Tài liệu & Tệp tin

Lawzana Flow cung cấp hai cách để quản lý tài liệu: đính kèm vào một vụ việc, hoặc dưới dạng các tệp độc lập trong mục Tài liệu. Cả hai cách đều hỗ trợ tính năng phân tích bằng AI.

Tải lên tài liệu#

Vào một vụ việc#

1. Mở vụ việc và chuyển đến tab Tài liệu
2. Nhấp vào Tải lên, sau đó kéo và thả các tệp vào cửa sổ hoặc nhấp vào Duyệt tệp. Bạn có thể thêm nhiều tệp cùng lúc
3. Các tài liệu sẽ tự động được liên kết với vụ việc

Nếu một thư mục đang được chọn khi bạn tải lên, các tệp sẽ được chuyển vào thư mục đó.

Cửa sổ tải lên cũng có các nút Google Drive và OneDrive. Hãy chọn các tệp tại đó và Flow sẽ thêm một bản sao vào vụ việc, tương tự như khi bạn tải chúng lên từ máy tính của mình. Flow chỉ đọc các tệp mà bạn chọn. Google Docs, Sheets và Slides sẽ được thêm dưới dạng tệp Word, Excel, PowerPoint hoặc PDF.

Vào mục Tài liệu (Độc lập)#

1. Chuyển đến mục Tài liệu ở thanh bên và mở tab Tệp
2. Nhấp vào Tải tệp lên hoặc kéo và thả
3. Các tệp độc lập không bị ràng buộc với bất kỳ vụ việc nào. Hãy sử dụng chúng cho các biểu mẫu mẫu, tài liệu tham khảo hoặc tài liệu dùng chung toàn công ty. Bạn có thể sử dụng tính năng Gán cho vụ việc sau đó để chuyển tệp vào một vụ việc.

Các định dạng được hỗ trợ#

Giới hạn kích thước tệp#

• Tệp tải lên bởi thành viên trong nhóm: Tối đa 25 MB cho mỗi tệp
• Tệp tải lên bởi khách hàng (qua cổng thông tin khách hàng): Tối đa 10 MB cho mỗi tệp, dưới định dạng PDF, Word, Excel, văn bản hoặc hình ảnh

Tải lên tệp trùng lặp#

Khi bạn tải lên một tệp vào một vụ việc hoặc khách hàng tiềm năng đã có sẵn tệp hoàn toàn giống hệt, Flow sẽ hỏi bạn trước khi lưu trữ. Bạn có thể chọn:

• Hủy: chỉ giữ lại tài liệu hiện có
• Tải lên bản sao: lưu trữ lại tệp dưới dạng một tài liệu thứ hai
• Thay thế tài liệu hiện có: giữ lại tài liệu hiện có cùng thư mục, quyền chia sẻ trên cổng thông tin và kết quả phân tích AI của nó, đồng thời áp dụng tên tệp mới

Khi bạn tải nhiều tệp lên một vụ việc cùng lúc, các tệp khác sẽ được lưu trữ trước và Flow sẽ lần lượt hỏi về từng tệp bị trùng lặp. Các tài liệu được tải lên trước khi tính năng kiểm tra này xuất hiện sẽ không được so khớp.

Tổ chức thư mục#

Sắp xếp các tài liệu của bạn vào các thư mục để thuận tiện điều hướng:

1. Trong tab Tài liệu, nhấp vào Hiện thư mục
2. Nhấp vào biểu tượng thư mục mới bên cạnh Thư mục và đặt tên cho thư mục
3. Di chuyển tài liệu bằng tùy chọn Chuyển vào thư mục trong menu thao tác của tài liệu
4. Sử dụng tùy chọn Thư mục con mới trong menu của thư mục để tạo các thư mục lồng nhau; bạn cũng có thể đổi tên hoặc xóa thư mục tại đó

Xử lý bằng AI#

Khi bạn tải lên một tài liệu mà AI có thể đọc được, Lawzana Flow sẽ đọc tài liệu đó ở chế độ nền và trích xuất các thông tin cốt lõi. AI đọc trực tiếp nội dung tệp, do đó các tệp ảnh và trang quét hoạt động tốt tương tự như các tài liệu được soạn thảo thông thường.

Trong mục Tài liệu, mỗi tệp sẽ hiển thị trạng thái tương ứng: Đang chờ xử lý, Đã trích xuất văn bản hoặc Đã phân tích.

Phân tích bằng AI#

Nhấp vào Xem & Phân tích trên một tài liệu để mở tài liệu đó cùng các công cụ AI, hoặc chọn Mở trong Trợ lý để đặt câu hỏi cho Trợ lý về tài liệu đó. Xem Các tính năng AI để biết đầy đủ chi tiết về:

• Tóm tắt: Xem tổng quan tài liệu chỉ với một lần nhấp
• Dữ kiện: Các mốc thời gian, các bên liên quan, khiếu nại, số tiền
• Trợ lý AI: Đặt câu hỏi xoay quanh tài liệu
• Rà soát: Thực hiện rà soát theo cẩm nang quy tắc để phát hiện các vấn đề và thiếu sót
• Thực thể: Tìm các cá nhân và tổ chức được nêu tên trong tài liệu, và thêm họ vào danh bạ của bạn hoặc vào vụ việc

Chia sẻ tài liệu với khách hàng#

Để chia sẻ tài liệu qua cổng thông tin khách hàng:

1. Mở tab Tài liệu của vụ việc
2. Bật công tắc trong cột Cổng thông tin khách hàng cho tài liệu đó (trên điện thoại, chọn Chia sẻ lên Cổng thông tin trong menu của tài liệu)
3. Tài liệu sẽ hiển thị trên giao diện cổng thông tin của khách hàng và được đánh dấu là Đã chia sẻ trong danh sách của bạn
4. Khách hàng có thể tải xuống các tài liệu đã được chia sẻ

Tài liệu đã ký#

Khi tất cả các bên đã ký xong một bản thảo được gửi để ký điện tử từ một khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc, Flow sẽ lưu trữ tệp PDF đã ký vào mục tài liệu của khách hàng tiềm năng hoặc vụ việc đó. Bản sao do bạn tải lên bằng tính năng Tải lên bản sao đã ký cũng được lưu trữ theo cách tương tự. Xem Soạn thảo.

Tải xuống tài liệu#

• Nhấp vào biểu tượng tải xuống bên cạnh bất kỳ tài liệu nào để lưu một bản sao
• Tài liệu được tải xuống ở định dạng gốc
• Khách hàng có thể tải xuống các tài liệu đã được chia sẻ từ cổng thông tin

Xóa tài liệu#

1. Nhấp vào biểu tượng xóa bên cạnh tài liệu (trên điện thoại, sử dụng menu của tài liệu)
2. Xác nhận thao tác xóa

Chỉ chủ sở hữu và quản trị viên mới có thể xóa tài liệu của vụ việc và các tệp độc lập; đối với khách hàng tiềm năng, bất kỳ ai ngoại trừ người chỉ có quyền xem đều có thể xóa tài liệu. Các tệp độc lập cũng có thể được lưu trữ và khôi phục lại thay vì xóa hẳn.