Abrechnung in einer anderen Währung

Flow kann verschiedene Mandanten in unterschiedlichen Währungen abrechnen, beispielsweise eine französische Kanzlei, die die meisten Mandanten in Euro und einen britischen Mandanten in Pfund abrechnet. Jede Akte wird in einer einzigen Währung abgerechnet, und Flow nimmt niemals Umrechnungen zwischen Währungen vor: Es gibt keinen Wechselkurs-Feed. Wenn Sie einem ausländischen Mandanten eine Rechnung in dessen Währung stellen, bucht Ihre Buchhaltung die Wechselkursdifferenz wie bei jeder anderen Fremdwährungsrechnung.

Die Regeln#

• Eine Währung pro Akte. Flow verwendet zuerst die eigene Währung der Akte, dann die des Mandanten und schließlich die Ihrer Kanzlei. Siehe Mandantenkonten.
• Leistungen behalten ihre Währung. Neu erfasste Zeiten und Auslagen übernehmen die Währung der Akte zum Zeitpunkt der Erfassung und behalten diese bei.
• Stundensätze gelten nur in ihrer eigenen Währung. Ihre Standard- und Mitarbeitersätze lauten auf die Währung Ihrer Kanzlei; die Stundensätze eines Mandanten lauten auf die Währung des Mandanten oder auf die Ihrer Kanzlei, falls beim Mandanten keine hinterlegt ist. Bei einer Akte, die in Pfund abgerechnet wird, für die aber nur Euro-Sätze vorliegen, wird für Zeiteinträge Satz erforderlich angezeigt. Flow wandelt einen Satz von 250 € niemals einfach in 250 £ um. Siehe Zeiterfassung.
• Eine Rechnung mischt niemals Währungen. Leistungen, die in einer anderen Währung erfasst wurden, werden nicht in den Entwurf übernommen, und der Entwurf weist aus, wie viele Einträge ausgelassen wurden.
• Zahlungen erfolgen in der Währung der Rechnung. Erfassen Sie jede Zahlung in der Währung der jeweiligen Rechnung; Flow rechnet diese nicht um.
• Berichte trennen Währungen strikt voneinander. Das Abrechnungs-Dashboard zeigt jeweils eine Währung an, und der Buchhaltungsexport weist die Währung jeder Rechnung einzeln aus.
• Ein Anderkonto führt genau eine Währung. Mandantengelder in zwei verschiedenen Währungen erfordern zwei getrennte Anderkonten. Siehe Anderkontenführung.

Beispiel: Ein britischer Mandant, der in Pfund abgerechnet wird#

Ihre Kanzlei rechnet in Euro ab, und ein neuer Mandant in Manchester wünscht Rechnungen in Pfund.

1. Legen Sie die Währung des Mandanten fest. Öffnen Sie in der Akte des Mandanten Abrechnung → Rechnungsdetails und klicken Sie auf Mandantenabrechnung einrichten (oder auf Auf Mandantenseite bearbeiten, falls für den Mandanten bereits Rechnungsdetails hinterlegt sind). Wählen Sie auf der Kontaktseite des Mandanten in der Karte Rechnungsdetails unter Land Vereinigtes Königreich und unter Mandantenwährung GBP aus, legen Sie die Zahlungsbedingungen fest und klicken Sie auf Rechnungsdetails speichern. Ab sofort werden Zeiten und Auslagen für die Akten dieses Mandanten in Pfund erfasst. (Um nur eine einzelne Akte in Pfund abzurechnen, legen Sie die Währung stattdessen in den Rechnungsdetails der jeweiligen Akte fest und klicken Sie auf Währung speichern.)
2. Hinterlegen Sie Stundensätze in Pfund für den Mandanten. Legen Sie auf derselben Kontaktseite in der Karte Abrechnungssätze einen Standard-Mandantensatz und bei Bedarf einen Satz pro Leistungserbringer fest; klicken Sie anschließend auf Sätze speichern. Ohne diesen Schritt wird für Zeiteinträge in der Akte Satz erforderlich angezeigt, da Ihre regulären Sätze auf Euro lauten.
3. Erfassen Sie Zeiten und Auslagen wie gewohnt. Diese werden zu den Sätzen des Mandanten in Pfund berechnet.
4. Erstellen Sie die Rechnung. Klicken Sie auf Neue Rechnung. Der Entwurf wird in Pfund erstellt. Da das Land des Mandanten von dem Ihrer Kanzlei abweicht (aus den Kanzleidaten) und ein Steuersatz hinterlegt ist, fordert der Entwurf Sie auf zu prüfen, ob Ihre Steuer anfällt (beispielsweise Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse Charge). Halten Sie Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung; falls keine Steuer anfällt, setzen Sie den Steuersatz % auf 0, fügen Sie den von Ihrer Buchhaltung vorgegebenen Wortlaut unter Hinweise für den Mandanten ein und klicken Sie auf Anwenden.
5. Schließen Sie die Rechnung ab und versenden Sie sie per E-Mail. Der Mandant erhält die Rechnung in Pfund zusammen mit Ihren Zahlungshinweisen.
6. Erfassen Sie die Zahlung in Pfund, sobald sie eingeht.
7. Prüfen Sie Ihre Berichte. Das Abrechnungs-Dashboard erhält neben EUR einen zusätzlichen Reiter für GBP, und der Export listet die Rechnung in GBP auf, damit Ihre Buchhaltung die Umrechnung vornehmen kann.

Eine Währung ändern#

Die Währung einer Akte – oder die eines Mandanten für die darauf folgenden Akten – kann nur geändert werden, wenn dabei keine erfassten Leistungen zurückbleiben. Solange für die Akte nicht abgerechnete, mit einem Satz versehene Zeiten oder Auslagen oder ein Rechnungsentwurf in einer anderen Währung vorliegen, verweigert Flow die Änderung und es wird nichts gespeichert. Rechnen Sie diese Leistungen zuerst ab oder löschen Sie sie. Zeiteinträge ohne hinterlegten Satz blockieren eine Änderung nicht, und der Wechsel zu der Währung, in der die Leistungen bereits erfasst sind, ist immer möglich.

Eine Änderung der Kanzleiwährung unter Einstellungen → Abrechnung & Sätze wird niemals abgewiesen. Zeiten und Auslagen, die bereits in der alten Währung erfasst wurden, werden daraufhin von Rechnungen ausgeschlossen und auf dem Entwurf gezählt; sie werden niemals zum Nennwert in der neuen Währung abgerechnet. Ihre Standard- und Mitarbeitersätze behalten ihre Beträge bei und gelten ab diesem Zeitpunkt in der neuen Währung – prüfen Sie diese daher sorgfältig. Legen Sie die Währung Ihrer Kanzlei fest, bevor jemand Zeiten erfasst.