Tidredovisning

Registrera fakturerbar och icke-fakturerbar tid på ett ärende. Flow prissätter varje registrering med rätt arvode, i ärendets valuta, och lägger till den bland ärendets ofakturerade arbete, redo för nästa faktura.

Tidredovisningen finns på varje ärende under fliken Fakturering → Tid.

Registrera tid#

Öppna ett ärende, gå till fliken Fakturering och klicka på Lägg till tid. Du kan också använda Registrera tid längst upp i ett ärende, eller Registrera tid på startsidan och välja ärende. Varje registrering innehåller:

Datum: dagens datum på din enhet som standard. Datum mer än en dag framåt i tiden nekas
Varaktighet: skriv det på det sätt du tänker. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 och 2 heures fungerar alla, och enbart en siffra tolkas som timmar. En registrering kan omfatta högst 14 dagar
Beskrivning: den text som klienten ser på fakturan
Fakturerbar: är på eller av beroende på inställningen Ny tid fakturerbar som standard (Inställningar → Fakturering och arvoden). Stäng av den för internt arbete. Icke-fakturerbar tid räknas separat och faktureras aldrig
Åsidosätt arvode: låt den stå på Auto för att använda arvodestabellen nedan, eller ange ett arvode i ärendets valuta. 0 är tillåtet för pro bono-arbete

Klicka på Spara tidsregistrering. Alla utom läsbehöriga användare kan lägga till tid. Du kan redigera eller ta bort dina egna registreringar fram till dess att de fakturerats; så snart en registrering finns med på en utfärdad faktura är den låst. Ägare och administratörer kan inte redigera eller ta bort en kollegas tidsregistrering i gränssnittet, så be kollegan att korrigera den.

Dialogrutan Lägg till tid med datum, en varaktighet på 1h30, en beskrivning, reglaget Fakturerbar på och Åsidosätt arvode på Auto — Dialogrutan Lägg till tid. "1h30" tolkas som 1,5 timmar.

Tidtagaren#

Istället för att ange en varaktighet manuellt kan du klicka på Starta tidtagare på ärendets Tid-flik. Du kan köra en tidtagare åt gången. Medan den är igång visas en list högst upp på varje sida med ärendet, förfluten tid och Stoppa och spara, så att du inte tappar bort den när du navigerar runt i applikationen.

Stoppa och spara, antingen i listen eller på ärendet, öppnar dialogrutan Stoppa tidtagare och spara med den förflutna tiden ifylld. Justera varaktigheten, skriv beskrivningen och välj sedan:

Spara tidsregistrering stoppar tidtagaren och sparar registreringen i ett och samma steg
Fortsätt köra stänger dialogrutan och låter tidtagaren fortsätta gå
Kassera tidtagare ber om en bekräftelse och raderar sedan tiden

En tidtagare som stoppas inom några sekunder sparar en minut. En tidtagare som lämnats igång i mer än 14 dagar kan inte sparas i befintligt skick: ange den tid du faktiskt arbetat. Om tidtagaren redan hade stoppats någon annanstans (till exempel i en annan flik) sparas ingenting, och Flow meddelar dig om detta.

Dialogrutan Stoppa tidtagare och spara med en varaktighet på 45 min, en beskrivning och knapparna Kassera tidtagare, Fortsätt köra och Spara tidsregistrering — Stoppa tidtagare och spara: den förflutna tiden är ifylld.

Tips

Om en tidtagare har varit igång i mer än 8 timmar blir listen röd och frågar om du fortfarande arbetar, vilket hjälper dig att upptäcka en tidtagare som du har glömt att stoppa.

Skapa utkast med AI#

I dialogrutan för tidsregistrering skriver du en kort notering i Beskrivning och klickar sedan på Skapa utkast med AI. Flow omvandlar noteringen till en välformulerad faktureringstext och använder ärendets titel och beskrivning som kontext. Du granskar och redigerar resultatet innan du sparar, och registreringar som sparats med ett AI-utkast visas med en AI-bricka. Funktionen förbrukar AI-krediter.

