Fakturering i en annan valuta

Flow kan fakturera olika klienter i olika valutor, till exempel en fransk byrå som fakturerar de flesta klienter i euro och en brittisk klient i pund. Varje ärende faktureras i en valuta, och Flow konverterar aldrig mellan valutor: det finns inget valutakursflöde. När ni fakturerar en utländsk klient i dennes valuta bokför er revisor eller redovisningskonsult valutadifferensen, precis som vid vilken annan utlandsfaktura som helst.

Reglerna#

En valuta per ärende. Flow använder ärendets egen valuta, därefter klientens, och sist byråns. Se Klientkonton.
Arbete behåller sin valuta. Ny tid och nya utlägg tilldelas ärendets valuta när de registreras och behåller den.
Taxor gäller endast i sin egen valuta. Era standard- och medarbetartaxor är i byråns valuta; en klients taxor är i klientens valuta, eller byråns om klienten inte har några angivna. På ett ärende som faktureras i pund med endast taxor i euro visas Behöver taxa för tiden. Flow ändrar aldrig en taxa på 250 € till £250. Se Tidrapportering.
En faktura blandar aldrig valutor. Arbete som registrerats i en annan valuta utelämnas från utkastet, och utkastet anger hur många poster som har uteslutits.
Betalningar sker i fakturans valuta. Registrera varje betalning i fakturans valuta; Flow konverterar den inte.
Rapporter håller isär valutor. Faktureringsöversikten visar en valuta i taget, och revisorsexporten anger varje fakturas valuta.
Ett klientmedelskonto hanterar en valuta. Klientmedel i två valutor kräver två klientmedelskonton. Se Klientmedelsredovisning.

Exempel: en brittisk klient som faktureras i pund#

Er byrå fakturerar i euro, och en ny klient i Manchester vill ha fakturor i pund.

Ställ in klientens valuta. Öppna Fakturering → Faktureringsuppgifter i klientens ärende och klicka på Ställ in klientfakturering (eller Redigera på klientsidan om klienten redan har faktureringsuppgifter). På klientens kontaktsida, under kortet Faktureringsuppgifter, väljer ni Land Storbritannien och Klientvaluta GBP, anger betalningsvillkoren och klickar på Spara faktureringsuppgifter. Från och med nu registreras tid och utlägg på klientens ärenden i pund. (Om ni endast vill fakturera ett specifikt ärende i pund, ställer ni i stället in dess Valuta under ärendets Faktureringsuppgifter och klickar på Spara valuta.)
Tilldela klienten taxor i pund. På samma kontaktsida, under kortet Faktureringstaxor, anger ni en Klientstandardtaxa och vid behov en taxa per handläggare, och klickar sedan på Spara taxor. Utan detta steg visar tiden på ärendet Behöver taxa, eftersom era befintliga taxor är i euro.
Registrera tid och utlägg som vanligt. De prissätts enligt klientens taxor, i pund.
Skapa fakturan. Klicka på Ny faktura. Utkastet är i pund. Eftersom klientens land skiljer sig från byråns (från Byråuppgifter) och en momssats är inställd, ber utkastet er att kontrollera om er moms är tillämplig (till exempel omvänd skattskyldighet). Rådgör med er revisor; om ingen moms ska debiteras sätter ni Moms % till 0, lägger till formuleringen ni fått från revisorn i Meddelande till klienten och klickar på Tillämpa.
Slutför och skicka fakturan via e-post. Klienten tar emot den i pund, tillsammans med era betalningsinstruktioner.
Registrera betalningen i pund när den inkommer.
Kontrollera era rapporter. Faktureringsöversikten får en GBP-flik bredvid EUR, och exporten listar fakturan i GBP så att er redovisningsansvarige kan räkna om den.

Tips

Betalningsinstruktionerna är desamma på varje faktura. Om ni har ett bankkonto i den andra valutan lägger ni till dess kontouppgifter under Betalningsinstruktioner i Inställningar → Fakturering och taxor innan ni slutför, och anger vilket konto som hör till vilken valuta.

Ändra en valuta#

Ett ärendes valuta, eller en klients valuta för de ärenden som följer den, kan endast ändras när inget arbete riskerar att hamna utanför. Så länge ärendet har ofakturerad, prissatt tid eller utlägg, eller ett fakturautkast i en annan valuta, avvisar Flow ändringen och ingenting sparas. Fakturera eller radera det arbetet först. Tid utan taxa blockerar inte en ändring, och att växla till den valuta som arbetet redan är registrerat i fungerar alltid.

En ändring av byråns valuta i Inställningar → Fakturering och taxor avvisas aldrig. Tid och utlägg som redan har registrerats i den gamla valutan utelämnas därefter från fakturor och räknas på utkastet; de faktureras aldrig rakt av till det nominella beloppet i den nya valutan. Era standard- och medarbetartaxor behåller sina belopp och gäller nu i den nya valutan, så kontrollera dem noga. Ställ in byråns valuta innan någon börjar tidsredovisa.

Observera

Belopp hanteras med två decimaler, vilket innebär att valutor utan decimaler (såsom japanska yen) eller tre decimaler (såsom kuwaitiska dinarer) ännu inte hanteras korrekt.