Monitorizarea timpului

Monitorizați timpul facturabil și nefacturabil pentru un dosar. Flow evaluează fiecare înregistrare la tariful corect, în moneda dosarului, și o adaugă la activitatea nefacturată a dosarului, pregătită pentru următoarea dumneavoastră factură.

Monitorizarea timpului se găsește în fiecare dosar, în fila Billing → Time.

Înregistrarea timpului#

Deschideți un dosar, accesați fila Billing și faceți clic pe Add time. De asemenea, puteți folosi Log time din partea de sus a unui dosar sau Log time de pe pagina principală (Home) și să alegeți dosarul. Fiecare înregistrare conține:

Date: data de astăzi de pe dispozitivul dumneavoastră, în mod prestabilit. Datele cu mai mult de o zi în viitor sunt refuzate
Duration: introduceți durata așa cum vă vine natural. Formatele 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 și 2 heures funcționează fără probleme, iar un număr simplu înseamnă ore. O singură înregistrare poate cuprinde cel mult 14 zile
Narrative: descrierea pe care o citește clientul pe factură
Billable: este activată sau dezactivată conform setării New time billable by default (Settings → Invoicing & rates). Dezactivați-o pentru activități interne. Timpul nefacturabil este contorizat separat și nu este facturat niciodată
Rate override: lăsați opțiunea pe Auto pentru a utiliza regulile de tarifare de mai jos sau introduceți un tarif în moneda dosarului. Valoarea 0 este permisă pentru activități pro bono

Faceți clic pe Save entry. Toți utilizatorii, cu excepția celor cu rol de vizualizator (viewers), pot adăuga timp. Vă puteți edita sau șterge propriile înregistrări până când acestea sunt facturate; odată ce o înregistrare apare pe o factură emisă, aceasta este blocată. Proprietarii (owners) și administratorii nu pot edita sau șterge înregistrarea de timp a unui coleg direct de pe ecran; rugați colegul respectiv să o corecteze.

Fereastra de dialog Add time cu data, o durată de 1h30, o descriere, comutatorul Billable activat și Rate override setat pe Auto — Fereastra de dialog Add time. „1h30” este interpretat ca 1,5 ore.

Cronometrul#

În loc să introduceți o durată manual, faceți clic pe Start timer în fila Time a dosarului. Puteți rula un singur cronometru la un moment dat. În timp ce acesta rulează, o bară din partea de sus a fiecărei pagini afișează dosarul, timpul scurs și butonul Stop & save, astfel încât să nu îl pierdeți din vedere când navigați prin aplicație.

Stop & save, din bară sau din dosar, deschide fereastra de dialog Stop timer and save cu timpul scurs completat automat. Ajustați durata, redactați descrierea, apoi:

Save entry oprește cronometrul și salvează înregistrarea într-un singur pas
Keep running închide fereastra de dialog și lasă cronometrul să ruleze în continuare
Discard timer vă solicită confirmarea, apoi anulează timpul înregistrat

Un cronometru oprit în decurs de câteva secunde salvează un minut. Un cronometru lăsat să ruleze mai mult de 14 zile nu poate fi salvat ca atare: introduceți timpul pe care l-ați lucrat efectiv. Dacă respectivul cronometru a fost deja oprit în altă parte (de exemplu, într-o altă filă), nu se salvează nimic, iar Flow vă informează despre acest lucru.

Fereastra de dialog Stop timer and save cu o durată de 45 min, o descriere și butoanele Discard timer, Keep running și Save entry — Stop timer and save: timpul scurs este completat automat.

Sfat

Dacă un cronometru a rulat mai mult de 8 ore, bara devine roșie și vă întreabă dacă încă lucrați, ajutându-vă să identificați un cronometru pe care ați uitat să îl opriți.

Redactarea cu ajutorul AI#

În fereastra de dialog pentru înregistrarea timpului, introduceți o notă sumară în câmpul Narrative, apoi faceți clic pe Draft with AI. Flow transformă nota într-o descriere clară și profesională pentru facturare, folosind titlul și descrierea dosarului ca context. Dumneavoastră revizuiți și editați rezultatul înainte de salvare, iar înregistrările salvate cu o schiță AI afișează o etichetă AI. Această funcție consumă credite AI.