Hur arvoden fastställs#

När arvodet är inställt på Auto använder Flow det mest specifika arvode som finns:

Ett arvode som angetts i Åsidosätt arvode på registreringen
Klientens arvode för den specifika medarbetaren
Klientens standardarvode
Medarbetarens personliga arvode
Byråns standardtimarvode

Ägare och administratörer ställer in byråns standardarvode, valuta och medarbetararvoden i Inställningar → Fakturering och arvoden. Klientarvoden ställs in på klientens kontaktsida, under kortet Faktureringsarvoden (se Klientkonton).

Ett arvode gäller endast i sin egen valuta. Byrå- och medarbetararvoden anges i byråns valuta, och klientarvoden i klientens valuta. Om ett ärende faktureras i pund och dina arvoden är i euro, visas Kräver arvode för dess tid och en banderoll informerar om detta; Flow omvandlar aldrig ett arvode på 250 € till 250 £. Ställ in klientarvoden i den valutan, eller ange ett åsidosatt arvode på varje registrering.

Arvodet sparas på registreringen när du loggar den, så att ändra ett arvode senare prissätter inte om tidigare tid. För att prissätta om en enskild registrering anger du ett åsidosatt arvode.

Observera

En fakturerbar registrering utan arvode visar Kräver arvode och utesluts från fakturor snarare än att faktureras med nollbelopp. När Inställningar → Fakturering och arvoden, en klients Faktureringsarvoden eller dess Klientvaluta sparas, tilldelas de registreringar som saknade arvode ett sådant, och bekräftelsen anger hur många.

Intervall och avrundning#

I Inställningar → Fakturering och arvoden kan du ställa in Faktureringsintervall (1 min, 6 min eller 15 min) och Avrundning (Avrunda uppåt, Närmaste, eller Ingen avrundning). Fakturerbar tid avrundas till intervallet när du sparar registreringen, och den tid du faktiskt arbetat sparas också. Vid 6 minuter avrundat uppåt faktureras 7 minuter som 0,2 timmar.

Registreringsstatus#

Status	Betydelse
Utkast	Registrerad, ännu inte fakturerad. Den tas med på nästa faktura om den är fakturerbar, har ett arvode och är i ärendets valuta. Detta har inget att göra med ett fakturautkast
Fakturerad	Finns på en utfärdad faktura och är låst. Om den fakturan makuleras återgår registreringen till ofakturerad

Flow har även statusarna Godkänd och Avskriven, men det finns ingen knapp för att ställa in dem i applikationen, så du kommer sällan att se dem. Godkänd tid faktureras på samma sätt som Utkast.

Ärendets Tid-flik med ofakturerad tid och belopp längst upp och registreringar märkta med Utkast eller Fakturerad — Fliken Tid: ofakturerade timmar och belopp längst upp, samt varje registrering med dess status.

Ofakturerat arbete#

Fliken Tid visar löpande totalsummor för ärendet:

Ofakturerad tid: fakturerbara timmar som ännu inte finns på en utfärdad faktura, efter avrundning
Ofakturerat belopp: vad den tiden är värd utifrån de arvoden som sparats på varje registrering. Tid som registrerats i en annan valuta visas bredvid, och räknas aldrig samman
Icke-fakturerbar: timmar som registrerats som icke-fakturerbara

Ofakturerad tid och utlägg utgör tillsammans ärendets pågående arbete (WIP), vilket fakturan skapas utifrån. Se Fakturering.

Observera

På ett ärende vars arvodesform är Fast arvode eller Riskarvode (Contingency) registreras tid men faktureras aldrig. Använd Löpande räkning eller Hybrid om tiden ska faktureras.

Letar du efter hur du betalar för själva Lawzana Flow, din prenumeration och användarlicenser? Det beskrivs i Fakturering och abonnemang.