αυτό. Ανατρέξτε στην ενότητα Δυνατότητες AI για πλήρεις λεπτομέρειες σχετικά με τα εξής:

• Σύνοψη: Επισκόπηση εγγράφου με ένα κλικ
• Γεγονότα: Ημερομηνίες, διάδικοι/μέρη, αξιώσεις, ποσά
• AI Assistant: Υποβάλετε ερωτήσεις σχετικά με το έγγραφο
• Έλεγχος: Εκτελέστε έλεγχο playbook για προβλήματα και ελλείψεις
• Οντότητες: Εντοπίστε τα πρόσωπα και τις εταιρείες που κατονομάζονται στο έγγραφο και προσθέστε τα στις επαφές σας ή στην υπόθεση

Κοινή Χρήση Εγγράφων με Πελάτες#

Για να μοιραστείτε ένα έγγραφο μέσω της πύλης πελατών:

1. Ανοίξτε την καρτέλα Έγγραφα της υπόθεσης
2. Ενεργοποιήστε τον διακόπτη στη στήλη Πύλη Πελατών για το συγκεκριμένο έγγραφο (σε κινητό τηλέφωνο, επιλέξτε Κοινοποίηση στην Πύλη στο μενού του εγγράφου)
3. Το έγγραφο γίνεται ορατό στην προβολή της πύλης του πελάτη, με την ένδειξη Κοινοποιημένο στη λίστα σας
4. Οι πελάτες μπορούν να πραγματοποιήσουν λήψη των κοινόχρηστων εγγράφων

Υπογεγραμμένα Έγγραφα#

Όταν όλοι έχουν υπογράψει ένα προσχέδιο που στάλθηκε για ηλεκτρονική υπογραφή (e-signature) από έναν δυνητικό πελάτη ή μια υπόθεση, το Flow αρχειοθετεί το υπογεγραμμένο PDF στα έγγραφα αυτού του δυνητικού πελάτη ή της υπόθεσης. Ένα αντίγραφο που μεταφορτώνετε με την επιλογή Μεταφόρτωση υπογεγραμμένου αντιγράφου αρχειοθετείται με τον ίδιο τρόπο. Ανατρέξτε στην ενότητα Σύνταξη Εγγράφων.

Λήψη Εγγράφων#

• Κάντε κλικ στο εικονίδιο λήψης δίπλα σε οποιοδήποτε έγγραφο για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο
• Τα έγγραφα λαμβάνονται στην αρχική τους μορφή
• Οι πελάτες μπορούν να πραγματοποιήσουν λήψη κοινόχρηστων εγγράφων από την πύλη

Διαγραφή Εγγράφων#

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο διαγραφής δίπλα σε ένα έγγραφο (σε κινητό τηλέφωνο, χρησιμοποιήστε το μενού του εγγράφου)
2. Επιβεβαιώστε τη διαγραφή

Μόνο οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν να διαγράψουν έγγραφα υποθέσεων και αυτόνομα αρχεία· σε έναν δυνητικό πελάτη (lead), οποιοσδήποτε εκτός από τους απλούς θεατές (viewers) μπορεί να διαγράψει έγγραφα. Τα αυτόνομα αρχεία μπορούν επίσης να αρχειοθετηθούν και να αποκατασταθούν αντί να διαγραφούν.