Abrechnung in einer anderen Währung
Flow kann verschiedene Mandanten in unterschiedlichen Währungen abrechnen – beispielsweise eine französische Kanzlei, die die meisten Mandanten in Euro und einen britischen Mandanten in Pfund abrechnet. Jede Akte wird in genau einer Währung abgerechnet, und Flow nimmt niemals Währungsumrechnungen vor: Es gibt keinen Wechselkurs-Feed. Wenn Sie einem ausländischen Mandanten eine Rechnung in dessen Währung stellen, verbucht Ihre Buchhaltung die Wechselkursdifferenz wie bei jeder anderen Fremdwährungsrechnung.
Die Regeln#
- Eine Währung pro Akte. Flow verwendet die eigene Währung der Akte, dann die des Mandanten und schließlich die Ihrer Kanzlei. Siehe Mandantenkonten.
- Leistungen behalten ihre Währung. Neu erfasste Zeiten und Auslagen übernehmen bei der Erfassung die Währung der Akte und behalten diese bei.
- Stundensätze gelten nur in ihrer eigenen Währung. Ihre Standard- und Mitarbeitersätze lauten auf die Währung Ihrer Kanzlei; die Sätze eines Mandanten lauten auf die Währung des Mandanten oder auf die Ihrer Kanzlei, falls für den Mandanten keine festgelegt sind. Bei einer in Pfund abgerechneten Akte, für die nur Euro-Sätze hinterlegt sind, wird für erfasste Zeiten Satz erforderlich angezeigt. Flow benennt einen Satz von 250 € niemals einfach in 250 £ um. Siehe Zeiterfassung.
- Eine Rechnung mischt niemals Währungen. Leistungen, die in einer anderen Währung erfasst wurden, werden nicht in den Rechnungsentwurf übernommen; der Entwurf gibt an, wie viele Einträge ausgelassen wurden.
- Zahlungen erfolgen in der Währung der Rechnung. Erfassen Sie jede Zahlung in der Währung der zugehörigen Rechnung; Flow rechnet diesen Betrag nicht um.
- Berichte trennen Währungen strikt. Das Abrechnungs-Dashboard zeigt jeweils eine Währung an, und der Buchhaltungsexport weist die Währung jeder einzelnen Rechnung aus.
- Ein Anderkonto führt genau eine Währung. Fremdgelder in zwei Währungen erfordern zwei getrennte Anderkonten. Siehe Anderkontenführung.
Beispiel: Ein britischer Mandant, der in Pfund abgerechnet wird#
Ihre Kanzlei rechnet in Euro ab, und ein neuer Mandant in Manchester wünscht Rechnungen in Pfund.
- Legen Sie die Währung des Mandanten fest. Öffnen Sie in der Akte des Mandanten Abrechnung → Abrechnungsdetails und klicken Sie auf Mandantenabrechnung einrichten (oder auf Auf Mandantenseite bearbeiten, falls der Mandant bereits über Abrechnungsdetails verfügt). Wählen Sie auf der Kontaktseite des Mandanten auf der Karte Abrechnungsdetails als Land Vereinigtes Königreich und als Mandantenwährung GBP aus, legen Sie die Zahlungsbedingungen fest und klicken Sie auf Abrechnungsdetails speichern. Ab diesem Zeitpunkt werden Zeiten und Auslagen in den Akten dieses Mandanten in Pfund erfasst. (Um nur eine einzelne Akte in Pfund abzurechnen, legen Sie stattdessen deren Währung in den Abrechnungsdetails der Akte fest und klicken Sie auf Währung speichern.)
- Hinterlegen Sie für den Mandanten Stundensätze in Pfund. Legen Sie auf derselben Kontaktseite auf der Karte Abrechnungssätze einen Standard-Mandantensatz und bei Bedarf einen Satz pro Leistungsträger fest. Klicken Sie anschließend auf Sätze speichern. Ohne diesen Schritt wird für Zeiten in der Akte Satz erforderlich angezeigt, da Ihre hinterlegten Sätze auf Euro lauten.
- Erfassen Sie Zeiten und Auslagen wie gewohnt. Sie werden mit den Sätzen des Mandanten in Pfund bewertet.
- Erstellen Sie die Rechnung. Klicken Sie auf Neue Rechnung. Der Entwurf wird in Pfund erstellt. Da das Land des Mandanten von dem Ihrer Kanzlei abweicht (aus den Kanzleidaten) und ein Steuersatz hinterlegt ist, fordert der Entwurf Sie auf zu prüfen, ob Ihre Steuer anwendbar ist (beispielsweise Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse Charge). Halten Sie Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung; falls keine Steuer anfällt, setzen Sie Steuer % auf 0, tragen Sie den von Ihrer Buchhaltung vorgegebenen Wortlaut unter Hinweise für den Mandanten ein und klicken Sie auf Anwenden.
- Schließen Sie die Rechnung ab und versenden Sie sie per E-Mail. Der Mandant erhält die Rechnung in Pfund zusammen mit Ihren Zahlungshinweisen.
- Erfassen Sie die Zahlung in Pfund, sobald sie eingeht.
- Prüfen Sie Ihre Berichte. Das Abrechnungs-Dashboard erhält neben EUR einen Reiter für GBP, und der Export listet die Rechnung in GBP auf, damit Ihre Buchhaltung die Umrechnung vornehmen kann.
Eine Währung ändern#
Die Währung einer Akte – oder die eines Mandanten für die nachfolgenden Akten – kann nur geändert werden, wenn dabei keine Leistungen unberücksichtigt bleiben würden. Solange die Akte nicht abgerechnete, bewertete Zeiten oder Auslagen oder einen Rechnungsentwurf in einer anderen Währung enthält, verweigert Flow die Änderung und es wird nichts gespeichert. Rechnen Sie diese Leistungen zuerst ab oder löschen Sie sie. Zeiten ohne hinterlegten Satz blockieren eine Änderung nicht, und der Wechsel zu der Währung, in der die Leistungen bereits vorliegen, ist jederzeit möglich.
Das Ändern der Kanzleiwährung unter Einstellungen → Rechnungsstellung & Sätze wird niemals verweigert. Die Auswahl von Türkei-Standardwerte verwenden (oder Philippinen, Thailand) ändert diese dort ebenfalls. Bereits in der alten Währung erfasste Zeiten und Auslagen werden daraufhin von Rechnungen ausgeschlossen und auf dem Entwurf ausgewiesen; sie werden niemals zum Nennwert in der neuen Währung abgerechnet. Ihre Standard- und Mitarbeitersätze behalten ihre Beträge bei und gelten nun in der neuen Währung – überprüfen Sie diese daher sorgfältig. Legen Sie die Währung Ihrer Kanzlei fest, bevor jemand Zeiten erfasst.