Tài liệu & Tệp tin

Lawzana Flow cung cấp hai cách để quản lý tài liệu: đính kèm vào một vụ việc, hoặc dưới dạng các tệp độc lập trong mục Tài liệu. Cả hai cách đều hỗ trợ phân tích bằng AI.

Tải tài liệu lên#

Vào một Vụ việc#

1. Mở vụ việc và chuyển đến tab Documents
2. Nhấp vào Upload hoặc kéo và thả tệp vào khu vực này
3. Tài liệu sẽ tự động được liên kết với vụ việc

Nếu một thư mục đang được chọn khi bạn tải lên, các tệp sẽ được chuyển vào thư mục đó.

Vào mục Tài liệu (Độc lập)#

1. Đi đến mục Documents trên thanh bên và mở tab Files
2. Nhấp vào Upload Files hoặc kéo và thả
3. Các tệp độc lập không bị ràng buộc với bất kỳ vụ việc nào — rất hữu ích cho các biểu mẫu mẫu, tài liệu tham khảo hoặc tài liệu dùng chung toàn công ty. Sử dụng tính năng Assign to Matter sau này để chuyển tệp vào một vụ việc.

Các định dạng được hỗ trợ#

Giới hạn kích thước tệp#

• Tải lên bởi thành viên nhóm: Tối đa 25 MB mỗi tệp
• Tải lên bởi khách hàng (qua cổng thông tin): Tối đa 10 MB mỗi tệp, áp dụng cho định dạng PDF, Word, Excel, văn bản hoặc hình ảnh

Tải lên tệp trùng lặp#

Khi bạn tải một tệp lên một vụ việc hoặc khách hàng tiềm năng đã có sẵn tệp hoàn toàn giống hệt, Flow sẽ hỏi trước khi lưu trữ. Hãy chọn:

• Cancel — chỉ giữ lại tài liệu hiện có
• Upload a copy — lưu trữ tệp một lần nữa dưới dạng tài liệu thứ hai
• Replace existing — giữ lại tài liệu hiện có, cùng với thư mục, trạng thái chia sẻ trên cổng thông tin và kết quả AI của nó, đồng thời đổi sang tên tệp mới

Khi bạn tải nhiều tệp lên một vụ việc cùng lúc, các tệp khác sẽ được lưu trữ trước và Flow sẽ hỏi lần lượt về từng tệp trùng lặp. Các tài liệu được tải lên trước khi tính năng kiểm tra này ra đời sẽ không được đối soát.

Sắp xếp thư mục#

Sắp xếp tài liệu của bạn vào các thư mục để thuận tiện điều hướng:

1. Trong tab Documents, nhấp vào Show folders
2. Nhấp vào biểu tượng tạo thư mục mới bên cạnh Folders và đặt tên cho thư mục
3. Di chuyển tài liệu bằng tùy chọn Move to Folder trong mục tác vụ của tài liệu
4. Sử dụng New subfolder trong menu của thư mục để tạo thư mục con lồng nhau; bạn cũng có thể đổi tên hoặc xóa thư mục tại đó

Xử lý bằng AI#

Khi bạn tải lên một tài liệu mà AI có thể đọc được, Lawzana Flow sẽ đọc tài liệu đó ở chế độ nền và trích xuất các dữ kiện chính. AI đọc trực tiếp chính tệp tin đó, vì vậy hình ảnh và các trang quét hoạt động tốt tương tự như các tài liệu được soạn thảo bằng văn bản.

Trong mục Documents, mỗi tệp sẽ hiển thị trạng thái của nó: Pending, Text extracted hoặc Analyzed.

Phân tích bằng AI#

Nhấp vào View & Analyze trên một tài liệu để mở tài liệu đó cùng với các công cụ AI. Xem Tính năng AI để biết đầy đủ chi tiết về:

• Summary — Tóm tắt tài liệu chỉ với một cú nhấp chuột
• Facts — Ngày tháng, các bên, yêu cầu bồi thường/khiếu nại, số tiền
• AI Assistant — Đặt câu hỏi về tài liệu
• Review — Thực hiện rà soát theo cẩm nang (playbook) để phát hiện các vấn đề và thiếu sót
• Entities — Tìm kiếm các cá nhân và tổ chức được nêu tên trong tài liệu và thêm họ vào danh bạ hoặc vụ việc của bạn

Chia sẻ tài liệu với khách hàng#

Để chia sẻ tài liệu qua cổng thông tin khách hàng:

1. Mở tab Documents của vụ việc
2. Bật công tắc trong cột Client Portal cho tài liệu đó (trên điện thoại, chọn Share to Portal trong menu của tài liệu)
3. Tài liệu sẽ hiển thị trong giao diện cổng thông tin của khách hàng, được đánh dấu là Shared trong danh sách của bạn
4. Khách hàng có thể tải xuống các tài liệu đã được chia sẻ

Tải xuống tài liệu#

• Nhấp vào biểu tượng tải xuống bên cạnh bất kỳ tài liệu nào để lưu một bản sao
• Tài liệu được tải xuống ở định dạng gốc
• Khách hàng có thể tải xuống các tài liệu được chia sẻ từ cổng thông tin

Xóa tài liệu#

1. Nhấp vào biểu tượng xóa bên cạnh tài liệu (trên điện thoại, sử dụng menu của tài liệu)
2. Xác nhận thao tác xóa

Chỉ chủ sở hữu (owner) và quản trị viên (admin) mới có thể xóa tài liệu của vụ việc và các tệp độc lập; đối với khách hàng tiềm năng, bất kỳ ai ngoại trừ người chỉ có quyền xem (viewer) đều có thể xóa tài liệu. Các tệp độc lập cũng có thể được lưu trữ và khôi phục lại thay vì xóa hẳn.