Cum sunt stabilite tarifele#

Când tariful este setat pe Auto, Flow aplică cel mai specific tarif existent:

Tariful introdus manual la Rate override în înregistrare
Tariful stabilit pentru acel client și acel specialist (fee earner)
Tariful implicit al clientului
Tariful specific al specialistului (fee earner)
Tariful orar implicit al societății

Proprietarii și administratorii configurează tariful implicit al societății, moneda și tarifele personalului în Settings → Invoicing & rates. Tarifele pentru clienți sunt stabilite pe pagina de contact a clientului, în secțiunea Billing rates (consultați Conturile de clienți).

Un tarif se aplică doar în propria sa monedă. Tarifele societății și ale personalului sunt în moneda firmei, iar tarifele pentru clienți sunt în moneda clientului. Dacă un dosar este facturat în lire sterline, iar tarifele dumneavoastră sunt în euro, timpul său afișează Needs rate și apare un banner informativ; Flow nu va reeticheta niciodată un tarif de 250 € ca fiind 250 £. Configurați tarifele clientului în moneda respectivă sau introduceți un tarif manual la fiecare înregistrare.

Tariful este salvat în cadrul înregistrării în momentul introducerii acesteia, astfel încât modificarea ulterioară a unui tarif nu recalculează timpul din trecut. Pentru a recalcula o singură înregistrare, introduceți un tarif manual în câmpul de suprascriere (rate override).

Notă

O înregistrare facturabilă fără tarif afișează Needs rate și este omisă din facturi în loc să fie facturată cu zero. Când se salvează modificări în Settings → Invoicing & rates, la secțiunea Billing rates a unui client sau la Client currency, înregistrările care nu aveau tarif primesc unul, iar confirmarea indică numărul acestora.

Intervale de facturare și rotunjire#

În Settings → Invoicing & rates puteți seta intervalul de facturare (Billing increment: 1 min, 6 min sau 15 min) și rotunjirea (Rounding: Round up, Nearest sau No rounding). Timpul facturabil este rotunjit la intervalul selectat la salvarea înregistrării, păstrându-se totodată și timpul lucrat efectiv. La un interval de 6 minute cu rotunjire în sus (Round up), 7 minute se facturează ca 0,2 ore.

Starea înregistrărilor (Entry Status)#

Stare	Semnificație
Draft	Înregistrat, dar încă nefacturat. Va fi inclus pe următoarea factură dacă este facturabil, are un tarif și este în moneda dosarului. Acest lucru nu are nicio legătură cu o factură ciornă (draft)
Billed	Inclus pe o factură emisă și blocat. Dacă acea factură este anulată (voided), înregistrarea revine la starea de nefacturat

Flow dispune și de stările Approved și Written off, dar în aplicație nu există niciun buton pentru a le seta, așa că le veți întâlni rareori. Timpul cu starea Approved se facturează la fel ca timpul Draft.

Fila Time a dosarului, cu timpul nefacturat și valoarea în partea de sus, iar înregistrările marcate cu Draft sau Billed — Fila Time: orele și valoarea nefacturată în partea de sus, iar fiecare înregistrare cu starea sa.

Activitatea nefacturată (Unbilled Work)#

Fila Time afișează totalurile actualizate pentru dosar:

Unbilled time: orele facturabile neincluse încă pe o factură emisă, după rotunjire
Unbilled value: valoarea acelui timp conform tarifelor salvate pentru fiecare înregistrare. Timpul înregistrat în altă monedă este afișat separat, nefiind inclus în calcul
Non-billable: orele înregistrate ca nefacturabile

Timpul nefacturat și cheltuielile formează împreună activitatea în curs (work in progress - WIP) a dosarului, din care este generată factura. Consultați Facturarea.

Notă

În cazul unui dosar cu un acord de onorariu de tip Flat fee (onorariu fix) sau Contingency (onorariu de succes), timpul este înregistrat, dar nu este facturat niciodată. Utilizați Hourly (orar) sau Hybrid (hibrid) dacă timpul trebuie să fie facturat.

Căutați informații despre plata serviciului Lawzana Flow, abonamentul dumneavoastră și licențele utilizatorilor? Aceste aspecte sunt tratate în Facturare și abonamente.