Dokumenty i pliki
Lawzana Flow oferuje dwa sposoby zarządzania dokumentami: jako załączniki do sprawy lub jako samodzielne pliki w sekcji Dokumenty. Oba rozwiązania obsługują analizę opartą na sztucznej inteligencji.
Przesyłanie dokumentów#
Do sprawy#
- Otwórz sprawę i przejdź do zakładki Dokumenty
- Kliknij Prześlij lub przeciągnij i upuść pliki w wyznaczonym obszarze
- Dokumenty zostaną automatycznie powiązane ze sprawą
Jeśli podczas przesyłania wybrany jest folder, pliki trafią bezpośrednio do niego.
Do sekcji Dokumenty (pliki niezależne)#
- Przejdź do sekcji Dokumenty na pasku bocznym i otwórz zakładkę Pliki
- Kliknij Prześlij pliki lub przeciągnij je i upuść
- Samodzielne pliki nie są powiązane z żadną sprawą — jest to przydatne w przypadku szablonów, materiałów referencyjnych lub dokumentów ogólnokancelaryjnych. Użyj opcji Przypisz do sprawy w późniejszym czasie, aby przenieść plik do konkretnej sprawy.
Obsługiwane formaty#
| Format | Rozszerzenie | Uwagi |
|---|---|---|
.pdf |
Odczytywany przez AI, w tym skanowane pliki PDF | |
| Word | .docx |
Odczytywany przez AI |
| Tekst | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Odczytywany przez AI |
| Zdjęcia i skany | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Odczytywane przez AI podobnie jak pliki PDF |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Przechowywane, nieodczytywane przez AI |
.eml, .msg |
Przechowywane, nieodczytywane przez AI | |
| Inne | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Przechowywane, nieodczytywane przez AI |
Limity rozmiaru plików#
- Pliki przesyłane przez członków zespołu: do 25 MB na plik
- Pliki przesyłane przez klientów (przez portal): do 10 MB na plik, w formacie PDF, Word, Excel, tekstowym lub graficznym
Zduplikowane pliki#
W przypadku próby przesłania do sprawy lub leada pliku, który już się w nich znajduje, Flow poprosi o podjęcie decyzji przed jego zapisaniem. Dostępne opcje:
- Anuluj — zachowaj tylko istniejący dokument
- Prześlij kopię — zapisz plik ponownie jako drugi dokument
- Zastąp istniejący — zachowaj dotychczasowy dokument wraz z jego folderem, uprawnieniami udostępniania w portalu i wynikami analizy AI, nadając mu nową nazwę pliku
Podczas przesyłania kilku plików do sprawy jednocześnie, pozostałe dokumenty zostaną zapisane w pierwszej kolejności, a Flow zapyta po kolei o każdy wykryty duplikat. Dokumenty przesłane przed wprowadzeniem tej funkcji weryfikacji nie są porównywane.
Organizacja folderów#
Uporządkuj dokumenty w folderach, aby ułatwić nawigację:
- W zakładce Dokumenty kliknij Pokaż foldery
- Kliknij ikonę nowego folderu obok nagłówka Foldery i nazwij folder
- Przenoś dokumenty za pomocą opcji Przenieś do folderu dostępnej w menu czynności danego dokumentu
- Użyj opcji Nowy podfolder w menu folderu, aby tworzyć strukturę zagnieżdżoną; w tym samym miejscu możesz również zmieniać nazwy folderów lub je usuwać
Przetwarzanie przez AI#
Gdy przesyłasz dokument w formacie obsługiwanym przez sztuczną inteligencję, Lawzana Flow odczytuje go w tle i wyodrębnia kluczowe fakty. AI analizuje bezpośrednio zawartość pliku, dzięki czemu zdjęcia i zeskanowane strony są przetwarzane równie skutecznie, co dokumenty tekstowe.
W sekcji Dokumenty każdy plik posiada określony status: Oczekuje, Wyodrębniono tekst lub Przeanalizowano.
Analiza AI#
Kliknij Wyświetl i analizuj przy dokumencie, aby otworzyć go wraz z narzędziami sztucznej inteligencji. Zobacz Funkcje AI, aby uzyskać pełne informacje na temat:
- Podsumowanie — szybki przegląd dokumentu za jednym kliknięciem
- Fakty — daty, strony, roszczenia, kwoty
- Asystent AI — zadawanie pytań dotyczących dokumentu
- Weryfikacja — analiza dokumentu pod kątem problemów i braków w oparciu o zdefiniowane reguły (playbooki)
- Podmioty — wykrywanie osób i firm wymienionych w dokumencie oraz dodawanie ich do kontaktów lub do sprawy
Udostępnianie dokumentów klientom#
Aby udostępnić dokument za pośrednictwem portalu klienta:
- Otwórz zakładkę Dokumenty w danej sprawie
- Włącz przełącznik w kolumnie Portal klienta dla wybranego dokumentu (na telefonie wybierz Udostępnij w portalu w menu dokumentu)
- Dokument stanie się widoczny w portalu klienta, a na Twojej liście zyska oznaczenie Udostępniono
- Klienci mogą pobierać udostępnione dokumenty
Pobieranie dokumentów#
- Kliknij ikonę pobierania obok dowolnego dokumentu, aby zapisać jego kopię
- Dokumenty są pobierane w ich oryginalnym formacie
- Klienci mogą pobierać udostępnione dokumenty bezpośrednio z portalu
Usuwanie dokumentów#
- Kliknij ikonę usuwania obok dokumentu (na telefonie skorzystaj z menu dokumentu)
- Potwierdź chęć usunięcia
Tylko właściciele i administratorzy mogą usuwać dokumenty spraw oraz pliki niezależne; w przypadku leadów dokumenty może usuwać każdy z wyjątkiem użytkowników z uprawnieniami wyłącznie do podglądu. Pliki niezależne można ponadto archiwizować, a później w razie potrzeby przywracać.