Documente și fișiere

Lawzana Flow oferă două modalități de gestionare a documentelor: atașate la un dosar sau ca fișiere independente în secțiunea Documente. Ambele opțiuni beneficiază de analiză bazată pe inteligență artificială.

Încărcarea documentelor#

Într-un dosar#

1. Deschideți dosarul și accesați fila Documents
2. Faceți clic pe Upload sau trageți și plasați fișierele în zona respectivă
3. Documentele sunt asociate automat cu dosarul respectiv

Dacă este selectat un dosar (folder) în momentul încărcării, fișierele vor fi plasate în acel folder.

În secțiunea Documente (fișiere independente)#

1. Accesați Documents în bara laterală și deschideți fila Files
2. Faceți clic pe Upload Files sau trageți și plasați fișierele
3. Fișierele independente nu sunt asociate niciunui dosar — fiind utile pentru șabloane, materiale de referință sau documente la nivelul întregii firme. Folosiți ulterior opțiunea Assign to Matter pentru a transfera un fișier într-un dosar.

Formate acceptate#

Limite de dimensiune a fișierelor#

• Încărcări efectuate de membrii echipei: Până la 25 MB per fișier
• Încărcări efectuate de clienți (prin portal): Până la 10 MB per fișier, în format PDF, Word, Excel, text sau imagine

Încărcări duplicate#

Atunci când încărcați într-un dosar sau potențial client (lead) un fișier identic cu unul deja existent, Flow vă va solicita confirmarea înainte de a-l stoca. Alegeți:

• Cancel — păstrează doar documentul existent
• Upload a copy — stochează fișierul din nou, ca un al doilea document
• Replace existing — păstrează documentul existent, împreună cu folderul, partajarea în portal și rezultatele analizei AI ale acestuia, atribuindu-i noul nume de fișier

Când încărcați mai multe fișiere simultan într-un dosar, celelalte fișiere sunt stocate mai întâi, iar Flow vă va întreba pe rând despre fiecare duplicat. Documentele încărcate înainte de introducerea acestei verificări nu sunt luate în considerare la comparare.

Organizarea în foldere#

Organizați-vă documentele în foldere pentru o navigare facilă:

1. În fila Documents, faceți clic pe Show folders
2. Faceți clic pe pictograma de folder nou de lângă Folders și denumiți folderul
3. Mutați documentele folosind opțiunea Move to Folder din acțiunile documentului
4. Folosiți New subfolder din meniul unui folder pentru a crea subfoldere; de asemenea, de acolo puteți redenumi sau șterge foldere

Procesarea cu inteligență artificială#

Când încărcați un document lizibil de către AI, Lawzana Flow îl procesează în fundal și extrage datele esențiale. Modulul AI citește fișierul direct, astfel încât fotografiile și paginile scanate sunt procesate la fel de eficient ca documentele redactate pe calculator.

În secțiunea Documente, fiecare fișier își afișează starea: Pending, Text extracted sau Analyzed.

Analiza AI#

Faceți clic pe View & Analyze la nivelul unui document pentru a-l deschide cu instrumentele sale AI. Consultați Funcționalități AI pentru detalii complete despre:

• Summary — Prezentare generală a documentului printr-un singur clic
• Facts — Date calendaristice, părți, pretenții, sume
• AI Assistant — Adresați întrebări despre document
• Review — Rulați o verificare prin playbook pentru identificarea problemelor și a omisiunilor
• Entities — Identificați persoanele și companiile menționate în document și adăugați-le în lista de contacte sau în dosar

Partajarea documentelor cu clienții#

Pentru a partaja un document prin intermediul portalului pentru clienți:

1. Deschideți fila Documents a dosarului
2. Activați comutatorul din coloana Client Portal pentru documentul respectiv (pe un telefon, alegeți Share to Portal din meniul documentului)
3. Documentul devine vizibil în interfața portalului clientului, fiind marcat ca Shared în lista dumneavoastră
4. Clienții pot descărca documentele partajate

Descărcarea documentelor#

• Faceți clic pe pictograma de descărcare de lângă orice document pentru a salva o copie
• Documentele sunt descărcate în formatul lor original
• Clienții pot descărca documentele partajate direct din portal

Ștergerea documentelor#

1. Faceți clic pe pictograma de ștergere de lângă un document (pe un telefon, utilizați meniul documentului)
2. Confirmați ștergerea

Numai proprietarii (owners) și administratorii pot șterge documentele din dosare și fișierele independente; în cadrul unui potențial client (lead), oricine cu excepția vizitatorilor (viewers) poate șterge documente. De asemenea, fișierele independente pot fi arhivate și restaurate ulterior, în loc să fie șterse definitiv.