Fakturering i en annan valuta

Flow kan fakturera olika klienter i olika valutor, till exempel en fransk advokatbyrå som fakturerar de flesta klienter i euro och en brittisk klient i brittiska pund. Varje ärende faktureras i en valuta, och Flow konverterar aldrig mellan valutor: det finns inget flöde för växelkurser. När ni fakturerar en utländsk klient i dennes valuta bokför er revisor eller redovisningskonsult valutadifferensen, precis som för vilken annan utlandsfaktura som helst.

Reglerna#

En valuta per ärende. Flow använder ärendets egen valuta i första hand, därefter klientens, och sist byråns. Se Klientkonton.
Arbete behåller sin valuta. Ny tid och nya utlägg tilldelas ärendets valuta när de registreras och behåller den därefter.
Taxor gäller endast i sin egen valuta. Byråns standardtaxor och medarbetartaxor anges i byråns valuta; en klients taxor anges i klientens valuta, eller i byråns om klienten saknar egna taxor. På ett ärende som faktureras i pund med enbart eurotaxor visas Taxa saknas för registrerad tid. Flow ändrar aldrig en taxa på 250 € till 250 £. Se Tidrapportering.
En faktura blandar aldrig valutor. Arbete som registrerats i en annan valuta utelämnas från utkastet, och utkastet anger hur många poster som utelämnades.
Betalningar sker i fakturans valuta. Registrera varje betalning i fakturans valuta; Flow konverterar den inte.
Rapporter håller isär valutor. Faktureringsöversikten visar en valuta i taget, och exporten för redovisning anger varje fakturas valuta.
Ett klientmedelskonto hanterar en valuta. Klientmedel i två valutor kräver två klientmedelskonton. Se Klientmedelsredovisning.

Exempel: en brittisk klient som faktureras i pund#

Er byrå fakturerar i euro, och en ny klient i Manchester vill ha fakturor i pund.

Ställ in klientens valuta. Öppna Fakturering → Faktureringsuppgifter i klientens ärende och klicka på Konfigurera klientfakturering (eller Redigera på klientsidan om klienten redan har faktureringsuppgifter). Välj Land Storbritannien och Klientvaluta GBP på klientens kontaktsida i kortet Faktureringsuppgifter, ange betalningsvillkor och klicka på Spara faktureringsuppgifter. Från och med nu registreras tid och utlägg på klientens ärenden i pund. (Om ni enbart vill fakturera ett enskilt ärende i pund, ställer ni i stället in dess Valuta i ärendets Faktureringsuppgifter och klickar på Spara valuta.)
Tilldela klienten taxor i pund. På samma kontaktsida, i kortet Faktureringstaxor, anger ni en Klientstandardtaxa och vid behov en taxa per handläggare, och klickar sedan på Spara taxor. Utan detta steg visar tid på ärendet Taxa saknas, eftersom era taxor är i euro.
Registrera tid och utlägg som vanligt. De prissätts enligt klientens taxor, i pund.
Skapa fakturan. Klicka på Ny faktura. Utkastet är i pund. Eftersom klientens land skiljer sig från byråns (från Byråuppgifter) och en momssats har angetts, uppmanar utkastet er att kontrollera om er skatt/moms gäller (till exempel omvänd skattskyldighet). Rådgör med er revisor eller redovisningskonsult; om ingen skatt ska debiteras sätter ni Moms % till 0, lägger till den formulering som er rådgivare anger under Anteckningar till klienten och klickar på Tillämpa.
Slutför och skicka fakturan med e-post. Klienten tar emot den i pund, tillsammans med era betalningsinstruktioner.
Registrera betalningen i pund när den ankommer.
Kontrollera era rapporter. Faktureringsöversikten får en GBP-flik bredvid EUR, och exporten listar fakturan i GBP så att er redovisningsansvarige kan omvandla den.

Tips

Betalningsinstruktionerna är desamma på varje faktura. Om ni har ett bankkonto i den andra valutan lägger ni till dess kontouppgifter under Betalningsinstruktioner i Inställningar → Fakturering och taxor innan ni slutför fakturan, och anger vilket konto som hör till vilken valuta.

Ändra en valuta#

Ett ärendes valuta, eller en klients valuta för de ärenden som följer den, kan endast ändras när inget arbete riskerar att lämnas kvar. Så länge ärendet har ofakturerad, prissatt tid eller utlägg, eller ett fakturautkast i en annan valuta, avvisar Flow ändringen och ingenting sparas. Fakturera eller radera det arbetet först. Tid utan taxa blockerar inte en ändring, och att byta till den valuta som arbetet redan är registrerat i fungerar alltid.

En ändring av byråns valuta under Inställningar → Fakturering och taxor avvisas aldrig. Att tillämpa Använd standardvärden för Turkiet (eller Filippinerna, Thailand) där ändrar den också. Tid och utlägg som redan registrerats i den gamla valutan utelämnas därefter från fakturor och räknas samman på utkastet, och faktureras aldrig till nominellt belopp i den nya valutan. Era standard- och medarbetartaxor behåller sina belopp och gäller nu i den nya valutan, så kontrollera dessa noga. Ställ in byråns valuta innan någon börjar rapportera tid.

Observera

Belopp hanteras med två decimaler, vilket innebär att valutor utan decimaler (såsom japanska yen) eller tre decimaler (såsom kuwaitiska dinarer) ännu inte hanteras korrekt.